KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO

1. KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO PGS.TS. Ngô Doãn Vịnh

2. NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU 1- Những vấn đề lý thuyết chủ yếu 2- Kỹ năng quản lý lãnh đạo 3- Kỹ năng quản lý đối với cơ quan/tổ chức 4- Kiến nghị

3. PHẦN INHỮNG VẤN ĐỀ LÝ THUYẾTCHỦ YẾU

4. KỸ NĂNG? Kỹ năng là gì và tại sao phải có nó? 1- Tại sao phải có kỹ năng? - Sống tốt hơn - Làm việc tốt - Có ích hơn cho người khác - 2- Kỹ năng là gì? - Kỹ năng là năng lực tri thức lý luận và thực hành để giải quyết một công việc cụ thể của một chủ thể nào đó nhằm đạt được mục đích một cách mỹ mãn. • Năng lực ấy là tổng thể các yếu tố: kiến thức lý luận, kinh nghiệm, phương pháp giải quyết vấn đề, nghệ thuật lôi kéo người khác cùng thực hiện công việc… + Ví dụ: Kỹ năng mềm: năng lực sử dụng ngôn ngữ, triết lý để sống tốt hơn (biết làm việc theo nhóm, giao tiếp, biết lạc quan, biết lựa chọn…) Tiêu biểu: Kỹ năng sống (nói, nghe, giao tiếp, ứng xử… - Kỹ năng cứng: năng lực chuyên môn, nó thể hiện ở bằng cấp, chứng chỉ; Kỹ năng tự vệ

5. CHO- Người khác- NHẬN Kỹ năng Kỹ năng mềm Năng lực hữu ích Thuộc sở hữu chủ quan Kỹ năng Cứng CÁI VÒNG KỸ NĂNG – TRÍ TUỆ?

6. Học KỸ NĂNG Nghe Năng lực trí tuệ/trí nhớ Thực hành PHƯƠNG CÁCH HÌNH THÀNH KỸ NĂNG

7. ĐIỂM MẤU CHỐT HÌNH THÀNH KỸ NĂNG? 1- Khát khao kỹ năng 2- Quyết tâm xây dựng kỹ năng 3- Năng lực trí tuệ (khả năng tiếp nhận của chủ thể) 4- Cách thức luyện tập kỹ năng 5- Ngoại cảnh (thày giỏi/thực tiễn cuộc sống đòi hỏi cao. Sống gần đèn thì sáng…)

8. NHÀ QUẢN LÝ Nắm chặt Lợi ích MỤC TIÊU QuẢN LÝ Người bị Quản lý Phát triển Nghệ thuật QL QUẢN LÝ?

9. Kỹ năng quản lý nhà nước KÝ NĂNG QUẢN LÝ NHÀ QUẢN LÝ Kỹ năng quản lý doanh nghiệp/tổ chức HÌNH THÁI KỸ NĂNG QUẢN LÝ

10. NHÀ NƯỚC? QUỐC HỘI CHÍNH PHỦ CƠ QUAN TƯ PHÁP Cơ quan quản lý hành chính NN cao nhất

11. Quản lý nhà nước theo ngành CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Cơ chế Kết hợp Quản lý nhà nước theo lãnh thổ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH VÀ THEO LÃNH THỔ

12. Ban hành đường lối phát triển Quản lý kinh tế & rủi ro Quản lý xã hội, môi trường Cơ quan/ Nhà quản lý QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Quản lý an ninh quốc phòng Tổ chúc thực hiện và kiểm tra, giám sát Quản lý đối ngoại NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

13. Kỹ năng lãnh đạo Kỹ năng quyết định đường lối Kỹ năng chỉ đạo Kỹ năng chỉ huy Kỹ năng điều hành LÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối, chuẩn mực bắt mọi người làm theo LÃNH ĐẠOLãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy + điều hành

