Vinnufundur með umsækjendum um Leonardó tilraunaverkefnisstyrki 2005

1. Directorate-GeneralEducation and Culture Vinnufundur með umsækjendum um Leonardó tilraunaverkefnisstyrki 2005 Verkáætlun – góð ráð og upplýsingar María Kristín Gylfadóttir föstudagur, 6. janúar 2005 Leonardo da Vinci Starfsmenntaáætlun ESB www.leonardo.is

2. Hvað er verkefni? • Verkefni eru sett upp innan ákveðins tímaramma til að vinna ákveðið og skipulagt verk (task), þ.e. að búa til afurð eða aðra ákveðna niðurstöðu innan þess ramma sem fjármagn eða mannafli leyfir (available resources). • Markmið og niðurstöður verkefnis eru háðar resources (budgeted money, human resources (know-how), facilities, equipment and possible outside subcontractors)

3. Markmið Leonardó verkefna • að þróa starfsmenntun og auka samstarf milli mennta- og þjálfunarstofnana og atvinnulífs. • Verkefni er fjölþjóðlegt (transnational) þegar allir þátttakendur hafa hag af niðurstöðum þess. • Þátttakendur í Leonardó verkefnum þurfa að koma frá 3 þremur löndum hið minnsta • Verkefni þarf að innihalda nýsköpun, þ.e. það þarf að búa til eitthvað nýtt innan ákveðinnar starfsgreinar.

4. Algeng mistök í umsóknum • Engin raunveruleg nýsköpun • Niðurstöður/útkoma verkefnis svara ekki þörfum markhóps • Lítil rök eru færð fyrir virðisauka fjölþjóðlegs samstarfs • Ekki er tekið nægilegt tillit til víðtækari þróunar innan sviðsins • Ekki er tekið nægilegt tillit til stöðu mennta- og þjálfunarkerfa, sem og þróun í heimalandi. Þannig er erfitt að gera sér grein fyrir mismun á milli landanna sem gæti haft áhrif á samstarf á milli landa. • Of lítil áhersla er lögð á samstarf á milli þátttakenda, mismunandi hæfni þeirra, þekkingu og hlutverk í verkefninu.

5. Frá forumsókn að lokaumsókn A full proposal: • presents a more detailed schedule • gives more detailed information about how the project will be carried out in practice (work plan). • explains how the project will improve vocational training and why it is innovative It is important to: • attach studies about the situation of your sector to your application and, for example, information about previous projects in the sector in partner countries. • argue the need for the project from the point-of-view of all participating countries. Present exact figures and date. • use graphs and tables to clarify your application, for example, the administration of your project.

6. Forsendur verkáætlunar • Áður en vinna við gerð verkáætlunar hefst er nauðsynlegt að hafa skýra hugmynd um eftirfarandi atriði: • Markmið verkefnis (the goals) • Samstarfsaðilar (the partnership) • Þekkingu innan verkefnishóps (know-how of the project) • Nýting niðurstaðna (how the results will be used) • Einnig væri gott að gera einfalda greiningu eða mat á innra og ytra umhverfi verkefnishugmyndar, þ.e. risk analysis, eins og t.d. svót greiningu.

7. Forsendur verkáætlunar framh. Markmið (Goals) • A detailed and concrete description of the goals and results. • Attach studies about the situation of your sector to your application and, f.e., information about previous projects in the sector in partner countries. • Give more precise descriptions of products (form, scope, language versions etc.) • Are the products clearly described? • Are these measurable? Quantity/Quality? • Are the products suitable for the target groups? • Are they practical, realistic? • Are these suitable for use in the targeted countries? • Explain how the project outomes will improve vocational training and why it is innovative* • - Use exact and gererally accepted terms and define the terms you use.

8. * • Upplýsingar um starfsmenntun í Evrópu • www.cedefop.eu.int • www.trainingvillage.gre • http://communities.trainingvillage.gr • www.eurydice.org • Heimasíða Leonardó • http://leonardo.cec.eu.int/

9. Hvað er verkáætlun? • Verkáætlun samanstendur af: • introduction, that is presentation of the general idea of the work plan and strategy. • schedule: phases of the project, timetable of meetings and reporting • reporting responsibilities • division of responsibilities • description of work packages and tasks • duration of work packages (may differ from country to country) • interim goals for each work package and final results of the project.

10. Time Resources PROJECT Task Þættir sem ákvarða verkefni • Time: coming up with ideas, planning the project and writing the application, reporting and possible follow-up activities • Resources: money, know-how of personnel, facilities, sub-contractors • Goals and purpose:of the project and internal division of tasks in project. The objectives and rules of the Leonardo programme

11. Forsendur verkáætlunar framh. Samstarfsaðilar (The Partnership) • the division of tasks between partners depends on the goal of a project. • Mixture of expertise • Size of the partnership • Geographic distribution of partners – is it good for this project? Why? • Is the organisational structure of the partnership well planned? • Does the organisation of work fit with the project profile? • Are the roles of EU-partners/associated partners/silent partners/subcontractors well justified? • Silent partners

12. Forsendur verkáætlunar framh. • Project know-how • Letters of Intent • Common Problems • Identical letters • The relevant expertise of a partner does not come across in the letter or in the description of hte partnership • Partner´s role described in the letter is different from that in the description of the partnership in the application form, or remains too general • The letters have not been updated after the pre-proposal • Letters are out of date • Contact information or signatures are not complete or are missing althogether

13. Forsendur verkáætlunar framh. • Use of Results • Valorisation Plan • Identifies users´ needs and group of users to be associated with the project during its lifetime • Identifies potential new users, multipliers & decision makers • Identifies milestones for their ‘involvement´

14. SVÓT greining í umsóknarferli • Svót greiningu er hægt að nota til meta styrkleika og veikleika verkefnishugmyndar, sem og tækifæri og hættur í umhverfinu – ytri og innri greining • Hægt er að safna upplýsingunum saman og nýta styrki og möguleika

15. Svót greining

16. Spurningar í kjölfar svót greiningar • Hvernig getum við náð að viðhalda og bæta styrkleika okkar? • Þekking og fjármagn? • Hvernig getum við minnkað veikleika okkar? • Hvaða möguleikar eru til staðar til að bæta stöðuna? • Hvernig getum við nýtt tækifæri okkar? • Mikilvægustu tækifærin • Hvernig getum við fyrirbyggt og eytt ógnunum? • Mikilvægustu hættur

17. Uppsetning vinnupakka • Vinnupakkar eru hluti af verkáætlun • Work Plan – Work Packages and Tasks • Vinnupakkar innihalda: • the start and finish dates and overall duration • the total number of staff days (broken down by categories - see table E.2.2) • the role and the tasks of each partner involved • the role and the tasks of sub-contractors, if any • the working methods and techniques, • the expected outcomes/results of the work package MUNA – valorisation plan og quality management plan

18. Góð ráð við uppsetningu vinnupakka • Sjá ljósrit