OHRANJANJE ELEKTRONSKIH VIROV ZA PRIHODNOST Tomaž Ulčakar Centralna ekonomska knjižnica

1. ZBDS-Strokovno posvetovanje»Informacijski viri in storitve knjižnic v elektronskem okolju«, Portorož, 24. - 26. 10. 2005 OHRANJANJE ELEKTRONSKIH VIROV ZA PRIHODNOST Tomaž Ulčakar Centralna ekonomska knjižnica

2. 1 Razvoj družbe • Množična uporaba informacijske tehnologije • Informacije v elektronski obliki • Elektronski viri nadomeščajo tiskane vire

3. 2 Delitev elektronskih virov • 1. Izvorno digitalni (born digital) •  že nastali kot digitalni • 2. Digitalizacija novejših ali starejših analognih dokumentov • nastali največkrat s skeniranjem tiskov • Razvoj digitalne dokumente ogroža, da bodo nedostopni ali uničeni, če jih ne bomo ohranili

4. 3 Pristop k ohranjanju elektronskih virov • Ohranjanje ali prezervacija - zagotoviti merila za trajni dostop in uporabnost vseh elektronskih virov • Ohraniti vse vidike: • prisotnost, oblika, ureditev in obseg ter vsebina • Začetne faze prikažejo vse vidike, ki jih je potrebno ohraniti, zato so postavljene zahteve prezervacije

5. 5 Zahteve prezervacije • Določiti objekt kot samostojno celoto • Prezervacija fizične prisotnosti • Prezervacija vsebine • Prezervacija predstavitve • Prezervacija funkcionalnosti • Prezervacija verodostojnosti • Lociranje in sklicevanje na elektronski vir čez čas

6. Prezervacija izvora • Prezervacija skladnosti

7. 6 Problematika ohranjanja elektronskih virov • Razvoj in uporaba tehnologije omogoča širšo produkcijo elektronskih dokumentov, kar otežuje ohranjanje. • Problemi tehnične narave zastarevanje tehnologije • Družbeno-pravni problemi organizacija ohranjanja in pravne norme

8. 6. 1 Problemi tehnične narave • Zastarevanje in nestabilnost medija elektronskega vira: • mediji kot nosilci informacij imajo zelo kratko življenjsko dobo • Programska oprema: • elektronski vir je lahko uporabno prebran samo s točno določeno programsko opremo s katero je bil kreiran • Tip elektronskega vira in kompleksnost objektov (avdio-video zapisi): • vključevanje multimedijskih elementov

9. Porast števila elektronskih virov in veliko število različnih formatov: • enostavno kreiranje in distribucija elektronskega objekta. • Pozornost pri samem kreiranju elektronskih virov: • pri kreiranju ponuditi rešitev za ohranjanje. • Planiranje pri vključitvi prezervacijskih potreb v že obstoječe rešitve: • uporabnost starejših verzij z novejšimi.

10. Pomanjkanje široko sprejetih standardov, ki bi omogočali daljši ali trajen dostop • Večja pozornost pri kreaciji in nabavi novih elektronskih virov, kot pri ohranjanju dostopa že obstoječih virov

11. 6.2 Družbeno-pravni problemi • Časovni okvir: • organizacija si mora zastaviti kratkoročni, srednjeročni in dolgoročni časovni okvir ohranjanja. • Odgovornost za ohranjanje: • odgovornost naj bi prevzeli digitalni arhivi. • Finančni stroški ohranjanja: • cene se ne da v celoti postaviti in predvideti, ker bodo stroški povezani z vsemi elementi življenjskega cikla elektronskega vira.

12. Kaj ohraniti? • minimalna teorija-samo za nas pomembne dokumente • maksimalna teorija-ohranjanje vsega. • Avtorske pravice in intelektualno lastništvo: • urejeno predno se lotimo prezervacije elektronskih virov. • Avtentičnost in integriteta: • problem verodostojnosti in celote-neokrnjenosti virov.

