行政院秘書處 96 年 8 月

1. 文書處理規範與製作 (下) 行政院秘書處 96年8月

2. 公文製作－函稿之撰擬 函稿之性質 • 主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。 • 被動行文： (一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關據以 　　　轉文丙機關。 (二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研 　　　提意見時，乙機關將處理情形回復甲機 　　　關。

3. 公文製作－函稿之撰擬 • 承辦人員於辦稿（為公文之草本）時，應分別填列下列各點： • 文別：「令」、「函」、「書函」。 • 速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列。 • 密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。 • 附件：註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 • 「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理。

4. 公文製作－函稿之撰擬 撰擬格式 依內容、繁簡及需要性採： 1段式（主旨） 2段式（主旨、說明） 3段式（主旨、說明、辦法）

5. 公文製作－函稿之撰擬 • 撰擬要領 • 定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 • 擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 • 承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件。 • 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。 • 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 • 如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。 • 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

6. 公文寫作注意事項 • 承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事 、時、地、物」5要項加以考量。 • 公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。 • 承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分 ，故寫作公文時，要切記遣辭用句、卑亢之間（上行、下行或平 行）準確拿捏。 • 公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時，不能 只站在自己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱 讀障礙。 • 公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體 、文句、形式等。 • 公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿（文稿1頁以上者請裝訂妥當 ，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，同時於每頁右下角加註頁碼 ）或簽再陳核；附件有2種以上，應依序分別標示附件1、附件2 。

7. 各類公文製作時效 一般公文 會簽 最速件：1日 1小時 速 件：3日 2小時 普通件：6日 4小時 限期公文 專案管制案件 人民申請案件 人民陳情案件 訴願案件

8. 公文夾 文書之陳核、陳判等過程中，均應使用公文夾，並以公文夾顔色做為機關內部傳送速度之區分；公文夾之應用，必須與夾內文書性質相稱，最速件之使用比例應予適當控制 速 件：藍色 普通件：白色 最速件：紅色 機密件：黃色

9. 公文書橫式書寫數字使用原則 • 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 • 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 • 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 • 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

14. 公文書橫式書寫數字使用—常見問題 • 三日內付清　　　　　　　　　3日 • 合約書二份　　　　　　　　　2份 • 已近十年　　　　　　　　　　10年 • 九十四年五月底　　　　　　　94年5月底 • 三場次　　　　　　　　　　　3場次 • 三家旅行社　　　　　　　　　3家 • 五日遊　　　　　　　　　　　5日遊 • 四月初　　　　　　　　　　　4月初

15. 公文用語使用「乙份」或「一份」疑義？ • 文書處理手冊對於「乙份」或「一份」之使用並未規定，惟實務上二者均有使用。另依手冊附錄5之「公文書橫式書寫數字使用原則」第2點規定數字用語如為計量單位者，使用阿拉伯數字，是以份數可以「1份」表示較為清楚。

16. 公文例式講解

17. 例式講解 1 ─簽原版 簽　於○○○ 主旨：謹陳第2屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮 　　　程序表及　鈞長致詞參考稿，敬請　鑒核。 說明： 　一、第2屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮將於 　　　本（94）年○月○日（星期二）上午10時30分假台 　　　泥大樓士敏廳（台北市中山北路2段113號3樓）舉 　　　行，恭請　鈞長蒞臨致詞及頒獎。 　二、謹陳　鈞長致詞參考稿如后附。 　　　敬陳 ○○長 ○○○（蓋章） ○年○月○日 17

18. 例式講解 1─簽修正版 簽　於○○○ 主旨：謹陳第2屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮 　　　程序表及 鈞長致詞參考稿（如附），敬請　鑒察。 說明：旨揭頒獎典禮將於本（94）年○月○日（星期二） 　　　上午10時30分假台泥大樓士敏廳（台北市中山北路 2段113號3樓）舉行，恭請　鈞長蒞臨致詞及頒獎。 　　　敬陳 ○○長 ○○○（蓋章） ○年○月○日 18

