VEDENÍ KANCELÁŘE

1. VEDENÍ KANCELÁŘE Vzdělávací akce České advokátní komory, Místo konání: Kleinův Palác, Brno; Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA Datum konání:3.4. 2014

2. Programsemináře • ÚVOD – předpoklady pro kvalitní vedení advokátní kanceláře • POSKYTOVÁNÍ PRÁVNÍCH SLUŽEB nejen v návaznosti na právní předpisy, důležitou součástí je i lidský faktor • ADVOKÁTNÍ TARIF aneb pro vedení a fungování kanceláře jsou potřebné finanční prostředky • Co je třeba dále znát a umět, aby VÁŠ ÚSPĚCH nebyl jen dočasný • ZÁVĚR – shrnutí, podepisování výkazů

3. ÚVOD - co potřebujete pro vedení kanceláře? • Co je vedení • Čas • Znalosti,dovednosti, nadání • Peníze

4. CO JE VEDENÍ neboliŘÍZENÍ

5. Co je vlastně řízení/vedení? Řízení (musí) na všech úrovních zahrnovat: • plánování ; • vedení; • organizování; • kontrolu. • Základním předpokladem pro manažerské řízení jsou manažerské dovednosti!

6. Stojíme na začátku – mise a vize Stanovte si vizi a misi: -vize – vyjádření základního smyslu existence kanceláře (zakladatel); -mise – předem nadefinovaný směr, kterým se bude kancelář/ firma ubírat. Jsou důležité především také pro zaměstnance – měli by je znát!

7. I při řízení menších celků je třeba strategie • Strategické řízení se zaměřuje na: • Cíle (poslání kanceláře); • Zdroje (disponibilní); • Příležitosti (prostředí v němž kancelář existuje vnější, vnitřní); a dlouhodobý soulad mezi těmito atributy. Cíle mají být SMART!

8. Úrovně strategického řízení

9. Na prvním místě je klient

10. ČAS anebKDE HO VZÍT, KDYŽ SE NÁM STÁLE NEDOSTÁVÁ

11. Kde se berou časové ztráty? My – nesprávné činnosti, nejasnosti v prioritách, chaotická práce, nekázeň, lenost; Ostatní – nesprávné cíle, změny priorit, nesprávné plánování, nesprávné řízení, nedostatky v procesech.

12. Pozitivní vymezení, stanovení priorit • Čemu ještě věnovat čas a čemu už ne! • Co mě živí, co chce klient • Co chtějí kolegové, podřízení, přátelé, rodina • Co jsem ještě nestihnul, ale rád bych • Co může počkat, neřeším x pozor však na prokrastinaci!

13. Jak plánovat/rozvrhnout čas? Co všechno potřebujete stihnout? Omyly při plánování – neodhadneme, jak dlouho nám bude činnost trvat, neplánujeme rezervy, neodhadneme velikost zpoždění, plánujeme věci, které nemáme pod kontrolou; Nezapomínejte na časové rezervy – na dopravu, na koníčky, na náhodná setkání, na komunikaci s vašimi blízkými (rodiče, děti, partneři), navazování kontaktů Klaďte důraz na dlouhodobé udržení výkonu - odpočinek, přestávky na jídlo/oddech, relaxace

14. Rovnováha osobního a pracovního života • Úspěch nelze měřit pouze úspěchem v pracovní sféře!

15. INFORMACE, ZNALOSTI,DOVEDNOSTI

16. Informace – kde je získat? I. Písemné zdroje/prameny • Sbírka zákonů • ASPI, CODEXIS atp. • Bulletin advokacie + jeho zvláštní čísla • Věstník České advokátní komory • NEWS České advokátní komory • Odborné časopisy, odborná literatura • Denní tisk • Internet – zejména www.cak.cz ; www.justice.cz

17. Informace – kde je získat? II. Ústní zdroje Formální • Semináře • Školení • Dotazy • Konzultace s ČAK a jejími zástupci • Účast na sněmech a jiných akcích pořádaných ČAK Neformální • Sportovní akce pořádané ČAK • Společenské akce pořádané ČAK