14. Quyết định đường lối TRƯỞNG Chỉ đạo Cơ chế/ Quy chế Chỉ huy PHÓ Điều hành LÃNH ĐẠO

15. PHẦN IICẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ

16. 1- Kỹ năng quyết định đường lối 6- Kỹ năng thuyết trình 11- Phương pháp quản lý 2- Kỹ năng ban hành chính sách quản lý 7- Kỹ năng phán đoán KỸ NĂNG QUẢN LÝ 3- Kỹ năng tổ chức thực hiện đường lối, chính sách phát triển 8- Kỹ năng thu phục 4- Kỹ năng đánh giá việc thực hiện, thời gian và điều chỉnh mục tiêu 9- Kỹ năng dùng người 12- Công cụ quản lý 5- Kỹ năng phân phối kết quả phát triển 10- Kỹ năng hoàn thiện tổ chức CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ

17. KỸ NĂNG QUYẾT ĐỊNH ĐƯỜNG LỐI 1- Kỹ năng phân tích bối cảnh và dự báo tình huống 2- Kỹ năng tổ chức lấy ý kiến tham vấn 3- Kỹ năng huy động sự tham gia của cộng đồng 4- Kỹ năng lựa chọn kịch bản 5- Kỹ năng quản lý rủi ro Nhớ: Đường lối phải mềm, không cứng nhắc

18. KỸ NĂNG BAN HÀNH CHÍNH SÁCH 1- Kỹ năng đảm bảo quy trình ra chính sách 2- Kỹ năng xác định thời gian để ban hành chính sách kịp thời 3- Kỹ năng gây sự chú ý của số đông/tạo dư luận xã hội 4- Kỹ năng quảng bá chính sách Chú ý: Mỗi nhiệm vụ phải có chính sách/biện pháp đảm bảo

19. Triển khai hực hiện và Đánh giá chính sách Phân tích bối cảnh Ban hành chính sách Điều chỉnh chính sách Định hướng chính sách Xác định các hoạt động chính Xác định Nguồn lực Lựa chọn mục tiêu chính sách QUY TRÌNH BAN HÀNH CHÍNH SÁCH

20. KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HiỆNĐƯỜNG LỐI VÀ CHÍNH SÁCH 1- Kỹ năng phân công công việc: cụ thể, đúng người, đúng việc, đúng lúc 2- Kỹ năng phối hợp giữa các cá nhân và đơn vị (động viên, lôi kéo…) 3- Kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc (chi tiết, sát sao…)

21. KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH MỤC TIÊU 1- Có tiêu chí đánh giá 2- Kỹ năng lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp 3- Kỹ năng tiến hành đánh gía (một cách khách quan, khoa học, trung thực) 4- Kỹ năng lấy ý kiến phản biện kết quả đánh giá 5- Điều chỉnh mục tiêu khi cần

22. KỸ NĂNG PHÂN PHỐI KẾT QUẢ 1- Kỹ năng đánh giá cống hiến của cá nhân, tổ chức 2- Kỹ năng chia sẻ thành quả thu được (công bằng, khích lệ, tránh gây mất động lực…) 3- Kỹ năng giành vốn tài chính cho công việc tiếp theo

23. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1- Kỹ năng lựa chọn: ngôn ngữ, hình ảnh, cách thức diễn đạt, cách thức lôi cuốn, địa điểm diễn thuyết, thời gian diễn thuyết… 2- Kỹ năng phản ứng trước các tình huống (phản ứng của người nghe, tác động từ ngoại cảnh…) 3- Kỹ năng rút kinh nghiệm sau mỗi lần diễn thuyết Chú ý: biết 10 nói 1 thì hay

24. 10 ĐiỀU KHUYÊN KHI THUYẾT TRÌNH 1- Biết phải mạnh dạn 2- Biết phải tự tin 3- Biết ta, biết người 4- Biết 10 nói 1 5- Biết khi nào “đến lúc” 6- Không chủ quan 7- Không biết không nói 8- Không độc diễn (để người nghe cùng nói) 9- Không khinh xuất (không ăn nói sơ xẩy) 10- Không xúc phạm người nghe

25. KỸ NĂNG PHÁN ĐOÁN 1- Kỹ năng phân tích và so sánh với các tình huống tương tự (phải nắm rõ bản chất vấn đề) 2- Kỹ năng giả định tình huống (nếu …. .. thì…) 3- Kỹ năng xây dựng kịch bản (kỹ năng lựa chọn kịch bản; lượng định kết quả) 4- Kỹ năng tham vấn chuyên gia

