Barbara De Mei – Chiara Cattaneo Per il Gruppo tecnico PASSI

1. Workshop per i Coordinatori e Referenti del sistema di sorveglianza PASSISviluppare il lavoro in rete nelle regioni e provincie autonome per sostenere la sorveglianza epidemiologica Istituto Superiore di Sanità 25 – 26 marzo 2010 Gestire la riunione del gruppo di coordinamento regionale Barbara De Mei – Chiara Cattaneo Per il Gruppo tecnico PASSI

2. La riunione…. Uno strumento per lavorare in gruppo Attenzione Ascolto Attenzione e ascolto degli altri Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

3. Prima di focalizzare l’attenzione sulla riunione riflettiamo brevemente su…………… • Collaborazione • Integrazione • Comunicazione • Valorizzazione delle diverse professionalità/persone coinvolte Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

4. Gruppo di lavoro integrato Attenzione alla Comunicazione interna Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

5. Il valore aggiunto del gruppo La forza dell’organizzazione sta nell’organizzazione del “gioco” di gruppo Nella consapevolezza del valore aggiunto dell’essere gruppo Nella consapevole gestione dei tempi e del ritmo Il valore aggiunto dell’essere gruppo è dato da validi professionisti che lavorano insieme per dare risultati superiori al valore dei singoli Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

6. IO, TU, NOI NOITA’ Sono basilari i significati che tutte queste parti assumono individualmente e quali negoziazioni gli individui strutturano per pervenire allo stesso universo di significati condivisi. Tale universo di significati si struttura attraverso la presenza (essere per) e il senso di appartenenza Contrattando le regole relazionali Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

7. INTEGRAZIONE Sviluppare capacità di collaborazione integrata Condizioni favorevoli dell’essere gruppo Il clima di relazione e di organizzazione La circolazione delle informazioni I rapporti interpersonali Il ruolo dell’emotività Trasparenza e chiarezza Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

8. OBIETTIVO METODO RUOLI GRUPPO DI LAVORO LEADERSHIP COMUNICAZIONE CLIMA SVILUPPO Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute G.P. Quaglino, S. Casagrande, A. Castellano Gruppo di lavoro. Lavoro di gruppo

9. CLIMA Comunicazione interna Clima interno al gruppo di lavoro (Equipe) Clima interno all’individuo (professionista) Comunicazione esterna Immagine all’esterno Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

10. La riunione…. Uno strumento per lavorare in gruppo La ri – unione… fa la forza la riunione è uno strumento che mette insieme almeno due persone per compiere ciò che una persona da sola non può fare

11. Tre aspetti fondamentali Organizzazione ….. ….. ….. Relazione ….. ….. Conduzione …..

12. La riunione: qualche considerazione

13. La riunione è… • uno strumento di pianificazione strategica e di gestione di lavoro rispetto alle finalità del gruppo, in vista del raggiungimento di un obiettivo comune • per arrivare allo stesso obiettivo, altri metodi possono essere ugualmente efficaci • contatti telefonici, conference calls • memorandum/lettere • e-mail, chat, ecc

14. una riunione serve a… • raggiungere un obiettivo comune • far circolare idee in modo collettivo • favorire una logica di appartenenza a un gruppo di lavoro • sostenere le idee • condividere i problemi • ricercare consenso

15. Diversi tipi di riunione • Non tutte le riunioni sono uguali • Quello che caratterizza la tipologia della riunione è la sua finalità • a cosa serve? • qual è il suo scopo? • quali risultati ci si attende? • Riunioni diverse hanno bisogno di diversi modi di conduzione e modalità di partecipazione

16. riunione informativa • lo scopo è di presentare informazioni al gruppo o favorire lo scambio di informazioni ritenute importanti • il risultato atteso è il passaggio, la diffusione, delle informazioni • accortezze del conduttore: - informazioni comprensibili (chiarezza, sinteticità) - ambiente che faciliti l’ascolto

17. Riunione di discussione Prendere in considerazione, analizzare le convinzioni di ciascuno Verifica della distanza divergenza/convergenza Costruzione di una sintesi Accortezze del conduttore valorizzare il contributo di ciascuno

