TRABZON TAPU VE KADASTRO IX. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

1. TRABZON TAPU VE KADASTROIX. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ŞİMAL YILDIZI İYİLEŞTİRME TAKIMI RAPORU Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi ANTALYA – Şubat 2012

2. Takım Rehberi : Mustafa KARAMAZ Eğitim Uzmanı • Takım Lideri : Murteza AKYÜZ • Takım Raportörü: Gültekin AYGÜN • Takım Üyeleri : • 1- Ayfer YILMAZ • 2- Cihan AYDIN • 3- Emine Ceyda ÖZKAN • 4- Erdal KÖSE • 5- Meryem AKTAŞ • 6- Mustafa KARAMAN • 7- Mustafa YAMAK • 8- Niyazi BAYRAKTAR • 9- Özleyiş ŞAHİN • 10- Tevfik Fikret ÖĞÜTCEN • 11- Zehra ELİTEZ

3. İyileştirme Çalışmasının Konusu Personelde görülen moral bozukluğu, olumsuz düşünce, stres ve motivasyon eksikliği vb. nedenlerden aidiyet duygusunun azalması dolayısıyla verimliliğin düşük olması Çalışmanın Başlama Tarih:30 Ocak 2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih:04 Şubat 2012 Çalışma Süresi :6 gün

4. SUNUŞ Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında düzenlenen Manavgat-Antalya Starlight otel de yapılan 2012 yılı Kalite Yönetim Sistemi eğitiminde Trabzon Tapu ve Kadastro IX. Bölge Müdürlüğü Kalite Temsilcilerinden oluşan iyileştirme takımımız 30.01.2012 tarihinde tahsis edilen salonda çalışmalarına başlamıştır.

5. Amacımız: Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında Trabzon Tapu ve Kadastro IX. Bölge Müdürlüğü Kalite Temsilcilerinden oluşturulan İyileştirme Takımı aracılığı ile Trabzon Tapu ve Kadastro IX. Bölge Müdürlüğü’nde karşılaşılan ve iyileştirme takımı çalışmasıyla çözülebilecek sorunların belirlenerek, öncelik arz eden konuda çözüm odaklı iyileştirme çalışması yapmaktır.

6. Yapılan Çalışmalar: • Takımımız 30.01.2012 tarihinde ilk toplantısını yapmıştır. • Takım Liderinin seçimi : Takım lideri olarak verilen öneriler doğrultusunda ve yapılan oylama neticesinde Murteza AKYÜZ oy birliğiyle seçildi. • Takım Raportörünün seçimi: Verilen öneriler doğrultusunda ve yapılan oylama neticesinde raportör oy birliğiyle seçilmiştir. • Takımın ismi ve logosunun tespiti yapıldı.

7. Verilen önerilerin oylanması neticesinde oy çokluğuyla takımımızın isminin “Şimal Yıldızı” olmasına ve takım logosunun ise Şimal Yıldızını temsil eden ve aşağıda gösterilen resmin olmasına karar verildi.

8. Neden Şimal Yıldızı ?

9. BELİRLENEN PROBLEMLER (Problem Havuzu) • Fiziki mekânların uygun olmaması • Personelin, problem çözümünde etkin ve verimli olarak yer almaması • Personelin, teknik konulardaki eğitiminin yetersiz olması • Bürokrasinin katı ve aşırı olarak uygulanması • Bölge içi eğitimlerin eksik olması • Personelin başarılı durumlarda ödüllendirilmemesi

10. Amir-Memur ilişkilerinde iletişim kopukluğu yaşanması • İşbölümünün personel arasında eşit şekilde uygulanmaması • Personelin kullandığı teçhizatın uygun şekilde kullanılmaması • Görevlerin personelin niteliklerine göre verilmemesi

11. Personelde görülen moral bozukluğu, olumsuz düşünce, stres ve motivasyon eksikliği vb. nedenlerden aidiyet duygusunun azalması dolayısıyla verimliliğin düşük olması • Evrak işlerinin yapılmasında teknik ve elektronik sistemlerin kullanılmaması • Personel atama, yükselme vb. değişikliklerin objektif kriterlere göre uygulanmaması

12. 1 - Verimlilik neden düşüktür ? • Personelin moral ve motivasyonunun düşük olması • Çalışma ortamının uygun olmaması • Personel arasında sevgi, saygı ve iletişim eksikliği • Müşterinin personele karşı olumsuz davranması (Saygısızlık, Hakaret vb.) • Personelin Kurum Projelerine inancının olmaması • Siyasi baskı (Hatırlı kişilerin işlemlerde personele baskı yapması) • Personelin araç-gereç yetersizliği

