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Direction de la recherche et de la valorisation GUIDE DES PROCEDURES . SOMMAIRE. PROCEDURE EN REPONSE AUX APPELS A PROJETS (AAP) Procédure d’attribution des Contrats Doctoraux et Monitorat d’Enseignement Fonds Interne Incitatif à la Recherche (F2IR) : - Appel à projets
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Direction de la recherche et de la valorisation GUIDE DES PROCEDURES
SOMMAIRE • PROCEDURE EN REPONSE AUX APPELS A PROJETS (AAP) • Procédure d’attribution des Contrats Doctoraux et Monitorat d’Enseignement • Fonds Interne Incitatif à la Recherche (F2IR) : - Appel à projets - Procédure de soumission des projets • AAP Région PACA : - Convention d’objectif pluriannuel (COP) - Appels à projets ouverts (APO) - Boursiers Région II. PROCEDURE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERES DES CONTRATS DE RECHERCHE • Gestion administrative et financière des bourses doctorales de la Région PACA • Gestion administrative et financière des contrats de recherche • Recrutement sur contrats de recherche • Gestion financière des contrats de recherche : justifications des contrats III. PROCEDURE RELATIVE A L’ACHAT SCIENTIFIQUE : MISE EN PLACE DE l’ORDONNANCE DE 2005 IV. PROCEDURE RELATIVE AU DEPOT DE BREVET V. PROCEDURE RELATIVE A L’INSCRIPTION A L’HABILITATION A DIRIGER DES RECHERCHES (HDR) VI. PROCEDURE RELATIVE AU DEPOT ELECTRONIQUE DES THESES
Procédure d’attribution des Contrats Doctoraux et Monitorats d’Enseignement
Fonds Interne Incitatif à la Recherche (F2IR) Présentation: En 2011, l’Université Paul CEZANNE souhaite apporter un soutien significatif à ses unités de recherche tout en privilégiant des projets d’envergure. Dans ce cadre, un seul et unique appel d’offre sera lancé et portera sur les rubriques suivantes : I – BONUS QUALITE RECHERCHE : PROJET D’EXCELLENCE Ce fond est destiné à soutenir des projets innovants et/ou structurants et concerne trois postes de dépenses : des achats scientifiques (BQR équipement) des recrutements liés à des installations ou des instruments spécifiques (BQR recrutement de personnels contractuels dédiés) du fonctionnement pour les colloques (BQR Colloque 2nd vague) II – MOBILITE INTERNATIONALE Recrutement de Post-doct 2011 / 2012 Aires Culturelles et cotutelles de thèse Pour chacune des rubriques de cet appel d’offre, des fichiers spécifiques de candidatures doivent être renseignées par les laboratoires.
Procédure de réponse aux AAP Région PACA: convention d’objectif pluriannuel
Procédure de réponse aux AAP Région PACA: appels à projets ouverts
II. GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES CONTRATS DE RECHERCHE
Procédure gestion administrative et financière des bourses doctorales de la Région PACA BDR (financés à 100% par la Région) et BDE (financés à 90% par la Région et 10% par une Entreprise) La liste des bénéficiaires des BDR et BDE et les crédits y relatifs est adressée chaque année par la Région à la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) de l’UPCAM qui se charge la transmettre aux différents interlocuteurs concernés : laboratoire du doctorant, DRH. La gestion du boursier La DRV gère la rémunération des boursiers à partir des contrats de travail établis par la DRH. Que ce soit pour les BDE ou les BDR, l’intégralité du salaire est versé au boursier, c'est-à-dire que l’université avance les 10 % que doit l’entreprise dans le cadre des BDE. La gestion de la relation ENTREPRISE- UNIVERSITE (Laboratoire) La convention de collaboration: Que ce soit pour les BDE ou les BDR, la DRV établit, en lien avec les laboratoires concernés, les conventions de collaboration à destination des entreprises et se charge de la coordination des signatures. La facturation des 10% dans le cadre des BDE: La DRV établit les factures à destination des entreprises à partir des éléments fournis par la convention de collaboration afin de récupérer les 10% que doit l’entreprise à l’université. Les 10% versés doivent être attribués à l’UC dédiée aux bourses Région.
