Prawno-administracyjne aspekty realizacji projektów IAPP

1. Prawno-administracyjne aspektyrealizacji projektów IAPP Projekty IAPP - Warszawa, 26 lutego 2008 r. Piotr Bednarek Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

2. Zasada podstawowa • Realizacja każdego badawczego projektu europejskiego - w tym projektu IAPP - składa się z dwu, wzajemnie równoważnych, części: • część merytoryczna, • część administracyjno-prawna: • prawne przygotowanie umów, • przygotowanie zasad finansowych i księgowych w instytucji, • przygotowanie do fizycznej obsługi przyjmowanych obcokrajowców. • Brak przygotowania do realizacji części administracyjno-prawnej może spowodować zablokowanie projektu.

3. Podstawy współpracy w instytucji • W instytucji musi istnieć efektywny system koordynacji działań związanych z udziałem w projektach: • Przed przystąpieniem do realizacji projektu zespół badawczy winien porozumieć się z działem prawnym i finansowych w celu ustalenia, czy instytucja gotowa jest do realizacji określonych zasad projektu. • Administracja instytucji nie może być informowana o projekcie w chwili, gdy projekt ten już ma się rozpoczynać w instytucji. • Współpraca pomiędzy działami instytucji musi trwać w całym okresie realizacji projektu.

4. Przegląd głównych zagadnień prawno-administracyjnych projektu IAPP - czyli, gdzie kryją się pułapki (I) • W przypadku przyjęcia cudzoziemca w Polskiej instytucji: • Wiza dla cudzoziemca • Legalizacja pobytu w Polsce • Najem mieszkania i zameldowanie • Pomoc w pierwszych dniach życia w Polsce (kurs języka, komunikacja, poczta etc.) • Przygotowanie umowy z cudzoziemcem • Wypłata wynagrodzenia • Odprowadzanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne • Zgłoszenie do II filaru w OFE • Opodatkowanie dochodu z projektu • Pomoc przy rocznym rozliczeniu podatkowym • Obsługa księgowa projektu

5. Przegląd głównych zagadnień prawno-administracyjnych projektu IAPP - czyli, gdzie kryją się pułapki (II) • W przypadku wyjazdu pracownika z polskiej instytucji: • Forma „wysłania” pracownika (oddelegowanie, urlop bezpłatny, urlop szkoleniowy). • Opłacanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i formularz E 101. • Opodatkowanie dochodu z projektu. • Zapewnienie „bezpieczeństwa” wyjeżdżającemu pracownikowi. • Przygotowanie umowy z pracownikiem i instytucją zagraniczną.

6. Umowa konsorcjum • W projektach IAPP umowa konsorcjum nie jest formalnym wymogiem realizacji projektu. • Niezależnie od powyższego zaleca się jednak podpisanie stosowanej umowy pomiędzy instytucjami partnerskimi w celu doprecyzowania wzajemnych praw i obowiązków tych instytucji w zakresie realizacji prac badawczych w projekcie, w tym w zakresie obsługi administracyjnej. • Umowa konsorcjum może regulować m.in. takie kwestie jak: • zasady rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami, • zasady przesyłania pracowników naukowych, • zasady organizacji pracy pracowników u partnera etc.

7. Wjazd i legalizacja pobytu (I) • Obywatele państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) tj. UE + Norwegii, Islandii i Liechtenstein oraz nienależącej do EOG Szwajcarii mogą przyjechać do Polski na podstawie dokumentu podróży (np. paszport) i pracowć bez zezwolenia na pracę. • Z upływem 3 miesięcy pobytu w Polsce obywatele EOG muszą dokonać w Urzędzie Wojewódzkim, zgłoszenia faktu swojego pobytu w Polsce. • Do dokonania w/w zgłoszenia niezbędne będzie zameldowanie. • Rejestracji faktu pobytu dokonuje się w wydziale ds. cudzoziemców urzędu wojewódzkiego (w Warszawie przy ul. Długiej 5).

8. Wjazd i legalizacja pobytu (II) • Obywatele państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) aby rozpocząć pracę w Polsce muszą przed przyjazdem uzyskać wizę krajową w celu wykonywania pracy. • Przy reazlizacji prac badawczych nie jest w tym wypadku wymagane zezwolenie na pracę. • Nie póżniej niż 45 dni przed końcem wizy należy w urzędzie wojewódzkim złożyć kompletny wniosek o wydani zezwolenia na zaieszkanie na czas oznaczony. • Do wniosku należy dołączyć dowód zameldowania. • Dokumenty składa się w wydziale ds. cudzoziemców urzędu wojewódzkiego (w Warszawie przy ul. Długiej 5).

9. Zwolnienie podatkowe • Art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatkudochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn zm.) stanowi, iż wolne od podatku są dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli: • a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach, gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz • b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca - bez względu na rodzaj umowy - wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.

10. Podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia spoleczne • Wynagrodzenie główne (monthly living allowance) • Dodatek z tytułu relokacji (monthly mobility allowance) • Dodatek na koszty podróży (travel allowance) • Jednorazowy dodatek na rozwój własnej kariery naukowej (career exploratory allowance) • Podstawą wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne jest tylko wynagrodzenie główne o ile: • podpisana zostanie umowa o pracę i • wszystkie składniki zostaną wyodrębnione w treści umowy. • Wynagrodzenie pracowników wyjeżdżających pomniejszone zostanie o wartość diet z tytułu podróży służbowej. • Powyższe zasady nie dotyczą umowy cywilnoprawnej.

11. Koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych w Europie • Na terytorium państw EOG i w Szwajcarii obowiązuje koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych określająca zadady podlegania tym ubezpieczeniom przez pracowników migrujących. • Migrujący pracownik podlega tylko jednemu systemowi ubezpieczeń społecznych nawet kiedy jest delegowany lub ma kilka niezależnych od siebie miejsc pracy. • Jedyną podstawą do zgłoszenia pracownika do zagranicznego ubezpieczenia społecznego jest formularz E 101. • Należy unikać sytuacji, kiedy to zagraniczna instytucja wypłacająca polskiemu pracownikowi wynagrodzenie musiałaby zgłosić się do polskiego sytemu ubezpieczeń społecznych jako płatnik. • Więcej informacji w poradnikach ZUS: www.zus.pl

12. EKUZ • Europejska Karta Ubezpieczenia Społecznego (EKUZ) (ang. EHIC) - uprawnia do korzystania z opieki zdrowotnej za granicą na takich samych zasadach jakie obowiązują obywateli danego państwa, co NIE oznacza, że zawsze uprawnia do darmowej pomocy medycznej. • EKUZ działa w państwach EOG i w Szwajcarii. • Wyjeżdżając na dłuższe pobyty lub na wyjazdy charakteryzujące się większym stopniem ryzyka należy zastanowić się na dodatkowym ubezpieczenim komercyjnym. • Więcej informacji na stronie NFZ: www.nfz.gov.pl

13. Osoba do kontaktu: Piotr Bednarekmobility@kpk.gov.pl • Dziękuję za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa tel: 0 22 828 74 72 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl