Zeitmanagement

1. 1. Zeitmanagement - was ist das? 2. Wozu Zeitmanagement?Gesellschaftliche Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur 3. Zeitmanagement im Wandel (5 Generationen) 4. Zeitmanagements im Sinne von Stroebe 5. Zeitmanagement im Sinne von Covey 6. Resumée 7. Empfehlung Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management FünfGenerationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

2. 1. Zeitmanagement - was ist das?Jedem Menschen stehen 24 Stundentäglich zur Verfügung! Die Ressource Zeitist klar und gerecht verteilt.Warum aber haben die einen keine Zeitund andere langweilen sich? Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management FünfGenerationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Zeit (gr.) = tempus Empfehlung

3. Wer keine Zeit hat, hat nicht Unordnungbei seiner Zeit, sondern bei seinen Aufgaben!Es sind zu viele, zu grosse und zu unwichtige Dinge, die man in seine täglichen 24 Stunden packt!Zeitmanagement = Selbstmanagement Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management FünfGenerationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

4. Im engeren Sinne bedeutet das: Arbeit, Beruf und Leistung zu optimieren. Die Zeit beherrschen, statt sich von ihr beherrschen zu lassen. Im weiteren Sinne bedeutet das: Zeit zu schaffen für andere elementare Lebensbereiche (Familie, Freunde, sozialesUmfeld, Gesundheit, Sinnfrage). Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

5. Heute spricht man von dem Ganzheitlichen Zeitmanagement Zeitsouveränität als Lebensqualität Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

6. Früher: Lebensrythmus des Menschen richtete sich nach den Jahreszeiten, nach Hell und Dunkel Heute: Seit der Industriellen Revolutionund der Erfindung der mechanischenUhren existiert eine unnatürlichelineare Zeitordnung Zeitmanagement 2. Wozu Zeitmanagement (gesellschaftl. Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur) Was istZeit-management Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

7. Zeitmanagement Seit Beginn des 20. Jahrhunderts hat die Gesellschaft immer schnellere Veränderungen erfahren. Was istZeit-management Wozu Zeit-management Die Zeitverwendung läuft auf eine Rationalisierung hin Fünf Generationen BeispielStroebe • Beschleunigung: Flugzeug, schnellere Züge und das Auto beschleunigen das Tempo Durch Fax, Internet, Satellitenkommunikation sind wir mit der Welt und miteinander in Echtzeit in Kontakt Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

8. Zeitmanagement Was istZeit-management • Zeitverdichtung: In eine Stunde will der Mensch so viele Aktivitäten wie möglich hinein packen. Mehrere Tätigkeiten werden gleichzeitig aus- geführt. Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey • Neue Zeitbindungen: durch z.B. Selbstbedienung, Bankautomaten = Übertragung von Tätigkeiten durch öffent- liche Träger aufgrund von Personaleinsparung Übung Resuée Empfehlung

9. Zeitmanagement Was istZeit-management • Beschleunigung: Flugzeug, schnellere Züge und das Auto erhöhen das Tempo des sozialen Lebens Fax, Internet, Satellitenkommunikation ermöglichen einen schnellen/direkten Austausch von Informationen Die Informationsflut verdoppelt sich etwa alle zwanzig Monate!! Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

10. Zeitmanagement 3. Zeitmanagement im Wandel Was istZeit-management Wozu Zeit-management Konsequenz der „beschleunigten Lebenszeit“: Fünf Generationen Verlust von Ruhe und Muße BeispielStroebe Verlust von Rythmen und Regelmäßigkeit Beispiel Covey Verlust von Spontaneität, Freizeit Übung Resuée Verlust der Gesundheit (Hurry Sickness) Empfehlung

11. Zeitmanagement Steigende Anforderungen an die Zeitplanung verursachten/verursachen wachsende Schwierigkeiten der Menschen diese zu bewältigen. Was istZeit-management Wozu Zeit-management Fünf Generationen Bildung von Expertentum BeispielStroebe Beispiel Covey Wachsende Zahl der Publikationen zum Thema Zeitmanagement Übung Resuée Empfehlung

12. Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management FünfGenerationen Art des Zeitmanagements BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Werte/Normen Resuée Empfehlung

13. Zeitmanagement Was istZeit-management Wertewandel Zeitmanagement imWandel Wozu Zeit-management Fünf Generationen Gegenwärtig geht der Trend dahin, die natürliche Zeitordnung wieder zu entdecken. („Nicht immer ist schneller auch besser.“) BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