13. 7 Strategije reševanja elektronskih virov • 1. Zanašanje na papirno kopijo ali mikrofilm • Nizko tehnične rešitve z dobrimi standardiziranimi izdelki (papir in mikrofilm) omogočijo dolgo življenjsko dobo dokumenta. • Dve metodi: • kopija dokumenta na papir ali mikrofilm • kopija niza bitov vira na papir ali mikrofilm • Kratkoročna strategija spremljevalna in vzporedna verzija drugih rešitev

14. 2. Zanašanje na standarde • Elektronski viri naj bodo predstavljeni v takih oblikah, ki bodo preživele v prihodnosti in se bodo ujemale s prihodnjimi programskimi opremami, ki bodo omogočale dostopnost. • Primer standarda relacijske baze (upravljalni sistemi), ki jih določajo striktna pravila in omejitve kaj in kako predstavijo, zato se jih da ohraniti. • Standardizirano shranjevanje podatkov je manj problematično od standardiziranega shranjevanja opisa modela.

15. 3. Zanašanje na tehnične muzeje • Prostori, kjer bi bila shranjena in nameščena za uporabo računalniška strojna oprema, ki bi omogočala pogon originalne programske opreme. • Slabosti: • -prostorska omejitev ni splošne dostopnosti • vzdrževanje muzejev, ker bi se morala vzpostaviti proizvodnja nadomestnih delov strojne in programske opreme • previsoki finančni stroški

16. 4. Migracija • Ciklično kopiranje, preoblikovanje in prenos elektronskega vira iz ene generacije tehnologije v naslednjo oz. v trenutno. • Strategije: • Kopiranje na nov medij (npr. iz CD-ROM-a na DVD). »medium refreshing« • Preoblikovanje iz enega formata v drug format. • Selitev dokumentov iz enega računalniškega okolja na drugega.

17. 5. Emulacija • Kosanje z zastarelim sistemom, da bo možen zagon zastarele originalne programske opreme v prihodnosti. • Emulacija strojne opreme: • razvijanje splošnih tehnik za specifikacijo emulatorjev • izoblikovanje metapodatkov za iskanje in dostop do digitalnega dokumenta. • -razvijanje tehnik potrebnih pri vnosu dokumentov, metapodatkov in programske opreme

18. 8 Rešitve • Uvesti en pristop, ki bi bil izoblikovan za vse čase ter za vse elektronske vire in tipe medijev in bi zahteval najmanjše človeško posredovanje. • Rešitev bi ponudila enotno uporabnost, avtomatičnost in bi bila hkratna za vsak nov cikel prezervacije. • Jedro vseh rešitev predvideva, da naj bi vsebovale tako imenovani sistem upravljanja z viri, ki bi označeval vire in metapodatke v takšni obliki, da jih uporabnik lahko prebere.

19. Rešitev naj ohrani originalno funkcionalnost in obliko vira ter naj zagotovi minimalno izgubljanje podatkov. • Uvesti naslednje: • Sprejeti potrebne standarde • Razviti priporočila za prezervacijo • Dokumentiranje virov in njihov opis • Vzpostavljanje partnerstva • Postavitev ustrezne infrastrukture za izvajanje prezervacije

20. 9 Projekti • NEDLIB - Networked European Deposit Library • 1998-2001, zaključen projekt • 8 nacionalnih knjižnic, nacionalni arhiv, računalniška podjetja in založniki pod okriljem 4. okvirnega programa Evropske unije • Osnovan kot jedrni projekt, ki naj bi prinesel osnovna spoznanja o prezervaciji elektronskih virov • Odprt arhivski informacijski sistem (OAIS-Open Archival Information System)

21. PANDORA – Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia • Začetek 1996 , vodi avstralska nacionalna knjižnica skupaj s partnerji - »Avstralski spletni arhiv« • zbira, hrani in nudi dostop do avstralskih online publikacij in spletnih strani, ki so o Avstraliji ali je avtor Avstralec (sistem obveznega izvoda) • pomoč projektu - digitalni arhivski sistem PANDAS (PANDORA Digital Archiving System) -programska oprema, ki pomaga izbirati in upravljati z zbirko

22. SLOVENIJA • 2002 NUK v sodelovanju z Institutom J. Stefan (IJS). • Mednarodne izkušnje (predvsem NEDLIB) • Cilj - zajeti za Slovenijo pomembne spletne strani iz nacionalnega, zgodovinskega, kulturnega in znanstvenega vidika. • NUK - metodologija arhiviranja elektronskih publikacij na spletu (teoretični in upravljalni model) • IJS izdelava ustreznega robota (programske opreme), ki bo s spleta zajel pomembne strani

23. Dva arhiva: • spletni arhiv • arhiv selektivno izbranih virov  nacionalno pomembni dokumenti, zato bodo obdelani in ohranjeni ločeno. • OAIS