สำนักงานสมัยใหม่

1. สำนักงานสมัยใหม่ นางสาวการะเกด แซ่หาญ เลขที่18 สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ นางสาวจารุวรรณ สินธพ เลขที่19 สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ นายธนวิชญ์ วงศ์อั้ว เลขที่23 สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ

2. ความหมายของสำนักงานสมัยใหม่ความหมายของสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานสมัยใหม่ คือ สำนักงานที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับการทำงาน ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงลักษณะการทำงาน มีการนำระบบเครือข่ายมาใช้เชื่อมโยงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน และอุปกรณ์สื่อสารต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้สามารถทำงานในหน้าที่ต่างๆ ร่วมกันได้ในเครือข่าย องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เอกสาร/ข้อมูล/สารสนเทศ เทคโนโลยี และการบริหารจัดการ

3. ความสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่ความสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่ 1.1 ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือข่ายแลน 1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารเอย่างรวดเร็ว 1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือทำเอง 1.4 ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร 1.5 อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้ 1.6 ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

5. วัตถุประสงค์ของสำนักงานสมัยใหม่วัตถุประสงค์ของสำนักงานสมัยใหม่ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์ในการจัดสำนักงานสมัยใหม่คือ1. ต้องการความสะดวก2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร4. ต้องการความยืดหยุ่น5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

6. กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานกลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงาน 1. จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุก ๆ ระดับ ได้แก่ TPS, MIS, DSS, และ EIS ระบุความจำเป็นเร่งด่วนและลำดับการจัดสร้างเรียกดู แก้ไข ลบทิ้งของสาระสนเทศแต่ละฉบับ2. จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะต้องพัฒนาผู้รับผิดชอบ งบประมาณ และเป้าหมายในแต่ละขั้นตอน3.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องข้อมูลและ/กิจกรรม ( Function งานต่าง ๆ ) ทั้งหมดของทุก ๆ ระบบงาน (ตามแผนแม่บทพัฒนาสารสนเทศ) ขั้นตอนนี้เป็นตอนการศึกษาภาพรวมของเชิงตรรกะของระบบงานที่พึงประสงค์ (purpose logical model) ซึ่งจะแสดงออกมาโดย ER Diagram OO Diagram, Software-Hardware และ people ware specification

7. 4. ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานแบบย่อม ๆ ในแต่ละผังงานย่อม ๆ หากยังมีระบบงานย่อยอีกให้เริ่มพัฒนาระบบงานย่อยที่จุดสร้าง เป็นข้อมูลอันดับต้น ส่วยการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลจะพัฒนาในอันดับรองต่อ ๆ ไป5. ทำการปรังปรุงแผนแม่บทสาระสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชิงปฏิบัติทั้งในด้านระยะเวลา ระบบข่าวสารที่ต้องพัฒนา เวลา ผู้รับผิดชอบ และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง6. จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ห้พร้อมที่จะตอบสนองการทำงานพัฒนาระบบข่าวสาร7. ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารฝึกอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ พัฒนาทดสอบแก้ไขโปรแกรม8. ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน9. พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่10. ประเมินผลการปฏิบัติงาน

8. 11. ยุติระบบงานสาระสนเทศระยะนั้น ๆ พร้อมรายงานต้อผู้บริหารหน่วยงาน12. พิจารณาดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป13. เมื่อสิ้นสุดทุก ๆ ระบบข่าวสารตามแผนงาแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินงาน14. ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่าง ๆ 15. ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสอทธิภาพของระบบข่าวสารทุก ๆ ระยะ

9. ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ - การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุกๆเรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Plowshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ- การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา- ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป

10. - ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น(กรณี Virtual - Office Automation)- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย- การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ - ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