Udvikling af metoder til brugerinddragelse i byggeri SAM 31.marts 2009

1. Udvikling af metoder til brugerinddragelse i byggeriSAM 31.marts 2009 Karen Munk

2. Erfaring med tidlig brugerinddragelse • Skoler Ledelse, medarbejdere, forældre, elever • Børnehaver Personale • Næstved Sygehus, børnepsykiatri Ledelse og medarbejdere, alle faggrupper • Næstved Sygehus, geriatri Ledelse og medarbejdere, pleje- og behandlingspersonale • Interviews med bygherrerådgivere og projekterende om brugerinddragelse og metoder

3. Baggrund og erfaringer • Fysiske rammer har stor betydning for arbejdsmiljøet • Bygherrer og medarbejdere ønsker gode og arbejdsmiljøvenlige rammer, der understøtter produktion og arbejdsopgaver • Medarbejdere og sikkerhedsorganisation høres ofte for sent i byggeprocessen • Medarbejdernes viden om arbejdet og arbejdsmiljøet inddrages ikke optimalt • Der er ofte skepsis overfor bred inddragelse af brugere: ”Alle brugerne kan jo ikke deltage i alle beslutninger - og hvordan kan vi styre de mange input”?

4. Medarbejdere Kender ikke planlægningsfaserne i byggeri Kender ikke rammerne for deres deltagelse Forventer at rådgiver kender deres behov og ved hvordan man bygger arbejdsmiljøvenlige skoler, hospitaler mv. Er ikke vant til at ”læse” tegninger Ved ikke hvilke krav de skal stille og hvornår i byggeprocessen Rådgivere Kender ikke brugernes arbejde og arbejdsmiljø i detaljer Forventer, at brugerne formulerer krav og ønsker til funktion og arbejdsmiljø Ønsker brugernes kommentarer til forslag Arbejder med en presset tidsplan Udfordringer Medarbejdere og byggetekniske rådgivere taler ikke samme sprog!

5. Dilemma: De største beslutninger tages, når viden er mindst! Bygherrens investering Bygherrens valgfrihed Ide Program Forslag Projektering Udførelse Ibrugtagning 75 % af byggebudgettet fastlægges her Brugernes viden Byggeinvestering Rådgivere, Håndværkere Materialer Bygherrens valgfrihed aftager som projektet skrider frem

6. Dilemma: Planlægningen har konsekvenser for hele bygningens levetid planlægning udførelse Bygningens levetid byggeproces

7. Hvordan inddrage brugere? Næstved Sygehus – udvidelse med børnepsykiatrisk observationsafdeling Pilotprojekt: • Storstrøms Amt: Fokus på arbejdsmiljø i den kommende bygning allerede før der skitseres • Øge MED-udvalgenes og lokale brugerrepræsentanters mulighed for i samarbejde med byggeafdelingen at beskrive og inddrage relevante arbejdsmiljøkrav til bygningen • Ruste brugerrepræsentanter til at indgå i byggeprocessen med relevante input i de forskellige faser af byggeprocessen

8. Organisering Arbejdsgruppe • Repræsentanter for ledelse og medarbejdere - alle faggrupper på den kommende arbejdsplads – inkl. sikkerhedsrepræsentanter Øvrige deltagere i projektet • Driftschef • Amtets arbejdsmiljøchef, sikkerhedsleder, MED-udvalg • Byggeteknisk afdeling • Rådgivere – arkitekt og ingeniør Proceskonsulenter med arbejdsmiljø- og byggeerfaring

9. Hvordan gjorde vi? Forløb: • Brainstormmøde arbejdsmiljø • Studiebesøg • Opstartseminar • Forberedelse til møder i byggeprojektgruppe • Konsulenthjælp undervejs • Midtvejs- og slutevaluering

10. Brainstormmøde, arbejdsmiljøerfaringer Introduktion til byggeprojekt • Hvad skal bygges • Planlægnings- og beslutningsfaser • Roller og opgaver for forskellige parter Arbejdsmiljøet i dag for alle faggrupper • Positive og negative arbejdsmiljøforhold, APV • Sammenhænge med fysiske rammer (udformning/indretning) • Foreløbige overordnede ønsker til fremtidigt arbejdsmiljø

11. Afdække behov og ønsker Hvad skal kunne foregå? – arbejdsaktiviteter mm Sammenhæng, funktioner (nærhedsdiagram) Rum til funktioner Arbejdsmiljøkrav og -ønsker generelt og til de enkelte rum Krav til plads, installationer, inventar Byggeprocessens faser (repetition) Forberedelse til projektmøder Opstartseminar

