SmartBiz-Quan ly kho bang OCR & AI_B5

1. Nội dung Quản lý Kho bằng OCR & AI - Case Study thực tế giúp giảm 70% thời gian xử lý Công nghệ OCR là gì? 01 Lợi ích của OCR trong quản lý Kho thông minh 02 03 8 Ứng dụng AI & OCR trong quản lý Kho 04 Case Study ứng dụng AI & OCR thực tế 05 Các bước triển khai OCR & AI

2. Quản lý kho bằng AI & OCR: Case Study thực tế giúp giảm 70% thời gian xử lý Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô vận hành và nhu cầu tự động hóa kho ngày càng cấp thiết, công nghệ AI kết hợp OCR đang trở thành công cụ đột phá giúp tối ưu hóa quy trình xử lý hàng hóa. Bài viết này chia sẻ một case study thực tế, nơi doanh nghiệp đã ứng dụng thành công giải pháp AI-OCR vào quản lý kho –giúp rút ngắn đến70% thời gian xử lý đơn hàng, đồng thời giảm thiểu sai sót, tăng độ chính xác và khả năng kiểm soát dữ liệu. Từ cách triển khai, công nghệ sử dụng đến kết quả đo lường, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện về cách AI-OCR có thể thay đổi hoàn toàn cách vận hành kho truyền thống. Công nghệ AI kết hợp OCR cho phép xử lý các loại văn bản linh hoạtđang trở thành công cụ đột phá giúp tối ưu hóa quy trình xử lý hàng hóa. 1 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

3. Tóm tắt nội dung nổi bật (Takeaways) AI-OCR là công nghệ đột phá trong quản lý kho, cho phép nhận diện và trích xuất dữ liệu từ nhãn, phiếu, tài liệu… một cách tự động và chính xác. Tự động hóa nhập liệu, cập nhật tồn kho theo thời gian thực, loại bỏ sai sót thủ công và rút ngắn 50–70% thời gian xử lý đơn hàng. 8 ứng dụng tiêu biểu của AI-OCR: từ đọc nhãn hàng, phiếu nhập, kiểm kê, đến truy xuất nguồn gốc, xử lý QC và tích hợp dữ liệu vào hệ thống ERP/WMS. Case Study thực tế tại Nhật Bản và Việt Namcho thấy hiệu quả rõ rệt: •Giảm thời gian xử lý inbound từ 12 phút xuống 3 phút •Tỷ lệ lỗi nhập liệu dưới 0.5% •Tăng gấp đôi năng suất nhân viên kho SmartBiz cung cấp quy trình triển khai AI-OCR toàn diện: từ khảo sát thực tế, lựa chọn công nghệ, xây dựng pipeline, đến tích hợp hệ thống và đào tạo người dùng. AI-OCR không chỉ là công nghệ, mà là giải pháp chiến lượcgiúp doanh nghiệp chuyển đổi số kho hàng, tối ưu nguồn lực và sẵn sàng mở rộng quy mô. Công nghệ OCR là gì? OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận diện ký tự quang học, cho phép chụp ảnh từ tài liệu in/viết tay sau đó chuyển thành dữ liệu số hóa có thể đọc được bởi máy tính. Khác với barcode hay QR code, OCR cho phép xử lý các loại văn bản linh hoạt như: hóa đơn, phiếu giao hàng, nhãn thùng hàng, số seri, nhãn lô. Trong phiên bản nâng cao, AI được tích hợp vào OCR để tạo nên "AI-powered OCR", cho phép xử lý thông minh hơn qua nhận dạng ngữ cảnh, học sâu (deep learning), phân loại tài liệu, và hiệu chỉnh lỗi nhận diện –đặc biệt trong môi trường kho hàng phức tạp, ánh sáng yếu hoặc dữ liệu không chuẩn hóa. Lợi ích của OCR trong quản lý kho thông minh Độ chính xác của dữ liệu được cải thiện Nhập dữ liệu thủcông thường có tỷ lệ lỗi là 1-3%. Việc triển khai OCR đạt được độ chính xác hơn 90% trong việc trích xuất và tạo thông số kỹ thuật, vềcơ bản là loại bỏ được những sai lầm tốn kém.c. Tựđộng tích hợp dữ liệu 2 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