19. 例式講解 2─函原版 簽　於○○○ 主旨：有關本（○○）年「第○屆中央機關美展」頒獎典禮暨開幕剪綵儀 式，恭請鈞長主持頒獎典禮及開幕剪綵儀式，謹陳鈞長致詞參考資 料及典禮程序各1份，恭請　鈞參 。 說明： 　一、第○屆美展前經呈請鈞長主持頒獎典禮暨開幕剪綵（如後附原簽影 印本）。 　二、典禮儀式謹訂於本（○○）年○月○日（星期○）上午11時，假國 立國父紀念館德明藝廊舉行頒獎典禮暨開幕剪綵儀式，時程預計約 35分鐘。當天活動安排為頒獎典禮、開幕剪綵、開幕茶會及現場表 演包括現場揮毫、人像剪影、人像素描及現場演奏等活動。 擬辦：本案致詞參考資料及典禮程序表，擬請　鈞參。 　　　敬陳 ○○長 ○○○（蓋章） ○年○月○日 19

20. 例式講解2─函修正版 簽　於○○○ 主旨：謹陳第○屆中央機關美展頒獎典禮程序表及 鈞長致詞 參考資料，敬請　鑒察 。 說明： 　一、本屆美展前經簽請 鈞長主持頒獎典禮暨開幕剪綵在案 　　 （如後附原簽影印本）。 　二、典禮儀式謹訂於本（○）年○月○日（星期○）上午 11時，假國立國父紀念館德明藝廊舉行，時程預計約 35分鐘。 　　　敬陳 ○○長 ○○○（蓋章） ○年○月○日 20

21. 抄本請送 例式講解 3─書函原版 法務部 書函 主旨：本部為研修「國家賠償法」之修正事宜，請 　貴機關就說明二所列事項，惠示卓見，並請 於5月19日前賜復，俾憑辦理。請　查照。 說明： 一、…。 二、…。 三、綜上所述，為求本法之修正能周延、可行， 爰請 貴機關惠示卓見，並請一併提供WORD 電子檔，俾便彙整。如無修正意見或建議， 可免備文回覆。 21

22. 抄本請送 例式講解 3─書函修正版 法務部 書函 主旨：本部為研修「國家賠償法」，請 貴機關於 5月19日前就說明二所列事項，惠示卓見，俾 憑辦理，請　查照。 說明： 一、…。 二、…。 三、貴機關修正意見，併請提供WORD電子檔。如 無修正意見或建議，可免備文回復。 22

23. 抄本請送 例式講解 4─書函原版 內政部 書函 主旨：有關法務部研修「國家賠償法」修正事宜，請 貴 　 單位（機關）就該部書函說明二所列事項惠示卓 見，於95年5月15日下班前免備文逕復法規委員 會，如無意見亦請如期回復，請 查照。 說明： 一、依據法務部95年○月○日法律決字第○○○號書 函辦理，並隨文檢附該書函影本乙份（如附件）。 二、提供修正建議或具體意見者，請一併惠示WORD電 子檔案，俾便彙整。本案聯絡人：法規委員會， ○○○科員，電話：(02)2356****，傳真： (02)2397****，電子郵件：***@moi.gov.tw。 23

24. 抄本請送 例式講解 4─書函修正版 內政部 書函 主旨：法務部函為研修「國家賠償法」請提修正意見一 案，請於95年5月15日前免備文將意見逕送本部法 規委員會，請 查照。 說明： 一、依據法務部95年○月○日法律決字第○○○號書 函辦理，並隨文影附該書函1份。 二、有修正意見者，併請提供WORD電子檔案；如無意 見者，亦請如期回復。 三、本案承辦人：本部法規委員會，○○○，電話： (02)2356****，傳真：(02)2397****，電子郵 件：***@moi.gov.tw。 24

25. 抄本請送 例式講解5─函原版 苗栗縣警察局○○分局 函 主旨：本分局因協尋失蹤人口范○○案，亟需調閱范民 投保單位與工作地點，懇請 貴分局惠允協助查詢， 至紉公誼，請 查照。 說明： 一、依據本分局田美派出所○年○月○日一般陳報單辦理 。 二、有關民眾范○○，身分證字號○○○，籍設苗栗縣 ○○鄉○○村田美○○100號，於96年2月1日與家人 失聯，經范○○女士於96年3月2日報案請求警方協 尋。 25

26. 抄本請送 例式講解5─函修正版 苗栗縣警察局○○分局 函 主旨：本分局因協尋失蹤人口范○○案，亟需查詢范民 投保單位與工作地點，請 貴分局惠允協助， 請 查照。 說明： 一、依據本分局田美派出所○年○月○日一般陳報單辦理 。 二、民眾范○○，身分證字號○○○，設籍苗栗縣○○鄉 ○○村田美○○100號，於96年2月1日與家人失聯， 經范○○ 女士於96年3月2日報案請求警方協尋。 26

