Stratēģiskā Plānošana

Stratēģiskā Plānošana Kaspars Bērziņš 01.12.2004

Kāpēc izstrādāt stratēģiju? • lai uzsāktu jaunu stratēģisko virzienu • lai uzstādītu mērķus • lai risinātu specifiskas problēmas • lai noteiktu klientu vajadzības vai mainītu pakalpojumus • lai reorganizētu institūciju • lai noteiktu procesus, kas ir būtiski jāmaina • lai izdzīvotu

kas mēs esam? kas notiek apkārt? kādi esam paši? ko gribam sasniegt? kas ir jāizdara? cik tas maksās? kas to darīs? kā novērtēsim rezultātu? misija vides analīze organizācijas analīze virsmērķis / mērķi stratēģijas, uzdevumi izmaksas, budžets darbības plāns rezultāti Kas ir stratēģija?

Kas ir stratēģijas izstrāde? • process: • panākt vienprātību prioritātēm • panākt vienprātību darbības plānam • novērtēt iespējas • piešķirt resursus • plāns: • formulēt nodomus • formulēt sasniedzamos rezultātus • budžets un laika grafiks

Kas izstrādās stratēģiju? • organizācijas vadība: • dokumenta izstrādes vadība • atbildīgie par finansēm un resursiem • citi darbinieki: • dokumenta izstrāde un konsultācijas • citas iesaistītās organizācijas (citas iestādes, citi finanšu avoti, privātais un nevalstiskais sektors) • Konsultācijas • konsultanti, speciālisti: • procesa vadība • specifiskas konsultācijas

Ko darīt man? • stratēģiskā plānotāja uzdevumi: • izskaidrot procesu • vadīt seminārus un darba grupas • uzdot jautājumus • kontrolēt laiku • veicināt dažādas un nepieradinātas idejas • novērst ideju novērtēšanu un ieslīgšanu cikliskās diskusijās • nodrošināt stratēģijas izstrādes virzību • būt ieinteresētam stratēģisko rezultātu sasniegšanā • aktīvi aizstāvēt vai noraidīt idejas • būt neitrālam

Ko darīt man? • stratēģiskā plānotāja uzdevumi: • iegūt informāciju • apkopot izstrādes rezultātus un sagatavot gala dokumentu • palīdzēt gatavot • budžetu, cilvēkresursu plānošanu, projektu plānus, atskaites • pārskatīt stratēģijas ieviešanas gaitu • pētīt ārējās vides izmaiņas, jaunus biznesa paņēmienus, organizāciju, plānošanas paņēmienus • domāt stratēģiski

Stratēģijas izstrādes process Iespējas un Draudi Kritiskie Veiksmes Faktori Rezultatīvie rādītāji Uzraudzība Misija un virsmērķis Scenāriji Mērķi Stratēģijas Budžets Stiprās un Vājās puses Priekšrocības Darba / projekta plāni Izpilde Vides un organizācijas analīze Mērķi Stratēģiju izveide

1. Apkopot informāciju • stratēģiska līmeņa dokumenti, kas ir būtiskāki par izstrādājamo stratēģiju • politikas vadlīnijas, nacionālās programmas • reģionālās attīstības stratēģijas • starptautiskās programmas u.c. • normatīvie akti, ES direktīvas u.c. • līdzšinējie plānošanas dokumenti – stratēģijas, budžeti, darbu un projektu plāni • statistika, pētījumi, citu valstu un nozaru pieredze

2. Misijas izveides seminārs • piedalās organizācijas vadība, svarīgākie partneri un speciālisti • seminārs ārpus telpām, vai tā, lai neviens nevarētu iztraucēt • sagatavot pa rokai - statistiku, plānu un dokumentu izvilkumus, līdzīgu organizāciju piemērus • tāfele, zīmuļi, līmlente u.t.t. • īsa prezentācija – vēsture, esošā situācija, kāpēc tiek veikta plānošana, plānošanas soļi, kas jāizdara šodien • vadīt diskusiju ar jautājumiem • nepieņemt lēmumus, ģenerēt idejas • misija: īsa, kodolīga, saprotama, rosinoša

2. Kas mēs esam? Misija. • kas mēs īsti esam? • kas notiek mums apkārt? • vai mēs esam vieni paši? • ko mēs darām? • ko mēs nedarām? • priekš kā mēs to darām? • ko ietekmē mūsu darbība? • kā mēs to darām? • ar ko mēs esam īpaši? • ko mēs darām īpašu? • kas mainītos, ja mūsu nebūtu?