18. Znalosti – předpisy o advokacii I. Listina základních práv a svobod - ÚZ Úmluva o ochraně lidských práv a základních svobod Zákon o advokacii – Z Advokátní tarif - V Advokátní kárný řád- V Etický kodex – U Příspěvek na činnost ČAK/Limity pojistného plnění – U O výchově a dalším vzdělávání koncipientů – U O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů -Z

19. Znalosti – předpisy o advokacii II. Podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právní služeb – U O provádění úschov – U Identifikační průkazy – V Pravidla pro výkon substitučního oprávnění – U O prohlášení advokáta o pravosti podpisu – U O výši úplaty za vydání knihy – U Vzhled stavovského oděvu – U Advokátní zkušební řád – U, O určení advokátů – V, další předpisy ČAK Předpisy EU a Rady Evropy

20. Znalosti – předpisy souvisící III. Zákon o účetnictví Zákon o daních z příjmů Zákon o dani z přidané hodnoty – DPH Zákon o ochraně osobních údajů Občanský zákoník Zákon o obchodních korporacích Občanský soudní řád Zákon o zvláštních řízeních soudních

21. Zákon o advokacii (AZ) I. • Povinnost mlčenlivosti x zbavení povinnosti • Povinnost používat označení advokát při výkonu advokacie x možnost používat i mimo výkon advokacie • Povinnost být pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu, povinnost rozšířit pojištění nebo případně zastoupení odmítnout • Povinnost mít sídlo na území ČR - řádné označení sídla, přítomnost v sídle

22. Zákon o advokacii (AZ) II. • Povinnost platit příspěvky na činnost Komory a odvody do sociálního fondu Komory, popř. platby předvídané AZ a dalšími předpisy o advokacii • Povinnost vést přiměřenou dokumentaci • Povinnost vést stanovené evidence, popř. do nich zapisovat (kniha o prohlášeních, evidence provedených konverzí, elektronická kniha úschov)

23. Zákon o advokacii (AZ) III. • Povinnost kolegiální, povinnosti v řízení před soudy i jinými orgány • Povinnost advokáta umožnit koncipientovi účelnou právní praxi • Povinnost koncipienta nepoužívat k újmě advokáta – školitele či ve svůj vlastní/třetích osob prospěch zvláštních informací

24. Etický kodex • Povinnosti při vedení kanceláře – čl. 16 • Vykonávání advokacie v sídle • Nesnižování důstojnosti advokátního stavu • Přítomnost v pravidelné době • Vedení evidence dle požadavků na řádný výkon advokacie • Úprava profesionální etiky a pravidel soutěže advokátů

25. Etický kodex, osobnost advokáta a předpokládané atributy pro vedení Přínos advokáta - manažera pro dobré vedení advokátní kanceláře: • Vytrvalost • Sebedůvěra • Odpovědnost • Informovanost • Iniciativa (proaktivita) • Identifikace příležitostí i silných stránek a jejich využití • Důraz na koncept cena – kvalita - flexibilita • Touha uspět a vynaložení úsilí • Racionální chování • Respektování okolní reality

26. Etický kodex a řídící dovednosti I. Máte je všechny, avšak užíváte jen některé! • Rozhodování • Řízení týmů/lidí • Proces poskytování právní služby (poskytování právní služby je vlastně v přeneseném slova smyslu výrobou) • Finance z pohledu předpisů o advokacii i z pohledu řízení (vždy pracujeme s určitou finanční částkou – většinou z našeho pohledu omezenou) • Efektivní marketing – zviditelnění se v konkurenčním boji • Úspěšný prodej právních služeb • Řízení času • Efektivní delegace

27. Etický kodex a řídící dovednosti II. • Motivace lidí (praktikanti, koncipienti) • Řízení porad (účastníci, program, výstupy s úkoly a termíny) • Jasná komunikace (zpětné vazby!) • Úspěšné vyjednávání (s dodavateli, ale i s protistranami) • Řízení příležitostí • Využívání moderních technologií • a mnoho dalších  Jsou základním předpokladem řízení. Je třeba je využívat v rovnováze!