26. KỸ NĂNG THU PHỤC 1- Kỹ năng phát ngôn 2- Kỹ năng gây thiện cảm và gây chú ý 3- Kỹ năng gây ấn tượng và trở thành hạt nhân 4- Kỹ năng hòa đồng và chiếm ưu thế

27. KỸ NĂNG DÙNG NGƯỜI 1- Kỹ năng nhận biết con người (nhiệt tình, trung thực, sáng tạo, liêm khiết…) 2- Kỹ năng xác định điểm mạnh của cá nhân (sở trường và năng lực phối hợp) 3- Kỹ năng bỏ qua yếu điểm của cá nhân 4- Kỹ năng gắn kết các cá nhân và loại bỏ sự đối đầu/xung đột 5- Kỹ năng động viên, khích lệ

28. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Đây là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng nhất và khó nhất 1- Lập kế hoạch thời gian (cho cá nhân và cho tổ chức) 2- Tìm ra phương án tiết giảm chi phí thời gian (đi lại, làm việc, hội họp, nghỉ ngơi) 3- Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 4- Đánh giá việc xử dụng thời gian cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm (Ví dụ cách sống của Người Do Thái)

29. Phải xác lập sơ đồ về các mối quan hệ đối với hàng quý, hàng năm 1- Xác định quan hệ với ai? trong số ấy ai là quan trọng hơn cho bản thân? 2- Mỗi công việc có mối quan hệ nhất Định, trong các mỗi quan hệ ấy sẽ có mối quan hệ quan trọng hơn? 3- Kết nối các mối quan hệ một cách hợp lý và chân thành Mối quan hệ cá nhân Mối quan hệ Mối quan hệ tổ chức KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ

30. KỸ NĂNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC 1- Thông thái cây quản lý để hình dung chuỗi công việc phục vụ ý đồ tổ chức bộ máy 2- Khảo sát và học tập những Tổ chức thành công 3- Rà soát thường xuyên những bất hợp lý của Tổ chức để cải tiến Tổ chức bộ máy (nhưng không được lạm dụng, thay đổi thường xuyên)

31. KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀ CỘNG CỤ QUẢN LÝ 1- Kỹ năng sử dụng phương pháp quản lý • Khi nào sử dụng phương pháp kinh tế và sử dụng sao cho tác dụng lớn nhất • Khi nào sử dụng phương pháp hành chính và khi nào dùng tới nó mà không gây phản cảm cho người bị quản lý: Lạt mềm buộc chặt 2- Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý • Mệnh lệnh khôn khéo (không dùng Phải… mà dùng Hãy xứng đáng…) • Kết hợp mệnh lệnh và đề cao đạo đức nghề nghiệp • Giáo dục thiết thực chứ không nên giáo huấn giáo điều, “rả rích”

32. KỸ NĂNG THỂ HIỆN CÁ NHÂN 1- Kỹ năng xuất hiện trước đám đông (bình dị, thân thiện, chân tình) 2- Kỹ năng thể hiện trước những gay cấn (bình tĩnh và khôn ngoan thoát hiểm) 3- Kỹ năng tiên phong (hiện hữu trên các mặt trận) 4- Kỹ năng nhẫn (nghe đủ ý kiến) 5- Kỹ năng giấu mình (người vắng mặt của các chiến thắng: Người đạo diễn các vở diễn, người quyết định ở căn cứ chỉ huy …)

33. KỸ NĂNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH 1- Kỹ năng chọn đối tượng quảng bá 2- Kỹ năng chọn cách thức và thời gian quảng bá 3- Kỹ năng chọn nội dung quảng bá 4- Kỹ năng dừng quảng bá

34. PHẦN IIIĐỐI VỚI CƠ QUAN/TỔ CHỨC

35. Quản lý cơ quan/ tổ chức Quản lý nhân lực, bộ máy Quản lý tài sản Quản lý công việc và rủi ro Quản lý mối quan hệ Quy chế hoạt động của cơ quan và Văn hóa công sở KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC

36. KỸ NĂNG THIẾT LẬP TRẬT TỰ 1- Thiết lập trật tự chung cho cơ quan: trên dưới; ngang-dọc; hạt nhân và những người xung quanh 2- Thiết lập trật tự quan hệ; trật tự trong công việc; trật tự trong hưởng thụ lợi ích; trật tự trong giải quyết mâu thuẫn

37. QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 1- Quy chế: Quy định về chế độ làm việc và quan hệ trong cơ quan 2- Quy định về: - Quy trình: trình ra quyết định và chuyển giấy tờ ra khỏi cơ quan - Quan hệ giữa Thủ trưởng với các trưởng đơn vị - Quan hệ giữa Trưởng đơn vị và nhân viên - Quan hệ giữa các Trưởng đơn vị - Quan hệ giữa Thủ trưởng cơ quan và nhân viên - Quan hệ trong thụ hưởng thành quả phát triển - Quy định về bảo mật - Quy định về đánh giá nhân viên 3- Chế tài - Thưởng cho cống hiến - Phạt cho vi phạm - Đền bù thất thoát/hỏng hóc Chú ý: Quy chế thể hiện ý chí của Thủ trưởng nhưng không phải là ý của Thủ trưởng mà là ý của Tập thể (tránh chủ quan, độc đoán, sai lệch)

38. Giám đốc/ Thủ trưởng Chuyên gia Nhóm chuyên gia Trưởng phòng Nhân viên CÂY QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

39. Thông tin mật Thẩm định thông tin & Xât dựng ngân hàng thông tin Thông tin quản lý Thông tin chung Thông tin lãnh đạo THÔNG TIN QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC

40. Quan hệ với bên ngoài Đức trị/nhân trị Phát huy nhân tố tích cực Kỹ trị Pháp trị KỸ TRỊ CƠ QUAN/TỔ CHỨC Quan hệ với cấp trên

41. KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ 1- Đào tạo không đáp ứng yêu cầu quản lý trong bối cảnh toàn cầu hóa 2- Tiền lương không đáp ứng nhu cầu cuộc sống 3- Luật pháp quản lý còn nhiều bất cập làm cho người ta nói dối (nhất là quy định về chi tiêu tài chính, quy hoạch cán bộ chỉ trong nội bộ cơ quan, nguồn lực không đáp ứng như cầu của công việc…)

42. ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝ Đánh giá kỹ năng quản lý bằng cách nào? 1- Bằng cách lấy phiếu tín nhiệm Biết cách lấy ý kiến: khách quan, công bằng 2- Theo tiêu chí kết quả và hiệu quả công việc: quản lý nhân lực, tài sản, công việc và mối quan hệ - Thang điểm - Cụ thể, chi tiết

43. BÍ ẨN TRONG QUẢN LÝ 1- lợi ích (hiện chỉ đảm bảo đời sống 10 ngày trong 30 ngày) - Lợi ích và động cơ - Nhắc lại lợi ích * Khích lệ - Khích lệ đúng lúc - Khích lệ công bằng 2- Danh dự (tránh hình thức vì hình thức dẫn tới phản cảm) - Tính SĨ là thuộc tính của con người - Tôn trọng nhân viên và yêu thương họ - Tôn vinh chứ không bêu xấu - Đề bạt/cất nhắc đúng (đừng để mất chân giá trị)

44. PHẦN IV KIẾN NGHỊ

45. KIẾN NGHỊ 1- Giảm: - Bắt buộc - Áp lực - Hành chính - Bắt chước - Nói suông 2- Tăng: - Tự nguyện - Tự giác - Tăng lợi ích - Tăng thân thiện - Sáng tạo/làm

46. KIẾN NGHỊ 3- Không ai sinh ra đã có thể làm lãnh đạo được ngay Vì thế: - Phải học (học bài bản và học lỏm): học triết học, lô gich học, tâm lý học, quản lý học… - Rút kinh nghiệm từ người khác - Muốn phúc dầy phải cho hoặc phải có ích- Muốn có ích phải lo được cho người khác- Muốn lo được cho nhiều người thì phải làm lãnh đạo (đây là cách ngắn nhất) ----- Từ đó suy ra làm lãnh đạo là có phúc. Nhưng lãnh đạo không có ích cho ai là tự phá phúc. - Đừng ép những người không có khả năng quản lý phải làm lãnh đạo (Nếu cần thì phong hàm chứ không bổ nhiệm)