Rafael Brasileiro Gerente de Projetos rafael.brasileiro@chipcia.br

1. Rafael Brasileiro Gerente de Projetos rafael.brasileiro@chipcia.com.br

2. Agenda • Conceitos • Apresentação de alguns conceitos sobre projetos e afins • Gerenciamento de Recursos - PMI • Processos do PMI que são utilizados para gerenciar recursos • Gestão do Conhecimento voltada para Projetos • Práticas sobre gerenciamento de recursos e seus conhecimentos em projetos

3. PLANEJAMENTO Planejar é definir e refinar os objetivos e traçar o caminho necessário para alcançá-los. “Muitos caminhos levam a Roma. O objetivo do planejamento é encontrar o melhor”. Vídeo

4. O QUE É UM PROJETO ? Um projeto é um esforçotemporárioempreendido paracriar um produtoouserviçoúnico Os gerentes de projeto devem identificar e aprender sobre as similaridades dos projetos

5. PROJETOS X PROCESSOS • Projetos • Temporário • Original • Multifuncional • Resultado é incerto • Foco na integração • Processo • Permanente • Repetitivo • Funcional • Resultado previsível • Foco na disciplina

6. O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS ? Aplicação de técnicas, habilidades, e ferramentas para atender os requisitos do projeto.

7. PORTFÓLIO, PROGRAMAS, PROJETOS E SUBPROJETOS Portfólio Um portfólio é umacoleção de projetos e/ouprogramas e outrostrabalhosquesãoagrupadosparafacilitar o gerenciamentoefetivo do trabalhonecessárioparaalcançarosobjetivosestratégicos de negócio. Um programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controles não disponíveis quando gerenciados de forma individual. Podem incorporar atividades contínuas. Programa É um empreendimento temporário que cria um produto, serviço ou resultado único. Projeto É uma subdivisão dentro de um projeto de escopo amplo e complexo. Freqüentemente utiliza-se deste conceito quando da terceirização de partes de um projeto para uma outra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organização. Subprojeto

8. FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO • Atendimento dos Requisitos Técnicos e Funcionais • Cumprimento do Orçamento • Cumprimento do Cronograma • Satisfação dos Interessados • Benefícios para o patrocinador

9. STAKEHOLDERS (PARTES INTERESSADAS) • São pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Ex.: • Gerente de projetos • Consumidor (usuário final e seu cliente) • Parceiros • Equipe • Patrocinador • Concorrentes

10. PRINCIPAIS HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS • Liderança • Estabelecer direções, alinhar pessoas, motivar e inspirar. • Comunicação • Reportar o progresso do projeto, decidindo quem, quando, de que forma e a quem reportar o desempenho do projeto. • Negociação • Discutir com o objetivo de se chegar a um acordo. • Ocorrem em torno de diversas questões, em diversos momentos e vários níveis do projeto.

11. PMO - Project Management Office Escritório de Projetos Escritório de projetos (Project Management Office,PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio Principais Funções Serviços de suporte adm: Políticas , metodologias e modelos Treinamento, aconselhamento e orientação de GP Comunicação centralizada entre os GP´s, Patrocinadores e partes interessadas

12. Culturas e Estilos Organizacionais Culturas e Estilos Organizacionais Funcional Matricial Fraca Matricial Balanceada Matricial Forte Projetizada

13. Culturas e Estilos Organizacionais Organização Funcional

14. Culturas e Estilos Organizacionais Organização Matricial Fraca

15. Culturas e Estilos Organizacionais Organização Matricial Balanceada

16. Culturas e Estilos Organizacionais Organização Matricial Forte

17. Culturas e Estilos Organizacionais Organização Projetizada

18. RECURSOS HUMANOS CUSTO ESCOPO INTEGRAÇÃO COMUNICAÇÃO AQUISIÇÃO QUALIDADE TEMPO RISCO ÁREAS DE CONHECIMENTO

19. GRUPOS DE PROCESSOS • Processos de iniciação • Define e autoriza o projeto ou fase do projeto • Processos de planejamento • Define e refina os objetivos e planeja o caminho necessário para alcançá-los • Processos de execução • Coordena pessoas e outros recursos para executar o plano • Processos de monitoramento e controle • Medem e monitoram o projeto regularmente para identificar variações do plano, de forma que ações corretivas possam ser traçadas quando necessário • Processos de encerramento • Formalizam a aceitação do produto, serviço ou resultado e concluem o projeto ou fase de forma organizada

20. Quando seu cronograma é montado?? • Quem define os prazos das atividades?? • Quais as técnicas que são utilizadas para definir os prazos?? • Quando sua equipe é envolvida no processo??

