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Presentation Transcript

  1. 國立臺南大學附屬啟聰學校 公文歸檔作業要領 國家文官學院講座 前臺南縣政府行政管理室主任 國立嘉義大學教育學系 邱忠民 講述 中 華 民 國 一○三年 七 月 十 日

  2. 檔案與歸檔之定義 • 檔案之定義 各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件(所稱文字或非文字資料及其附件,指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等,可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品)。 • 歸檔之定義 • 歸檔就是將經過批存的來文,或發文後的原稿送到檔案管理單位,將它保存在檔案室。

  3. 歸檔處理之原則 • 歸檔處理由承辦單位負責;歸檔後之檔案管理則由檔案管理人員依檔案法規辦理。 • 文書之歸檔,應依「檔案法規」相關規定辦理。 • 收文經批存者,應區分「永久保存或定期保存」年限,由單位收發登錄後,得依各機關公文處理程序辦理歸檔。 • 發文後之原稿件,除承辦單位註明發後補判、發後補會者應退承辦單位自行辦理後送檔案管理單位點收歸檔外,其餘稿件應隨同「總發文登記表」送檔案管理單位簽收歸檔。 • 簽稿應「原件合併」歸檔,若一簽多次辦稿,得影印附卷,並註明原簽所在文號。

  4. 檔案之種類 • 國家檔案:具有永久保存價值,移歸 檔案中央主管機關管理之 檔案。(檔案法第28條已修 訂高中職以下學校除外) • 機關檔案:由各機關自行管理之檔案。 

  5. 檔號與保存年限之製作方法(一) 檔號與保存年限上下並列、冒號對齊,如: 亦得以表格形式製作,如: 檔號與保存年限置於公文版面右上方,上方與「本別」齊,右方以冒號距最右6公分處。 檔  號: 保存期限:

  6. 檔號與保存年限之製作方法(二) □檔號之組成包括:年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號,中間以斜線間隔。如:103/0030/1/2/3。 □保存年限區分為:永久保存、30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年。 □檔號與保存年限於冒號後留空,以供收文機關結案歸檔時填寫。 □檔號與保存年限以電腦標楷體10號製作。

  7. 檔號之編碼 • 檔號之編碼結構 • 年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號。 • 例示:103/0030/1/1/2 說明:年度號103表示103年度歸檔 分類號0030「市有土地撥用」類目 中,案名為「臺南市土地撥用」之 案次號為1,則歸檔併案入 民國103年「臺北市土地撥用」第1 卷第2件之檔案

  8. 檔案保存年限 • 永久保存 • 機關檔案保存年限及銷毀辦法§3 • 定期保存 • 區分1年、3年、5年、10年、15年、20年、25年及30年等級距。 • 至訂幾年則需依機關實際業務職掌或公文性質由承辦人決定。 • 機關檔案保存年限及銷毀辦法§4

  9. 檔號之製作 • 依檔案法規定,結構為「年度號/分類號/案 次號/卷次號/目次號」,依各機關規定編號 而填寫。 • 承辦人員製作「稿本」時填本機關之檔號 • 如為「正本」、「副本」時,則空白留給 受文者填寫。

  10. 保存年限之製作 • 依「檔案法」規定,計有永久保存、30年 25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年 • 承辦人員製作「稿本」時,填本機關之 保存年限。 • 如為「正本」、「副本」時,則空白留給 受文者填寫。

  11. 永久保存檔案(一) ●涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。 ●涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定、修正及解釋者。 ●涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。 ●對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。 ●具有國家或機關重要行政稽憑價值者。 ●具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。

  12. 永久保存檔案(二) ●對國家、機關、社會大眾或個人權益之維 護具有重大影響者 ●具有重要科技價值者。 ●具有重要歷史或社會文化保存價值者。 ●屬重大輿情之特殊個案者。 ●法令規定應永久保存者。 ●其他有關重要事項而具有永久保存價值者。

  13. 保存30年至20年者 • 本機關主要職掌業務推動及執行之檔案。 • 本機關主要職掌業務成效評量或稽憑之檔案。 • 機關共通性檔案保存年限基準列為保存年限30年至20年之檔案。

