Microsoft Office Excel

1. Microsoft Office Excel ΘΕΜΑ: ΑΝΑΦΟΡΑ ΜΕ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΚΑΙ ΤΙΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΧΑΡΗΣ ΠΑΠΑΪΩΑΝΝΟΥ

2. Στο Microsoft Office Excel 2003, μπορούμε να δημιουργήσουμε καταλόγους στο φύλλο εργασίας και να ενεργήσουμε επάνω στα σχετικά στοιχεία. • Μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν κατάλογο σχετικά με τα υπάρχοντα στοιχεία ή να δημιουργήσουμε έναν κατάλογο από μια κενή σειρά. • Όταν διευκρινίζουμε μια σειρά ως κατάλογο, μπορούμε εύκολα να διαχειριστούμε και να αναλύσουμε τα δεδομένα ανεξάρτητα από τα άλλα δεδομένα έξω από τον κατάλογο. • Ένα νέο ενδιάμεσο με τον χρήστη και ένα αντίστοιχο σύνολο λειτουργίας εκτίθενται για τις σειρές που υποδεικνύονται ως κατάλογος κι ενημερώνει για την λειτουργία φύλλων εργασίας.

3. Τα κελιά με διάφορες λειτουργίες • Κάθε πλαίσιο έχει ένα αντίστοιχο κατάλογο • Το σκούρο μπλέ πλαίσιο οριοθετεί το εύρος του κάθε κελίου • Το σημείο του αστερίσκου υποδεικνύει την εισαγωγή νέων στοιχείων στον΄πίνακα • Το σημείο αυτό μας υποδηλώνει το συνολικό αποτέλεσμα σύμφωνα με την συνάρτηση που έχουμε εισάγει • Εδώ αναγράφεται το αποτέλεσμα

4. Το πρόγραμμα αυτό ιδανικό για καρτελογραφήσεις και πράξεις που έχουν να κάνουν με αυτά όπως για π.χ. συνολικό ποσό φόρου ή απλές απεικονίσεις που έχουν να κάνουν με τα παραπάνω • Γι’ αυτό το λόγο έχουν εισαχθεί στο λογισμικό απλές συναρτήσεις που κάνουν αντίστοιχες πράξεις αριθμητικές, λογικές, ανεύρεσης κειμένου κ.α. όπως και απεικονίσεις γραφημάτων.

5. Λίγα λόγια για τις συναρτήσεις • Φυσικά υπάρχουν 10 κατηγορίες που η καθεμιά τους έχει πολλές συναρτήσεις αλλά εμείς θα εξετάσουμε τις πιο βασικές, συνήθεις και χρήσιμες. Αυτές είναι: • Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές • Στατιστικές • Οικονομικές • Λογικές

6. Οι υπόλοιπες κατηγορίες των συναρτήσεων είναι: • Ημερομηνίας κι ώρας • Αναζήτησης κι αναφοράς • Βάσης δεδομένων • Κειμένου • Πληροφορίας • Συναρτήσεις χρήστη

7. Μαθηματικές & Τριγωνομετρικές Συναρτήσεις • Οι μαθηματικές συναρτήσεις κάνουν πράξεις καθαρά αριθμητικές κι επίσης παρουσιάζουν κατευθείαν στο αντίστοιχο κελί το αποτέλεσμα. Τέτοιες είναι: 1. Η SUM η οποία αθροίζει όλους τους αριθμούς σε μια περιοχή κελιού και συντάσσεται SUM(number1; number2;…) 1 έως 30 ορίσματα.

8. Ας κάνουμε ένα παράδειγμα για να δούμε και πιο διεξοδικά την χρήση και την σύνταξη της εντολής. • Έχω δημιουργήσει ένα πίνακα όπως παρακάτω:

9. Όταν εισάγουμε στην συνάρτηση =SUM(3; 2). Αθροίζουμε τις τιμές 3 και 2 (5). • Και όταν =SUM("5"; 15; TRUE). Τοτε αθροίζουμε τις τιμές 5, 15 και 1, γιατί οι τιμές κειμένου μετατρέπονται σε αριθμούς και η λογική τιμή TRUE (αληθές) μετατρέπεται στον αριθμό 1 (21). • Επίσης, όταν =SUM(A2:A4). Αθροίζουμε τους τρεις πρώτους αριθμούς της παραπάνω στήλης (40).