3. Virsmērķu izveides seminārs • piedalās organizācijas vadība un vidējā līmeņa vadītāji, svarīgākie partneri un speciālisti • sagatavot pa rokai - statistiku, plānu un dokumentu izvilkumus, līdzīgu organizāciju mērķus • īsa prezentācija – vēsture, vides analīze, organizācijas analīze, misija un stratēģiskais ietvars, būtiskākie nepārvaramie ierobežojumi – laika, resursu • nepieņemt lēmumus, ģenerēt idejas • virsmērķi: 1-6, īsi, konkrēti, aptver visu misiju • diskutējiet par virsmērķiem citās – speciālistu, partneru, darbinieku grupās

Stratēģiskā plānošana:- iesaistītās personas- misija- virsmērķi Uzdevums: Iedomājieties organizāciju, kurai jūs veidojat stratēģiju? Kādu stratēģiju? Nosauciet cilvēkus, kurus Jūs iesaistīsiet savas stratēģijas izstrādē. Pamatojiet! Izveidojiet Jūsu organizācijas misiju Izveidojiet 1 – 3 virsmērķus

4. Vides analīze - Scenāriji • stāsts par to, kāda izskatīsies nākotne • stimulē radošo domāšanu par nākotni • apstrīd esošās ‘domāšanas shēmas’ • izvērtē alternatīvus nākotnes attīstības scenārijus • izveido kopīgu priekšstatu par nākotni un līdzīgu vārdu krājumu • pievērst uzmanību būtiskākajām tendencēm, kas ietekmē mūsu mērķi • tas ir izdomāts stāsts nevis nākotnes prognoze!

4. Vides analīze - Scenāriji • nākotnes spēku matrica: Liela nozīme Maza pārliecība Liela pārliecība Maza nozīme

4. Vides analīze - PESTLE • Politiskā • Ekonomiskā • Sociālā / kulturālā • Tehnoloģiskā • Normatīvā, likumdošanas • Vides • analizēt tagadni, iespējamo attīstību • noteikt būtiskākos faktorus, kas ietekmēs mūsu mērķi

4. Vides analīze – Iekšējā analīze • Organizācija un procesi • Cilvēkresursi • Izglītība un kompetence • Citi resursi • Kultūra un vērtības

4. Vides analīze - SVID Priekšrocības Iekšējā Ārējā Kritiskie veiksmes faktori

4. Vides analīze – Problēmu koks • identificēt problēmas un to savstarpējo saistību – kas ir kā cēlonis • uzzīmēt problēmu koku – augšā pamatproblēmas un zemāk to cēloņi • savienot saistītās problēmas ar bultām • NB! Problēmu parasti ir ļoti daudz un to izklāsts radīs pesimismu • veidojot attīstības plānu tikai uz problēmu koku, tas prasīs milzīgus resursu ieguldījumus • nav nepieciešams atrisināt visas problēmas

4. Vides analīze • iesaistiet semināros plašu savas organizācijas, klientu, partneru un sabiedrības pārstāvniecību • aprakstītās metodes tikai identificē galvenos vides faktorus, kādus tos redz semināra dalībnieki! • nepieciešami rūpīgi vides pētījumi un papildus informācija, lai iegūtu patiesu vides aprakstu

Stratēģiskā plānošana:- vides analīze Uzdevums: Balstoties uz iepriekš izstrādāto misiju un virsmērķi: Izmantojiet minētās vides analīzes metodes Izveidojiet vides aprakstu 5 tēzēs Nosauciet 5 galvenos faktorus, kas ietekmēs jūsu virsmērķi Kāda papildus informācija jums būs jāiegūst?

