1 / 44

C mo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes Daniel Fredes C.

Objetivo del taller. Lograr que los participantesidentifiquen conceptos y variables clavespara la elaboraci

Antony
Télécharger la présentation

C mo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes Daniel Fredes C.

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

    1. Cmo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes? Daniel Fredes C.

    2. Objetivo del taller Lograr que los participantes identifiquen conceptos y variables claves para la elaboracin de bases exitosas, y los apliquen en la gestin peridica de sus instituciones.

    3. Agenda Introduccin Definiendo la estrategia La comunicacin, un espacio para la accin La claridad como norma bsica La evaluacin rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    4. Introduccin Eficiencia: La palabra eficiencia proviene del latn efficientia que en espaol quiere decir, accin, fuerza, produccin. Eficiencia tiene varios significados: En economa la eficiencia es la capacidad administrativa de producir el mximo de resultados con el mnimo de recursos, el mnimo de energa y en el mnimo de tiempo posible. Virtud y facultad para obtener un efecto deseado. Accin para lograr este efecto. Competencia en el cargo que se ocupa. Aptitud para realizar un trabajo o una labor.

    5. Introduccin Transparencia: La palabra transparente, segn el diccionario de la RAE, tiene varias acepciones Dicho de un cuerpo: translcido. Que se deja adivinar o vislumbrar sin declararse o manifestarse. Claro, evidente, que se comprende sin duda ni ambigedad.

    6. Introduccin Que es entonces un proceso Eficiente y transparente? Un proceso ser a la vez, eficiente y transparente, si cumple con su objetivo, es decir se compra o contrata lo deseado, a un precio razonable, en el tiempo adecuado, en el que hubo reglas de participacin claras y se dio a conocer oportunamente toda la informacin relativa al proceso. Es decir: Fue adjudicado Tuvo 3 o ms ofertas Se public en los tiempos adecuados Se inform del resultado e cada etapa del proceso en los tiempos adecuados.

    7. Cmo nos ven los proveedores?

    9. La cantidad de ofertas recibidas es una variable que afecta el xito de los procesos de compra.

    10. Agenda Introduccin Definiendo la estrategia La comunicacin, un espacio para la accin La claridad como norma bsica La evaluacin rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    11. Antes de iniciar el proceso de compra es necesario tener claridad respecto de la necesidad del usuario requirente La necesidad que se requiere satisfacer debe estar explicitada a cabalidad Necesidad del usuario requirente: La necesidad debe estar perfectamente definida. Requiero Camionetas o Transporte de funcionarios? Metodologa de evaluacin: Que variables son las relevantes a medir para evaluar el producto o servicio a contratar: Experiencia en proyectos similares, nivel de formacin de los profesionales, densidad, resistencia al calor, etc. Tiempo de entrega. Es necesario tener absoluta claridad de los tiempos asociados al proyecto o compra. Los requerimientos deben estar suficientemente claros Nivel de detalle: El producto o servicio debe ser muy bien especificado, tamao, presentacin, nmero de usuarios, etc. Calidad requerida. Es necesario especificar tambin de manera precisa que entenderemos por calidad. Nmero de telas, hebras por pulgada cuadrada, carrera de ms de 8 semestres, etc. Debe estar clara la forma de constatar la satisfaccin de los clientes internos

    12. Con el requerimiento claro, se debe definir la metodologa y procedimiento de compra a utilizar Identifique proceso de compra que sea de mayor pertinencia Dependiendo del Monto de la compra o contratacin y del nivel de criticidad del mismo. Convenio Marco. Compras Rutinarias Contratos de Suministro: Compras de insumos, rutinarias o no de procesos complejos Licitacin Pblica: Licitacin Privada Tratos Directos Determine actores relevantes en el proceso Quienes deben participar, las diversas reas internas, los usuarios, asesores externos, etc. Genere el flujo del proceso a ejecutar, considerando responsables por cada tarea

    13. Identifique factores de xito para el logro de los objetivos del proceso de compra a ejecutar Verifique qu partes del proceso de compra no pueden fallar Defina acciones concretas para cubrir la posibilidad de que se produzcan fallas en el proceso Establezca acciones de seguimiento para esta variables

    14. Conclusin

    15. Agenda Introduccin Definiendo la estrategia La comunicacin, un espacio para la accin La claridad como norma bsica La evaluacin rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    16. Comunquese con el proveedor, esto facilita alcanzar el xito en el proceso No tema comunicarse con el proveedor. Haga RFI estratgicos, en los que adems de recibir informacin, d informacin de su proceso. Conteste claramente las preguntas que los proveedores realicen a su proceso. Realice plan de marketing para los procesos de compra relevantes.