10. Όταν =SUM(A2:A4; 15). Αθροίζουμε τους τρεις πρώτους αριθμούς της παραπάνω στήλης με το 15 (55). • Όταν =SUM(A5;A6; 2). Αθροίζουμε τις τιμές των δύο τελευταίων γραμμών με το 2. Επειδή δεν μετατρέπονται οι μη αριθμητικές τιμές των αναφορών, παραβλέπονται οι τιμές της παραπάνω στήλης (2).

11. 2. Άλλη βασική είναι η τριγωνομετρική sin, η οποίααποδίδει το ημίτονο της δεδομένης γωνίας και συντάσσεται: SIN(number) • Number    είναι η γωνία σε ακτίνια, της οποίας θέλουμε το ημίτονο.

12. Παρατήρηση • Εάν το όρισμα είναι σε μοίρες, πρέπει να το πολλαπλασιάσουμε επί π()/180 ή να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση RADIANS, για να το μετατρέψουμε σε ακτίνια (η συνάρτηση αυτή μετατρέπει τις μοίρες σε rad.

13. Ας κάνουμε ένα παράδειγμα για να δούμε και πιο διεξοδικά την χρήση και την σύνταξη της εντολής. • Αν εισάγουμε =SIN(PI()). Μοίρες των ακτινίων π (0, κατά προσέγγιση). • Ενώ, αν =SIN(PI()/2). Ημίτονο των ακτινίων π/2 (1). • Επίσης, αν εισάγουμε =SIN(30*PI()/180). Ημίτονο των 30 μοιρών(0,5) • Τέλος, αν =SIN(RADIANS(30))Ημίτονο των 30 μοιρών (0,5).

14. 3. Άλλη βασική αθροιστική είναι η sumIf,η οποία αποδίδει το άθροισμα των κελιών που ικανοποιούν δεδομένα κριτήρια και συντάσσεται: SUMIF(range;criteria;sum_range) • Range    είναι η περιοχή των κελιών, τα οποία θέλουμε να υπολογίσουμε. • Criteria    είναι τα κριτήρια με μορφή αριθμού, παράστασης ή κειμένου, τα οποία καθορίζουν τα κελιά που θα προστεθούν. Για παράδειγμα, τα κριτήρια μπορούν να εκφραστούν ως 32, "32", ">32". • Sum_range    είναι τα κελιά, τα οποία θα προστεθούν.

15. Παρατηρήσεις • Τα κελιά του ορίσματος sum_range προστίθενται μόνο αν τα αντίστοιχα κελιά του ορίσματος range ικανοποιούν τα κριτήρια. • Εάν παραλειφθεί το όρισμα sum_range, προστίθενται τα κελιά του ορίσματος range.

16. Το Microsoft Excel παρέχει πρόσθετες συναρτήσεις, τις οποίες μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για την ανάλυση των δεδομένων μας βάσει μιας συνθήκης. • Παρακάτω θα δούμε ένα παράδειγμα με την χρήση της εντολής.

18. Οι Στατιστικές Συναρτήσεις • Οι στατιστικές συναρτήσεις κάνουν πράξεις πάλι αριθμητικές, οι οποίες έχουν κάνουν με απόδοση στατιστικών στοιχείων όπως μέσος όρος, μέγιστος, ελάχιστος ή απαρίθμηση κελιών. Αυτές είναι:

19. 1. Η AVERAGE η οποία αποδίδει τον μέσο όρο (αριθμητικός μέσος) των ορισμάτων και συντάσσεται: AVERAGE(number1;number2;...) • Number1, number2, ...    είναι 1 έως 30 αριθμητικά ορίσματα των οποίων τον μέσο όρο θέλουμε.

20. Παρατηρήσεις • Τα ορίσματα πρέπει να είναι είτε αριθμοί, είτε ονόματα, πίνακες ή αναφορές που περιέχουν αριθμούς. • Εάν κάποιο όρισμα πίνακα ή αναφοράς περιέχει κείμενο, λογικές τιμές ή κενά κελιά, οι τιμές αυτές παραβλέπονται. Ωστόσο, περιλαμβάνονται τα κελιά με τιμή μηδέν

21. Όταν υπολογίζουμε τον μέσο όρο κελιών, πρέπει να λαμβάνουμε υπόψη μας τη διαφορά μεταξύ των κενών κελιών και των κελιών που περιέχουν την τιμή μηδέν. • Ειδικά αν έχουμε απενεργοποιήσει το πλαίσιο ελέγχου Μηδενικές τιμές, στην καρτέλα Εμφάνιση (εντολή Επιλογές, μενού Εργαλεία). Σε αντίθεση με τις μηδενικές τιμές, τα κενά κελιά δεν συνυπολογίζονται.

22. Σύμφωνα με τον παραπάνω πίνακα όταν =AVERAGE(A2:A6) ο μέσος όρος των παραπάνω αριθμών (11). • Ενώ όταν =AVERAGE(A2:A6;5) ο μέσος όρος των παραπάνω αριθμών και του 5 (10).

23. 2. Άλλη εντολή είναι η ΜΑΧ, η οποία Αποδίδει τη μέγιστη τιμή ενός συνόλου τιμώνκαι συντάσσεται: MAX(number1;number2;...) • Number1, number2,...    είναι 1 έως 30 αριθμοί, από τους οποίους θέλετε τη μέγιστη τιμή Αντίστοιχα ισχύει και για τον MIN.

24. Παρατηρήσεις • Μπορούμε να καθορίσουμε ως ορίσματα αριθμούς, κενά κελιά, λογικές τιμές ή κείμενο που αντιπροσωπεύει αριθμούς. Τα ορίσματα που είναι τιμές σφάλματος ή κείμενο που δεν μετατρέπεται σε αριθμούς καταλήγουν σε σφάλμα. • Εάν ένα όρισμα είναι πίνακας ή αναφορά, υπολογίζονται μόνο οι αριθμοί αυτού του πίνακα ή της αναφοράς. Κενά κελιά, λογικές τιμές ή κείμενο στον πίνακα ή την αναφορά, παραβλέπονται. Εάν θέλουμε να συνυπολογίζονται λογικές τιμές και κείμενο, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση MAXA. • Εάν τα ορίσματα δεν περιέχουν αριθμούς, η συνάρτηση MAX αποδίδει την τιμή 0.

25. Παράδειγμα • Αν εισάγουμε =MAX(A2:A6). Ο μεγαλύτερος από τους παραπάνω αριθμούς (27). • Αν εισάγουμε =MAX(A2:A6; 30). Ο μεγαλύτερος αριθμός σε σύγκριση με τους παραπάνω αριθμούς και το 30.

26. COUNT(value1;value2;...) • Value1; value2;...    είναι 1 έως 30 ορίσματα, τα οποία μπορεί να περιέχουν ή να αναφέρονται σε πολλούς τύπους δεδομένων αλλά υπολογίζονται μόνο οι αριθμοί. • Αποδίδει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν αριθμούς και των αριθμών που υπάρχουν στη λίστα ορισμάτων.

27. Παρατηρήσεις • Χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση COUNT, για να βρούμε τον αριθμό των καταχωρίσεων σε ένα αριθμητικό πεδίο μιας περιοχής ή ενός πίνακα αριθμών. • Υπολογίζονται τα ορίσματα που είναι αριθμοί, ημερομηνίες ή αναπαραστάσεις αριθμών με κείμενο. Τα ορίσματα που περιέχουν τιμές σφάλματος ή κείμενο που δεν μπορεί να μετατραπεί σε αριθμούς παραβλέπονται.

28. Εάν ένα όρισμα είναι πίνακας ή αναφορά, υπολογίζονται μόνο οι αριθμοί σε αυτόν τον πίνακα ή την αναφορά. • Τα κενά κελιά, οι λογικές τιμές, το κείμενο ή οι τιμές σφάλματος που περιέχονται στον πίνακα ή την αναφορά παραβλέπονται. • Εάν θέλετε να απαριθμήσουμε λογικές τιμές, κείμενο ή τιμές σφαλμάτων χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση COUNTA.