28. FINANČNÍ PROSTŘEDKY= NEOPOMENUTELNÝ FAKTOR PRO VEDENÍ

29. Kvalitní vedení = finanční plánování I. • Analýza příjmů - lze ji provést z evidence vystavených daňových dokladů – faktur • Paušální klienti – stejná výše příjmů • Pravidelní klienti – nestejná výše příjmů • Klienti ad hoc - přicházející dlouhodobě - přicházejí jednorázově • Analýza nákladů/výdajů – fixních (pravidelně se opakujících, tj. měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně - nákup ASPI, poplatky za telefon, nájem kanceláře) a variabilních (nepravidelně se opakující, ale do jisté míry se dají předpokládat (servis kancelářské techniky, servis služebních automobilů x výměna autobaterie, pneumatik, nákup tiskárny, počítače…)

30. Kvalitní vedení = finanční plánování II. • Analýza • majetku (např. kanceláře ve vlastnictví) • pohledávek (krátkodobě po splatnosti x dlouhodobě po splatnosti) • závazků (závazky do lhůty splatnosti x závazky po lhůtě splatnosti) • Finanční strategie kanceláře • příjmy • optimalizace výdajů • finanční toky – trvalá platební schopnost, ovlivnění cash flow – vybírání záloh, zkrácení dodacích lhůt • kapitál z cizích zdrojů (leasing, hypotéka – pravidlo 50:50) • daňová politika/optimalizace • tvorba rezerv

31. Advokacie se vykonává zpravidla za úplatu • Advokacie se vykonává zpravidla za odměnu a od klienta lze žádat přiměřenou zálohu • Způsob určení odměny a náhrad advokáta, který vykonává advokacii stanoví Ministerstvo spravedlnosti – advokátní tarif

32. Advokátní tarif I. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře • Smluvní x mimosmluvní odměna • Přiměřenost smluvní odměny + upozornění • Mimosmluvní odměna – tam, kde nebyla sjednána smluvní - Povinnost vést přiměřenou dokumentaci způsobem, z něhož musí být zřejmý postup při poskytování právních služeb, jakož i oprávněnost účtované odměny

33. Advokátní tarif II. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře • Účetní a daňové doklady vést bez zbytečné specifikace úkonů právních služeb – zejména pro případ daňové kontroly (pokud se s klientem písemně nedohodnete jinak) – pozn. při daňové kontrole musí být přítomen zástupce určený ČAK • Vystavení řádného daňového dokladu – jméno klienta by nemělo být patrno – dvojí evidence

34. Advokátní tarif III. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře • Při ukončení poskytování právní služby nutno vydat klientovi všechny doklady – nelze podmiňovat zaplacením požadované odměny nebo výloh – k tomu měl být využit požadavek na přiměřenou zálohu • Opatrování peněz a jiných hodnot s péčí řádného hospodáře, přírůstky vydat složiteli – nelze započítat odměnu s těmito částkami – pokud nebylo předem dohodnuto

35. SHRNUTÍ, ZÁVĚR

36. Co všechno vám může pomoci I. SYSTÉM, POŘÁDEK, DŮSLEDNOST- IS/IT • Plánování prostřednictvím plánů práce, schůzek, výkazy práce, seznamy hesel, plány docházky do kanceláře, dovolené, řádně vedený seznam kontaktů na klienty, zaměstnance, koncipienty, sestavení databáze osvědčených vzorů dokumentů a jejich přehledné setřídění, zápisy z porad se zaměstnanci • Řádné vedení advokátních spisů – prokázání, že advokátní služba byla poskytnuta v pořádku + řádný podklad pro vyúčtování • Nepodcenit okamžik růstu kanceláře – pořízení serveru, dálkového připojení….

37. Co všechno vám může pomoci II. aneb jednoduchý tahák Odpověď na základní otázky: • Kdo? • Co? • Kdy ? • Kde ? • Proč ? • Jak ?

38. Závěr Řádné vedení advokátní kanceláře =řádné a kvalitní poskytování právní služby

39. Děkuji Vám za pozornost a přeji Vám, aby vedení Vašich advokátních kanceláří bylo úspěšné! pernstejn@snadvok.cz