  14. 保存15年至10年者 • 本機關主要職掌業務例行辦理之相關檔案。 • 本機關收受他機關法律、法規命令、行政規則及解釋令(函)等相關檔案。 • 機關共通性檔案保存年限基準列為保存年限15年至10年之檔案。

  15. 保存5年至1年者 • 本機關一般事務性及一般例行性業務之相關檔案。 • 本機關收受他機關周知性或與本機關職掌業務無關之存查性質之檔案。 • 機關共通性檔案保存年限基準列為保存年限5年至1年之檔案。

  16. 公文檔案歸檔作業之一般原則 • 歸檔案件以原件為原則,未以原件歸檔者,應敘明具體事由,簽陳原核決長官核准。 • 校外來文若遺失,必須向發文機關索取影印本,再至文書組補蓋總收文號後,儘速重新擬辦陳判 • 歸檔案件屬紙本型式並有2張以上者,應依序以鉛筆於每頁編寫頁碼,並於首頁註明總頁數,騎縫處加蓋騎縫章或職名章。

  17. 公文檔案歸檔作業之附件處理(一) • 附件需以正本(如領據、支票)隨文發出者,得以影本併公文稿編寫頁碼並蓋騎縫章後一起歸檔。附件需隨文寄出,且不能以影印本併公文稿一起歸檔者,必須於文稿下角註明附件隨文寄出並加蓋職章後歸檔存查。 • 附件屬需相關單位核章(用印)之申請書、契約書、報表等,請於核章(用印)後再影印併文稿歸檔。

  18. 公文檔案歸檔作業之附件處理(二) • 附件頁碼之編寫,除為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之。 • 附件經業務承辦單位簽准抽存者,應於附件註記文號及保存年限。保存單位於案件未辦理銷毀完畢前,應保持附件完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失

  19. 公文檔案歸檔作業 • 公文檔案歸檔作業有下列情形之一者退回補正 • 案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。 • 案件未經批准、漏會、漏判(分層負責各核判主管未註明「發」、「如擬」等明確文字)。 • 案件未填註分類號或保存年限,或未依規定編寫頁碼者。 • 案件二頁以上,未依規定蓋蓋騎縫章或職名章者。 • 案件未能以原件歸檔,未敘明具體事由,簽陳原核決長官核准者。 • 密件案件,未以密件袋密封,未於密件封口處簽章,未註明機密等級、保密期限、或解密條件等應記載事項。

  20. 公文機密文件之處理(一) • 機密案件歸檔時,除依一般案件之規定處理外,須另使用專用封套裝封,並於封面填寫年度、分類號等應記載之資料,裝封前須經承辦人審查確認並於封口處簽章。資料記載應注意者如下 • 案由(名):作技術性摘要,但應避免洩露機密內容或名稱。 • 案卷內文件起訖日期:收文(或創稿)之日起,至長官核准之日止。案卷內裝有2案件以上時,以最早案件收文(或創稿)之日起,至最後案件長官核准之日止。

  21. 公文機密文件之處理(二) • 總頁數:公文總頁數。 • 件數:每1文號為1件(若併5個案為5件)。 • 附件數:公文之附件種類,若該件公文內 有3種不同的附件則該附件數為 3(若每一種附件頁數分別為1、2、 3頁,附件頁數和為9頁,於計算 總頁數時要併計)。 • 保密期限不得超過保存期限。

  22. 檔案檢調 • 借調檔案以與承辦業務有關者為限。 (機關檔案檢調作業要點第2點) • 借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄、或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更檔案內容之情事。(機關檔案檢調作業要點第11點) • 辦畢公文應於5日內依序彙齊後,併同檔案清單送交檔案單位歸檔。(機關檔案點收作業要點第4點)

  23. 檔案檢調 • 借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核准。展期以三次為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸檔後,再依規定辦理借調。(機關檔案檢調作業要點第12點) • 調離職時,如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。如屬依法借調且未屆滿歸還期限者,依相關規定列為職務移交事項。(機關檔案檢調作業要點第16點)

  24. 小簽-角簽(條列式)