Torino, 22 aprile 2009

1. Il progetto AURORA e l'archivio come “bene della vita” Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Torino, 22 aprile 2009

2. L'acronimo di Aurora Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

3. I promotori Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI Università degli Studi di Padova

4. L'obiettivo principale Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la descrizione del corrispondente e la redazione dell'oggetto nel protocollo informatico La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto con la solennità che merita, evitando pressapochismi e sciatterie.

5. Le date di avvio 11 dicembre 2007Archivi 23, lancio dell'iniziativa 31 dicembre 2007oltre 70 adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008DDA costitutivo

6. Le riunioni nazionali 12 febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria 16 aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente 24 aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto 16 giugno 2008: Roma, Coordinatori 26 giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria 22 settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria 16 dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria

7. L'apertura alla comunità scientifica Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora. • 176 richieste • 45 Aurora tester • ICA e Archivalia

8. La foto di Aurora Foto di Giuseppe Menardi (Associazione Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003 e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinastelle.it

9. Il lessico Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente. • Mittente si usa solo per l'arrivo e destinatario solo per la partenza. • Il corrispondente si descrive (date determinate regole, l'operazione è procedurale) • L'oggetto si redige (l'operazione è intellettuale)

10. La struttura Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive. • 7 Raccomandazioni di carattere generale • 24 Raccomandazioni per il corrispondente • 14 Raccomandazioni per l'oggetto • 13 Raccomandazioni per il software

11. Le statistiche di Aurora 1/2 Alcuni dati statistici: • 1 anno di progetto • 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi • 40 amministrazioni pubbliche + ANAI • 45 Aurora tester • 69 Raccomandazioni • 3.100 e-mail scambiate (*) (*) Nota interna: oltre 120.

12. Le statistiche di Aurora 2/2 • Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta, modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una media di oltre 85 volte • Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”

13. Cosa resta da fare?

14. La revisione linguistica Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica: • Semplificazione del testo • Indice di leggibilità

15. La revisione editoriale • 5 marzo 2009Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”) • 31 marzo 2009Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)” • 30 aprile 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico

16. La disseminazione 2009 Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10 marzo 2009Lecce - Università del Salento27 marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato 2 aprile 2009 Torino - Regione Piemonte (oggi!) 22 aprile 2009Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD27 aprile 2009

17. Sito web - Area dei materiali didattici Un'area dedicata agli operatori, dalla quale poter scaricare i materiali o i rispettivi link per la formazione interna e per la moltiplicazione culturale: • Allegato per il Manuale di gestione • Aurora in pillole • Slides e materiali per esercitazioni www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

18. Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010) ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)

19. Piccoli campi, grandi problemi

20. Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa leggiera, che 'l disputar lungamente delle massime questioni senza conseguir verità nissuna Galileo Galilei, 1609

21. La definizione del problema: il corrispondente Con l'introduzione dell'informatica, l'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) ha provocato: a) proliferazione di record contradditori o incompleti b) inefficienza nella ricerca c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)

22. La definizione del problema: l'oggetto L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell'oggetto provoca: a) iper-sintesi o iper-analisi b) inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

23. Gli effetti incertezza tempo ridondanze

24. Il perimetro di un piccolo problema Nell'ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell'anagrafica e la redazione dell'oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo. Un piccolo problema, però, che genera enormi effettinegativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.

25. Il corrispondente Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita banca dati. La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l'efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

27. Tiscali, in Località  Sailletta

28. L'oggetto L'oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo. È un'operazione intellettuale, che non prevede la pedestre trascrizione dell'oggetto eventualmente presente. Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.