21. ESFORÇO X TEMPO

22. DIAGRAMA DE REDE DAS ATIVIDADES • Compressão do cronograma – procura alternativas para reduzir o cronograma do projeto sem alterar o seu escopo. (atua nas atividades do caminho crítico). • Compressão – alocar mais recursos às atividades do caminho crítico. • Paralelismo (FastTracking) – realizar atividades em paralelo que normalmente deveriam ser executadas em seqüência. Geralmente resultam em retrabalhos e riscos para o projeto.

23. Gerenciamento de Recursos - PMI • 4 processos sobre Gerenciamento de Recursos – PMI • Desenvolver o plano de recursos humanos - Planejamento • Mobilizar a equipe do projeto - Execução • Desenvolver a equipe do projeto - Execução • Gerenciar a equipe do projeto - Execução

24. Desenvolver o Plano de Recursos Humanos • Objetivo do Processo: • O processo de identificação e documentação de funções, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto • Principais Entradas • Requisitos de Recursos de Atividades • Fatores Ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais • Ferramentas • Elaboração de Organograma e descrição de cargos • Gráficos Hierarquicos (EAP de RH) • Matriz de responsabilidades • Saídas • Plano de Recursos Humanos

25. Mobilizar a equipe do projeto • Objetivo do Processo: • O processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto. • Principais Entradas • Plano de Gerenciamento do projeto • Fatores Ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais • Ferramentas • Pré-designação • Negociação • Contratação • Equipes Virtuais • Saídas • Designação do pessoal de projeto • Calendário de Recursos

26. Desenvolver a equipe do projeto • Objetivo do Processo: • O processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. • Principais Entradas • Designação do pessoal de projeto • Plano de gerenciamento do projeto • Calendário dos Recursos • Ferramentas • Habilidades inter-pessoais • Treinamento • Atividades de construção da equipe • Reconhecimento e Recompensas • Saídas • Avaliação de Desempenho

27. Gerenciar a equipe do projeto • Objetivo do Processo: • O processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças. • Principais Entradas • Designação do pessoal de projeto • Plano de gerenciamento do projeto • Relatórios de Desempenho • Ferramentas • Observação e Conversas • Avaliação de Desempenho • Gerenciamento de Conflitos • Saídas • Atualização de documentação • Solicitação de Mudanças

28. Gestão do Conhecimento em Projetos • Conhecimento Tácito • Conhecimento tácito é aquele que o indivíduo adquiriu ao longo da vida, que está na cabeça das pessoas. Geralmente é difícil de ser formalizado ou explicado a outra pessoa, pois é subjetivo e inerente as habilidades de uma pessoa, como "know-how". (Wikipedia) • Conhecimento Explicito • Conhecimento explicito é aquele formal, claro, regrado, fácil de ser comunicado. Pode ser formalizado em textos, desenhos, diagramas, etc. assim como guardado em bases de dados ou publicações.

29. Gestão do Conhecimento em Projetos • Conhecimento Tácito: • Como adquirir?? • Como replicar?? • Prejuízos com o turnover • Conhecimento Explicito: • Como adquirir?? • Como replicar?? • Prejuízos com o turnover

30. Gestão do Conhecimento em Projetos • Como reter o conhecimento?? • Elaboração de Procedimentos; • Elaboração de documentos; • Custos para re-treinamento; • Custos para contratação de profissional capacitado; • Como mapear os conhecimentos no projeto?? • Por atividade; • Por competências; • Por Portfolio;

31. Gestão do Conhecimento em Projetos • Gestão do conhecimento • Por Atividade de Projeto • Vantagens • Desvantagens • Por pacote de trabalho (Grupo de atividades) • Vantagens • Desvantagens • Por semelhança em projetos • Vantagens • Desvantagens

32. Gestão do Conhecimento em Projetos • Métodos de identificar o conhecimento • Planilha de Rank; • Planilha de Atividade; • Planilha da equipe com seus conhecimentos (Portfolio) • Métodos de armazenar o conhecimento • Software de Gestão do conhecimento • Sharepoint; • EPM (Project Server) • Etc...

33. Obrigado Rafael Brasileiro Gerente de Projetos rafael.brasileiro@chipcia.com.br