Vedení jednání, facilitace

1. Vedení jednání, facilitace Management a rozvoj obcí, TUL Blažena Hušková blahuska@seznam.cz

2. Facilitace • Usnadnění • podpora • ulehčení

3. Co dělá facilitátor • Pomáhá účastníkům, aby se cítili vítáni a začleněná • zapojí každého, vyvažuje účast celé skupiny • umožní výměnu názorů uvnitř skupiny • hledá různorodost, vítá rozdílné názory • uznává stejnou hodnotu vyslovených názorů • odosobňuje problém, sdělení • chová se neutrálně, nesoudí • nekritizuje ani nechválí vyslovené názory • pomáhá účastníků formulovat myšlenky

4. Co ještě dělá facilitátor • Snaží se nikoho nevyčlenit, nepřivést do rozpaků • naslouchá aktivně • soustřeďuje diskusi na dané téma • dodržuje časový harmonogram • zaměřuje se na proces • spolupracuje se zapisovatelem • dohlíží na přesné a úplné provedení zápisu • mluví jen tolik, kolik je nezbytně nutné (vytváří prostor a poskytuje jej ostatním)

5. Jaký je facilitátor • zdvořilý • pozitivní • uvolněný • soustředěný • nestranný • pozorně, se zájmem naslouchající • otevřený myšlenkám druhých • sloužící potřebám skupiny • neutrální vůči tématu • vždy připraven

6. Před zahájením diskuse facilitátor • zná organizátora • zná termín a místo konání • zná cíl setkání, očekávání organizátora • zná přibližný počet a složení účastníků • zná časová omezení • ví, jak bude naloženo s připomínkami • ví, kdo a jak pořizuje zápis • je informován o technickém zajištění (uspořádání prostoru, kapacita, ozvučení, tlumočení, WC, občerstvení…) • ví, kdy přijdou a odejdou VIP • má promyšlenou, s organizátorem prodiskutovanou strategii vedení diskuse • pořídí si odpovídající úbor

7. Zapisovatel • Vytváří a spojuje krátkodobou a dlouhodobou skupinovou paměť • je nestranným služebníkem skupiny • nezpomaluje tok jednání • pracuje v týmu s facilitátorem • naslouchá pozorně • žádá o doplnění a upřesnění, je-li třeba • děkuje, povzbuzuje • zaznamenává vlastními slovy autorů • zaznamenává všechny prezentované myšlenky • zaznamenává neutrálně • žádá autory o kontrolu záznamu • provádí záznam přehledně, čitelně

8. Flipchart • Je fyzickým důkazem aktivního naslouchání • pomáhá plnějšímu zapojení účastníků • je krátkodobou skupinovou pamětí • je dlouhodobou skupinovou pamětí • poskytuje skupině fyzické ohnisko • pomáhá udržet tempo diskuse • přispívá k odosobnění myšlenek (myšlenky jsou majetkem celé skupiny)

9. opozdilec dezertér poškozená gramodeska nevěřící Tomáš nesoustředěnec unuděnec žvanil, velkohubý řečník útočník Tlumočník pomlouvač šuškanda vševěd kibic odbíhač přerušovač Obtížní účastníci diskuse

10. Pravidla diskuse • Diskusi vede facilitátor • Dejme šanci každému • Važme si opačného názoru • Važme si názoru druhého • Hovořme vždy k věci • Hovoří vždy jen jeden • Mýlit se je lidské • Vždy s úsměvem • Není hloupých otázek • Nekouříme • Vypínáme mobily • ...

11. Metody formulování a získávání množství názorů a myšlenek • Brainstorming • brainwriting • metoda 635 • banka informací

12. Metody třídění názorů, myšlenek • LASO • A/3 • objektivní oponent • párové porovnávání

13. Facilitátorské třináctero • Jsem vždy korektní. • Pokud možno nesděluji svůj názor. • Mám vyřešeno, jak postupně dávat slovo. • Umím udržet řízenou diskusi. • Mluvím málo, dávám prostor jiným. • Zachovávám poměr sil v prostoru. • Jsem neustále IN, nenudím se.

14. Facilitátorské třináctero • Zaznamenám-li pokles pozornosti, oživím diskusi nebo navrhnu přestávku. • Nedopustím arogantní chování, urážky, inzultace. • Snažím se dobrat závěrů. • Na závěr zopakuji nejdůležitější výstupy. • Fakturu posílám dřív, než na ni zapomenu. • (pravděpodobně dle Romana Hakena)

15. Vedení jednání 3 fáze : • před jednáním (příprava) • při jednání (akce) • po jednání

16. Před jednáním • program jednání – seznam bodů k projednání, včetně časového rozvržení • rozeslat/předat program dopředu – včas, spolu s materiály potřebnými k projednání, dodržet pravidla daná statutem, jednacím řádem, právní úpravou… • připravit vhodné prostředí – světlo, klid, vhodné uspořádání místnosti, občerstvení • promyslet zasedací pořádek (je-li třeba)

17. Na začátku jednání • začít včas • začít něčím příjemným / poblahopřát k narozeninám, oslavit dosažený úspěch / • jasně rozdělit role: kdo poradu řídí, kdo zapisuje • zopakovat program, event. probrat očekávání • shrnout závěry z minulého jednání • stanovit pravidla a získat souhlas • definovat cíle jednání a vymezit okruh problémů • určit pořadí témat – priority

18. Během jednání • rozdělit komplexní problém na dílčí úseky, které jsou řešitelné • oddělit fakta od emocí, při vzniku konfliktu racionálně probrat fakta • s návrhy účastníků se ptát také na možná řešení • čas od času shrnout dohodnuté • hlídat čas • zapojit všechny účastníky • jednání směrovat k závěru/přijetí rozhodnutí • střídat fáze vážného jednání a odlehčení

19. Na závěr jednání • určit co, kdo, dokdy udělá a nechat si to znovu potvrdit • zopakovat dohodnuté závěry • ověřit, zda všichni odchází se stejným závěrem • sdělit program a čas příštího jednání • pochválit, ocenit ! • ukončit poradu pozitivně, i když se k dohodě nedošlo

20. Po jednání • zpracovat zprávu o průběhu a výsledcích jednání a rozeslat všem účastníkům • kontrolovat plnění dohodnutého • zhodnotit poradu - splnění očekávání, efektivita, co udělat pro zlepšení