TALLER DE REDACCIÓN: ¿CÓMO TOMAR ACTAS?

1. TALLER DE REDACCIÓN: ¿CÓMO TOMAR ACTAS?

2. TALLER DE REDACCIÓN: ¿CÓMO TOMAR ACTAS? • Las ACTAS o Libro de Actas son una transcripción literal del desenvolvimiento de la reunión. • Hacen referencia sobre lo que sucedió en la reunión: qué se debatió y decidió, qué va a hacer cada uno y cuándo tendrá lugar la siguiente reunión (si es que ya está definido)

3. Finalidades de un acta de reunión • Poner al día a alguien que no pudo asistir: decisiones, procesos. • Informar a una audiencia determinada: proceso y conclusiones.  • Dejar constancia y/o servir de recordatorio: quienes sí asistieron, sobre los temas tratados, decisiones tomadas. • Facilitar el seguimiento:responsables y plazos

4. Antes de la reunión • Elegir el medio a utilizar para tomar notas. • Leer el temario de la reunión y cualquier tipo de documentos esenciales a debatir en la reunión. • Tener las actas de la reunión anterior como referencia.

5. Durante la reunión • Seguir a todos los participantes de la reunión. • Evitar tomar notas de absolutamente todo. Concentrarse en registrar las ideas generales de los temas debatidos.

6. Luego de la reunión • Redactar las actas mientras la información permanece fresca en la memoria. • Pedir ayuda si hace falta. • Distribuir copias de las actas entre los miembros del equipo. • Guardar un registro de las actas.

7. Qué información incluir • Anotar la fecha, la hora, el lugar y el tipo de reunión. • Incluir los nombres de los participantes que dirigen la reunión y registrar el número de asistentes. • Escribir los puntos en el orden en que se debatieron. • Redactar las actas en forma concisa y pertinente. No es necesario escribir detalles de cada discusión.

8. Qué información incluir • Durante la reunión, el grupo debe decidir qué acciones se llevarán a cabo y quién será responsable de cada tarea. • Ser lo más preciso posible y eliminar cualquier tipo de opinión. Las actas deben ser objetivas y auténticas. • En la parte inferior de la última página, incluir el nombre del secretario con la denominación adecuada, al igual que el de toda la directiva.

9. Consejos prácticos • Sentarse lo más cerca posible del foco de discusión. • Tome nota no sólo de las preocupaciones, sino también de cualquier logro discutido en la reunión. • Evitar un "él dijo / ella dijo“. • En su lugar, use los comentarios generales.

10. Consejos prácticos • Averigüe si los asistentes desean o no ser identificados por su nombre. • Compruebe el acta anterior para seguir una organización similar. • Puede enviar un borrador a todos los miembros de la directiva y al profesor jefe para su revisión y/o comentarios. • Cuando reciba las correcciones, haga cuanto antes el acta definitiva, con distribución de la copia final para todos los que asistieron.