CURSO-TALLER ARCHIVO DE TRAMITE

1. CURSO-TALLER ARCHIVO DE TRAMITE Hermosillo, Sonora, 01 marzo 2013 Instructor: Rosario Campa Montaño

2. Introducción Los Archivos mantienen las pruebas de nuestras actuaciones, se nutren de los documentos que ingresan y que se producen en el diario quehacer de una institución.

3. Conceptos Básicos • Archivo. • Documento de archivo • Expediente • Principio de procedencia y orden original. • Ciclo vital del documento. • Sistema de Archivo • Normatividad

4. La función esencial de los archivos es, 1- Servir de apoyo a la toma de decisiones y..

5. 2.- Proporcionar de forma oportuna, Información veraz Sociedad Archivo Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Administración Pública Grupos o ciudadanos individuales Instituciones, dependencias, entidades oficiales Actividad Administrativa

6. LA INFORMACIÓN PUEDE SER CLASIFICADA EN: Confidencial Reservada

7. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Archivo:Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuiciones por los sujetos obligados oficiales.

8. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS La Archivística es una ciencia interdisciplinaria que resuelve problemas vinculados a la eficiencia y eficacia de las organizaciones y que garantiza la perdurabilidad del patrimonio histórico, que es un elemento sustancial de la identidad y la memoria de la humanidad.

9. QUÉ TENEMOS ?

10. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS Reunir Exige un control y canalización de la producción documental. Conservar Asegurar la integridad física de los soportes documentales, evitando al máximo las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño a la información. Servir/difundir Implica organización, descripción, difusión, orientación. Consiste en ofrecer datos concretos que impliquen facilidad de acceso y consulta.

11. QUE ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO ? Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus funciones o desarrollo de su actividad.

12. DOCUMENTO DE ARCHIVO Unidad de Planeación y Evaluación de Políticas Educativas Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación Dirección de Incorporación y Revalidación México, D. F.T 24 de octubre de 2008 Asunto; Oficio Comisión C. DIRECTOR DE ESCUELA PRESENTE. Me refiero a los trabajos que la Secretaría de Educación Pública realiza en torno a la “Encuesta nacional sobre el uso de resultados de ENLACE, identidad de los educandos y la participación de la comunidad educativa en programas estratégicos", y a la visita que se realiza del 27 al 31 de octubre del año en curso, a ese plantel a su digno cargo, me permito hacer de su conocimiento que el C.__ _ _ es el visitador que ha sido acreditado para tal efecto. Bajo este contexto, hago de su conocimiento que para el cumplimiento del propósito establecido, dicho visitador deberá llevar a cabo las siguientes actividades: 1. Acreditarse con identificación oficial ante el C. Director del Plantel Educativo. 2. Requerir al C. Director o Personal Administrativo del Plantel lo siguiente: 2.1 Copia fotostática del Acta de Nacimiento de los alumnos que estuvieron inscritos en el ciclo escolar 2007-2008 cuyos registros administrativos del plantel indican la carencia de la CURP, o que presentan alguna incongruencia con base a la lista que se le hizo llegar previamente. 2.2 Copia fotostática del Acta de Nacimiento de los alumnos de nuevo ingreso al ciclo escolar 2008-2009 cuyos registros administrativos del plantel indican la carencia de la CURP. 2.3 Llenar la encuesta sobre los motivos de la carencia de la CURP de los Alumnos y la participación de Ja comunidad educativa en programas estratégicos. 2.4 Sellar el presente Oficio. 3. Entregar una copia del formato de control de las actas de nacimiento de los alumnos citados en los numerales 2.1 y 2.2. Al agradecer de antemano el apoyo que tenga a bien brindar al visitador comisionado en las funciones que se le han encomendado, hago propiajftMftocasión para reiterarle las seguridades de mi más alta y distinguida consideración. !. E. P. RHCIÜN tENtML 81 ACKMUCIM rCMríHtlON I REVUIIUIM ida Andrade. - Director General de Acreditación Incorporación y Revalidación - Prosante ”2008. Ario da la Educación Física y al Deporte" Arcos de Belen numero 79. 5 piso. Col. Centro. C P 06010, Mexictrt Tel. 01 <55) 36013107 | Fax: 01 (55) 36012 http://www.sep.gob.mx/wb2/sep1/sep1 Dirección General de Acreditación

13. CARACTERÍSTICAS Únicos: Producidos para realizar un trámite específico de la institución, a diferencia de otros documentos múltiples, como los libros o las revistas. Orgánicos: Se derivan de las funciones y estructura orgánica de la institución. Seriados: Los documento de archivo se producen uno a uno relacionados entre sí.