37. L'archivio come “bene della vita”

38. Il fascicolo e l'efficacia • Il fascicolo garantisce non solo l'efficienza della gestione documentale, ma anche, in certi casi, l'efficacia della azione amministrativa e del relativo provvedimento

39. Consiglio Stato sez. IV, 4 febbraio 1997, n. 89 (il fascicolo) Non ricorre il vizio di difetto di motivazione dell'atto amministrativo quando le ragioni poste a base del provvedimento risultano enunciate in precedenti atti del procedimento. Min. Difesa c. Marchesiello

40. Consiglio Stato sez. IV, 26 gennaio 1998, n. 66 (il fascicolo) La funzione della motivazione del provvedimento amministrativo è quella di consentire la possibilità di valutare ed eventualmente di contestare la ragionevolezza delle scelte dell'amministrazione; tale funzione risulta soddisfatta anche nel caso in cui, ancorché nel provvedimento finale non risultano chiaramente e compiutamente esplicitate le ragioni sottese alla scelta, nondimeno queste possono essere agevolmente colte dalla lettura degli atti del procedimento, richiamati nel provvedimento finale. Carfi c. Pres. Cons. e altro

41. Il fascicolo e il diritto di accesso • Il fascicolo garantisce l'esercizio del diritto di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull'intero fascicolo (e relative eccezioni).

42. È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell'art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento». Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188Diritto di accesso anche sugli allegati Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188Diritto di accesso anche sugli allegati È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell'art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento». N.B. Ora il testo del DPR 352/1992 si trova nel DPR 184/2006, art. 7, comma 2. Si accede quindi al fascicolo, non al singolo documento.

43. Costituzione – art. 113 Contro gli atti della pubblica amministrazione è sempre ammessa la tutela giurisdizionale dei diritti e degli interessi legittimi dinanzi agli organi di giurisdizione ordinaria o amministrativa. Tale tutela giurisdizionale non può essere esclusa o limitata a particolari mezzi di impugnazione o per determinate categorie di atti. La legge determina quali organi di giurisdizione possono annullare gli atti della pubblica amministrazione nei casi e con gli effetti previsti dalla legge stessa.

44. Regola dell'ostensibilità del fascicolo (Sandulli) • Nessun atto amministrativo lesivo di diritti od interessi legittimi si può sottrarre al sindacato dei giudici. • Quindi esiste il dovere da parte della pubblica amministrazione di consentire ai soggetti toccati da provvedimenti amministrativi nei propri D.S. od I.L. di prendere visione dei provvedimenti stessi, degli atti del relativo procedimento e degli altri atti presupposti (rifiuto sanzionabile ex art. 328 c.p.).

45. Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documentiAdunanza del Consiglio Comunale di Cento 17 dicembre 2003, n. 134 art. 6 Diritto di accesso e diritto di consultazione 1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell'azione amministrativa, del diritto di accesso ai documenti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.

46. Linee guida per la gestione e la tenuta dei documentiDPGR 16 giugno 2004, n. 115 art. 9 Diritto di accesso e diritto di consultazione 1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell'azione amministrativa, del diritto di accesso ai documenti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.

47. TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356 (L'archivio disordinato non è una scusa! È un BENE DELLA VITA) La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo all'esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli. L'interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto precluso dall'Amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione e nonostante – peraltro – anche l'acquisizione istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria. Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei confronti dell'istante, l'Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose possano essere le ricerche d'archivio.

48. Ministero per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione direttiva 6 dicembre 2007, n. 8 Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche amministrazioni - Responsabilità disciplinare Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro, comportano censure di illegittimità da parte dell'autorità giudiziale amministrativa, in tutti quei casi in cui il trascorrere del termine per la conclusione del procedimento, equivale a provvedimento di diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come illegittimo il rigetto dell'istanza, ove ciò sia ricondotto ad una “difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14 ottobre 2003 n. 8356)”.

49. … e, visto che siamo a Torino, vediamo una significativa e recente sentenza sabauda.

50. TAR Piemonte, 29 dicembre 2004, n. 3892 L'interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi costituisce un bene della vita autonomo e distinto rispetto alla situazione legittimante all'impugnazione ovvero ad altra iniziativa giudiziale, tale interesse godendo di un autonomo sistema di protezione giurisdizionale.