5. Mērķi • katram virsmērķim nosakiet vairākus mērķus (1 – 5) • mērķis – specifisks stāvoklis vai rādītājs, kas jāsasniedz, lai • varētu teikt, ka mēs esam sasnieguši virsmērķi • nodrošinātu vidi, lai spētu sasniegt virsmērķi • varētu novērtēt, ka mēs esam tuvāk virsmērķim • izmantojiet vides analīzi • lietojiet priekšrocības, lai sasniegtu kritiskos veiksmes faktorus • salāgojiet mērķus ar resursiem un iespējām • būtiskāko problēmu atrisināšana • mērķiem jābūt ambicioziem

5. Mērķi • seminārā piedalās organizācijas vadība un vidējā līmeņa vadītāji, svarīgākie partneri un speciālisti • prezentēt apkopoto informāciju: • organizācijas darbības ietvars un misija • virsmērķis • iespējamie nākotnes scenāriji ar būtiskākajiem faktoriem • iekšējās analīzes kopsavilkums • SVID analīzes kopsavilkums • būtiskākās problēmas • vides raksturojumu (PESTLE) pēc iespējas izteikt skaitļos (absolūtajos vai procentos)! • turēt statistiku, piemērus un citus dokumentus pie rokas! • vai kādu mērķi ietekmē arī citas organizācijas – diskutējiet ar viņiem! • diskutējiet par virsmērķiem citās – speciālistu, partneru, darbinieku grupās

5. Mērķi • šauri fokusēti, plaši saprotami • saistīti ar jūsu virsmērķi, būtiskākajiem vides faktoriem, iespējām un problēmām • sabiedrībai, politiķiem un uzņēmējiem pievilcīgi • demonstrē sasniegumus • palīdz piesaistīt partnerus un resursus • sabiedrības atbalsts un uzticēšanās • vai mērķi saskan ar citiem stratēģiskajiem dokumentiem? • starptautiski salīdzināmi rādītāji • seminārā var parādīties vispārīgi mērķi – maksimāli centieties tos precizēt

5. Mērķi • SMART • Specifiski • Mērāmi • Agresīvi, bet Sasniedzami • Reālistiski • Laikā ierobežoti

Stratēģiskā plānošana:- mērķi Uzdevums: Balstoties uz iepriekš izstrādāto misiju, virsmērķi un vides analīzi: Izveidojiet 5 galvenos mērķus kas jums jāsasniedz

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji Aktivitātes Mērķi Rezultāti

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji • jābūt iespējai nomērīt mērķi – tas jāsadala vairākos precīzos, izmērāmos rādītājos • ko īsti nozīmē labklājība? kā to izmērīt? • ko nozīmē apmierināts klients? • vai jūs zināt, kur iegūt statistisko informāciju rādītājiem? • vai atrastie rādītāji ir loģiski saistīti ar mērķi? • varbūt mērķi var pilnībā izteikt un aizvietot ar 1 rādītāju? • rādītāji nedrīkst būt tieši administratīvi ietekmējami! • vai jūsu stratēģija ietekmē šo rādītāju? • darba veicējam ir jāsaprot attiecīgais rezultatīvais rādītājs

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji • rādītāju tipi • kvalitatīvie • kvantitatīvie • aktivitāšu rezultāti • ietekmes rādītāji • efektivitātes un produktivitātes rādītāji

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji • labs rādītājs ir: • piemērots un būtisks • visaptverošs • precīzs, konsekvents un nepārprotams • jūtīgs • kontrolējams • laikus nosakāms un pārbaudāms • izmantojams un patiess • rāda tendences

5. Mērķi – loģiskais modelis Rezultāti (IETEKME!) • Resursi: • cilvēki • nauda • partneri • materiāli • zināšanas • u.c. • Aktivitātes • izglītošana • informēšana • atbalsta fonds • u.c. Aktivitāšu rezultāti Esošā situācija Prioritātes Mērķi Virsmērķis

