RAMBURSAREA CHELTUIELILOR Ministerul Fondurilor Europene

1. RAMBURSAREA CHELTUIELILOR Ministerul Fondurilor Europene Autoritatea de Management pentru Programul Operational Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice” Iunie, iulie 2014

2. Rambursarea cheltuielilor efectuate de beneficiari se realizează ulterior verificărilor realizate de către Autoritatea de Mangement. • În general aspectele administrative, financiare şi tehnice pot fi realizate în cadrul verificărilor administrative ale fiecărei cereri de rambursare depuse de către beneficiari. În ceea ce priveşte aspectele fizice, acestea se verifică, de obicei, în cadrul verificărilor la faţa locului sau vizitelor de monitorizare.

3. Beneficiarii de proiecte cofinanţate din Programul Operaţional Sectorial „Creşterea Competitivităţii Economice” vor depune cererile de rambursare în formatul stabilit şi la termenele stabilite prin contractele de finanţare. • Pentru a veni în sprijinul beneficiarilor, Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial „Creşterea Competitivităţii Economice” a realizat o instrucţiune privind transmiterea de catre beneficiari a dosarului CR ce contine informatii privind intocmirea dosarului CR si documentele justificative solicitate la rambursare de către OI/AM Aceasta instructiune se regăseste pe site-ul AM POS CCE la adresa http://amposcce.minind.ro. • Precizăm că, neprezentarea cererii de rambursare in forma prezentata da dreptul OI/AM de a respinge CR ca fiind neconforma.

4. Exemplu de completare a formularului Cererii de rambursare conform instrucţiunilor AM POS CCE Societatea Comercială SC A SRL are încheiat un contract de finanţare cu AM POS CCE, în cadrul Domeniul major de intervenţie DM1.1 - Investiţii productive şi pregătirea pentru competiţia pe piaţă a întreprinderilor, în special a IMM, operaţiunea “Sprijin pentru consolidarea sectorului productiv prin investiţii tangibile şi intangibile” – operaţiunea pentru întreprinderi mari. Bugetul proiectului aprobat conţine următoarele: • construcţie: valoare eligibilă 1.000.000 lei; valoare nerambursabilă 500.000 lei; procent finanţare nerambursabilă 50% • achiziţie echipamente: valoare eligibilă 1.500.000 lei; valoare nerambursabilă 750.000 lei; procent finanţare nerambursabilă 50% Conform graficului cererilor de rambursare beneficiarul transmite 2 cereri de rambursare: Cererea de rambursare nr. 1 la 6 luni de la începerea proiectului pentru cheltuielile aferente construcţiei şi Cererea de rambursare nr. 2 la 12 luni de la începerea proiectului pentru cheltuielile aferente achiziţiei de echipamente.

5. Exemplu de completare a formularului Cererii de rambursare conform instrucţiunilor AM POS CCE - continuare - In baza prevederilor contractului de finantare si a prevederilor legale in vigoare, beneficiarul, impreuna cu prestatorul de servicii de management de proiect va finaliza „Dosarului Cererii de Rambursare nr. 1”. Dosarul ce va fi transmis AM va contine: 1. OPIS 2. Cererea de rambusare– in 4 exemplare (in original, semnate si stampilate pe fiecare pagina); 3. Raportul de progres; 4. Documente aferente liniei bugetare „lucrari de constructie” – depuse in copie, avand aplicata stampila “conform cu originalul” • facturi; ordine de plata, extrase de cont. Pe factura va fi scris numele contractorului, numarul si data contractului de executare lucrari. Pentru evitarea dublei finantari fiecare factura originala va avea inscriptionat „Finantat in cadrul POS CCE, Axa prioritara 1, DMI 1.1., codul SMIS 3490, contract de finantare nr. 20/01.07.2009” titlul proiectului “Cresterea competitivitatii SC A SRL”. • balantele de verificare, fise de cont si note contabile care vor contine codificarea stabilita prin instructiunile autoritatilor pentru fiecare din conturile folosite pentru inregistrarile contabile ale proiectului;

6. Exemplu de completare a formularului Cererii de rambursare conform instrucţiunilor AM POS CCE - continuare – • Autorizatia de construire, avizul, acordul ISC, autorizatia dirigintelui de santier, garantia de buna executie, procesul verbal de predare – primire a amplasamentului si a bornelor de repere, programul de urmarire si control al calitatii lucrarilor, procesele verbale pe faze determinate, procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor, situatii de lucrari semnate de antreprenor, diriginte de santier si beneficiar. 5. Documentele aferente achizitiei 6. Documentele care atesta respectarea regulilor de informare si publicitate conform Manualului de identitate vizula (anunt de incepere a proiectului, fotografii pentru placi sau panouri temporare / permanente). In cazul in care sunt solicitate clarificari privind documentele depuse in cadrul CR, beneficiarul se obliga ca in termen de 3 zile lucratoare sa raspunda la clarificarile solicitate de catre OI/AM. In cazuri justificate, acest termen poate fi modificat.