Procédure gestion administrative et financière des contrats de recherche • Mise en place et signature du contrat par le Bureau des contrats et la Cellule Europe - validation juridique et financière par les chargés d’affaires sous forme d’une fiche de validation (cf. fiche de validation type). - validation du contrat par l’assesseur à la Recherche concerné avant soumission pour signature du Président de l’Université. - enregistrement du contrat signé pour transmission aux porteurs du projets, aux assesseurs recherches ainsi qu’au service financier de l’université. • Mise en place des crédits - suivi financier par le bureau des contrats - ouverture des crédits conformément à la répartition par rubrique du budget du contrat et au budget de la DRV - suivi financier du contrat en lien avec les laboratoires (alertes concernant les factures, les rapports financiers et scientifiques etc)
Procédure gestion administrative et financière des contrats de recherche : fiche de validation type Modèle de fiche utilisée par les chargés d'affaire de la DRV
Procédure de recrutement sur contrats de recherche Elaboration d’une fiche de renseignements et d’une grille de coût régulièrement actualisés et disponibles sur l’Intranet pour permettre aux laboratoires d’évaluer le montant global de leur recrutement Pour l’embauche : élaboration d’une fiche reprenant les éléments nécessaires à la mise en place du contrat de travail par le référent au Bureau des contrats (cf. fiche type de recrutement) Validation de la fiche par le Directeur du Laboratoire Transmission à la DRV pour validation de la bonne adéquation financière entre l’embauche proposée et le contrat de recherche sur lequel les crédits doivent être prélevés Transmission à la DRH pour élaboration du contrat Le pourcentage relatif aux ARE est prélevé dès la mise en place des crédits relatifs à l’embauche. Ils font l’objet d’une prestation interne par le service financier central dans le cadre d’un récapitulatif des CDD établi trimestriellement par la DRV.
Procédure gestion financière des contrats de recherche : justifications des contrats Rappel : mise en place des crédits et suivi financier Lorsqu’un contrat de recherche est signé, deux situations sont envisagées : • Schéma n°1 : Le contrat a été prévu au budget primitif ou en DBM (y compris en recettes probables): le service financier du Bureau des Contrats (BC) et de la Cellule Europe (CE) demande l’ouverture de la ligne au service financier central et met en place la tranche de crédits prévue dans le projet, conformément à la répartition par postes de dépenses du budget du contrat. Le service financier du BC et/ou de la CE informe par mail du n°de ligne créé, le responsable scientifique du projet, le responsable administratif et le responsable financier du laboratoire. • Schéma n°2 : Le contrat n’a pas été prévu au budget primitif ou en DBM : le laboratoire doit prévoir le budget annuel du contrat dans le budget ou la DBM qui suit ; les crédits ne seront ouverts par le service financier du BC et/ou de la CE qu’après le vote du budget ou de la DBM. L’ouverture de la ligne suit la même procédure que dans le schéma n°1. Justifications des contrats • Afin de permettre au service financier du BC et/ou de la CE d’émettre les appels de fonds qui garantissent la rentrée des recettes, les laboratoires doivent transmettre au service financier du BC par mail - les rapports scientifiques, comptes rendus d’exécution, preuves de publicité etc. attendus selon les modalités du contrat. - les justifications financières : • qui doivent répondre au formalisme spécifique demandé dans le contrat. Les tableaux de justifications sont généralement annexés au contrat. • Ces justifications doivent être accompagnées de la copie des factures transmises par le service facturier ainsi que, le cas échéant, le tableau des cofinancements obtenus. Les justifications doivent parvenir : - soit en fonction de l’échéancier prévu au titre du contrat, - soit, si aucun échéancier n’est prévu dans le contrat, au fil de l’eau dès que les dépenses atteignent 25% du montant total de la subvention. Le service financier du BC: • Vérifie la complétude des justifications financières, • adresse l’ensemble de ces documents à l’Agence Comptable pour signature de l’Agent comptable et du Président, • envoi les justifications financières dûment signées et les rapports scientifiques aux organismes financeurs pour paiement.