27. 抄本請送 例式講解 6─函原版 中央健康保險局○區分局 函 主旨：有關　貴分局函請提供保險對象范○○（身分證統 一編號：K123456789）投保單位與工作地點乙 案，復如說明，請　查照。 說明： 一、復　貴分局96年3月14日份警三字第0000號函。 二、按本局對外提供資料作業要點第9點規定，中央或 地方各級警察機關為辦理刑事案件，請求提供資 料者，應經內政部警政署來函，由中央健康保險 局提供。前開內政部警政署為本局資料之交換窗 口，惠請　貴分局如有查詢案件需要，請依前述 資料交換方式辦理。 27

28. 抄本請送 例式講解6─函修正版 中央健康保險局○區分局 函 主旨：貴分局函囑協助查詢保險對象范○○（身分 證統一編號：0000 ）投保單位與工作地點 一案，復請　查照。 說明： 一、復　貴分局96年3月14日份警三字第0000號函。 二、按本局對外提供資料作業要點第9點規定，中央或 地方各級警察機關為辦理刑事案件，請求提供資 料者，應經內政部警政署來函，由中央健康保險 局提供。 貴分局如有查詢案件需要，請依該規 定辦理。 28

29. 案例分享（1） • 嘉義市民賴○○先生96年3月5日致 院長函，檢送10份自製之時事封，請 院長惠賜簽名，俾利保存一案

30. 採下列何擬辦方式？ • 擬辦方式 • 先簽後稿 • 簽稿並陳 • 以稿代簽 • 存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。

31. 抄本請送 先簽後稿原版 簽 96年3月12日 於 秘書室 一、嘉義市民賴○○為保留新聞為明日之歷史， 自製時事信封 10個，函請院長惠賜簽名一 案。 二、此事過去沒有先例，亦無法規可作依據，是 否給予簽名，擬請院長室主管幕僚考量，如 予簽名，敬請逕呈處理後，交由本室函復。 如不予簽名，擬於奉核後由本室婉復，當 否？敬請 鈞核 31

32. 抄本請送 先簽後稿修正版 簽 96年3月12日 於 秘書室 一、嘉義市民賴○○先生96年3月5日致○院長函，檢送10份自製 之時事封，請院長惠賜簽名，俾利保存一案。 二、查賴君自製之時事封係將院長93－96年間出席相關活動之剪 報黏貼於信封，並附郵票及嘉義郵局章戳。本案係賴君首次以 郵寄信函方式索取院長簽名，前2次（93、95年）在院長至嘉 義公開場合親向 院長請求簽名。 三、鑒於民眾來函請求院長簽名之案件尚無例可循，如予簽名，嗣 後類此案件恐將增加，且民眾身分難以查證，亦有流於詐騙案 件使用工具之虞，爰擬予以婉復並檢還信封，可否？陳請 鈞核 32

33. 抄本請送 書函原版 行政院秘書處 書函 主旨：台端本（96）年3月5日致函本院○院長，附有 10份自製之時事封，請惠賜簽名，俾利保存一 節，歉難照辦，所附時事封及回郵信封璧還， 並祈鑒諒，特函復謝。 33

34. 抄本請送 書函修正版 行政院秘書處 書函 主旨：台端本（96）年3月5日致本院○院長函，已轉 陳。所附10份自製之時事封，請賜簽名，俾利 保存一節，未便照辦，時事封及回郵信封璧 還，並祈鑒諒，特函復謝。 34

35. 案例分享（2） • ○○○先生96年4月5日致○院長陳情書就台灣之身分地位與國歌所提問題一案 文內敍及害怕遭受白色恐怖，或成為如228事件之其一寃魂，故乃借假名假地址表達

36. 採下列何擬辦方式？ • 擬辦方式 • 先簽後稿 • 簽稿並陳 • 以稿代簽 • 存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。

37. 採便條簽擬 • 有關○○○先生96年4月5日致○院長陳情書就台灣之身分地位與國歌所提問題一案。因陳情書中註明該陳情人之姓名及地址係屬假造，查行政程序法第173條規定，人民陳情案未具真實姓名或住址者得不予處理。是本案擬依上述規定辦理，文陳閱後擬存，可否？請 核示