13. 1 - Verimlilik neden düşüktür? • Kurum içi atamaların adil yapılmadığına dair personelde oluşan inançsızlık • Memurların yapacağı iş sayısı ile memur sayısı arasında olumsuz denge olması • Yapılan işlemlerde personel hatasından kaynaklanan sorunlarda Kurumun personele sahip çıkmaması • Personel değerlendirmelerinde kriterlerin objektif olarak belirlenmemesi • Personel arasında iş yükünün eşit olarak dağıtılmaması • Amir-Memur ilişkilerinde iletişim eksikliği • Eğitim yetersizliği

14. 2 - Personelin morali neden bozuktur ? • Kurum içinde adaletsizlik yapıldığına dair inancın yaygın olması • Özlük hakları ve ücret yetersizliği • Sosyal tesis ve moral motivasyon artırıcı faaliyetlerin yetersizliği • Aşırı iş yükü ve fazla çalışma • Görev dağılımlarının açık ve net olmaması • Yöneticilerin lider yöneticilik tekniklerini yeterince uygulayamaması veya yanlış uygulaması • Gereğinden fazla bürokrasi,

15. 2 - Personelin morali neden bozuktur ? • Strese giren personelin stres ve stresle mücadele konusunda yetersiz olması ve yeterince yardım alamaması • Sorumluluğun fazla olması ve T.M.K. 1007. Maddesi • Ülkenin ekonomik durumunun kişiye olumsuz yansıması • Ailevi sorunlar nedeniyle • Aşırı kaygı endişe, özgüven yetersizliği ve alınganlık

16. 3 - Personel neden strese giriyor? • Stresi yenme noktasında yeterince eğitim almaması • Yeni göreve başlayan personelin oryantasyon eğitimi almadan veya adaylık süreci tamamlanmadan aktif olarak işlem yapmaya başlamasından dolayı olumsuzluk oluşmakta ve bu durum uzun yıllar devam edebilmektedir.

21. Sonuç olarak; Bizler Şimal Yıldızı iyileştirme takımıyız. Kurumumuzun sürdürmekte olduğu Sürekli Kurumsal Gelişim Projesine canı gönülden inanmaktayız. Takım olarak bizler, sorunun kaynağını başka yerde aramak yerine, empati yaptık ve sorunları öncelikle kendimizde aradık. İnsan olarak nelerden etkilenebileceğimizi ve bizi nelerin etkileyeceğini düşünmeye başladık. Kendi yaşadığımız sorunlarla birlikte diğer meslektaşlarımızdan da duyduğumuz olası sorunları ortaya koyarak çözüm aradık.

22. Sürekli Kurumsal Gelişim Projesiyle başlattığımız kalite yolculuğumuzu emin adımlarla sürdürüyoruz. Bugün, iyileştirme, yenilenme, kurumsallaşma çalışmalarımızın önemli adımlarından birini daha atıyoruz. Eğitim amaçlı yaptığımız bu yarışmadan sonra, yeni değerler doğrultusunda rastgele işler değil, etkili takım çalışmalarıyla kurumuzda yeni bir anlayış olacağına inandık.

23. Yapmış olduğumuz çalışmalar neticesinde, sorunların büyük çoğunluğunun insan kaynaklı olduğunu gördük. Kurum olarak bir aile olduğumuza göre, en üst yöneticimizden başlayarak en alt kademedeki personelimizin de empati yapmasının, sorunların çözümünün başlangıcı olacağı kanaatindeyiz.

24. Biliyoruz ki, sayın Genel Müdürümüz başta olmak üzere, bir çok yöneticimizin bu gayret ve düşünce içerisinde olduğunu görmek bizleri çok mutlu etmektedir. Başlangıçta kaliteye inanmak çok zordur. Biz de inanmakta zorluk çekmiştik. Gördük ki, üst yöneticilerimiz kaliteye inanmış ve buraya gelerek maddi ve manevi destekleriyle bizleri onurlandırmışlardır.

25. Kalite yolcuğunda emeği geçen tüm yöneticilerimize teşekkür eder saygılar sunarız. TRABZON TAPU VE KADASTRO IX. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ŞİMAL YILDIZI İYİLEŞTİRME TAKIMI