14. Zeitmanagement Fünf Generationen des Zeitmanagements Was istZeit-management Wozu Zeit-management FünfGenerationen 1. „Gedächtnishilfen-Konzept“ 4. „Rollen- und Sinn-Konzept“ 2. „Linear-mechanistisches Zeitkozept“ BeispielStroebe Beispiel Covey Übung 5. „Eigendynamik-Konzept“ 3. „Ziel- und Prioritäten-Konzept“ Resuée Empfehlung

15. Zeitmanagement „Ziel- und Prioritäten-Konzept“ (3. Generation) Was istZeit-management - Illustration am Beispiel Stroebe - Wozu Zeit-management Fünf Generationen Geld wächst mit der Zeit - aber Zeit nicht durch Geld. Geld lässt sich auf Vorrat anlegen - Zeit nicht. „Zeit ist Geld“ BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Fazit: Nichts ist schlimmer als Zeitverschwendung! Empfehlung

16. Zeitmanagement • Manager verschwenden Zeit. Was istZeit-management Untersuchungen haben ergeben, daß von1000 Arbeitsstunden eines Managers im Durchschnitt 20 Prozent verloren gehen. Das ist ein immenser finanzieller Verlust. - 93% ihrer verbalen Kontakte kommen ad hoc zustande - keine erkennbaren Muster, nach der sie ihre Zeit einteilen - springen von Problem zu Problem Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

17. Zeitmanagement Was istZeit-management • Noch schlimmer als der finanzielle Verlust, ist der Verlust der Zeit - da unwiderruflich! • Deshalb gilt: „ Die Zeit, die uns bleibt, bestens zu nutzen und eine gute persönliche Grundeinstellung zur Zeit einzunehmen.“ Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

18. Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management - Perfektionismus abgewöhnen (Zeitverschleiß) - Arbeitssucht erkennen und daran arbeiten - Energie (geistig u. gefühlsmäßig) sparen- Ziele formulieren (für Leben und Arbeit) - Bewältigen von Aufgaben mit Hilfe einer gutenArbeitsmethodik - Delegation von Ziel, Kompetenz und Verantwortung Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

19. Zeitmanagement Was istZeit-management Jede gute Arbeitsmethodik basiert auf: Wozu Zeit-management Fünf Generationen 1. Klarheit der Ziele BeispielStroebe Beispiel Covey 2. Aufgaben „Wer mehr arbeitet , als er kann, ist ein Narr - kein Held.“ (Quelle: Erhard Dietl) Übung Resuée 3. Prioritäten Empfehlung

20. Zeitmanagement „Wer vom Ziel nichts weiss, wird den Weg nicht finden.“ (Christian Morgenstern) Was istZeit-management Wozu Zeit-management Klarheit der Ziele: • Jedes sinnvolle Vorgehen - im Leben allgemein oder in de Arbeit speziell - beginnt damit, dass Ziele formuliert werden. • Ziele setzen unser Verhalten in Gang. Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

21. Zeitmanagement Was istZeit-management Was ist ein Ziel? • ein in der Zukunft liegender, angestrebter Zustand mit eindeutiger Beschreibung, • das vorausgedachte Ergebnis, • der Punkt, der zu treffen beabsichtigt ist. Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

22. Zeitmanagement Was istZeit-management Ein Ziel hat die Funktion, • Energie zu mobilisieren, • die Aufmerksamkeit zu lenken, • die Ausdauer zu erhöhen. Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Klare Ziele ermöglichen eindeutige Prioritäten und wirkungsvolle Selbstregelung. Resuée Empfehlung

23. Zeitmanagement Was istZeit-management Wozu Zeit-management Das Bestimmen von Prioritäten: 1. Ziele definieren 2. Aufgaben sammeln 3. Ordnen nach Wichtigkeit 4. Ordnen nach Dringlichkeit 5. Festlegen der Prioritäten 6. Zeitbedarf festlegen 7. Zeitraum festlegen Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

24. Zeitmanagement Was istZeit-management Tätigkeitsanalyse (Stroebe S. 71) Wozu Zeit-management Fünf Generationen Gewichtung der Aufgaben - nach Wichtigkeit mit A, B, C - nach Dringlichkeit BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Ordnen der Aufgaben mir Hilfe der ABC-Analyse Resuée Empfehlung

25. Zeitmanagement Was istZeit-management Eliminieren -Delegieren -Rationalisieren Wozu Zeit-management ABC-Analyse Fünf Generationen B-Aufgaben ganz/teilweise delegieren, Mitarbeiter qualifizierter A-Aufgaben selbst und sofort: tun/veranlassen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung C-Aufgaben „in den Papierkorb“, (weg-)rationalisieren C-Aufgaben auf jeden Fall delegieren/rationalisieren wichtig Resuée Empfehlung dringlich