4. Rút ngắn thời gian xử lý OCR giúp giảm 50–70% thời gian thao tácthủ công trong các bước nhận hàng, kiểm kho, dán nhãn, xử lý vận đơn, nhất là trong thời gian cao điểm. Cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực Với chức năng quét OCR, thông tin sản phẩm sẽ được đưa vào hệ thống của bạn ngay lập tức, đảm bảo số lượng hàng tồn kho và thông số kỹ thuật sản phẩm của bạn luôn được cập nhật. Hỗ trợ hoạt động đa kênh và mở rộng AI-OCR có thể đọc nhiều định dạng tài liệu (PDF, ảnh scan, hóa đơn giấy), phù hợp cho doanh nghiệp vận hành nhiều kho, nhiều định dạng. Các ứng dụng của OCR trong quản lý khorất đa dạng và mang lại giá trị rõ rệt trong việc tự động hóa –giảm sai sót –nâng cao hiệu suất. Dưới đây là nhữngứng dụng phổ biến và thực tiễn nhất: 8 Ứng dụng AI & OCR trong Quản lý Kho AI và OCR không chỉ thay thế thao tác thủ công mà còn mở ra nhiều ứng dụng đột phá trong quản lý kho hiện đại. Dưới đây là 8 ứng dụng thực tiễn nhất –từ nhận diện nhãn hàng, xử lý hóa đơn đến kiểm kê, truy xuất và tích hợp ERP –giúp doanh nghiệp tăng tốc, giảm lỗi và sẵn sàng cho vận hành thông minh. Quản lý Kho thông minh thế hệ mới tích hợp OCR, AI, IoT & QR Code – Xem ngay cách vận hành 3 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

5. #1. Tựđộng hóa nhập liệu tài liệu kho •Trích xuất thông tin từ hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu xuất/nhập kho, nhãn thùng, chứng từ vận chuyển. •OCR giúp loại bỏ thao tác gõ tay dữ liệu và đồng bộ trực tiếp vào ERP/WMS. #2. Đọc mã lô, số serial, mã sản phẩm trên nhãn •Nhận diện trực tiếp từ hình ảnh nhãn dán (in mờ, mờ nét, nghiêng) mà barcode scanner thường không quét được. •Hữu ích trong kiểm tra chất lượng, truy xuất nguồn gốc, hoặc theo dõi vòng đời sản phẩm. #3. Tối ưu hóa quy trình kiểm kê kho •Kết hợp với camera/máy ảnh để OCR đọc nhanh thông tin từ bảng kê, nhãn kệ, phiếu kiểm hàng. •Giảm thời gian kiểm kê thủ công, tăng độ chính xác trong đối chiếu tồn kho thực tế. #4. Tựđộng cập nhật dữ liệu vào hệ thống ERP/WMS •OCR kết hợp với RPA hoặc API cho phép ghi nhận thông tin trực tiếp vào hệ thống, không cần trung gian con người. •Phù hợp với quy trình nhận hàng, chuyển kho, kiểm đếm, kiểm duyệt chứng từ... #5. Hỗ trợ xử lý tài liệu đa ngôn ngữ •OCR có thể nhận diện tiếng Việt, tiếng Anh, Trung, Nhật... rất hữu ích trong các kho có nguồn hàng nhập khẩu quốc tế. •Kết hợp AI để dịch hoặc chuẩn hóa nộidung vào hệ thống nội địa. #6. Tăng tốc độ xửlý đơn hàng & inbound logistics •Khi nhận hàng, hệ thống OCR có thể nhanh chóng quét thông tin từ bao bì, nhãn, phiếu gửi hàng và đối chiếu với đơn mua. #7. Phục vụ truy xuất nguồn gốc và quản lý chất lượng •OCR giúp ghi nhận chính xác thông tin về mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng để dễ dàng kiểm tra khi cần điều tra lỗi, thu hồi sản phẩm. #8. Tựđộng hóa quy trình kiểm tra chất lượng (QC) •Đọc nhãn, tem, thông số kỹ thuật từ sản phẩm để so sánh với dữ liệu tiêu chuẩn. 4 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