Procédure Achats scientifiques : mise en place de l’ordonnance de 2005 en lien avec le service des marchés (1/2)
Procédure Achats scientifiques : mise en place de l’ordonnance de 2005 en lien avec le service des marchés (2/2)
Procédure dépôts de brevets (1/3) Dans le portefeuille de brevets UPCAM, on distingue principalement 3 catégories, qui recouvrent 3 voies de dépôt différentes : • Les brevets en copropriété gérés et valorisés par le CNRS: - le dossier de valorisation CNRS est communiqué par la DPI CNRS à la DRV en principe avant le dépôt de la demande de brevet. Le dossier est accompagné d’un courrier proposant la copropriété à l’UPCAM. - le Bureau des Contrats de la DRV étudie le dossier et se prononce sur l’intérêt ou non pour l’UPCAM d’être copropriétaire de ladite demande. - l’acceptation de la copropriété fait l’objet d’un courrier signé par le Président de l’UPCAM envoyé en LRAR à la DPI CNRS. - un accord de copropriété prévoyant notamment la répartition des frais de propriété industrielle et des redevances est ensuite négocié entre les copropriétaires de la demande de brevet (généralement les tutelles de l’UMR concernée). • parallèlement, une démarche de transfert technologique est engagée par FIST SA, filiale de valorisation du CNRS (Recherche de licenciés, …) Pour ces brevets, dont l’initiative du dépôt revient au CNRS, la gestion de la copropriété et la valorisation sont jusqu’à présent systématiquement confiés au CNRS et à FIST.
Procédure dépôts de brevets (2/3) 2) Les brevets en copropriété issus des contrats de recherche avec les entreprises: • dans ce cas, la protection des résultats de recherche par brevets relève des dispositions prévues à cet effet dans le contrat (clause spécifique ou Annexe "brevets communs), quand elles existent… (pour les contrats non-négociés par la DRV). Les cas de figures sont multiples ici. • toutefois, le partenaire a généralement l’initiative du dépôt des brevets communs, après accord ou information du ou des autres copropriétaires, et en assume également la gestion et l’exploitation.
Procédure dépôts de brevets (3/3) 3°) Le Processus de valorisation d’une demande de brevet à l’UPCAM (inventions hors contrats des laboratoires): Avec saisine ou interactions Valor-Paca (VP) : • Idée (nouvelle idée apportée par un chercheur) • Rédaction fiche d’invention avec chercheur • Transmission fiche d’invention à VP qui la complète avec données sur technologies et segments de marché (étude flash) _ interactions avec DRV • Grille d’évaluation établie par VP • Présentation du dossier au Comité Exécutif VP qui accepte ou non le soutien financier au dépôt • Présentation du dossier (DRV ou DRV+VP) au Comité de Valorisation Intra Universitaire UPCAM (mis en place fin 2010) ; membres : VP CS, Ass Recherche, Dir DRV, Chargé Mission Valo..., enseignants-chercheurs ou chercheurs avec expérience valo… Validation par le Comité de Valorisation qui décide seul du dépôt ou non du brevet par l’UPCAM, avec ou sans le soutien financier de VP. Go/No Go • Dépôt de la demande de brevet (qui suppose préalablement d’autres démarches comme par ex : choix du Cabinet de propriété industrielle en fonction de l’expertise et du domaine, la négociation des devis…, détermination des droits des tutelles du labo concerné par l’invention et leur information pour copro éventuelle • Contacts Industriels : Identification de partenaires en vue de phase R&D/faisabilité et/ou de concession de licence_ interactions avec VP pour recherche licenciés • Phase de Maturation (facultatif) : Si développements techniques (prototypage, études complémentaires,..) ou Etude de marché (stratégie de développement) nécessaires, constitution d’un dossier de maturation par DRV + VP pour soutien financier maturation VP. • Présentation dossier de maturation au Comité Exécutif VP qui accorde ou non le financement. • Exploitation du brevet : plusieurs stratégies envisageables pour exploiter l’invention : - Concession de licence/ cession de brevet à 1 ou des partenaires industriels en contrepartie de redevances, cash… (Négociation avec industriels) - Création d’une entreprise qui exploitera l’invention (interventions de partenaires : Impulse, Oséo…)
V. PROCEDURE RELATIVE A L’INSCRIPTION A L’HABILITATION A DIRIGER DES RECHERCHES (HDR)
VI. PROCEDURE RELATIVE A LA DIFFUSION ELECTRONIQUE DES THESES