29. Παράδειγμα

30. Οικονομικές Συναρτήσεις • Οι οικονομικές συναρτήσεις αποδίδουν οικονομικά στοιχεία, δεδομένα και πράξεις που αφορούν οικονομικά θέματα όπως τα επιτόκια και τα δάνεια τέτοια εντολή είναι η PMT. • Η εντολή PMT αποδίδει το ποσό της δόσης ενός δανείου με βάση σταθερές πληρωμές και σταθερό επιτόκιο.

31. Συντάσσεται PMT(rate; nper; pv; fv; type) • Rate    είναι το επιτόκιο ενός δανείου. • Nper    είναι το συνολικό πλήθος πληρωμών του δανείου. • Pv    είναι η παρούσα αξία ή το συνολικό ποσό στο οποίο ανέρχεται αυτή τη στιγμή μια σειρά μελλοντικών πληρωμών, γνωστό και ως αρχικό κεφάλαιο.

32. Fv    είναι η μελλοντική αξία ή το υπόλοιπο ταμείου που θέλουμε να επιτύχουμε μετά την καταβολή της τελευταίας πληρωμής. Εάν παραλειφθεί το όρισμα fv, θεωρείται ίσο με 0 (μηδέν), δηλαδή η μελλοντική αξία ενός δανείου είναι 0. • Type    είναι ο αριθμός 0 ή 1 και επισημαίνει πότε πρέπει να καταβάλλονται οι πληρωμές.Έστω, όταν 0 ή παράλειψη της τιμής αν οι πληρωμές καταβάλλονται στο τέλος της περιόδου και 1 στην αρχή της περιόδου.

33. Παρατηρήσεις • Το ποσό της δόσης που αποδίδει η συνάρτηση PMT περιλαμβάνει αρχικό κεφάλαιο και επιτόκιο, αλλά όχι φόρους, εγγυήσεις ή τέλη που σχετίζονται μερικές φορές με δάνεια. • Βεβαιωνόμεθα για τη συνέπεια των μονάδων που χρησιμοποιούνται στις τιμές των ορισμάτων rate και nper. • Εάν έχουμε μηνιαίες δόσεις για τετραετές δάνειο με ετήσιο επιτόκιο 12 τοις εκατό, χρησιμοποιούμε 12%/12 για το όρισμα rate και 4*12 για το όρισμα nper. • Εάν έχουμε ετήσιες δόσεις για το ίδιο δάνειο, χρησιμοποιούμε 12% για το όρισμα rate και 4 για το όρισμα nper.

34. Παράδειγματα

35. Άλλες οικονομικές συναρτήσεις είναι: • PPMT(rate;per;nper;pv;fv;type). • Αποδίδει το ποσό αποπληρωμής του αρχικού κεφαλαίου μιας επένδυσης σε μια δεδομένη περίοδο, με βάση περιοδικές, σταθερές πληρωμές και σταθερό επιτόκιο. • PV(rate;nper;pmt;fv;type). • Αποδίδει την παρούσα αξία μιας επένδυσης. Η παρούσα αξία είναι το εφάπαξ ποσό που αντιπροσωπεύει μια σειρά μελλοντικών πληρωμών σε τρέχουσες τιμές. Για παράδειγμα, όταν δανείζεστε χρήματα, το ποσό του δανείου αποτελεί για το δανειστή την παρούσα αξία

36. ISPMT(rate;per;nper;pv) • Αποδίδει την παρούσα αξία μιας επένδυσης. Η παρούσα αξία είναι το εφάπαξ ποσό που αντιπροσωπεύει μια σειρά μελλοντικών πληρωμών σε τρέχουσες τιμές. • Για παράδειγμα, όταν δανείζεστε χρήματα, το ποσό του δανείου αποτελεί για το δανειστή την παρούσα αξία.

37. IPMT(rate;per;nper;pv;fv;type) • Αποδίδει την καταβολή τόκων μιας επένδυσης, σε μια δεδομένη χρονική περίοδο, με βάση περιοδικές, σταθερές πληρωμές και σταθερό επιτόκιο. • FV(rate;nper;pmt;pv;type) • Αποδίδει τη μελλοντική αξία μιας επένδυσης με βάση περιοδικές, σταθερές πληρωμές και σταθερό επιτόκιο.

38. Λογικές Συναρτήσεις • Οι λογικές συναρτήσεις αποδίδουν τελικό αποτέλεσμα λογικών συνθηκών κι έχουν έξοδο TRUE ή FALSE. • Οι συναρτήσεις αυτές είναι καθορισμένες και μερικές από αυτές είνια σχεδόν ίδιες με αυτές της ψηφιακής λογικής. Αυτές είναι:

39. AND(logical1;logical2;...) • Logical1, logical2, ...    είναι 1 έως 30 συνθήκες που θέλουμε να ελέγξουμε και οι οποίες μπορεί να είναι TRUE ή FALSE. • Αποδίδει TRUE αν όλα τα ορίσματα είναι TRUE. Αποδίδει FALSE αν ένα ή περισσότερα ορίσματα είναι FALSE.

40. Παρατηρήσεις • Τα ορίσματα πρέπει να παίρνουν λογικές τιμές, TRUE (αληθές) ή FALSE (ψευδές), ή πρέπει να είναι πίνακες και αναφορές που περιέχουν λογικές τιμές. • Εάν ένα όρισμα είναι πίνακας ή αναφορά που περιέχει κείμενο ή κενά κελιά, οι τιμές αυτές παραβλέπονται. • Εάν η καθορισμένη περιοχή δεν περιέχει λογικές τιμές, η συνάρτηση AND επιστρέφει την τιμή σφάλματος #TIMH!.

41. Παράδειγμα 1

42. Παράδειγμα 2

43. OR(logical1;logical2;...) • Logical1, logical2,...    είναι 1 έως 30 συνθήκες που θέλουμε να ελέγξουμε και οι οποίες μπορεί να είναι TRUE (αληθείς) ή FALSE (ψευδείς). • Αποδίδει τη λογική τιμή TRUE αν κάποιο από τα ορίσματα παίρνει την τιμή TRUE και FALSE αν όλα τα ορίσματα παίρνουν την τιμή FALSE.

44. NOT(logical) • Logical    είναι μια τιμή ή έκφραση που είναι δυνατό να πάρει την τιμή TRUE ή FALSE. • Αντιστρέφει τη λογική τιμή του ορίσματος της. Χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση NOT, όταν θέλουμε να βεβαιωθούμε ότι μια τιμή δεν είναι ίση με μία άλλη δεδομένη τιμή.

45. Παρατήρηση • Εάν το όρισμα logical έχει την τιμή FALSE, η συνάρτηση NOT αποδίδει την τιμή TRUE. Εάν το όρισμα logical έχει την τιμή TRUE, η συνάρτηση NOT αποδίδει την τιμή FALSE.

46. Παράδειγμα

47. IF(logical_test;value_if_true;value_if_false). • Αποδίδει μία τιμή, αν η συνθήκη που καθορίζουμε είναι TRUE (αληθής), και μία άλλη τιμή, αν είναι FALSE (ψευδής). • Χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση IF, για να κάνουμε έλεγχο υπό συνθήκες σε τιμές και τύπους.

48. Logical_test    είναι μια τιμή ή έκφραση που μπορεί να πάρει την τιμή TRUE (αληθής) ή FALSE (ψευδής). • Για παράδειγμα, A10=100 είναι μια λογική έκφραση. Εάν η τιμή στο κελί A10 είναι ίση με 100, η έκφραση αποδίδει την τιμή TRUE. Διαφορετικά, η έκφραση αποδίδει την τιμή FALSE.

49. Value_if_true   είναι η τιμή που αποδίδεται, αν το όρισμα logical_test είναι TRUE (αληθές). • Για παράδειγμα, εάν το όρισμα είναι η συμβολοσειρά κειμένου "Εντός προϋπολογισμού" και το όρισμα logical_test αποδίδει την τιμή TRUE, τότε η συνάρτηση IF εμφανίζει το κείμενο "Εντός προϋπολογισμού".

50. Εάν το όρισμα logical_test είναι TRUE (αληθές) και το όρισμα value_if_true είναι κενό, τότε αποδίδει 0 (μηδέν). • Για να εμφανιστεί η λέξη TRUE, χρησιμοποιούμε τη λογική τιμή TRUE για αυτό το όρισμα. Το όρισμα value_if_true μπορεί να είναι κάποιος άλλος τύπος.