การจัดสรรงบประมาณ และการบริหารองค์กรสภานิสิต

1. การจัดสรรงบประมาณและการบริหารองค์กรสภานิสิตการจัดสรรงบประมาณและการบริหารองค์กรสภานิสิต โดย อาจารย์วีระศักดิ์ เครือเทพ ภาควิชารัฐประศาสนศาสตร์ คณะรัฐศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ประธานสภานิสิต ปีการศึกษา 2538

2. หัวข้อการบรรยาย • ชวนคุยเรื่องการจัดสรรงบประมาณและการจัดองค์การ: อดีต-ปัจจุบัน ปัญหา และอุปสรรค • หลักการงบประมาณ • หลักการจัดองค์การและการบริหาร • ระบบการทำงานเพื่อรองรับการจัดสรรงบประมาณและการบริหารงานของสภานิสิต

3. การจัดสรรงบประมาณในราวปี พ.ศ.2536-2538 หลักการพิจารณางบประมาณ • ในอดีต เน้นการพิจารณารายการใช้จ่ายเป็นหลัก จึงได้พยายามเพิ่มความสำคัญของผลงานที่คาดว่าจะได้รับ (ผลผลิต) และต้นทุนในการดำเนินการ การปฏิบัติงานของสภานิสิต • ประชุมสภานิสิตส่วนใหญ่ใช้เวลากับการจัดสรรงบประมาณ แต่มักจะไม่ค่อยได้ติดตามประเมินผลงานของชมรมต่างๆ มีเพียงแต่การพิจารณาประเมินผลงานของ อบจ. เท่านั้น • การพิจารณาโครงการต่างๆ เป็นแบบแยกส่วน ทำให้ภาพรวมของกิจกรรมนิสิตตลอดทั้งปีขาดหายไป จึงส่งผลให้เวลาส่วนใหญ่ของการประชุมสภานิสิตไปกับการจัดสรรงบประมาณ

4. การจัดสรรงบประมาณในราวปี 2536-2538 (ต่อ) ระบบข้อมูลที่ใช้ในการจัดสรรงบประมาณ • มีเพียงการรวบรวมเอกสารโครงการในปีก่อนหน้านั้น และพิจารณาเปรียบเทียบกับสิ่งที่ได้ดำเนินการมาในอดีตในด้านหลักการเหตุผล งบประมาณที่ใช้ เป็นหลัก มากกว่าการตั้งคำถามถึงผลสำเร็จของชมรม/อบจ. ผลที่เกิดขึ้น • สภานิสิตถูกมองว่าเป็นหน่วยตัดงบฯ มากกว่าหน่วยให้คำปรึกษาแนะนำ ส่วนชมรมและ อบจ. ตอบสนองด้วยการทำงบประมาณสำหรับเผื่อตัดงบฯ • บทบาทของสภานิสิตในการดูแลทุกข์สุขและสวัสดิภาพของนิสิตจุฬาฯ โดยรวม ขาดหายไป • สมาชิกสภานิสิตเบื่อหน่ายกับการตัดงบประมาณ • การประชุมสภานิสิตเป็น “การเล่นกับเงิน” มากกว่า “เล่นกับผลงาน” • ไม่สามารถหาจุดสมดุลระหว่าง “การควบคุมของสภานิสิต” และ “ความคล่องตัวในการดำเนินงานของฝ่ายบริหาร (ชมรม/อบจ.)”

5. การจัดองค์การและการบริหารการจัดองค์การและการบริหาร • คณะกรรมการบริหารประกอบไปด้วย ประธานสภานิสิต รองประธานสภานิสิตคนที่หนึ่ง รองประธานสภานิสิตคนที่สอง และเลขาธิการสภานิสิต • การแบ่งฝ่ายกรรมาธิการ (กมธ.) แบ่งออกเป็นฝ่ายวิชาการ ฝ่ายกีฬา ฝ่ายศิลปวัฒนธรรม ฝ่ายพัฒนาสังคม และ กมธ.อบจ. • กมธ. แต่ละฝ่ายทำหน้าที่พิจารณานโยบายและโครงการ พิจารณาจัดสรรงบประมาณ และติดตามประเมินผลการดำเนินโครงการ • ในการประชุมของสภานิสิต จะมีการประชุมตั้งแต่สองสัปดาห์ต่อครั้ง จนถึงสัปดาห์ละครั้ง และการประชุมแต่ละครั้งใช้เวลานาน จนทำให้สมาชิกขาดหายไป บ่อยครั้งที่มีสมาชิกไม่ครบองค์ประชุม

6. แลกเปลี่ยนความคิดเห็นสภาพปัจจุบันเป็นเช่นใด?มีปัญหา และอุปสรรคใดบ้าง?

