1. Bättre inköp! Att forma en organisation, och skapa verktyg och rutiner, som möjliggör för universitetet att följa lagar och regler inom inköpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt2009-11-26projektledare: Agneta Sjöfors

2. Omvärldstryck • Vanligare med skadeståndsanspråk • Fr o m 1/6 2010 troligtvis marknadsskadeavgift/böter vid överträdelse av upphandlingsregler, t ex otillåten direktupphandling • Föreslagen reglering (förordning, föreskrift, allmänna råd) • hantera beställningar elektroniskt • arbeta strategiskt med inköp • kunna hantera standarden Sveorder • Riksrevisionen granskar oss

3. Nuläge • Mer än 9 000 leverantörer • Mer än 140 000 fakturor/år • få från många • låg kvalitet på många • många som ”fastnar” • 16% e-fakturor • Mer än 4 800 användare i Lupin • Varierande och för en del produktområden tveksam avtalstrohet • Dålig efterlevnad av lagar och riktlinjer

4. Övergripande principer för inköp De varor och tjänster som verksamheten behöver ska anskaffas och betalas på ett ekonomiskt, effektivt och lagenligt sätt • Verksamhetens behov och mål ska vara styrande • Inköp ska ske till rätt kvalitet, kostnad och övriga villkor som långsiktigt är mest fördelaktiga för universitetet • Samordning och samverkan ska utnyttjas för att åstadkomma en effektivare hantering av inköp • Interna föreskrifter och gällande lagstiftning ska följas Beslut av universitetsstyrelsen 2009-06-08

5. Projekt Bättre inköp 2009-2011 Syfte • Arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som möjliggör för universitetet att följa lagar och regler inom inköpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt Beslut av rektor 2009-08-27

6. Önskade effekter • Bättre affärer – mer för pengarna • Effektivare inköp • Bättre koll på leverantörerna • Ökad avtalstrohet • Ökad lag- och regelefterlevnad

7. Verktygen för att få de önskade effekterna • Effektiv inköpsorganisation: • strategiskt – taktiskt – operativt; samverkande • Tydliga krav och direktiv • Stöd som underlättar att göra rätt • Bra avtalsinformation • System- och rutinförbättringar • Bra stödmaterial och utbildningar • Uppföljning

8. Grov tidsplan Ht 2009 2010 2011 Analys: nuläge, behov, krav… Etablera börläge Bestämma krav Förändringsarbete: organisation, metoder, samverkan Utbildning Förbättringar: avtalsinfo, system, rutiner, kommunikation, stöd, uppföljning

9. Effektiv inköpsorganisation – central och lokal; samverkande • Verksamhetsplan • Verksamhetsuppföljning LU:s ledning Strategiska / taktiska leverantörskontakter • Inköpsstrategi • Nyckeltal, mål, uppföljning • Sätta produktgruppsorganisation Strategisk inköpsfunktion • Upphandling • Utveckling av leverantörsrelationer • Leverantörsuppföljning och -utveckling Produkt-grupps-team • Produktgruppsstrategi • Sortimentsstyrning • Produktgruppsprofil • Policy, riktlinjer, rutiner • Styrning, uppföljning • Resurs- o kompetensstöd • Systemstöd, verktyg, mallar Leverantörer Operativa leverantörskontakter Inköpare (vissa med samordningsansvar) • Stöd till lokal organisation • Lokal kännedom • Kravställande • Avrop och direktupphandling • Leveransmottagning och kontroll • Upptäcker behov • Initierar inköp Användare

10. Kartläggningen - tidiga reflektioner • Inköparna vill ha: • Tydlighet • Verktyg som fungerar • Mer upphandlingsstöd • Stöd/mandat från ledningen

11. Kartläggningen - tidiga reflektioner • De institutioner som har effektivaste inköpen utmärks av • Tydliga rutiner och processbeskrivningar • Angelägna att ta bort flaskhalsar och extra steg; inköpssamordning • Vilja och intresse; idérikedom • Omvärldsorientering • Ledningens stöd

12. Synpunkter, idéer? Vill du delta? Kontakta mig! Agneta Sjöfors 046 – 222 71 68 agneta.sjofors@eken.lu.se