18. riunione di elaborazione • piuttosto complesse perché richiedono un processo elaborativo e creativo (problem solving) • le fasi: - analisi della situazione - descrizione del problema - elaborazione delle soluzioni • accortezze del conduttore: - gestione delle dinamiche di gruppo

19. riunione di decisione • rappresenta il momento formale di decisione rispetto a un problema • si realizza un effettivo processo di decisione collettiva • accortezze del conduttore: - gestione delle dinamiche di gruppo

20. …ma spesso le riunioni sono improvvisate e chi le conduce non si chiede quali accortezze sono necessarie per garantirne la qualità

21. criticità delle riunioni (…ossia le lametele) • “si fanno troppe riunioni” • “le riunioni sono troppo lunghe” • “le motivazioni sono poco chiare” • “la preparazione della riunione è carente” • “mancano proprio le persone che dovrebbero esserci!” quante volte ci siamo lamentati per una riunione appena svolta o imminente

22. Qualche consiglio per organizzare una riunione… efficace

23. Preparare una riunione efficace • Predisporre un piano di lavoro logico e realistico • Comunicare gli obiettivi in modo chiaro e comprensibile • Valutare il numero di partecipanti (preferibilmente non superiore a 10) • Dare alla riunione una durata realistica (1.30 - 2 ore max) • Concludere la riunione con un piano operativo

24. L’Ordine del Giorno Preparare e distribuire un Ordine del Giorno almeno 2 giorni prima della riunione • Aiuta i partecipanti a capire obiettivi e finalità della riunione • Aiuta a prepararsi per apportare un contributo effettivo • Fornisce una direzione e focalizza la discussione, durante la riunione • Distribuire documentazione prima della riunione

25. Organizzazione e logistica Curare la logistica • Aula, strumentazione, spostamenti • Scegliere un luogo e una data che rispondano il più possibile alle esigenze dei partecipanti • Convocazione delle persone implicate nelle decisioni da prendere • Controllo di partecipazione

26. Coordinare una riunione L’importanza del conduttore

27. Coordinare una riunione • Chiarire e condividere con il gruppo l’obiettivo da raggiungere • Identificare i mezzi, le risorse necessarie • Definire il metodo di lavoro, le regole, principi di comportamento che si ritengono importanti • Chiarire i ruoli interni e verificare che tutti i partecipanti li condividano • Riconoscere il valore dei singoli e del collettivo

28. Creare un clima collaborativo Favorire l’ascolto, la comunicazione “a due vie”, coordinare gli interventi e moderare i turni Ascoltare il parere di tutti e capire le motivazioni delle diverse posizioni Porre attenzione alla comunicazione non verbale e paraverbale Essere aperti alle proposte altrui… cambiare opinione Valorizzare i punti di contatto Verificare: importanza del feedback costruttivo Coordinare una riunione

29. Inoltre… Iniziare e finire in orario • Iniziare in ritardo non dimostra rispetto e apprezzamento per chi arriva in orario • Danneggia la fase di chiusura Usare l’ordine del giorno • Revisionarlo all’inizio della riunione e modificarlo se necessario • Far riferimento all’ordine del giorno aiuta a mantenere la discussione nei binari

30. La chiusura È un passaggio fondamentale per non perdere il senso dell’incontro e le considerazioni emerse • Concludere riassumendo i punti più importanti, le decisioni prese, le scadenze e le azioni necessarie • Assicurarsi che i risultati siano chiari a tutti • Fissare la riunione successiva se necessario • Preparare una relazione scritta

31. Il “cesto delle idee” • Spesso, vengono in mente buone idee, ma non sono inerenti agli scopi dell’incontro • Annotare le idee durante la riunione per discuterle in incontri successivi • Permette di immagazzinare buone idee da considerare successivamente • Permette alla discussione di rimanere attinente all’ordine del giorno

32. Bibliografia • Quaglino G.P., Cortese C.G, Gioco di squadra. Come un gruppo di lavoro può diventare una squadra eccellente, Raffaello Cortina Editore, Milano, 2003 • Quaglino G.P., Casagrande S., Castellano A., Gruppo di lavoro e lavoro di gruppo, Raffaello Cortina Editore, Milano, 1992 Sitografia • http://www.unce.unr.edu/publications/files/cd/other/fs9729.pdf

33. grazie per l’attenzione e buon lavoro!