26. Zeitmanagement 5. Zeitmanagement im Sinne Coveys Was istZeit-management Wozu Zeit-management Paradigmenwechsel (zuerst in den USA, dann auch in Europa) Fünf Generationen BeispielStroebe „Time is Life“ BeispielCovey Übung „Time is Money“ Resuée Empfehlung

27. Zeitmanagement „Wer bedauert auf dem Sterbebett, dass er nicht mehr Zeit im Büro verbracht hat? Was istZeit-management Wozu Zeit-management • Prinziporientierter Ansatz:Nicht wir kontrollieren unser Leben, sondern Prinzipien • Abkehr von „Immer-schneller-härter-klüger-mehr“ • Werte indentifizieren, d. h. dem Kompass des Gewissens folgen • Die Uhr vernachlässigen - mehr dem Kompass folgen Fünf Generationen BeispielStroebe BeispielCovey Übung Resuée Empfehlung

28. Zeitmanagement Was istZeit-management Uhr Kompass Wozu Zeit-management • Visionen • Werte • Prinzipien • Lebensphilosophie • Gewissen • Orietierung • Zusagen • Verabredungen • Zeitpläne • Ziele • Tätigkeiten Fünf Generationen BeispielStroebe BeispielCovey Was fangen wir mit unserer Zeit an, wie verwenden wir sie? Was ist uns wichtig, wie führen wir unser Leben? Übung Resuée Empfehlung

29. Zeitmanagement Was istZeit-management Der Weg zum Wesentlichen - von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit Wozu Zeit-management Fünf Generationen „Wir haben in userem Leben sowohl mit Dringlichkeit als auch mit Wichtigkeit zu tun. Aber in unseren täglichen Ent- scheidungen dominiert meist einer dieser beiden Faktoren.“ BeispielStroebe BeispielCovey Übung Resuée Empfehlung

30. Zeitmanagement Quadrant der Qualität Was istZeit-management Dringend Nicht dringend I - Krisen - Drängende Probleme - Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit II - Vorbereitung - Vorbeugung - Werteklärung - Planung - Beziehungsarbeit - Echte Erholung Wozu Zeit-management Fünf Generationen Wichtig BeispielStroebe BeispielCovey III - Unterbrechungen, einige Anrufe - Manche Post - Einige Konferenzen - Viele anstehende, drängende Angelegenheiten IV - Triviales, Geschäftigkeit - Wurfsendungen - Manche Anrufe - Zeitverschwendende Beschäftigung - Fluchtaktivitäten Übung Nicht wichtig Resuée Empfehlung

31. Zeitmanagement 6. Resumée Was istZeit-management • Die (bisherigen) fünf Generationen des Zeit- • managements sind nicht klar voneinander abzugrenzen. • Die nachfolgende baut vielmehr auf der vorherigen • auf. Sie ist jeweils eine Weiterentwicklung der vorherigen Stufe. Sie wägt ab, übernimmt „sinnvolles“ und verwirft „weniger sinnvolles“ - • unter Berücksichtigung der aktuellen • Zeitkultur. Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

32. Zeitmanagement Was istZeit-management • Die aktuelle, fünfte Generation, das „Eigendynamik-Konzept“, ist eine Ergänzung der vierten Generation. • Man soll seine innere Zeitökologie noch besser kennenlernen. • Zeitplanung im klassischen Sinne wird nachrangig. • Innere Bedürfnisse bekommen einen höheren Stellenwert. Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

33. Zeitmanagement Was istZeit-management • Stärkeres Gesundheitsbewusstsein und der Wunsch im Einklang mit der Natur leben zu wollen. Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Work - Life - Balance Übung Resuée Empfehlung

34. Zeitmanagement 7. Empfehlung Was istZeit-management Wozu Zeit-management • Nicht jedes Konzept, ist für jeden Menschen sinvoll. (Persölichkeitsabhängig) • Das Konzept: - Tagesplan aufstellen - Prioritäten setzen - Aufgaben der Klasse A, B oder C definieren - Sörfaktoren bewältigenempfiehlt sich durchaus für den Alltag! Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

35. Zeitmanagement Was istZeit-management • Freizeit sollte auch als solche verstanden werden; (außerdem: „täglich eine stille Stunde“) • Zeit schaffen für - Familie - Freunde - soziales Umfeld - Gesundheit - Fragen nach dem Sinn Wozu Zeit-management Fünf Generationen BeispielStroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung