Digitaalne asjaajamine. DHSi põhimõisted ja juurutamise tegevused

1. Digitaalne asjaajamine. DHSi põhimõisted ja juurutamise tegevused Ingrid PappelInterinx OÜ

2. Sissejuhatus Käesoleva ettekande eesmärk on anda ülevaade digitaalsest asjaajamisest ja organistatsioonilistest tegevustest üleminekuprotsessis. • Mis on digitaalne DHS? • Milliseid protsesse toetab? • Millised on juurutamise tegevused?

3. Põhimõisted • Dokument - mistahes teabekandjale jäädvustatud teave • Dokumendi elukäik - toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimise või hävitamiseni • Dokumendihaldussüsteem - digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus • (Digitaalne) asjaajamine - dokumentide loomine, registreerimine, edastamine,süstematiseerimine, hoidmine

4. Milleks dokumendihaldus? • On organisatsiooni mälu • Tagab otsustusprotsesside läbipaistvuse • Vähendab formaalset bürokraatiat ja paberimahtu • Lihtsustab töövoogusid • Võimaldab E-teenuste kasutust ja digitaalset dokumendivahetust

5. Dokumentide süsteem • Dokumentide organiseerimine infosüsteemis aitab leida kiiresti vajalikku infot. • Oluline on näha iga dokumendi juurde jäädvustunud teavet: kes, ning mis ajahetkel seda muutnud on, milliseid toiminguid sellega tehtud on ja mis on selle dokumendi staatus.

6. Dokumentide süsteem • Vaid dokumentide haldamisest ei piisa.Asjaajamine peab olema protsessipõhine ning suunatud, eesmärgiga lahendada mingi probleem. • Vajalik on info struktureerimine nende sisu järgi. Dokumentidele lähenetakse juhtumi keskselt.

7. Nõuded EDHS funktsionaalsusele • Ligipääsuõigused • Otsinguvõimalused • Dokumendi ajalugu ja versioonihaldus • Dokumendi lukustamine • Dokumentidevahelised seosed • Töövoogude toetus • Internetipõhisus • Volitused

8. Koosvõime • Integratsioon teiste organisatsiooni põhisüsteemidega • Võime suhelda organistatsiooniväliste süsteemidega • Praegusel hetkel on riiklikult palju põhiregistreid, kus tulevikus võiks toimuda automaatne infovahetus EDHS-ga

9. Põhiprotsessid, mida digitaliseeritakse • Kirjavahetuse haldus (majja sisse ja väljaliikuvad dokumendid, e-kirjad) • Asutusesisese dokumentatsiooni haldus (personal, asutuse normdokumendid – käskkirjad, õigusaktid) • Dokumentide kooskõlastamine, suunamine ja edastamine (ka süsteemivälistele isikutele) • Teabe avalikustamine (avalik sektor)

10. Kirjavahetuse haldus • Originaal skaneeritakse (tekib digikoopia) ja pannakse kausta • Digikoopia edastatakse lahendamiseks ja vastamiseks • Võimalik saata vastus digitaalsena X-tee või e-kirja kaudu • Tähtaegade jälgimine ja ülevaatlikkus • Kodanikud/kliendid rahul 

11. E-kirjade haldus • Saabunud e-kiri registreeritakse süsteemi • Edastatakse konkreetse asja lahendamisega tegelevale isikule • Koostatakse (registreeritakse) vastus ja saadetakse teisele osapoolele • Võimalik monitoorida e-kirjade teel toimuvat (olulist) suhtlust – tsentraliseerimine ühtsesse infosüsteemi

12. Asutuse normdokumentide haldus • Dokument luuakse digitaalsena süsteemis • Dokumenti on võimalik digitaalselt menetleda – märkida resolutsioon, kooskõlastused jne • Peale lõppdokumendi vormistamist saab allkirjastada digitaalselt ning edastada teisele osapoolele • Muidugi on võimalik ka välja printida ning allkirjastada 

13. Teabe avalikustamine • Uus Avaliku teabe seadus vastu võetud • Andmekaitseinspektsioon aktiveerunud • Dokumendile saab määrata juurdepääsupiirangud • Volikogu eelnõud avalikustatakse • Failide avalikustamine • Täistekstiotsinguga on info kiiresti leitav

14. Milleks e-teenused? • E-teenuste loomine on väga lihtne • Mitte blankett kodulehel, vaid e-vorm Kodanikuportaalis www.eesti.ee • Omavalitsused avatud tööajal – kodanikel ka tööaeg • Saabunud dokumendi registreerimisele kulub sekundeid • Vastata saab digitaalselt • Kodanike rahulolu kasvab

15. Kuidas kasutada e-teenust? • Kodanik tuvastab ennast ID-kaardiga • Kodanik tuvastab ennast panga kaudu • X-Tee kaudu tehakse päring Rahvastikuregistrisse • Ettevõtja puhul tehakse päring Äriregistrisse • Metainfo täidetakse X-Tee päringu abil

16. Milleks DVK? • Annab turvalisuse ja tõestusväärtuse • Infovahetus erinevate tarkvarade vahel • Dokumendi edastamise ajakulu varasema paari päeva asemel mõned minutid • Dokumendi registreerimisele kuluv aeg sekundites

17. Kuidas kasutada DVK-d? • Tuleb siduda enda DHS dokumendivahetuskeskusega (DVK-ga) • Liituda X-teega • Saata enda DHS-st dokument teisele osapoolele, kes on samuti DVK-ga liidestatud • Vastus jõuab digitaalselt teise osapoolelt üle DVK osapoole DHSi

18. Kuidas üle minna? • Organisatsiooni tegevuse analüüs • Dokumendihalduse alusdokumentide analüüs • Kasutajate määratlemineja õiguste süsteem • Erinevate dokumendi liikumisteede ja töövoogude kaardistamine

19. DH alusdokumentide analüüs • Dokumentide loetelu (tegevuse liigitusskeem, dokumentatsiooniplaan, väärtuse hindamine ja säilitustähtaegade kehtestamine) • Juurdepääsuõiguste skeem • Märksõnastike loomine ja kasutamine • Metaandmete süsteem ja kirjeldamine

20. DH alusdokumentide analüüs • Loetelude (klassifikaatorite) häälestamine • Dokumentide loomise vahendid (mallid, e-vormid) • DHSi ja meilinduse sidumine • DHSi sidumine teiste süsteemidega 1) organisatsioonisisesed muud süsteemid 2) välised süsteemid (DVK)

21. Kasutajadja õiguste süsteem • Määratleda kõik isikud, kellel on kokkupuude organisatsioonis dokumendi erinevate eluetappidega • Millised on isku volitused dokumendi juures • Määratleda kõik piirangud ning volituste süsteem

22. Töövoogude kaardistamine • Kirjeldada iga dokumendiliigi juures konkreetse dokumendi liikumistee • Määratle menetlusprotsessi etapid, nende vaheldumine • Luua menetlusskeemid • Luua kooskõlastusringid

24. Asjaajamisprotsesside kirjeldamine • Määratleda protsess; anda sellele selle nimetus • Millise funktsiooni täitmiseks protsess on • Mis on alltegevused (neist saavad vormid) • Millised dokumendid saadakse või luuakse selle protsessi käigus • Millised on kirjeldavad metaandmed ja millises situtatsioonis lisatakse-täiendatakse

25. Tarkvara kasutuselevõtt • Häälestada süsteem vastavalt kaardistatud infole • Süsteemi käivitamine põhituumikuga (peakasutajad, registreerijad) • Laiema ringi (lõppkasutajate) kaasamine siis, kui süsteem on reaalselt toimiv ja käivitatud

26. Meeles pidada juurutamisel! • Määra eesmärk ja skoop • Määrata vastutaja-projektijuht, kellel on olemas juhtkonna toetus • Jaota tegevused etappidesse minnes järgmisesse etappi eelmise etapi edukal läbimisel • Kõiki kasutajaid tuleb koolitada • Juhendid peavad olema asutuse protsesside põhised

27. Lõpetuseks Küsimused? Aitäh kuulamast! Ingrid Pappelingrid@interinx.com