1 / 44

Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl. UNINETT FAS SIN ROLLE. UNINETT FAS ( F elles A dministrative S ystemer ) Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler

zudora
Télécharger la présentation

Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

  2. UNINETT FAS SIN ROLLE • UNINETT FAS (FellesAdministrativeSystemer) • Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler • Ikke-kommersiell formålsparagraf • Eid av Kunnskapsdepartementet

  3. UNINETT FAS SIN ROLLE • Koordinere kundesiden • Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg • Endringer / forbedringer • SUHS-konferansen • Kontraktsoppfølging • Endringer / Forbedringer • Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon

  4. UNINETT FAS SIN ROLLE • E-postliste / samarbeidsarena • Koordinere utrulling av Basware PM • Avvikle Visma Proceedo • Avvikle Contempus Invoice

  5. FAS sitt prosjektteam - BFS • Alice Sporstøl, Prosjektleder og overordnet ansvarlig for tjenesten • Gunn H. Strand, kompetanse på PM og innleid 50 % fra UiA ut 2011. • Bernt Skjemstad, ansvarlig for leveransene innfor BI og eFaktura ----- • Terje Aandalen, kompetanse på BI og da spesielt i relasjon til integrasjon mot Agresso ------ • Alf Hansen – daglig leder • Jon Strømme – vikarierende leder for ØA-programmet

  6. Representanter fra rettighetshaverne • Arbeidsutvalg (arbeidsgruppe) • Gunn H. Strand, UiA • Tone Vatne, HiVolda • Tina Taucher (leder), HiO • Bent Morten Kristensen, HiT • Prioriteringsråd (styringsgruppe) • Jan Aasen (leder), HiL • Kjetil Helland, UiA • Britt-Jorunn Langøy, Hve • Unni Stensvik, UiN

  7. Systemleverandør • Basware vant kontrakten på grunn av laveste pris • Men….brukervennlighet var også viktig, jfr. økonomisjefsmøtet i Volda i fjor.

  8. Om kontrakten • Inngått mellom Basware og UNINETT FAS, på vegne av rettighetshaverne • 34 rettighetshavere • Egen tilslutningsavtale m/Basware • Egen avtale med Uninett FAS ”TROFAST-avtalen”) • Inngått for 8 år (28.06.10 – 27.06.18) • Rammeavtalen lagt ut i KGV-verktøyet

  9. Avtalehierarki

  10. Prosess og systemstøtte – Anskaffelse-til-betaling skan/tolk E- fakt Match Basware PM BaswareInvoice Agresso KGV Ehandel.no www.uninett.no/atb

  11. BFS • BFS = Bestillings- og fakturasystem • Basware PM = Purchase Management, bestillingsmodulen (23 stk) • PM Admin (for administratorer) • PM Client (for bestillere/godkjennere) • Basware.Invoice (BI) = fakturamodulen (31 stk)

  12. Kostnader - Prinsipp • Hovedprinsipp: Mest mulig direkte fakturering mellom Basware og UH-institusjonene. • Oversikt over hvilke kostnader som kommer, når de kommer og fra hvem kan finnes på UNINETT FAS sine hjemmesider:http://www.uninett.no/fas/prising

  13. Kostnader generelt • Høyere kostnader i anskaffelsesprosjektet + 1. året. • Koordinering (anskaffelse + utrulling) • Integrasjoner • Forbedringer/tilpasning (spesielt 1. år)

  14. Priseksempel • Mellomstor institusjon (årlig, inkl mva) • Kun B.I: 40.000,- • Både B.I. og PM: 55.000,- • Transaksjonskostnader • Pris pr skannet og tolket faktura: 7,30 • Pris elektronisk faktura: 3,75 • Pris pr ordre: 1,25

  15. Basware.Invoice Basware.Invoice = Contempus.Invoice • ”Integrasjon” mot PM (bestilling) • Felles brukeradministrasjon med mer • Ny driftsleverandør • Ny skanningspartner, Nets • Skanning • Tolkning (Basware underavd. i England)

  16. Status B.I. • Problemer med skanning/tolkning • For dårlig oppløsning • Ny skanner satt opp i februar • Fakturaer er blitt borte eller havnet feil • En felles fil byttet ut med en fil pr inst. April • Sperre for at fakturaer kan slettes/endres hos tolketjenesten. 28. Mai • Ustabilt driftsmiljø • Bytte av driftsleverandør. 11. april • Overvåking av tjenester

  17. Tidligere løsning Fakt P.Box UH 1 Nets S&C Basware B.I. UH 1 Fakt P.Box UH 2 B.I. UH 2 Skanning Tolkning (India) (England) Fakt B.I. UH 3 P.Box UH 3

  18. Ny løsning S&C Basware Nets Fakt P.Box UH 1 B.I. UH 1 Tolkning Skanning Fakt P.Box UH 2 B.I. UH 2 Fakt B.I. UH 3 P.Box UH 3

  19. Hva har tatt så lang tid? Største problem – felles fil !

  20. Hva har tatt så lang tid?

  21. Videre oppfølging • Dialog med Basware • Supportavd. • Rapport over supportsaker hver måned sendes oss • Vi oversender skjema over det vi har fanget opp • Brev sendt til adm.dir. i mai • Krav om erstatning • Oppetid ikke overholdt i hht kontrakt • Informasjon til institusjonene via e-postliste ”bfs-sb” og eventuelt også ”okonomisjefer-hs”

  22. Elektronisk faktura • Faktura tilsendt på e-post er ikke E-faktura • Må være på et spesielt filformat (xml) og leses inn felt for felt. • Eks.:<Leverandørnavn><Adresse><Postnr><Poststed><Sum> • Fordeler: • Høyere kvalitet • Høyere effektivitet • Lavere kostnader • Miljøet spares

