Het Federaal Europees Sociaal Fonds Programmatie 2007-2013

1. Het Federaal Europees Sociaal FondsProgrammatie 2007-2013 Boekhoudkundige handleiding Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

2. Betaling systeem • Bij de start van het project voor as 1 wordt (het invullen in ESF applicatie en officiële start) = 20% betaald • De bewijsstukken blijven ter plaatseter beschikking van de beheersautoriteit • Saldo betaald aan promotor na het ontvangst van het saldo bedrag door het EC • Eindrapport = ten laatste 3 maanden na het einde van het project Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

3. Financiële opvolging door de promotoren en hun partners • Financiële overzichtstabel Federaal overheidsdeel Regionaal overheidsdeel Lokaal overheidsdeel TF = OD + ESF + Ontvangsten Geen dubbele subsidiering! Verantwoordelijkheid promotor! Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

4. Financiële opvolging door de promotoren en hun partners Financiële overzichtstabel De verdeling is bij elke trimestriele indiening van de gegevens uit te voeren. TF = OD + ESF + Ont OD = Federale O + Regionale O + Lokale O De federale, regionale of de lokale subsidies die werden ontvangen, moeten verplicht ingegeven worden Geen dubbele subsidiering! Verantwoordelijkheid promotor! Zie gedetailleerde presentatie deze namiddag SPI Trajecten STEEDS federaal OD voor deelnemers (Art.60 §7) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

5. Financiële opvolging door de promotoren en hun partners Documenten deelnemers en omkaderingspersoneel • Lijst van begunstigden van het project • Lijst van betrokken personeel in het project (intern en extern) • Vermelden van het statuut • Vermelding van het respectievelijk statuut in geval van gemengd statuut • Vermelding van het aantal gepresteerde uren.  Moet overeenkomen met de personen vermeld op geactualiseerde aanwezigheidslijsten. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

6. Financiële opvolging door de promotoren en hun partners Uitgaven en bewijsstukken De originele boekhoudkundige stukken worden in het dossier opgenomen ter factuurbeheer met inbegrip van : Factuurnummer datum betaling Betalingsbewijs Verdeelsleutel Dergelijk dossier moet ter beschikking kunnen worden gesteld van de Federale cel en elke gemandateerde controle-instantie binnen een termijn van 15 kalender-dagen Het dossier moet bewaard blijven tot minstens 2025 Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

7. Financiële opvolging door de promotoren en hun partners • Voorbeelden van bewijsstukken • Factuur, kassaticket met bewijs van betaling, ereloonnota (rekeningoverzicht, bankuitreksels en- afschriften, …) Er moet een bewijs zijn dat het bedrag werkelijk betaald is Factuur/kassabon waar een genoteerde zegel „BETAALD“ voorkomt en waarop de handtekening van de onvanger van het OCMW staat moet niet met aanvullend bewijs gepaard gaan • Uitgaven gerechtvaardigd door onderaannemingsovereenkomst, een bestelbon, een PV, aanwezigheidslijsten, … • Op een factuur moet vermeld worden : • De bandmet het project door expliciete vermelding of via een aangehecht document waaruit de band tussen factuur en project wordt toegelicht • De verdeelsleutel met aangifte berekeningswijze Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

8. Betoelaagbaarheid van uitgaven: • Een uitgave is betoelaagbaar als ze : • in overeenstemming is met de nationale en gemeenschaps-reglementering • opgenomen kan worden in de begrotingsposten van het goedgekeurde project • effectief verricht is Notie van ‘effectief verrichte uitgaven’ Zij worden gestaafd door voldane facturen of door gelijkwaardige boekhoudkundige stukken met bewijskracht • noodzakelijk en gerechtvaardigd is • In rechtstreeks verband staat tot de projectactiviteit • effectief betaald werd (1 januari 2007 en 31 december 2015) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

9. Betoelaagbaarheid van uitgaven: • Niet-betoelaagbare uitgaven: • Terugvorderbare BTW BTW  niet betoelaagbaar behalve indien effectief en definitief gedragen door de promotoren en hun partners betaald • Debiteurenintresten • Aankoop van voertuigen, infrastructuur, gebouwen en terreinen • Aankoop van roerende goederen en uitrusting onder een andere vorm dan afschrijvingen • Betalingen in natura • Individuele reiskosten  !!! ontslagvergoeding, geen verband met het project,… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

10. Betoelaagbaarheid van uitgaven :Directe kosten en indirecte kosten • Directe kosten = elke kost die voortvloeit uit de aankoop van goederen en diensten en de loonkosten die rechtstreeks betrekking hebben op het project (duidelijk verband!) • loonkosten van begeleiders/deelnemers • niet afschrijfbare consumptiegoederen • afschrijfbare consumptiegoederen • leasingkosten • huurkosten • Andere kosten zoals inrichting lokalen • Als de uitgave slechts deels verband houdt  pro rata rekening gehouden worden met deze kost  Alle andere kosten zijn indirecte kosten Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

11. Betoelaagbaarheid van uitgaven :Directe kosten en indirecte kosten • Indirecte kosten = uitgaven gebonden aan het algemeen beheer van het project • beheers- en aanwervingskosten • sociale lasten personeel • individuele verplaatsingskosten • kantoorbenodigdheden • post- en telefoonkosten • water, gas en elektriciteit • taksen en verzekeringen • onderhoudskosten • !!! kosten encodage !!! • Gedekt worden door een forfaitair percentage van 10 % van de directe kosten.Het is NIET mogelijk om meer dan 10 % indirecte kosten in te brengen. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