14. EL DOCUMENTO DE ARCHIVO DEBE GARANTIZAR La correcta toma de decisiones La rendición de cuentas La transparencia de acciones El acceso a la información

15. DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO • • Documentación de apoyo para las gestiones administrativas. • •Forman parte del expediente, pero no se consideran patrimonio documental y no pasan a formar parte de un archivo. • Ejemplo: Textos legales, boletines oficiales, copias de informes, documentos que no son producidos por el área ni son originales por lo cual deben ser eliminados antes de llegar al archivo de concentración.

16. EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

17. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de expedientes similares que se integran con documentos producidos de manera continua como resultado de una misma actividad. l-L'àrf ÍXM G* W iV i*12 'írf üenn

18. SECCIÓN Primera división del fondo, se organiza conforme al principio de procedencia y orden original, de acuerdo a la estructura orgánica o a las funciones de la institución. Son las agrupaciones documentales procedentes de una institución o división administrativa importante con una organización y función definida e independiente.

19. FONDO DOCUMENTAL Es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una unidad de archivo; es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

20. MODELO DE NIVELES DE CLASIFICACIÓN DE UN FONDO

21. EXISTEN DOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS Principio de procedencia. Principio de orden original.

22. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Consiste en respetar el origen de los fondos, procedentes de una entidad, observando su estructura o clasificación. PRINCIPIO DE ORIGEN ORIGINAL Establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le asignó el área productora. Los documentos se producen con base en un procedimiento administrativo, por lo que se van colocando siguiendo la secuencia del trámite.

23. Criterios para la organización de archivos ❖ Uniformes ❖ Asegurar su localización expedita ❖ Disponibilidad, integridad, conservación y custodia Organización

24. Proceso de clasificación Documentos Conjunto de documentos Agrupación por asuntos = acción particular = Expediente por asunto Conjunto de expedientes Agrupación de expedientes similares = acción general =

25. VALORES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Valor Primario • Administrativo • Legal • Fiscal/Contable • Técnico Valor Secundario • Evidencial • Testimonial • Informativo

26. VALORES PRIMARIOS Ejemplos: • Oficios, tarjetas informativas, memorándums, trámites relacionados con proyectos, informes, reportes de actividades, minutas de reuniones, actas administrativas, etc. • Su conservación es por un período de 7 años; de 2 a 3 años en archivo de trámite, el resto en concentración. Valor Administrativo • Son los documentos generados o recibidos en las oficinas en función de las actividades de las áreas administrativas. • El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos

27. VALORES PRIMARIOS Valor Fiscal o Contable • Valor que tienen los documentos que sirven de justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias • Registro de relaciones con la hacienda pública. Ejemplo • Impuestos, facturas, registros contables, nóminas, libros de contabilidad, pólizas de cheques, estados financieros. • Su conservación es por un período de 12 años: de 3 a 6 en archivo de trámite y el resto en concentración

28. VALORES PRIMARIOS • Valor Legal • Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. • Registros de trámites jurídicos • Ejemplos • Propiedad, Laborales, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos. • Su conservación en el archivo de trámite será hasta la resolución del asunto. Una vez en concentración. • Valor Técnico • Es aquel que evidencía las acciones de las áreas operativas a través de los documentos técnicos. • Ejemplos • Estudios, programas, dictámenes, investigaciones, proyectos.

29. VALORES SECUNDARIOS • Valor Evidencial • Documentos que adquieren valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles • Valor Testimonial • Documentos que dan testimonio de aspectos de la evolución de la institución • Valor Informativo • Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación

30. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS “Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”. adabi

31. Archivo de Trámite CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS • Fase activa • La información contenida es vigente o actual. • De uso constante e inmediato. Archivo de Concentración • Fase semiactiva • La información constituye un asunto en espera de su conclusión. • De uso ocasional. • Fase inactiva • La información es de interés para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Histórico

32. TP E TS TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

33. TRANSFERENCIA ❖ Traslado controlado y sistemático de expedientes semiactivos al archivo de concentración y de los inactivos al archivo histórico TRASNFERENCIA PRIMARIA TRASFERENCIA SECUNDARIA

34. SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS El flujo y la transferencia de los documentos

35. Componen al sistema los archivos: • los servicios archivísticos. • la administración de archivos • la legislación archivística y • el personal.