7. Cheltuieli eligibile realizate în perioada de referinţă pentru care se solicită rambursarea în aceasta cerere, cu documentele suport aferente:

8. B) Situaţia rambursărilor

9. MECANISMUL DE DECONTARE AL CERERILOR DE PLATA • Mecanismul decontării cererilor de plată se aplică tuturor beneficiarilor din cadrul Programului Operațional Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice” 2007-2013. • În procesul de implementare a proiectelor din cadrul Programului Operațional Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice” 2007-2013, beneficiarii pot utiliza concomitent mecanismul decontării cererilor de plată și cel al cererilor de rambursare. • Cererile de plată conţin doar facturi neplătite de beneficiari şi Cererile de rambursare conţin doar facturi plătite de beneficiari. • Informaţii privind mecanismul de decontare al cererilor de plata precum si documentele obligatorii care se depun se regasesc in Instructiunea AM nr. 307880/12.11.2013 publicata pe site-ul AM POS CCE la adresa http://amposcce.minind.ro – secţiunea “Instrucţiuni pentru beneficiari”.

10. În termen de maxim 3 zile lucrătoare de la primirea facturilor pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor/execuţia lucrărilor recepţionate, acceptate la plată, beneficiarul poate depune la organismul intermediar / AM “Cererea de plată” împreună cu documentele justificative aferente acesteia. • După efectuarea verificărilor cererii de plată de către OI și AM, Autoritatea de Management virează beneficiarului valoarea cheltuielilor rambursabile, într-un cont distinct de disponibil deschis pe numele beneficiarilor, launităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului. • În ziua următoare efectuării virării, Autoritatea de Management va transmite beneficiarului o notificare.

11. În termen de maxim 5 zile lucrătoare de la încasarea sumelor de la AM POS CCE, Beneficiarii efectuează plata numai pentru facturile înscrise în Notificarea transmisă de AM POS CCE • În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data încasării sumelor virate de către AM, beneficiarii au obligația să depună la OI/AM, Cererea de rambursare aferentă cererii de plată în care sunt incluse numai facturile decontate prin cererea de plată. • Beneficiarii au obligaţia restituirii integrale sau parţiale a fondurilor virate de către AM în cazul proiectelor pentru care aceştia nu justifică prin cereri de rambursare utilizarea acestora. • Beneficiarii pot depune concomitent cereri de rambursare în care sunt incluse facturi platite de aceştia şi care nu au fost incluse într-o cerere de plată

12. Exemplu de completare a formularului Cererii de plata Situatia cheltuielilor eligibile reprezentand contravaloarea lucrarilor efectuate / bunurilor achizitionate / serviciilor prestate

13. Erori frecvente întâlnite în intocmirea unei cereri de rambursare / cereri de plata • Necompletarea corepunzatoare a formularelor CR/CP: • se mentioneaza alt cont decat cel specificat in contractul de finantare (in cazul in care exista modificari privind contul bancar in care se face rambursarea trebuie depusa o notificare); • In cadrul cererii de plata se mentioneaza contul din trezorerie deschis pentru virarea sumelor de catre AM si de catre beneficiar • perioada de referinta a CR este specificata eronat (perioada de referinta a CR incepe de la prima activitate din cadrul proiectului si se incheie cu data ultimului act din cadrul CR), • Trebuie avuta in vedere distinctia intre valoarea totala a facturii si valoarea eligibila. In tabelul 6 A) al CR este necesar a fi mentionata valoarea eligibila a facturii, iar valoarea TVA trebuie sa fie aferenta valorii eligibile. • In formularul CR este obligatoriu a fi precizate toate ordinele de plata, extrasele de cont care au stat la baza platii facturi • In efectuarea calculelor trebuie avuta in vedere aplicarea a 2 zecimale • Pentru proiectele care au obtinut prefinantare, aceasta se va deduce doar din FEDR • Punctul 9 al CR – Lista Anexe - va contine documentele efectiv atasate cererii de rambursare in cauza (aceste documente trebuie sa figureze si in OPIS)

14. 2. Cheltuieli de consultanta pentru pregatirea proiectului nu sunt solicitate la rambursare in prima cerere de rambursare 3. Nu exista o defalcare in cadrul constractului de prestare servicii pentru consultanta a cheltuielilor pentru plan de afaceri, strudii de fezabilitate, implementare proiect 4. In facturile fiscale sunt specificate achizitionarea altor mijloace decat cele mentionate in contractul de finantare. 5. Ordinele de plata nu mentioneaza in clar facturile pentru care se face plata 6. Facturile in euro sunt solicitate la rambusare la cursul bancii comerciale care a facut plata

15. 7.In cadrul documentelor CR nu sunt evidentiate separat costurile de transport, asigurare si livrare a marfii. 8. CR nu sunt semnate de catre persoanele autorizate mentionate in contractul de finantare 9. Polita de asigurare obligatorie pentru beneficiarii POS CCE, Axa 1 – IMM nu este cesionata in favoarea bancii sau a OI/AM 10. Facturile de avans nu sunt insotite de instrumente de garantare

16. Va multumesc pentru atentie! Tel. 031 4132708 www.fonduri-eu.ro