la d mat rialisation au c ur des enjeux des entreprises fran aises

2. 2 Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010

3. Le projet de filialisation 3 Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010

4. Sagemcom Documents

5. Sagemcom Documents Nombreuses gammes de produits: Fax grand public comme professionnels, Multifonctions (Imprimante, copieur, scanner, fax) , Solutions logicielles de gestion de document et de communication Image (un des leaders européens du cadre photo numérique). Maîtrise des technologies liées à l'image et au document : Analyse, traitement, impression, Communication, archivage, affichage Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010

6. Sagemcom Documents – portefeuille produits – marques commerciales Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Version EN Pas de version FR ? mises à jour des produits et logos gammes Version EN Pas de version FR ? mises à jour des produits et logos gammes

7. Du fax aux documents - Sagemcom Documents Une expérience de plus de 20 ans dans le traitement des documents fax, à travers : La diffusion et les terminaux communicants La gestion des documents fax Les imprimantes multifonctions Le traitement d’image La définition et la composition de solutions clé en main Un portefeuille clients « qualifiés Documents » PME/PMI Grands comptes Une évolution et vision qui s’appuient sur une légitimité Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Diffusion => protocole de communication La gestion des documents fax L’analyse L’extraction de données L’archivage et la recherche Les multifonctions : Conception Développement Fabrication « qualifiés Documents » ? utilisateur de Fax => donc de document => les 1er demandeurs de fonctions comme l’archivage, l’envoi depuis les postes, les applications (messagerie, EDI) Il était logique et naturel d’aller vers cette notion plus général de documentsDiffusion => protocole de communication La gestion des documents fax L’analyse L’extraction de données L’archivage et la recherche Les multifonctions : Conception Développement Fabrication « qualifiés Documents » ? utilisateur de Fax => donc de document => les 1er demandeurs de fonctions comme l’archivage, l’envoi depuis les postes, les applications (messagerie, EDI) Il était logique et naturel d’aller vers cette notion plus général de documents