7. หลักการงบประมาณ • งบประมาณแบบแสดงรายการ (Line-Item Budgeting)เกิดขึ้นประมาณศตวรรษที่14 • งบประมาณแบบแสดงผลงาน (Performance Budgeting) เกิดขึ้นประมาณปี ค.ศ. 1920 • งบประมาณแบบมุ่งการวางแผน (Planning Programing Budgeting: PPB)เกิดขึ้นประมาณช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง ทั้งนี้ ระบบงบประมาณที่เกิดขึ้นในภายหลังเป็นระบบงบประมาณที่มุ่งลดข้อจำกัดของระบบงบประมาณในอดีต

8. งบประมาณแบบแสดงรายการ (Line-Item) • ให้ความสำคัญกับการใช้ทรัพยากร (Inputs) ในการดำเนินโครงการ โดยจะเน้นให้มีการแจกแจงรายการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์อย่างละเอียด • คำถามหลักในการพิจารณางบประมาณ • จะซื้ออะไร และนำไปใช้ทำอะไร • ซื้อเป็นจำนวนเท่าใด • มีราคาเท่าใด • หลักการพื้นฐานของระบบงบประมาณแบบแสดงรายการคือการเน้น “การควบคุม (Control)” หรือมีลักษณะของ “การมุ่งควบคุมก่อนการใช้จ่าย (Pre-audit)” • ข้อมูลที่จำเป็นในการพิจารณางบประมาณ ได้แก่ ข้อมูลการจัดซื้อในอดีต ราคากลาง

9. งบประมาณแบบแสดงรายการ (Line-Item) (ต่อ) ข้อดี • ง่ายต่อการพิจารณาจัดสรรงบประมาณ และไม่ต้องใช้ฐานข้อมูลจำนวนมากนัก • ช่วยควบคุมการจัดซื้อให้อยู่ในวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน ข้อจำกัด • ทำให้เกิดความไม่คล่องตัวในการจัดซื้อ และในการดำเนินงาน • หากสภาพการณ์เปลี่ยนแปลงไป รายได้จัดซื้อที่มิได้รับอนุมัติอาจไม่สามารถจัดซื้อได้ หรือในทางกลับกัน รายการที่ได้รับอนุมัติจัดซื้อ แต่ไม่มีความจำเป็นต้องใช้งาน ก็จะทำให้เกิดความสิ้นเปลือง • ไม่สามารถพิจารณาถึงความคุ้มค่าหรือประสิทธิภาพของการดำเนินโครงการได้

10. งบประมาณแบบแสดงผลงาน (Performance Budget) • ให้ความสำคัญกับผลงาน/ผลผลิต (Outputs) ที่จะได้รับจากการดำเนินโครงการต่างๆ โดยไม่สนใจว่าจะจัดซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์อะไรบ้าง • คำถามหลักในการพิจารณางบประมาณ • จะได้ผลผลิต/ผลงานอะไร • ได้ผลผลิต/ผลงานเป็นจำนวนเท่าใด • ต้นทุนของผลผลิต/ผลงานต่อชิ้นเป็นเท่าใด • หลักการพื้นฐานของระบบงบประมาณแบบแสดงผลงานคือการเน้น “ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน (Management Efficiency)” หรือมีลักษณะของ “การตรวจสอบผลการดำเนินงาน (Post-audit)” • ข้อมูลที่จำเป็นในการพิจารณางบประมาณ ได้แก่ ข้อมูลต้นทุนต่อหน่วยในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ และจำนวนผลผลิต/ผลงานที่ดำเนินการได้ในอดีต

11. งบประมาณแบบแสดงผลงาน (Performance Budget) (ต่อ) ข้อดี • ช่วยให้การพิจารณาจัดสรรงบประมาณก่อให้เกิดการใช้จ่ายเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ และคุ้มค่าโดยการจัดสรรตามต้นทุนต่อหน่วย • ช่วยให้ฝ่ายบริหารเกิดความคล่องตัวในการบริหารงานและการจัดซื้อวัสดุ-อุปกรณ์ที่มุ่งต่อการผลิตผลงาน ข้อจำกัด • ต้องใช้ข้อมูลที่แสดงถึงผลการดำเนินงานในอดีต ทั้งในด้านของจำนวนผลผลิต/ผลงาน และข้อมูลต้นทุนค่าใช้จ่าย • การพิจารณาถึง “ความคุ้มค่า” ของผลผลิต/ผลงานของโครงการต่างๆ อาจกระทำได้ลำบาก