  23. Elektronisk faktura, status • April 2011 = 4,3% av alle fakturaer • Potensialet er på ca. 25%, men stadig økende • 22 leverandører leverer allerede elektronisk til en/flere institusjoner • 27 av 29 institusjoner er i gang med en/flere leverandører • Vi kjører en ny innsatsrunde mot institusjoner og leverandører i sommer

  24. Elektronisk faktura • Komme i gang: • Ta kontakt med en leverandør du ønsker å motta elektronisk faktura fra; overlever ferdig utformet informasjon med detaljer. • Motta testfaktura fra leverandør. Ser alt ok? • Gå i produksjon = fakturaer kommer nå elektroniskPsst…! ”BFS-prosjektet sponser hjelp hos Basware ut 2011”

  25. Kontroll & besparelse! Bestillingsmodul • Årsaker til at flere av dere har valgt bestillingsmodulen: • Unngå kjøp utenfor avtaler • Flere bruker avtalen => bedre priser • Registrering av og kontroll på mottatte varer • Kontroll på at det man har betalt for har man også mottatt • Unngå feilleveranser • Redusert leveringstid blir billigere for leverandøren => bedre priser

  26. Bestillingsmodul • Dokumenterte innkjøp • Rapporter viser hvem som har kjøpt hva og når (Riksrevisjonen). • Regnskapet viser nødvendigvis ikke dette • Redusere aktiviteter som ikke gir verdiskapning/informasjon • Eks: Hva koster det dersom X antall personer bruker 0,5-1,0 time pr uke for å handle rekvisita?

  27. Bestillingsmodul • Priskontroll • Ikke matchede fakturaer kan skyldes feil pris fra leverandør • Godkjente innkjøp • Godkjent av den som har budsjettdisp.myndighet

  28. Bestillingsmodul - utrulling • Pilotene – i drift • 1. pulje – i drift (6. mai) • 2. pulje – i drift (23. mai) • 3. pulje – 31. oktober (?)

  29. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Ett system (B.I og PM) • Felles brukeradministrasjon • Bedre mulighet for matching • Fra PM går det en sjekk mot BI for å begrense budsjettenheter man kan bestille mot

  30. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Integrasjoner • Agresso/BI (begge veier) • Videreføring av fjorårets • FEIDE • Enklere/sikrere pålogging

  31. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Markedsplassen Ehandel.no • Tilrettelagt for å få artikler fra leverandører enklere tilgjengelig i systemet • E-faktura • Tilrettelagt for enklere å få aktivert leverandører som kan levere på xml-format

  32. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Samarbeid (koordinering) • I anskaffelsesfasen • Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper og prioriteringsråd/styringsgruppe • I driftsfasen • Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper og prioriteringsråd/styringsgruppe • Felles kontrakter • HiST/HiNT • Uninett-avtalene

  33. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Felles prosess for leverandøraktivering E-faktura • Det avsettes midler til tilpasning/ videreutvikling • Personell • Penger

  34. Gevinstrealisering, tilrettelagt • SUHS- konf: Workshop for IT-ledere og innkjøpere – anskaffelse • Workshops for bestillingsmodulen til høsten?

  35. Gevinstrealisering, forutsetning • Det må brukes dedikerte ressurser på å få satt opp og vedlikeholdt systemet samt opplæring • Organisasjonsendringer MÅ gjøres i tillegg !!!! • UTFORDRING! • Anbefaler å kjøre dette som eget prosjekt. Prosjektet trenger forankring i ledelsen ! • Bestillingene må registreres i systemet (det må brukes – hele tiden!)

  36. Gevinstrealisering,effekt • Færre feil • Riktige priser, antall, lev.adresse osv. både hos kjøper og lev. => Lavere priser • Etterprøvbarhet mulig (bedre kontroll) • Mer effektiv administrasjon (?)

  37. Gevinstrealisering, måling • Påstand:”Det som ikke blir målt blir oftest heller ikke satt fokus på!” • Mål og resultatindikatorer • http://www.e-handel.prosjektveiviseren.no/dokumenter/maal-og-resultatindikatorer

  38. Gevinstrealisering, måling Noen forslag til måleparametre:

  39. Gevinstrealisering, måling • Innkjøp må gjøre sine egne målinger • Eksempel: • Statistikk over hvilke leverandører handler vi mye av (dvs. mange artikler), som vi ikke har kontrakt med? • Statistikk over hva slags type artikler som kjøpes Forutsetter bruk av systemet!

  40. Veien videre, generelt • Fokus på innkjøp, i tiden… • Innkjøp/anskaffelse er et område hvor det skal være mulig å spare gjennom effektivisering og reduksjon av kostnader og feil • Tror ikke slike bestillingssystemer vil ”forsvinne” • Påtrykk fra offentlige myndigheter • Bestillingsmodulen blir verktøyet man forholder seg mest til…

  41. Veien videre for BFS • Ordresvar i PM (?) • E-faktura • Next Generation (2 år?) • Studentsamskibnaden/kantine • Bokhandlere • Leverandøraktivering for kataloger på markedsplassen tar lang tid…

  42. Veien videre for BFS • Matching • Ny integrasjon mellom BI og Agresso kommer • Ny kontoplan

  43. Tips! • Sjekk budsjett for planlagte kjøp over 100’ • Ved bruk av felles avtaler med kommuner, er det viktig at de også benytter system • Bestillingsmodulen, start med å få inn Uninettavtalene • Budsjettdisp.ansv.på kurs i off.anskaff.

  44. Sist, men ikke minst… Velkommen til SUHS-konferanse i Trondheim 2.-4. november 2011 Rica Hotel Nidelven 

More Related