6. Khám phá ngay: Công nghệ nào cho Quản lý Kho thông minh? Mã vạch, QR code hay RFID –So sánh chi tiết các công nghệ Case Study ứng dụng AI & OCR giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng Case Study 1 từ Tập đoàn bán lẻ Nhật Bản Bối cảnh doanh nghiệp Là một trong những chuỗi bán lẻ lớn nhất tại Nhật Bản và Đông Nam Á, vận hành hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại với hàng trăm nhà cung cấp và hàng ngàn đơn hàng nhập kho mỗi ngày. Trước khi triển khai AI & OCR, bộ phận kho gặp các vấn đề: •Mất nhiều thời gian để kiểm tra thủ công các phiếu gửi hàng (bill of lading), nhãn kiện, hóa đơn. •Sai sót trong việc đối chiếu đơn đặt hàng (PO) với hàng hóa thực tế do lỗi người nhập liệu. •Dễ bị trễ tiến độ xử lý đơn hàng trong giờ cao điểm. Giải pháp triển khai 1. Xây dựng pipeline AI-OCR Doanh nghiệphợp tác với đơn vị cung cấp giải pháp AI để xây dựng một pipeline OCR thông minh, bao gồm: •OCR Layer: Sử dụng mô hình AI nhận diện ký tự từ các tài liệu in sẵn như nhãn kiện, hóa đơn, phiếu gửi hàng. •AI Pre-processing: Chuẩn hóa ảnh chụp từ nhân viên kho (xử lý nghiêng, làm nét, loại bỏ nhiễu). •Entity Matching: Hệ thống sử dụng AI để đối chiếu thông tin quét được (mã PO, số lô, mã sản phẩm) với dữ liệu đã đặt hàng trong hệ thống ERP. •Tự động hóa quy trình nhập kho: Khi dữ liệu khớp, đơn hàng được đánh dấu “đã nhận” và tự động cập nhật số lượng tồn kho. 2. Tích hợp với hệ thống hiện có Hệ thống AI-OCR được tích hợp trực tiếp vào ứng dụng di động của nhân viên kho. Nhân viên chỉ cần: •Mở app → Chụp ảnh nhãn hàng/phiếu → Gửi lên hệ thống. •Hệ thống tự phân tích, hiển thị thông tin để xác nhận. •Một lần nhấn xác nhận là hoàn tất đối chiếu vànhập kho. 3. Kết quả và hiệu quả đạt được 5 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

7. Tiêu chí Thời gian xử lý 1 đơn hàng inbound 12 phút Tỷ lệ sai sót nhập liệu Khả năng nhận diện mẫu phiếu mớiKhông hỗ trợ Đào tạo nhân viên mới Tích hợp với hệ thống ERP Trước khi áp dụngSau khi áp dụng AI & OCR 3 phút ~4% <0.5% Tự học thông minh 1 tuần 1 ngày Không đồng bộ Đồng bộ thời gian thực Case Study 2: Ứng dụng AI-OCR tại Kho linh kiện điện tử -SmartBzi triển khai Bối cảnh doanh nghiệp •Ngành: Nhập khẩu & phân phối linh kiện điện tử: Máy tính, Camera, thiết bị Mạng… •Vị tríkho tổng: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng •Vấn đề: Mỗi ngày tiếp nhận từ 300–500 kiện hàng từ nhiều nhà cung cấp quốc tế (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc). •Đặc thù: Hàng đến kèm phiếu giao hàng đa ngôn ngữ (packing slip), nhãn không chuẩn hóa, thường bị rách/mờ. Giải pháp triển khai 1. Khảo sát & đánh giá hiện trạng •Nhận diện 3 loại tài liệu cần OCR: oPhiếu giao hàng (PDF, in giấy A5) oNhãn dán trên thùng (mã hàng, số kiện) oPhiếu xuất kho từ nhà cung cấp •Tỷ lệ sai sót trong khâu nhập dữliệu vào ERP ~4.2% •Thời gian nhập & đối chiếu 1 đơn hàng: 6–10 phút 2. Triển khai OCR kết hợp AI •Công nghệ sử dụng: oGoogle Cloud Vision OCR (đọc ký tự đa ngôn ngữ) oAI xử lý ảnh + Regular Expressions để bóc tách dữ liệu oSmartBiz Middleware kết nối ERP qua API •Quy trình tự động hóa: oNhân viên chụp ảnh nhãn hàng/thùng/Phiếu giao hàng→ OCR tự động nhận diện oHệ thống trích xuất: mã hàng, PO number, quantity oSo khớp với đơn mua trong SmartBiz oNếu đúng → chuyển sang xác nhận nhập kho oNếu sai → tạo cảnh báo lệch dữ liệu 6 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

8. 3. Hiệu quả sau 3 tháng áp dụng Chỉ số Thời gian xử lý inbound 1 kiện hàng Tỷ lệ sai lệch mã hàng Đơn hàng xử lý mỗi ngày/người Tỷ lệ đơn hàng xác nhận tự động Mức độ hài lòng nhân viên kho Trước OCR 6–8 phút 4.2% 60–70 — Trung bình Sau khi triển khai 1–2 phút < 0.5% 100–150 88% Rất cao Tìm hiểu ngay: TOP 5 chỉ số Đo lường Năng suất kho hàng- Bí quyết tối ưu hóa kho hàng từ gã bán lẻ khổng lồ Walmart Các bước SmartBiz hỗ trợ triển khai OCR & AI như thế nào? SmartBiz cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp triển khai công nghệ OCR và AI một cách hiệu quả, từ khảo sát nhu cầu đến vận hành thực tế. Quy trình triển khai gồm 8 bước chính: #1. Xác định bài toán và phạm vi cần tự động hóa •Xác định các loại tài liệu hoặc nhãn cần xử lý: oHóa đơn (Invoice) oPhiếu xuất/nhập kho (Delivery Note / GRN) oBill of Lading / Vận đơn oNhãn thùng, pallet, QR/Barcode •Mục tiêu: giảm thao tác tay, tăng tốc xử lý, cập nhật tự động vào hệ thống ERP/WMS. 7 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