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji • darbības rezultāti: • stratēģijā paredzēto aktivitāšu rezultāti • organizācijas veiktspējas rādītāji • “cik daudz darba ir izdarīts” • svarīgs sabiedrībai • ietekmes rezultāti: • rāda mūsu veikto aktivitāšu ietekmi uz vidi un sabiedrību • nav tieši administratīvi ietekmējami • viens ietekmes rezultāts ietekmē citus – ilgāka termiņa rezultātus • rādītājus ietekmē arī citi faktori • jo ilgāka termiņa rezultāts, jo spēcīgāka citu faktoru ietekme • svarīgs organizācijai

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji • mērķu koks: Misija Virsmērķi Virsmērķi Mērķi Mērķi Mērķi Mērķi Mērķi Īstermiņa mērķi Īstermiņa mērķi Īstermiņa mērķi Īstermiņa mērķi Īstermiņa mērķi Īstermiņa mērķi Aktivitāšu rezultāti Aktivitāšu rezultāti Aktivitāšu rezultāti Aktivitāšu rezultāti Aktivitāšu rezultāti Aktivitāšu rezultāti

Stratēģiskā plānošana:- mērķi Uzdevums: Precizējiet mērķus Uzzīmējiet mērķu koku

An event, occurrence or condition of importance to customers or the general public that is, at least partially, the result of a service or product provided. Outcome Measure Definitions • A desired end, usually a measure of societal health or well being. High Level • Measures progress toward a desired end, but is not an end in itself. Intermediate • The physical quantity of an agency’s completed product or service, either by staff or contractors. Output

How Agencies Relate • Measures progress toward broad goals • Long-term perspective • Affected by societal forces • Beyond the scope of an individual agency High Level Outcome • Indicates progress toward high level outcome • Short- or medium-term perspective • Affected by societal forces • Often beyond the scope of one agency Intermediate Outcome • Indicates progress toward intermediate outcome • Short term perspective • Measures agency performance • Can be accomplished by a single agency Output

Goal All Texans will be healthy. Key Indicators of Success Incidence of vaccine-preventable disease per 1,000 Percentage of persons who abuse drugs or alcohol Incidence of AIDS per 100,000 population Percentage of Texans with health insurance Percentage of healthy births over 5.5 pounds by ethnicity Sample Goals and Performance Indicators: Texas

Goal Texas land, air, water, coast, and other natural resources will be protected, preserved, and enhanced. Key Indicators of Success Toxic production per dollar of state product Percentage of Texans living in areas where air meets federal air quality standards Percentage of Texans with drinking water that meets federal safe drinking water standards Percent of Texas surface waters meeting or exceeding water quality standards Sample Goals and Performance Indicators: Texas

Goal We will break the cycle of crime so that all individuals, especially juveniles, may be responsible, productive citizens Key Indicators of Success Percentage of prisoners lacking a high school education who complete their education while incarcerated Percentage of inmates with substance abuse problem who complete a substance abuse program Average rate of reincarceration within three years of initial release per 1,000 Sample Goals and Performance Indicators: Texas

Texas:OBJECTIVE A.3 PREVENT DISEASE & INJURYTo decrease the burden of preventable diseases, injuries, conditions, and deaths by 2007. • Outcome 1 Percent of AIDS Cases Diagnosed Two Years Ago and Living 24 Month or More • Outcome 2 Percentage of Dogs and Cats Vaccinated before Exposure • Outcome 3 Prevalence of Smoking Among Adult Texans • Outcome 4 Rate of Human Exposure Calls to Poison Centers • Outcome 5 Vaccination Coverage Levels among Children Aged 19 to 35 Months • Outcome 6 Statewide Prevalence of Tobacco Use Among Middle School Youth • Outcome 7 Statewide Prevalence of Tobacco Use Among High School Youth • Outcome 8 Prevalence of Tobacco Use Among Middle School Youth-Pilot Target Areas • Outcome 9 Prevalence of Tobacco Use Among High School Youth-Pilot Target Areas • Outcome 10 Number of Adolescents/Young Adults with Chlamydia Per 100,000 Population • Outcome 11 Incidence Rate of TB Among Texas Residents • Outcome 12 Percent of Texas Counties Utilizing Bioterrorism Preparedness Plans

Stratēģiskā Plānošana