12. งบประมาณแบบมุ่งการวางแผน (PPB) • ให้ความสำคัญกับการวางแผนการดำเนินงานขององค์กรในระยะปานกลางถึงระยะยาวว่าจะมุ่งบรรลุเป้าหมายหรือผลสำเร็จประการใด • คำถามหลักในการพิจารณางบประมาณ • เพื่อให้บรรลุเป้าหมายระยะยาว จะต้องดำเนินโครงการใดและมีทางเลือกอื่นหรือไม่ • ผลงานที่ผลิตได้นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์กรในระยะยาวได้อย่างไร • ความคืบหน้าของการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในแต่ละปีเป็นอย่างไร • จะต้องดำเนินโครงการอะไรเพิ่มเติมเพื่อให้เป้าหมายที่กำหนดขึ้นบรรลุผลสำเร็จ • หลักการพื้นฐานคือการเน้น “การวางแผนพัฒนาในระยะยาว”หรือมีลักษณะ ที่ “มุ่งเชื่อมโยงจัดสรรทรัพยากร-การผลิตผลงาน-และเป้าหมายที่ต้องการบรรลุผล” • ข้อมูลที่จำเป็นในการพิจารณางบประมาณ ได้แก่ ข้อมูลนโยบาย/แผนงานในระยะยาว ข้อมูลการวิเคราะห์เปรียบเทียบต้นทุนของทางเลือกต่างๆ ข้อมูลติดตามความคืบหน้าของการดำเนินงานที่มุ่งบรรลุเป้าหมาย

13. งบประมาณแบบมุ่งการวางแผน (PPB) (ต่อ) ข้อดี • ช่วยให้ตอบคำถามได้ว่าการจัดสรรงบประมาณในแต่ละปีจะตอบสนองต่อเป้าหมายในการพัฒนาองค์กรในระยะยาวได้อย่างไร • ช่วยให้เกิดการพิจารณาทางเลือกในการดำเนินการอย่างกว้างขวาง และมีการเลือกวิธีการดำเนินงานที่เหมาะสมที่สุด อันจะทำให้การใช้จ่ายเงินงบประมาณมีประสิทธิภาพและความคุ้มค่าได้สูงสุด ข้อจำกัด • ต้องใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์เปรียบเทียบทางเลือกในการดำเนินการเป็นอย่างมาก จนอาจเกินกว่าขีดความสามารถและระยะเวลาของการดำเนินกิจกรรมนิสิต

14. สรุปคุณลักษณะของระบบงบประมาณทั้งสามแบบสรุปคุณลักษณะของระบบงบประมาณทั้งสามแบบ

15. ตัวอย่างการจัดสรรงบประมาณทั้งสามลักษณะ (1) Line-Item • โครงการปฐมนิเทศนิสิตใหม่ • หลักการและเหตุผล • รายการงบประมาณ • แบตเตอรี่ 100 ก้อน ราคา 5,000 บาท • กระดาษโปสเตอร์ 200 แผ่น ราคา 2,000 บาท • เชือก 30 ม้วน ราคา 1,000 บาท • ... ... • รวมงบประมาณทั้งสิ้น ราคา xxxx บาท

16. ตัวอย่างการจัดสรรงบประมาณทั้งสามลักษณะ (2) Performance • โครงการปฐมนิเทศนิสิตใหม่ • หลักการและเหตุผล • จำนวนนิสิตใหม่ที่คาดว่าจะเข้าร่วมงาน xxxx คน • รายการงบประมาณ • กระดาษโปสเตอร์ ราคา 2,000 บาท • เชือก ราคา 1,000 บาท • ... ... • รวมงบประมาณทั้งสิ้น ราคา YYYY บาท • ต้นทุนในการจัดงานปฐมนิเทศต่อนิสิต เท่ากับ YYYY / XXXX บาท

17. ตัวอย่างการจัดสรรงบประมาณทั้งสามลักษณะ (3) PPB • นโยบาย อบจ. / ชมรม คือ .................. • โครงการปฐมนิเทศนิสิตใหม่ • หลักการและเหตุผลของโครงการ • ทางเลือก ผลผลิต และงบประมาณในการดำเนินการ วิเคราะห์ความสอดคล้องกับนโยบาย