12. Betoelaagbaarheid van uitgaven • Onderaanneming Alleen het eersteniveau is betoelaagbaar (doc aantonen van naleving van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten) De regels van de openbare aanbesteding MOETEN gerespecteerd worden!! (zie presentatie deze namiddag) • De overeenkomst i.v.m. onderaanneming moet getekend zijn en de volgende elementen omvatten: • Doel en precies draagwijdte van het gevraagde werk • de uitvoeringsmodaliteiten • de duur • de voorwaarden van de intellectuele eigendom en vertrouwelijkheid • financiële vergoeding en de betalingsmodaliteiten • het KBO-nummer van de onderaannemer • clausule die de garantie formuleert dat men niet al Europees betoelaagd wordt • Clausule waarin de onderaannemer zich ertoe verbindt het correcte type aanwezigheidslijsten te gebruiken  Som bedrag van de facturen = het bedrag van de overeenkomst niet overschrijden Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

13. Kosten met betrekking tot het Onderwijzend en begeleidend personeel en Expertise kosten • Factuur voorbeeld Pas op !!!! Kosten moeten ingegeven worden PER FACTUUR!!!!

14. Kosten met betrekking tot het Onderwijzend en begeleidend personeel en Expertise kosten Onderaanemer N° KBO xxxxxxxxxxxxxxx x x x xxxx Poetsopleiding 003 100 10-11-09 25-11-09 580 12 50% Enkel de uren van de maanden mei en juni worden ingebracht voor deze periode – dus 6 van de 12 gefactureerde uren

15. Kosten met betrekking tot het Onderwijzend en begeleidend personeel en Expertise kosten • Pas op !!!! Kosten moeten ingegeven worden PER FACTUUR!!! • De ingevulde bedragen moeten de zelfde zijn als in de gescande • Alle facturen moeten in de trimestriele periode ingediend worden. Geen enkele factuur mag ingediend worden in de regularisatieperiode

16. Kosten met betrekking tot het Onderwijzend en begeleidend personeel en Expertise kosten Intern personeel Enkel het intern personeel komt rechtstreeks in aanmerking De in aanmerking genomen personeelsuitgaven zijn enkel degenen die rechtstreeks overgenomen worden uit de Dmfa : brutoloon enkel vakantiegeld eindejaarspremie, onderbrekingsvergoeding en werkgeversbijdragen Controles op de aanwezigheidslijsten Uitgaven die niet in aanmerking komen : hospitalisatieverzekering, verplaatsingsonkosten, groepsverzekeirng, beroepskosten, prestatiepremies; extralegale voordelen kosten voor juridische geschillen; Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

17. Coûts relatifs au personnelenseignant et d’encadrement et coûts d’expertise • Extern personeel Extern personeel zal via de overeenkomst van onderaanneming ingebracht worden • Promotor moet zich vergewissen van kwaliteit en meerwaarde Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

18. Uitgaven inherent aan de verbruiks- en uitrustingsgoederen • Afschrijfbare en niet-afschrijfbare goederen • Investering goederen = duurzame toewijzing in de dienst of instelling • Gelden niet als investeringsgoed • klein materiaal • kleine werktuigen • waarvan de prijs per handelseenheid niet hoger is dan 250 € excl. BTW • enkel voor de duur van het project aangeschaft Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

19. Uitgaven inherent aan de verbruiks- en uitrustingsgoederen • Uitrustingsgoederen die enkel in een deel van het project worden gebruikt moeten met en correcte en zinvolle verdeelsleutel ingegeven worden • Forfaitaire onvangsten komen niet in aanmerking • Aankoop tweedehands goed komt in principe niet in aanmerking • Afschrijvingstabel Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

20. Ontvangsten • Acties gecofinancierd door het ESF kunnen ontvangsten opleveren. Vb. inkomsten uit verkoop, uit verhuur, of uit ter beschikkingstelling van diensten of goederen • als de ontvangsten rechtstreeks verband houden met het project moeten ze volledig aan het project worden toegerekend • indien slechts gedeeltelijk, moet rekening gehouden worden met een objectieve verdeelsleutel • Steeds moeten de inkomsten in mindering gebracht worden van de uitgaven die voor financiering in aanmerking komen Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

21. Ontvangsten Niet de openbare inkomsten en de aandelen verwarren Bij voorb.: Inkomst in het kader van art§60 = Ontvangsten Gesco = Regionaal overheidsdeel Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

22. Te onthouden Onderaanneming Naleving van de wetgeving op de openbare aanbesteding Overeenkomst met 8 specifieke punten Facturen kopie van de factuur, een betalingsbewijs een ondertekende overeenkomst Ontvangsten Prestaties Het aantal ingegeven uren moet overeenkomen met de werkelijk gepresteerde uren Dit aantal uren mag 528 uren niet overschrijden (8 uren * 22 dagen* 3 maanden = 528 uren) Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

23. Herinnering Communicatieplan Voor de promotoren ESF promotie en publiciteit in situ Informatie op ESF documenten : het embleem van de Europese Unie; de vermelding “Europees Sociaal Fonds”; de vermelding "Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst" die de meerwaarde benadrukt van de bijstandsverlening van de Gemeenschap ESF bekendheid bij de deelnemers Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

24. Beschikbaar op de website www.mi-is.be • Europese Wetgeving over ESF • Operationeel Programma ( O.P.) ESF 2007-2013 • Handleidingen • Beschrijvende Gids • Boekhoudkundige Gids • Gebruikershandleiding ESF applicatie • Templates • Aanwezigheidlijsten en instructies • Jaarlijks uitvoeringsverslag ESF • Tabel Dubbele Subsidiëring • FAQs en andere communicaties • Communicatie plan / Europese LOGO Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

25. Dank voor uw aandacht! Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir