Le circuit du DMS

1. Le circuit du DMS Apport de la traçabilité à la sécurisation du circuit des DMI

2. Quelles exigences en matière de traçabilité des DMI? • Les exigences actuelles portent sur: • La mise en œuvre de la matériovigilance • Le respect du contrat de bon usage qui impose respect des référentiels & traçabilité des étapes suivantes: prescription, dispensation, utilisation • Selon la norme ISO 8402, « la traçabilité est l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité semblable, au moyen d’une identification enregistrée ». AF Germe

3. Intérêt de la traçabilité des DMI? • La sécurisation du circuit c’est obtenir la certitude d’apporter le bon produit au bon patient au bon moment • Pour obtenir cette certitude, il est nécessaire de maîtriser les points critiques du circuit, de le border par des barrières, qui permettent au DM de suivre un chemin balisé • Au sens de la norme la traçabilité repose sur des identifications enregistrées (ou enregistrements) à chaque étape • La maîtrise, le partage et l’échange de ces enregistrements consolident les barrières et contribuent à baliser le chemin jusqu’au patient AF Germe

4. Pose Mise à disposition Livraison Commande Prescription Demande Circuit DMI« de l’expression du besoin à sa satisfaction » Stock délocalisé Pharmacie Fournisseur Patient AF Germe

5. Circuit DMI«les acteurs » Praticien Préparateur en pharmacie Réceptionnaire IBODE Référencement Référentiels Stock délocalisé Pharmacie Fournisseur Patient Pharmacien Infirmier gestion arsenal Praticien Gestionnaire pharmacie AF Germe

6. Circuit DMI« les supports d’enregistrements » Dossier patient « Etiquette » article Bon de distribution Bordereau Livraison « Etiquette » article « Etiquette » article Stock délocalisé Pharmacie Fournisseur Patient « Bon » de commande « Bon » de demande « Ordonnance » AF Germe

7. Circuit DMI« les informations échangées » Praticien, Identité patient, Référence article, N° lot/série, DLU Référence article, uf destinataire Référence article, N° lot/série, DLU N° lot/série, DLU Stock délocalisé Pharmacie Fournisseur Patient Pharmacien, EdS, Identification article, N° lot/série,(dépôt) Prescripteur, Identité patient, Identification article UF, Identification article, N° lot/série,(dépôt) AF Germe

8. Circuit DMI« les points critiques » Pose Mise à disposition Livraison Adéquation du stock Adressage Réception Expédition Implantation Stock délocalisé Pharmacie Fournisseur Patient Référence article Référence article Indication Référentiel Référence article Commande Prescription Demande En tous points de la chaîne: risques associés à la saisie d’information & au non respect des délais AF Germe

9. Quel système d’informationpour quelle traçabilité? • Selon la norme ISO 8402, « la traçabilité est l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité semblable, au moyen d’une identification enregistrée ». • Le système d’information doit • rendre compte: des actions, des acteurs, des informations associées • Permettre de maîtriser les points critiques • Offrir un système d’enregistrement global • Permettre le partage d’informations AF Germe

10. Choix du CHRU de Lille une solution informatique s’impose : • répondre à la problématique quantitative (45 000 implants réceptionnés par an) et qualitative (fiabilité) des informations à traiter • permettre la traçabilité de la réception à la pharmacie à l’utilisation - permettre la traçabilité montante et descendante pour cela, s’impose • Une définition des besoins partagée • Pharmacie, bloc, stérilisation, • DSIH • Prescripteurs - Des saisies rapides et fiables AF Germe

11. Outil de traçabilité critères de choix du CHRU Lille • Fiabilité des informations enregistrées à partir des codes barres fournisseurs • Interfaces avec GEF + GAM (Gestion Administrative des Malades) • Adaptation de l’éditeur au contexte et aux objectifs • Outil commun pour DMI/DMR Logiciel de traçabilité AF Germe

12. Outil de traçabilité évolution et périmètre fonctionnel actuel • Au départ traçabilité des DMI de la réception à la pose • +++ identification code barre des DMI, contrat de confiance pharmacie/services de dispositifs « prêts à bipper » • Développement des interfaces et donc partage des informations avec saisies simplifiées et partage des statuts • Mise en place de supports de prescription avec nomenclature des indications et traduction en code barre permettant l’enregistrement des indications au moment de la pose du DMI AF Germe

13. Pharmacien, EdS, Identification article, N° lot/série, Saisie simplifiée et fiable en 3 à 4 scans: - Réf article + N° lot/série - IEP - Indication Fournisseur Périmètre fonctionnel du système Commande produit GEF Référence article, uf, N° lot/série, DLU Réception produit Saisie des informations traçabilité administratives oui Catalogue produit Dépôt Livraison DMI / Service UF, Identification article, N° lot/série, Validation Logiciel de traçabilité Réception DMI / Service Référence article, uf, N° lot/série, DLU DA Prêt de matériel Praticien, Identité patient, indication, Identification article, N° lot/série, DLU Stock Service DMR -DMI Stock Service DMI + DMR GAM DMR Stérilisation UtilisationTraçabilité patient Patients Autres

14. Réception physique & administrative Génération automatique de la commande à partir de la demande Partage des statuts Fournisseur Description des interfaces Commande produit GEF Réception produit Saisie des informations traçabilité administratives oui Catalogue produit Dépôt Livraison DMI / Service Logiciel de traçabilité Réception DMI / Service DA Prêt de matériel Stock Service DMR -DMI Stock Service DMI + DMR GAM DMR Stérilisation UtilisationTraçabilité patient Patients Autres

15. Conclusion • La mise en œuvre de la traçabilité s’avère être plus que la satisfaction d’obligations réglementaires • C’est une opportunité pour construire et renforcer la chaîne collaborative des acteurs du circuit des DM, au bénéfice du patient AF Germe