18. PPB Performance Line-Item คำแนะนำสำหรับการเลือกใช้ระบบงบประมาณในกิจกรรมสโมสรนิสิต

19. เหตุผลสนับสนุนให้ใช้ระบบงบประมาณแบบแสดงผลงานเหตุผลสนับสนุนให้ใช้ระบบงบประมาณแบบแสดงผลงาน • ส่งเสริมให้เกิดความคุ้มค่าและประสิทธิภาพของการใช้จ่าย และความคล่องตัวในการทำกิจกรรม • ดำเนินการได้ง่าย และไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลมากนัก • สามารถดำเนินการได้ภายใต้ข้อจำกัดของการดำเนินกิจกรรมนิสิตในแต่ละปีการศึกษา ทั้งนี้ต้องพัฒนาระบบข้อมูลต้นทุนของกิจกรรมประเภทต่างๆ และสภานิสิตจะต้องเพิ่มบทบาทในการตรวจสอบผลงานที่ได้ดำเนินงานของ อบจ. และชมรมต่างๆ

20. พักสักครู่

21. การจัดองค์กรและการบริหารงานการจัดองค์กรและการบริหารงาน • โครงสร้างสภานิสิต • การบริหารงาน • ระบบปฏิบัติการ-ระบบสนับสนุน

22. การจัดโครงสร้างองค์กรสภานิสิตการจัดโครงสร้างองค์กรสภานิสิต • แบ่งตามกลุ่มลูกค้า/กลุ่มที่รับบริการ (แบ่งตามฝ่ายต่างๆ ของ อบจ. และชมรม) • ข้อดี ทำให้การพิจารณางบประมาณของแต่ละกลุ่มมีความสอดคล้องกับลักษณะกิจกรรมของแต่ละกลุ่ม/ฝ่ายเป็นการเฉพาะ • ข้อจำกัด ทำให้ขาดมาตรฐานร่วมกันระหว่างฝ่าย • แบ่งตามหน้าที่ (หน้าที่ในการจัดสรรงบประมาณ, หน้าที่ในการตรวจสอบติดตามผล, หน้าที่ในการพิทักษ์สวัสดิภาพของนิสิตจุฬาฯ, ฯลฯ เป็นต้น) • ข้อดี ทำให้มีมาตรฐานในการทำหน้าที่ในแต่ละด้านไปในทิศทางเดียวกัน • ข้อจำกัด ขาดความยืดหยุ่นต่อกลุ่ม/ฝ่ายที่มีลักษณะกิจกรรมที่ต่างกัน

23. การบริหารงานของสภานิสิตการบริหารงานของสภานิสิต • กำหนดบทบาทหน้าที่ให้ชัดเจน โดยอาจกำหนดร่วมกับสำนักงานนิสิตสัมพันธ์ อบจ. และชมรม • วางแผนการดำเนินงานตลอดทั้งปี เช่น • เดือน เม.ย. ถึง มิ.ย. เป็นช่วงเวลาพิจารณาโครงการประจำปี • เดือน ก.ค. ถึง ต.ค. เป็นช่วงเวลาประเมินผลโครงการช่วงที่ 1 • เดือน พ.ย. ถึง ก.พ. เป็นช่วงเวลาประเมินผลโครงการช่วงที่ 2 • เดือน มี.ค. เป็นช่วงสรุปผลงาน และเตรียมส่งมอบงาน • ให้ความสำคัญกับบทบาทหน้าที่ในด้านต่างๆ ของสภานิสิตให้ครอบคลุมและสมดุล ไม่ควรมุ่งเฉพาะด้านการพิจารณางบประมาณมากเกินไป • ควรมีการติดตามประเมินผลการดำเนินงานของสภานิสิตเป็นระยะ เช่น ทุก 3 เดือน ฯลฯ เป็นต้น

24. การเตรียมระบบปฏิบัติสนับสนุนการดำเนินงานการเตรียมระบบปฏิบัติสนับสนุนการดำเนินงาน • พัฒนาระบบข้อมูลการจัดสรรงบประมาณ • ให้มีข้อมูลนโยบาย-โครงการ-ผลผลิต-งบประมาณ-ต้นทุน-ปัญหาอุปสรรค • พัฒนาระบบเครือข่ายการทำงานภายในสภานิสิต และระหว่างสภานิสิตกับ อบจ. และชมรม (เพื่อการติดตามงานและการสื่อสาร) • พัฒนาเครือข่ายในการทำงานร่วมกับสภานิสิต-นักศึกษากับสถาบันการศึกษาแห่งอื่น เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและการเรียนรู้จากกันและกัน

25. แลกเปลี่ยนความคิดเห็นแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

26. ติดต่อเพิ่มเติม • ภาควิชารัฐประศาสนศาสตร์คณะรัฐศาสตร์ ตึก 3 ชั้น 1(ภายในสถานศึกษารัฐวิสาหกิจ)โทร. 0-2218-7259E-mail: weerasak.k@chula.ac.th weerasakk@yahoo.com • เอกสาร Download ได้ที่http://www.polsci.chula.ac.th/weerasak/data/Services/sccu_April2548.ppt