12. Opstartseminar - funktioner grupperet Gå i skole Kunne undervise Lærer: administrativt arbejde Spille computer Spille spil Legeplads ude: At lege ude alene kravle gennem rør – op og ned ad bakke Køre i mooncar Løbe på rulleskøjter og cykle Så karse, natur Spille bold (ude og inde) Bygge hule Udfolde sig fysisk (inde/ude) Lege med vand og bade Sove - barnevogn Eksperimentarium Sidde på gulvet Være i gruppe Udfordre sanserne Spille musik (uden at det kan høres overalt) videofilme børnnen/aktiviteterne Hoppe, klatre, tumle, larme Lave afspændingsøvelser Holde morgensamling med børnene Fingermale, bruge hammer - hobby Klæde sig ud, optræde, danse Lege individuelt Lave forsøg/skolen Garderobe, Entre m.m. Modtage børnene, når de kommer Have reservetøj med Kunne tørre overtøj, sko m.m. Overtøj af og på Toilet, bade Få skiftet ble Gå på toilettet (børn) Bade (børn) Spise/køkken/samling Spise madpakke Tilberede mad til børnene Bage med børnene Vaske op i maskine Have husgerning Spise sammen (børn og nogle voksne) Være i gruppe Sidde relevant Hygge alle Fælles aktiviteter dag/døgn? Stille/rolige aktiviteter/funktioner Mor-barn funktion Kunne trække sig tilbage som pårørende til den indlagte Hygge os med børnene og hinanden Kunne se fjernsyn/video Fortælle historie Kunne gå for sig selv (børn) -skærme Være alene med en voksen Hygge i en krog, hvile Opstillingslege Sekretærfunktioner + adm Modtage familie og andre Kommunikere med omgivelserne, formidle, koordinere Skrivearbejde -Journal (EDB) –sygepleje Løn – tjenestetidsplaner (afd.syg.pl.) Sidde relevant Telefon Post Personale-funktioner: Gå på toilettet Spise for sig selv Holde konference el. netværksmøde Tale sammen indbyrdes (personale) Hænge tøj op og låse personlige ejendele inde Samtaler – forældre og andre Personlige udviklingssamtaler Holde pause (børn og voksne) Have supervision Personalemøde Observation/terapi Lave legeobservation Blive undersøgt af psykolog Rengøring/depot m.m. Opbevare toiletpapir Gøre rent/Rengøringsrum Opbevare materialer (låse/ikke låse) Dagrenovation væk Vedligeholde huset Modtage varer Socialrådgivn. Undersøges af somatisk læge Hælde medicin op

13. Opstartseminar, rum og sammenhænge Nord Lege-red skaber Garderobe/ entre Renovation Legeplads Toilet/pusle Toilet/bad Rengørings depot Værksted Tumlerum Alrum Mødelokale OBS-rum Bad/toilet Køkken Sekretariat Stillerum Alrum Depot (linned,mat.) Stillerum Plejepersonale kontor Skole Disponibetl kontor Soc.rådg. kontor Psykolog kontor Eksisternde bygning Gårdhave

14. Opstartseminar, arbejdsmiljøkrav • Arbejdsmiljøkrav og –ønsker generelt • For hvert rum: • Funktions- og arbejdsmiljøkrav • Krav til plads, installationer og inventar • Prioritering af krav • Dynamisk log

15. Forberedelse til møder i byggeprojektgruppe Projektmøder • Kommentere forslag og skitser fra arkitekt • Kontrollere opfyldelse af de opstillede krav og ønsker

16. Evaluering Midtvejs i processen: • Hvad har processen medvirket til? Efter et års brug: • Hvordan lever bygningen op til de stillede krav?

17. Evaluering viste • Bedre udgangspunkt for prioritering i det videre forløb • Øget klarhed over bygningens kommende funktion og arbejdsmiljø • Tvivlsspørgsmål reduceret tidligt • Ledelse og medarbejdere har større overblik over videre planproces • Byggeteknisk forvaltning har fået præciseret arbejdsmiljøkrav, som gør det nemmere at levere egnede løsninger • Tilfredshed med arbejdsmiljøforhold • Færre fejl • Ejerskab for stedet er stort

18. Evaluering viste Forslag til justeringer • Dagsordener og mødereferater ud i tide • Medarbejdere ønsker at blive hørt ved ændringer fremover • Ønsker indflydelse på møbleringsplan • Mulighed for at granske projektet i f.t. stillede krav og ønsker Fremtidige projekter • Metoden permanent • Ved mere tekniktunge projekter udvides brainstorm om arbejdsmiljø • Formøde med rolle- og opgaveafklaring og ressourceforbrug • Tid mellem studiebesøg og seminar, studiebesøg efter seminar • Deltagere fra tidligere projekter hjælpe ved nye projekter, men forløb ledes af konsulenter