PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

1. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

2. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ İÇERİK • Proje Döngüsü Yönetimi Nedir? • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • Analiz ve Planlama • Faaliyet Planı ve Bütçe • Hibe Başvuru Formu İncelenmesi

3. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Nedir? Belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğudur. PROJE

4. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Döngüsü Yönetimi Nedir? Mantıksal çerçeve yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür. Kısaca: Yönetim Sistemi

5. Proje Fikrini Belirleme Proje Fikrinin Analizi Değerlendirme Uygulama Ön Değerlendirme Finansman PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Projelerin planlaması ve yürütülmesi, Proje Döngüsü adı verilen ve birbirini takip eden 6 aşamada gerçekleştirilir.

6. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

7. Proje planlama, analiz ve uygulama aracı: Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki sebepsel ilişkiyi kurar Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol eder Proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek riskleri dikkate alır MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

8. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Proje Döngüsü Yönetimi Bir proje sürecindeki farklı aşamaları, açıkça ortaya konan yönetim faaliyetleri ve karar alma prosedürleriyle tanımlar. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Program ve projelerin planlanması, yönetimi ve değerlendirilmesine yönelik olan bu metodoloji, sistematik analiz, paydaş katılımı ve düzgün dokümantasyonu teşvik eden birtakım yöntemlerden istifade eder. Proje Döngüsü Yönetimi Kurum tarafından tanımlanan karar alma ve uygulama süreci Mantıksal Çerçeve Analizi Proje yönetim yöntem ve araçları

9. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI • Mantıksal Çerçeve Proje Çevirimi Yönetimi boyunca kullanılır. • Aşağıdakiler arasında ortak ve tutarlı bağlar kurar : Hedeflenen amaçlar Çözülecek Problemler Elde edilen sonuçlar Hedeflenen amaçlar Gerçekleştirilen faaliyetler Elde edilen sonuçlar Gerçekleştirilen faaliyetler Gerekli araçlar Araçlarla ilgili olarak ortaya çıkan maliyetler Gerekli araçlar

10. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI “Projelerin Kısıtlamaları” ANALİZ EVRESİ PLANLAMA EVRESİ • PaydaşAnalizi • ProblemAnalizi • Hedef Analizi • StratejiAnalizi • Mantıksal Çerçeve Matrisi • Faaliyet Planı • Bütçe

11. PAYDAŞ ANALİZİ Paydaşlar Kimlerdir? • Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da işletmeler. • Paydaşlar, doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden ve sonuçlarından olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır. • Birincil ve İkincil Paydaşlar Kimlerdir? Niçin Yapılır? • Şahısları, grupları ve organizasyonları projeyle ilgilerine göre belirlemek • Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risk unsurlarını tanımlamak

12. PROBLEM ANALİZİ Niçin Yapılır? • Ana probleme ve buna neden olan problemler ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir netlikte ortaya çıkarılması için yapılır. Nasıl Yapılır? • Katılımcıların bakış açılarından problemler formüle edilir, • Konuyla ilgili tüm problemlerin ortaya çıkıp çıkmadığı incelenir, • Ortaya çıkanların önemli problemler olduğu konusunda görüş birliği oluşturulur, • Bir başlangıç sorunu seçilerek, sorunlar sebep-sonuç ilişkisine göre hazırlanan problem ağacıyla gösterilir.

13. PROBLEM ANALİZİ ProblemAğacı ANA PROBLEM SONUÇ ALT PROBLEM 2 ALT PROBLEM 1 NEDEN KÖK PROBLEMLER

14. PROBLEM ANALİZİ Rize’ de İşsizlik Sorunu Artıyor SONUÇ Aktif İstihdam Politikalarının Geliştirilememesi Yeni kurulan işlerde iflas oranı yüksek Yeni girişimcilerin finansa erişimlerinde katı engeller bulunmakta İlde iş kurma ve iş bulma toplumsal bilincinin oluşmaması İş-kur Ofisinin Yeterli Donanıma Sahip Olmaması NEDEN Özel İstihdam Bürolarının Bölgede Faaliyet Göstermemesi Yeni işlere model olabilecek başarılı uygulamaların olmaması İş fikri olan olan girişimciler için eğitimlerin azlığı İş kurma konusunda danışmanlık imkanlarının bulunmaması

15. Grup Çalışması I • Problem Analizi: Bir Ana Problem çerçevesinde neden-sonuç ilişkisi kurarak bir sorun ağacı oluşturun. • Paydaş Analizi: Ana sorunu çözmek üzere bir proje yapmanız durumunda paydaşlarınız kimlerden oluşacaktır, bir liste oluşturun.

16. HEDEF ANALİZİ Hedef Analizi Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır ? • Sorun ağacındaki sorunlar pozitif olarak yeniden ifade edilir • Sorun ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir • Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır • Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur

17. HEDEF ANALİZİ HedefAğacı ANA AMAÇ AMAÇ ALT AMAÇ 2 ALT AMAÇ 1 ARAÇ

18. HEDEF ANALİZİ İstihdam Artıyor AMAÇ Yeni kurulan işlerde faaliyetlerini sürdürebiliyor Aktif İstihdam Politikaları uygulanıyor Yeni girişimcilerin finansa erişimleri kolaylaşıyor İlde iş kurma ve iş bulma konusunda toplumsal bilinç yükseliyor İş-kur Ofisinin Yeterli Donanıma Sahip Olmaması ARAÇ Özel İstihdam Bürolarının Bölgede Faaliyet Göstermemesi Yeni işlere model olabilecek başarılı uygulamalar mevcut İş fikri olan olan girişimciler için eğitimler yaygınlaşıyor İş kurma konusunda danışmanlık imkanları oluşturuldu

19. STRATEJİ ANALİZİ Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Nasıl Yapılır? • Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefler elenir • Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur • Bir veya birden fazla strateji seçilir • Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır • Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir • Proje Genel Amacı ve Proje Amacı net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir

20. STRATEJİ ANALİZİ BAZI OLASI KRİTERLER MALİ KAYNAKLARIN, UZMANLIĞIN VB. MEVCUT OLMASI DİĞER DONÖRLER TARAFINDAN FİNANSE EDİLEN PROJELER İÇİN TAMAMLAYICI OLMA ÖZELLİĞİ HEDEF GRUBUN VERDİĞİ ÖNEM EŞİTSİZLİKLERİN AZALTILMASINA KATKI HEDEF GRUPLARININ MEVCUT POTANSİYELLERİ VE YETERLİLİKLERİ ACİLİYET SOSYAL KABUL EDİLEBİLİRLİK / YAPILABİLİRLİK MUTABIK KALINAN STRATEJİNİN PROGRAMA UYGUNLUĞU

21. STRATEJİ ANALİZİ İstihdam Artıyor AMAÇ Yeni kurulan işlerde devamlılık yüksek Aktif İstihdam Politikaları uygulanıyor Yeni girişimciler arasında iş uzmanlığı sağlandı Girişimcilerin Finansa erişimleri esnek bir yapıda İş-kur Ofisinin Yeterli Donanıma Sahip Özel İstihdam Bürolarının Bölgede Faaliyet Gösteriyor ARAÇ Girişimcilik eğitimleri organize edildi ve iş kurmaya yönelik danışmanlık merkezi oluşturuldu Yeni işlere model olabilecek başarılı uygulamalara ilişkin bilgi sağlanıyor

22. Grup Çalışması II • Hedef Analizi: Oluşturduğunuz problem ağacını hedef ağacına dönüştürün. • Strateji Analizi: Hedef ağacından kendi proje stratejinizi seçin ve proje kapsamını belirleyin.

23. 1 15 16 GÖSTERGELER GÖSTERGELER GÖSTERGELER DOĞRULAMA KAYNAKLARI DOĞRULAMA KAYNAKLARI DOĞRULAMA KAYNAKLARI GENEL HEDEFLER 2 13 14 8 PROJE AMACI 3 11 12 7 SONUÇLAR 4 9 10 6 FAALİYETLER ARAÇ MALİYETLER 5 ÖNKOŞULLAR VARSAYIMLAR VARSAYIMLAR VARSAYIMLAR MANTIKSAL ÇERÇEVE

24. GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER MANTIKSAL ÇERÇEVE İdeal durum- uzun dönemde gerçekleşir Projenin katkıda bulunacağı yüksek seviyedeki hedefler Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için projenin parçası olarak uygulanacak görevler Projenin sonucunda ulaşılır. Özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır. Projenin amacına ulaşılması için yerine getirilmesi gereken alt hedefler - ölçülebilir, gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır. Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesi

25. MANTIKSAL ÇERÇEVE Riskler: • Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. Varsayımlar: • Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. Önkoşullar: • Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır.

26. Dışsal faktör önemli mi? Evet Hayır Mantıksal çerçeveye dahil etme Olabilme ihtimali nedir? Kesine Yakın Mantıksal çerçeveye dahil etme Orta düzeyde Varsayım olarak ekle İhtimal Dışı Dışsal faktörü etkileyecek şekilde proje yeniden dizayn edilebilir mi? Evet Hayır Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek projeyi yeniden dizayn et; eğer gerekiyor ise proje amacını yeniden formüle et Proje yapılabilir değil Varsayım Değerlendirme Algoritması

27. BAŞARI GÖSTERGELERİ Nedir? • Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Ne İşe Yararlar? • Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar • Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar • Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar

28. DOĞRULAMA KAYNAKLARI • Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. • Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: • Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), • Bilgiyi kimin sağlayacağı, • Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.)

29. DOĞRULAMA KAYNAKLARI Özel anketler Maliyet Faydalananlarla görüşmeler Uyarlanmış mevcut istatistiki bilgiler Mevcut istatistiki bilgiler Yönetim raporları İdari raporlar Karmaşıklık

30. Objektif Olarak Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Projenin Genel Hedefi Projenin Amacı Sonuçlar Araçlar / Kaynaklar(opsiyonel) Maliyet / Bütçe(opsiyonel) Faaliyetler Ön-koşullar MANTIKSAL ÇERÇEVE

34. MANTIKSAL ÇERÇEVENİN KONTROLÜ • Göstergeler ve doğrulama kaynakları erişilebilir ve güvenilirdir, • Ön koşullar gerçekçidir, • Varsayımlar gerçekçi ve tamdır, • Riskler kabul edilebilir seviyededir, • Başarı olasılığı yeterince kuvvetlidir, • Nitelik hususları dikkate alınmıştır ve uygun olan yerlerde faaliyetler, sonuçlar ve varsayımlar olarak ifade edilmiştir, • Elde edilen faydalar, maliyete uygundur, • İlave araştırmalara ihtiyaç vardır.

35. Grup Çalışması III Seçtiğiniz proje stratejisi çerçevesinde Mantıksal Çerçeve matrisinizi hazırlayın. Önerilen matris doldurma şekli aşağıdaki gibidir: • Yukarıdan aşağıya 1. sütun • Aşağıdan yukarıya doğru 4.(son) sütun. • Her bir hedef seviyesi için başarı göstergesi ve doğrulama kaynağı (faaliyetler seviyesi için B.G. ve D.K. kutuları boş bırakılacak)

36. Mantıksal Çerçeve Faaliyet Planı ve Bütçe Faaliyet PLanı Bütçet Bütçe Faaliyet PLanı Bütçe Faaliyet PLanı 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 FAALİYET PLANI VE BÜTÇE

37. FAALİYET PLANI VE BÜTÇE Faaliyet Planı Yol Haritası • Faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli detayları tanımlar • Faaliyetlerin sırasını, süresini ve önceliğini belirler • Uygulama ve yönetim sorumluluklarını tayin eder

38. FAALİYET PLANI VE BÜTÇE • Kuruluş Hazırlıkları • Başlangıç Uygulamaları • Eğitim uygulamaları • Sürdürülebilirlik Faaliyetler

42. Grup Çalışması IV • Mantıksal Çerçeve Matrisi’nden alacağınız bir ana faaliyet için detaylı bir faaliyet planı oluşturun. • Oluşturduğunuz faaliyet planından yola çıkarak faaliyetiniz ile ilgili bir bütçe hazırlayın.

43. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI

44. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI I. PROJE 1. Tanım 1.1. İsim: Projenin başlığı 1.2.Yer (ler): Projenin nerde yapılacağı Ülke (ler), bölge (ler) , şehir (ler) yazılacaktır.

45. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI 1.3. İhale kurumundan talep edilen miktar: Projenin toplam maliyeti,AB’ den istenen hibe miktarı ve bunun proje toplam maliyeti içindeki oranı belirtilecek.

46. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI 1.4.Özet En fazla 10 satır ( (a) proje amacı, (b) hedef grup (lar) ve (c) ana faaliyet konusunda bilgiler ihtiva etmelidir.) Projenin özel amacı, Projeden kimlerin yararlanacağı, Projenin kimleri etkileyeceği, proje amacına hangi faaliyetler yapılarak ulaşılacak. (Problem Analizi,Hedef analizi, Paydaş Analizi, Faaliyet Planlaması sonuçlarına göre) Mantıksal Çerçevenin ilk kolonu proje özetini vermektedir.

47. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI 1.5. Amaçlar • En fazla 1 sayfa olmalıdır. • Projenin genel ve özel amaçlarını açıklayınız. • Projenin bölgedeki, yöredeki hangi önemli sorunun çözülmesine, hangi amacı gerçekleştirerek katkıda bulunacak (Hedef ve Strateji Analiz sonuçları proje amaçlarının yazılmasında kullanılmalıdır.)

48. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI 1.6. Gerekçe En fazla üç sayfa olup, Aşağıdaki bilgileri içermelidir. • Projenin, programın genel amaçlarıyla ilgisi; Çağrılarda belirtilecek programın genel amaçları dikkate alınarak, projenin bu genel amaçlara nasıl uygunluk gösterdiği yazılır. • Projenin, programın öncelikleriyle ilgisi; Çağrılarda belirtilecek program öncelikleri, dikkate alınarak, projenin bu önceliklere uyduğunu ve bu önceliklere nasıl hitap ettiği yazılır. c) Hedef Bölgelerde duyulan ihtiyaç ve sıkıntıların saptanması; Problem analizibilgileri yazılarak, ihtiyaç ve sıkıntıların giderilmesi gerektiği üzerinde durulur.

49. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI 1.6. Gerekçe • Hedef grupların listesi ve doğrudan yada dolaylı yararlanıcıların tahmini sayısı; Paydaş analizinden elde edilecek bilgilerdir. Hedef grubun (köy halkı, özürlüler, ziraat müh. Gibi belirli bir hedef grup ve projeden uzun vadede yararlanacak gruplar ve sayıları) (Paydaş Analizi) • Hedef grupların ve faaliyetlerin seçilmesinin nedenleri; Paydaş analizinde belirlenen paydaşların özellikleri itibariyle, proje amacına ulaşılmasındaki seçilme gerekçeleri, neden onlar üzerinde duruluyor, neden projede yer aldıkları, Faaliyetlerin sonuçlara ulaşmadaki yeri, önemi, f) Projenin hedef gruplarla ilgisi; Neden o hedef grupların seçildiği, programın öncelik verdiği gruplardan mı?…… (Paydaş Analizi) (Problem Analizi, Paydaş Analizi ve Faaliyetlerin planlanması gerekçelerin yazımında faydalanılacak kaynaklardır)

50. BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI 1.7. Faaliyetlerin ayrıntılı tanımı En fazla 9 sayfa olmalıdır. • Sonuç elde etmek için gerçekleştirilecek her bir faaliyetin isim ve ayrıntılı tanımını kapsamalı ve faaliyetlerde her bir ortağın (veya birlik yada taşeronun ) projede aldığı rolü /görevi açıklanmalıdır. Bu açıdan faaliyetlerin ayrıntılı tanımı eylem planı ile karıştırılmamalıdır. • Sonuçlara ulaşmak için, birbirini mantıksal sırada izleyen faaliyetler dizisidir. Faaliyetin kapsamı, nasıl yapılacağı, hangi sürede, kaç kişiyle yapılacağı, hangi ortağın yapmakla sorumlu olduğu yazılmalıdır.