8. La dématérialisation au cœur des enjeux des entreprises françaises

9. La dématérialisation en France – définition Dématérialiser, c’est mettre un document sous format électronique, pas si simple car ce processus doit assurer : Les fonctions remplies par les documents Les règles légales s’appliquant pour certains documents 3 formes de dématérialisation : Dématérialisation des documents papier/entrants Dématérialisation simple des documents Dématérialisation légale ? Définition d’un original 100% électronique Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Les mêmes fonctions remplies par les documents : documents comptables comme les factures ou les bulletins de paies, documents commerciaux comme les appels d’offres… Les règles légales remplies par certains documents : le cadre nécessaire pour conserver la valeur probante des documents notamment pour les factures. 3 formes de dématérialisation : Dématérialisation des documents papier/entrants => numérisation à l’entrée des documents papier associés à des outils d’OCR/LAD/RAD permettant de capturer des contenus, les publier et les injecter dans des systèmes. Objectif : automatiser les procédures de traitement ? positionnement des solutions Sagemcom Dématérialisation simple des documents =>L’émission de documents électroniques mais sans respect des normes en vigueur, ex. facture CGI (code Général des Impôts) Dématérialisation légale Ce n’est pas seulement une question de numérisation des documents ? mais c’est une problématique globale visant à dématérialiser un processus et ses flux dans une organisation 1er step en termes de réglementation l’archivage à valeur probante (NF Z42013), puis sur l’émission des documents spécifiques comme la facture ou l’appel d’offre AFNOR publie pour ce début d’année 2010 le guide d’application de la norme NFZ42013 pour donner les règles des dispositifs techniques pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des contenus des documents originaux électroniques. NF Z42-013 Mars 2009 Objectif de la norme => définir les règles d’archivage électronique, les spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. L’AFNOR propose des guide sur l’ensemble de spécifications techniques et de mesures organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents numériques afin d'assurer la lisibilité, l'intégrité et la traçabilité de ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur utilisation. Il concerne les documents figés et donc ne s'applique pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de substituer ou de modifier des documents après leur enregistrement. Les documents numériques peuvent, soit résulter d'un processus de numérisation à partir de documents sur support papier ou de microformes, soit résulter de la conversion d'un contenu sonore ou audiovisuel analogique, soit être produits directement par un processus informatique. Les documents sonores, les séquences vidéo et les plans ou dessins en deux ou trois dimensions ainsi que les radiographies médicales entrent dans le champ d'application L’enjeu parallèle de la dématérialisation est le moyen d’échange électronique sécurisé de ces documents Le cadre légale français prend sa source sur la législation européenne et ses directives afin d’envisager une dématérialisation globale Accenture et Microsoft estiment qu’en 2010 93% des contenus générés seront de nature électroniques Définition d’un original 100% électronique est inévitable et nécessaire Les mêmes fonctions remplies par les documents : documents comptables comme les factures ou les bulletins de paies, documents commerciaux comme les appels d’offres… Les règles légales remplies par certains documents : le cadre nécessaire pour conserver la valeur probante des documents notamment pour les factures. 3 formes de dématérialisation : Dématérialisation des documents papier/entrants => numérisation à l’entrée des documents papier associés à des outils d’OCR/LAD/RAD permettant de capturer des contenus, les publier et les injecter dans des systèmes. Objectif : automatiser les procédures de traitement ? positionnement des solutions Sagemcom Dématérialisation simple des documents =>L’émission de documents électroniques mais sans respect des normes en vigueur, ex. facture CGI (code Général des Impôts) Dématérialisation légale Ce n’est pas seulement une question de numérisation des documents ? mais c’est une problématique globale visant à dématérialiser un processus et ses flux dans une organisation 1er step en termes de réglementation l’archivage à valeur probante (NF Z42013), puis sur l’émission des documents spécifiques comme la facture ou l’appel d’offre AFNOR publie pour ce début d’année 2010 le guide d’application de la norme NFZ42013 pour donner les règles des dispositifs techniques pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des contenus des documents originaux électroniques. NF Z42-013 Mars 2009 Objectif de la norme => définir les règles d’archivage électronique, les spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. L’AFNOR propose des guide sur l’ensemble de spécifications techniques et de mesures organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents numériques afin d'assurer la lisibilité, l'intégrité et la traçabilité de ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur utilisation. Il concerne les documents figés et donc ne s'applique pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de substituer ou de modifier des documents après leur enregistrement. Les documents numériques peuvent, soit résulter d'un processus de numérisation à partir de documents sur support papier ou de microformes, soit résulter de la conversion d'un contenu sonore ou audiovisuel analogique, soit être produits directement par un processus informatique. Les documents sonores, les séquences vidéo et les plans ou dessins en deux ou trois dimensions ainsi que les radiographies médicales entrent dans le champ d'application L’enjeu parallèle de la dématérialisation est le moyen d’échange électronique sécurisé de ces documents Le cadre légale français prend sa source sur la législation européenne et ses directives afin d’envisager une dématérialisation globale Accenture et Microsoft estiment qu’en 2010 93% des contenus générés seront de nature électroniques Définition d’un original 100% électronique est inévitable et nécessaire

10. La dématérialisation en France – marché Le marché en croissance de 13% depuis 2004 La dématérialisation est tirée par : La généralisation des outils informatiques dans l’entreprise Le secteur public La fiabilité du réseau internet et des technologies Une problématique qui touche toutes les entreprises et de toutes tailles Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Le marché de la dématérialisation est tiré par : La démocratisation des outils informatiques dans l’entreprise => 97% des employés de bureau travaillent sur PC La fiabilité du réseau internet et des technologies associées à la sécurité des échanges Les réglementations naissantes permettant dans le code civil de reconnaître Marché en croissance de 13% depuis 2004 en France 9% entre 2006 et 2007 Les administrations françaises dans la dématérialisation : de façon plus globales sur les problématiques de gestion documentaire (GED) 600 millions d’euros dépensés en 2006 Plus de 200 administrations prévoyaient un déploiement de solutions d’ici 2008 => effet de crise (-1.7 points) la part des investissements IT revue à la baisse en 2009 mais le marché est en pleine croissance Chiffres sources Serda + estimations Sagemcom Le marché de la dématérialisation est tiré par : La démocratisation des outils informatiques dans l’entreprise => 97% des employés de bureau travaillent sur PC La fiabilité du réseau internet et des technologies associées à la sécurité des échanges Les réglementations naissantes permettant dans le code civil de reconnaître Marché en croissance de 13% depuis 2004 en France 9% entre 2006 et 2007 Les administrations françaises dans la dématérialisation : de façon plus globales sur les problématiques de gestion documentaire (GED) 600 millions d’euros dépensés en 2006 Plus de 200 administrations prévoyaient un déploiement de solutions d’ici 2008 => effet de crise (-1.7 points) la part des investissements IT revue à la baisse en 2009 mais le marché est en pleine croissance Chiffres sources Serda + estimations Sagemcom

11. Les enjeux pour les Dirigeants Gérer des flux d’information diversifiés Gérer des interfaces internes et externes multiples Réduire les coûts Avoir une démarche éco-citoyenne Réagir rapidement Protéger la valeur de l’entreprise Améliorer la satisfaction client Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Gérer la diversification des flux d’information Gérer la multiplicité des interfaces internes et externes => Réduire les coûts : de traitement, d’émission en cas démat des factures Réagir rapidement : réduire le temps de traitement, obtenir un meilleur partage des informations entre les groupes de travail Protéger la valeur de l’entreprise : renforcement des contrôles notamment à travers les fonctions de workflow Améliorer la satisfaction client : partager les connaissances clients pour envisager une relation client réellement adaptée à chacun Rappel intro Dématérialiser, c’est mettre un document sous format électronique, ce processus doit assurer : Les fonctions remplies par les documents ? C’est un projet d’entreprise – le DSI n’intervient pas seul les directions des services (comptable, marketing et commercial, RH, sont également influants et moteurs dans les projets de dématérialisation) Les règles légales remplies par certains documents ? Objectif fluidifier les processus en identifiant les usages : - Est-ce un processus : Métier? Fonctionnels? Applicatifs? Chiffres sources SerdaLab+ Archimag+ Valueens + Markess International +Sagemcom Gérer la diversification des flux d’information Gérer la multiplicité des interfaces internes et externes => Réduire les coûts : de traitement, d’émission en cas démat des factures Réagir rapidement : réduire le temps de traitement, obtenir un meilleur partage des informations entre les groupes de travail Protéger la valeur de l’entreprise : renforcement des contrôles notamment à travers les fonctions de workflow Améliorer la satisfaction client : partager les connaissances clients pour envisager une relation client réellement adaptée à chacun Rappel intro Dématérialiser, c’est mettre un document sous format électronique, ce processus doit assurer : Les fonctions remplies par les documents ? C’est un projet d’entreprise – le DSI n’intervient pas seul les directions des services (comptable, marketing et commercial, RH, sont également influants et moteurs dans les projets de dématérialisation) Les règles légales remplies par certains documents ? Objectif fluidifier les processus en identifiant les usages : - Est-ce un processus : Métier? Fonctionnels? Applicatifs? Chiffres sources SerdaLab+ Archimag+ Valueens + Markess International +Sagemcom

12. Les motivations des utilisateurs dans l’entreprise Diffusion et partage en temps réel de l'information Numérisation de documents Processus de dématérialisation Archivage électronique Travail collaboratif Gestion des connaissances Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Diffusion et partage en temps réel de l'information => la traçabilité des documents est ici primordiale, les droits d’accès (DRM) Numérisation de documents => scanner dans le respect des normes Travail collaboratif : wiki, réseaux sociaux, vidéo conférence et téléprésence Gestion des connaissances : gestion de la relation client notamment(GRC) partage des informations clients communes et accessibles aux agents traitant les demandes clients (=> typiquement le positionnement de la solution Open2Work Contact lancée aujourd’hui même à IT Partners 2010)Diffusion et partage en temps réel de l'information => la traçabilité des documents est ici primordiale, les droits d’accès (DRM) Numérisation de documents => scanner dans le respect des normes Travail collaboratif : wiki, réseaux sociaux, vidéo conférence et téléprésence Gestion des connaissances : gestion de la relation client notamment(GRC) partage des informations clients communes et accessibles aux agents traitant les demandes clients (=> typiquement le positionnement de la solution Open2Work Contact lancée aujourd’hui même à IT Partners 2010)

13. Les 3 facteurs clés de succès de la dématérialisation Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Avant toute démarche de dématérialisation efficace il est nécessaire d’appréhender les aspects techniques, organisationnels et bien entendu les facteurs humain Technique Objectif : quel outil de numérisation, de vidéo codage pour une indexation efficace, LAD/RAD, capacité de stockage Type de doc => papier ou électronique – dactylo ou manuscrit? Nature de doc => non structuré (ex un courrier client) ou structuré (ex. une facture) (ratio 80% non structurés vs 20% structurés) Quelle est la valeur de ces informations? Valeur opérationnelle? Valeur légale? Les volumes d’informations? Comment se répartissent les documents dans l’organisation? Les destinataires? Organisationnel Objectif : modéliser les flux d’information dans une organisation Définition d’un flux d’information Quel est le niveau d’accessibilité de l’information : qui doit avoir accès à l’info, Recherche, consultation, réutilisation, modifications ou suppression Valeur opérationnelle? Valeur légale ? Facteur humain Objectif : le déploiement auprès des utilisateurs Les outils nécessaires ? Tampons, parapheur, signature électronique Les interfaces ? Ergonomie, transparence d’utilisation, il est important de ne pas bouleverser les habitudes Les formations ? la conduite du changement dans l’entreprise Avant toute démarche de dématérialisation efficace il est nécessaire d’appréhender les aspects techniques, organisationnels et bien entendu les facteurs humain Technique Objectif : quel outil de numérisation, de vidéo codage pour une indexation efficace, LAD/RAD, capacité de stockage Type de doc => papier ou électronique – dactylo ou manuscrit? Nature de doc => non structuré (ex un courrier client) ou structuré (ex. une facture) (ratio 80% non structurés vs 20% structurés) Quelle est la valeur de ces informations? Valeur opérationnelle? Valeur légale? Les volumes d’informations? Comment se répartissent les documents dans l’organisation? Les destinataires? Organisationnel Objectif : modéliser les flux d’information dans une organisation Définition d’un flux d’information Quel est le niveau d’accessibilité de l’information : qui doit avoir accès à l’info, Recherche, consultation, réutilisation, modifications ou suppression Valeur opérationnelle? Valeur légale ? Facteur humain Objectif : le déploiement auprès des utilisateurs Les outils nécessaires ? Tampons, parapheur, signature électronique Les interfaces ? Ergonomie, transparence d’utilisation, il est important de ne pas bouleverser les habitudes Les formations ? la conduite du changement dans l’entreprise

14. La dématérialisation au sein de Sagemcom Documents

15. Une maîtrise de tous les flux d’informations dématérialisés Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 OpenScribe Scanning Station la solution installe la dématérialisation des flux de documents sans changement d’habitude dans votre organisation; Retrouvez une organisation par bannette électronique et traitez ainsi automatiquement les flux de documents grâce à la nature de la bannette : entrée, en cours, en sortie OpenScribe Content Server Le document et son contenu sont analysés et redirigés de façon adaptée et sécurisée. Le cycle de vie de l’information est ainsi maîtrisé de sa capture en passant par son traitement jusqu’à sa diffusion vers vos clients et partenaires. OpenScribe Scanning Station la solution installe la dématérialisation des flux de documents sans changement d’habitude dans votre organisation; Retrouvez une organisation par bannette électronique et traitez ainsi automatiquement les flux de documents grâce à la nature de la bannette : entrée, en cours, en sortie OpenScribe Content Server Le document et son contenu sont analysés et redirigés de façon adaptée et sécurisée. Le cycle de vie de l’information est ainsi maîtrisé de sa capture en passant par son traitement jusqu’à sa diffusion vers vos clients et partenaires.

16. OpenScribe Scanning Station La station clé en main de dématérialisation intelligente

17. Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Cliquer sur les différentes rubriques pour lancer les vidéosCliquer sur les différentes rubriques pour lancer les vidéos

18. Sagemcom Documents – une dématérialisation efficace Une expérience et des savoir-faire au plus proche des besoins des entreprises françaises Solutions clé en main complètes et interopérables dimensionnées pour les PME/PMI et les services de grands comptes Un support et un service pour accompagner les entreprises dans le management des technologies auprès des utilisateurs Une proximité inégalée en France 250 ingénieurs commerciaux 100 techniciens …vers une dématérialisation complète et simple à intégrer dans les entreprises françaises Document interne | Sagemcom Documents | ADEN Dématérialisation | Mardi 2 février 2010 Positionnement PME/PMI et service de grand comptes Les solutions clé en main => matériel et logiciel intégré et certifié la R&D Sagemcom Interopérables et intégrées aux applications de travail quotidienne des entreprises : à travers des plug-ins dans les applications bureautiques Windows, les messageries exchange/domino Conçues à travers des ergonomies usuelles, permettant une utilisation transparente sans changer les habitudes : reprise de la logique des arborescence Windows, glisser déposer, imprimante virtuelle…Positionnement PME/PMI et service de grand comptes Les solutions clé en main => matériel et logiciel intégré et certifié la R&D Sagemcom Interopérables et intégrées aux applications de travail quotidienne des entreprises : à travers des plug-ins dans les applications bureautiques Windows, les messageries exchange/domino Conçues à travers des ergonomies usuelles, permettant une utilisation transparente sans changer les habitudes : reprise de la logique des arborescence Windows, glisser déposer, imprimante virtuelle…

19. MERCI DE VOTRE ATTENTION