36. CONTROLES Y HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO DE TRAMITE • Cuadro General de Clasificación Archivística • Catálogo de Disposición Documental. • Identificación de expedientes (carátula) • Inventario de expedientes de trámite • Circulación de documentos y/o expedientes • Depuraciones • Inventario de expedientes transferidos • Transferencias primarias • Procedimiento de Administración de Archivo de Trámite

37. ¿QUE SE BUSCA CON LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS? Estandarización de las políticas de administración de archivos y el establecimiento de procedimientos que aseguren una apropiada organización y protección de los mismos. ¿Para qué? Para que la evidencia e información contenida en los documentos se recupere de una manera eficiente, con base en prácticas y procedimientos homogéneos.

38. Beneficios • Eficiencia en trámites administrativos. • Información ágil y oportuna. • Facilitar la toma de decisiones. • Optimizar recursos. • Optimizar espacios. • Garantizar la custodia, conservación y recuperación. • Cumplir con la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información. • Conformar la memoria histórica

39. Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos • Ley de Acceso a la Información Pública • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios. Art. 63 • Código Penal Federal • Ley Federal de Archivo • Ley que regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos. • Lineamientos Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora. Legislación y normatividad interna en archivo

40. DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Principios constitucionales Artículo 6o. Constitucional - Derecho a la información (que genera o posee el gobierno) Artículo 8o. Constitucional - Derecho de petición (información contenida en documentos)

41. Es Obligación de los funcionariosPúblicos: • “Rendir cuentas sobre el ejercicio de las funciones que tenga conferidas y coadyuvar en la rendición de cuentas de la gestión pública, proporcionando la documentación e información que le sea requerida en los términos que establezcan las disposiciones legales correspondientes”

42. LOS SERVIDORES PÚBLICOS ESTAMOS SUJETOS A: Auditorias y Observacionesrealizadaspor: ÓrganoInterno de Control. AuditoresExternos. Secretaría de la FunciónPública. Auditoria Superior de la Federación. Requerimientos de Información de otrosOrganismos

43. Por lo quetambiénesobligación de los servidoresPúblicos: “custodiar y cuidar la documentación e informaciónqueporrazón de suempleo, cargo o comisión, tengabajosuresponsabilidad e impedir o evitarsuuso, sustracción, destrucciónocultamiento o inutilizaciónindebidos”

44. • También es obligación del servidor público evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento de la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento envirtud de su empleo, cargo o comisión.

45. Código Penal Federal Artículo 214, fracciones IV Si se destruye o extravíaexpediente, porfalla en documento...... QUE PODRIA SUCEDERLE? Despido o Renuncia • ¿Nada más?

46. • Las sancionescontempladas en La Ley Federal de ResponsabilidadesAdministrativas de los ServidoresPúblicosindican: I.- Amonestaciónprivada o pública; II.- Suspensión del empleo, cargo o comisiónpor un período no menor de tresdíasni mayor a un año; III.- Destitución del puesto; IV.- Sancióneconómica, e V.- Inhabilitación temporal paradesempeñarempleos, cargos o comisiones en el serviciopúblico.

47. Las sancionesconsideradas en el Código Penal Federal contemplan: • De dos a siete años de prisión, • Multa de treinta a trescientas veces el salario mínimo diario vigente en el Distrito Federal en el momento de cometerse el delito y • Destitución e inhabilitación de dos a siete años para desempeñar otro empleo, cargo o comisión públicos.

48. • La Secretaria de Educación y Cultura, tiene la obligación de proporcionar los documentos comprobatorios de los trámites efectuados en aras de su quehacer y facilitar la consulta de información a todas las personas que lo soliciten a través de la unidad de enlace.

49. • La Secretaria de Educación y Cultura, tiene la obligación de proporcionar los documentos comprobatorios de los trámites efectuados en aras de su quehacer y facilitar la consulta de información a todas las personas que lo soliciten a través de la unidad de enlace.

50. Ley 167 • Artículo 5°. Los servidores públicos, al término del desempeño de su cargo, harán entrega, a quien corresponda, de toda la documentación oficial que se encuentre en su poder, atendiendo a las disposiciones legales establecidas.