9. #2. Chuẩn bị dữ liệu đầu vào và phân loại mẫu •Thu thập tài liệu thực tế: ảnh scan, PDF, ảnh chụp nhãn kiện. •Phân loại định dạng: hóa đơn có bảng? dạng form tự do? có chữ viết tay không? •Đánh giá độ phức tạp (nhiễu, nghiêng, ánh sáng…) → để quyết định giải pháp AI phù hợp. #3. Lựa chọn công nghệ và công cụ OCR + AI •OCR Engine: oMiễn phí: Tesseract (giới hạn), EasyOCR oDoanh nghiệp: Google Vision, AWS Textract, ABBYY, KlearStack, PaddleOCR •Kết hợp AI/MLđể: oPhân tích cấu trúc tài liệu oMapping dữ liệu với hệ thống ERP oHọc từ sai sót và mẫu mới (AI có khả năng học – fine-tuning) #4. Xây dựng pipeline xử lý AI–OCR Quy trình thông thường gồm: Ảnh tài liệu → Xử lý ảnh (tiền xử lý) → OCR → Trích xuất dữ liệu → Mapping với hệ thống ERP → Hiển thị xác nhận / lưu kết quả •Xử lý ảnh (image pre-processing): làm rõ, xoay thẳng, loại nhiễu. •OCR layer: trích xuất text, bảng, barcode/QR. •Post-processing: oKiểm tra định dạng (số hóa đơn, mã PO, ngày…) oGợi ý sửa lỗi bằng AI (nếu dữ liệu không rõ) •Mapping và đồng bộ hệ thống ERP/WMS #5. Thiết kế giao diện người dùng (UI) •App mobile cho nhân viên kho: oChụp ảnh chứng từ/nhãn kiện. oNhận phản hồi AI-OCR và xác nhận dữ liệu. •Dashboard web: oQuản lý tiến trình OCR. oXử lý các trường hợp lỗi/sai. oTheo dõi KPIs (tốc độ, sai sót, tỷ lệ thành công). #6. Tích hợp với hệ thống hiện có Kết nối dữ liệu OCR vào: •ERP (SAP, Odoo, Oracle…) •WMS (Warehouse Management System) •TMS (Transportation Management System)nếu có quản lý vận chuyển. 8 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn

10. Đồng bộ dữ liệu nhập –xuất –tồn theo thời gian thực. #7. Đào tạo người dùng & kiểm thử (UAT) •Hướng dẫn nhân viên thao tác (nhất là chụp ảnh, xác nhận OCR). •Chạy thử nghiệm trêntài liệu thật. •Ghi nhận sai lệch, tinh chỉnh mô hình AI hoặc quy tắc kiểm tra. #8.Đánh giá, theo dõi và mở rộng •Theo dõi các chỉ số chính (KPIs): oTỷ lệ thành công OCR oThời gian xử lý trung bình oTỷ lệ lỗi nhập liệu •Mở rộng sang: oLoại tài liệu khác (hóa đơn thuế, phiếu QC, đơn đặt hàng) oTự động hóa quy trình phê duyệt (workflow) oPhân tích dữ liệu → dự báo tồn kho Lời Kết Case study trên là minh chứng rõ ràng cho tiềm năng của AI và OCR trong việc tự động hóa quy trình kho –không chỉ rút ngắn đến 70% thời gian xử lý, mà còn nâng cao độ chính xác và hiệu suất vận hành tổng thể. •Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu nguồn lực, tăng tốc xử lý và giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, việc ứng dụng AI-OCR không còn là lựa chọn mang tính thử nghiệm, mà là giải pháp chiến lược cho quản lý kho hiện đại. •Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng đi bền vững và hiệu quả để số hóa vận hành kho, đây là lúc thích hợp để bắt đầu hành trình chuyển đổi với công nghệ AI và OCR. Liên hệ với SmartBiz để nhận tư vấn và demo miễn phí giải pháp phù hợp với mô hình kho của bạn. 9 Hotline: 0911741551/ 0912113833 |Website: https://sbiz.vn