    17. Trabaje con los equipos internos para definir un proceso ms idneo y establecer responsabilidades claras Genere conciencia en los equipos internos respecto de la importancia de su participacin y responsabilidad en los procesos Asegure el cumplimiento de hitos manteniendo informados a los responsables respecto de las etapas en las que se encuentra el proceso. Busque apoyo en reas legales y tcnicas cuando corresponda.

    18. A travs de ChileCompra conozca buenas prcticas de otras instituciones para aplicar en su organizacin Infrmese a travs de www.chilecompra.cl respecto de diversos tipos de contrataciones. A travs de la informacin disponible en ChileCompra genere redes de contactos con otros organismos pblicos Busque apoyo en la Direccin de Compras, particularmente en su Ejecutivo de Cuenta.

    19. Conclusin

    20. Agenda Introduccin Definiendo la estrategia La comunicacin, un espacio para la accin La claridad como norma bsica La evaluacin rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    21. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves) Seleccin de productos Antecedentes datos de contacto del demandante Antecedentes administrativos Etapas y plazos Requisitos de Participacin Antecedentes Legales Criterios de Evaluacin Montos y duracin del contrato Garantas Requerimientos Tcnicos y Otras Clusulas Ingreso de Anexos

    22. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves)

    23. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves)

    24. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves)

    25. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves)

    26. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves)

    27. Creacin de Bases o TDR (Elementos Claves)

    28. Conclusin

    29. Agenda Introduccin Definiendo la estrategia La comunicacin, un espacio para la accin La claridad como norma bsica La evaluacin rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    30. Incluya en las bases toda la informacin necesaria para la adjudicacin y el seguimiento de los contratos Disee las bases pensando en los puntos crticos. Sea explicativo pero no reiterativo Planee la oferta del proveedor generando tablas predefinidas que faciliten la comparacin. Prevea riesgos e identifique acciones correctivas.

    31. Evale las ofertas exclusivamente en conformidad a los parmetros establecidos en las bases Las bases deben dar cuenta de las variables a considerar para adjudicar Debe establecerse una frmula para evaluar de cada una de las variables La evaluacin debe ser en concordancia a las variables y frmulas establecidas

    32. La evaluacin es un proceso Objetivos Qu se quiere obtener Indicadores Variables observables para medir cumplimiento de objetivos Meta o estndar Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia Rangos de evaluacin Valoracin de las diferencias en relacin a la meta Mtodo de medicin Instrumentos o metodologas Evidencia aceptada

    33. Ejemplo Objetivo Contar con implantadores de software competentes Indicador Nmero de proyectos similares al licitado realizados Meta o estndar Jefe de proyecto: al menos 5 proyectos similares como jefe de proyecto Rangos de evaluacin Jefe proyecto Ms de 5: excelente 3 4: regular 2 o menos: insuficiente Mtodo de medicin Listado de proyectos Certificado de los clientes Pregunta para reflexionar Cmo se objetiva cundo un proyecto es similar al licitado?

    35. Proceso de evaluacin Entrega informacin para orientar la adjudicacin Busca identificar tempranamente ofertas que no satisfacen los requerimientos Ayuda a comparar ofertas con fortalezas en distintos mbitos

    36. Acta de evaluacin Entrega informacin clara y precisa a la persona o comisin responsable por la adjudicacin Mantiene un registro formal y ordenado de todos los antecedentes considerados en el proceso de observacin Asegura el fiel cumplimiento del proceso de evaluacin establecido en las bases Entrega los fundamentos para defender a la institucin en caso de cuestionamientos al proceso de adjudicacin Transparenta el procedimiento de evaluacin

    42. Conclusin

    43. Agenda Introduccin Definiendo la estrategia La comunicacin, un espacio para la accin La claridad como norma bsica La evaluacin rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    44. Conclusiones finales

    45. Cmo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes? Daniel Fredes C.

More Related