Dorota Płachta Kierownik Referatu Płatności Departament Programów Regionalnych

1. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO ZASADY PRZYGOTOWANIA WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO DLA WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO NA LATA 2007-2013 Dorota Płachta Kierownik Referatu Płatności Departament Programów Regionalnych Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl

2. Jak sporządzić poprawny pod względem formalnym i merytorycznym wniosek beneficjenta o płatność? Zgodnie z Instrukcją wypełniania „Wniosku beneficjenta o płatność” dla projektu finansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 dla Osi Priorytetowej 2-9 z Działaniem 1.3

3. CZĘŚĆ FINANSOWA

4. Podstawą weryfikacji wniosku o płatność jest tabela B.5 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, w której chronologiczniewedług dat zapłaty należyująć wszystkie zapłacone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej dokumentujące poniesione przez beneficjenta w ramach projektu wydatki kwalifikowalne.

5. W tabeli B.5 w kolumnie 1 numer dokumentu w przypadku: Listy płac – należy wpisać nr listy płac a w przypadku gdy lista płac nie ma określonego numeru, jako nr dokumentu należy podać np: lista płac – miesiąc/rok lub lista płac - imię i nazwisko tylko w przypadku gdy lista płac dotyczy jednej osoby. Aktu notarialnego – należy wpisać nr repertorium. Zatrudnienia na umowy cywilno prawne – należy podać nr rachunku (rachunek powinien zawierać numer zgodnie z art. 21 pkt.1 ppkt 1 ustawy o rachunkowości oraz § 14 pkt.1 ppkt.2 Rozporządzenia MF z dn. 22.08.2005r., w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach).

6. W tabeli B.5 w kolumnie 2numer księgowy lub ewidencyjny należy podać numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe. W tabeli B.5 w kolumnie 3NIP wystawcy dokumentu należy podać numer NIP-u wystawcy dokumentu. W tabeli B.5 w kolumnie 4data wystawienia dokumentu należy podać datę wystawienia faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w przypadku listy płac należy podać datę sporządzenia dokumentu, a nie datę wydruku. (format RRRR-MM-DD)

7. W tabeli B.5 w kolumnie 5data zapłaty należy wskazać wszystkie daty płatności dotyczące danego wydatku (format RRRR-MM-DD), w przypadku: • List płac – należy wpisać daty zapłaty wynagrodzenia netto, składek ZUS (pracodawcy i pracownika) oraz należnej zaliczki na podatek dochodowy do US. • Rachunków wystawionych do umów cywilno –prawnych (um. o dzieło, zlecenia) należy wpisać daty zapłaty kwoty netto z rachunku, składek ZUS (pracodawcy i pracownika) oraz należnej zaliczki na podatek dochodowy do US, o ile zostały poniesione. • Faktur/dokumentów o równoważnej wartości dowodowej opłaconych ratami należy wskazać wszystkie daty zapłaty za dany dokument. • Aktów notarialnych – należy podać również daty zapłaty zobowiązań publiczno prawnych z tego tytułu. • Amortyzacji należy podać datę księgowania dokumentu PK.

8. W tabeli B.5 w kolumnie 6nazwa towaru lub usługi w przypadku, gdy faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej zawiera zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, wówczas należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych (podając nr pozycji na fakturze oraz nazwę wydatku z faktury). W sytuacji, gdy na fakturze występują różne stawki VAT w ramach jednego asortymentu, należy pogrupować je wg stawek VAT i umieścić w dwóch wierszach W tabeli B.5 w kolumnie 7kwota dokumentu brutto należy podać kwotę brutto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, dotyczącą zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych. W przypadku listy płac do kwoty brutto dokumentu należy doliczyć odprowadzone składki ZUS pracodawcy (F. Em, F. Ren. FP, FGŚP).

9. W tabeli B.5 w kolumnie 8kwota dokumentu netto należy podać kwotę netto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, dotyczącą zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych. W przypadku listy płac jest ona równa kwocie brutto z kolumny 7. • Różnica pomiędzy wartościami wykazanymi w kolumnie 7kwota dokumentu brutto i w kolumnie 8 kwota dokumentu nettomoże wynikać wyłącznie z kwoty podatku VAT. • W tabeli B.5 w kolumnie 9kwota wydatków kwalifikowalnych, • należy podać kwotę wydatków kwalifikowalnychodnoszących się do: • kwoty brutto z kol.7w przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym, tzn. nie ma możliwości odliczenia VAT-u zgodnie z obowiązującymi przepisami, • kwoty netto z kol. 8 w przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym.

10. W tabeli B.5 w kolumnie 10w tym: VAT należy wyszczególnić kwotę VAT z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kol. 9. W przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny, wówczas w kolumnie 10 należy wpisać „0,00”. W tabeli B.5 w kolumnie 11 w tym: kwota wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej należy wyszczególnić kwotę wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny 9. W projektach objętych w całości pomocą publiczną, kolumna 11 jest tożsama z kolumną 9.

11. W tabeli B.5 w kolumnie 12w tym: kwota wydatków na zakup gruntów należy wyszczególnić wydatki na zakup gruntów z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny 9. Wydatki na nabycie nieruchomości niezabudowanej nie mogą przekroczyć 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. W tabeli B.5 w kolumnie 13w tym: kwota wydatków na mieszkalnictwo należy wyszczególnić wydatki na mieszkalnictwo z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kolumny 9 (stanowią koszt kwalifikowalny w projektach realizowanych w ramach Poddziałania 3.2.1).

12. W tabeli B.5 w kolumnie 14w tym: kwota wydatków związana z kosztami pośrednimi, ogólnymi, rozliczanymi ryczałtowo należy wyszczególnić wydatki związane z kosztami pośrednimi, ogólnymi, rozliczanymi ryczałtowo z kol. 9. Koszty ogólne mogą być uznane za kwalifikowalne do wysokości 5% całkowitych wydatków kwalifikowlanych projektu. Opłaty czynszowe nie mogą stanowić więcej niż 25% kosztów ogólnych. W tabeli B.5 w kolumnie 15w tym: wydatków na cross-financing należy wyszczególnić wydatki odpowiadając EFS w ramach programu operacyjnego EFRR z kwoty wydatków kwalifikowalnych z kol. 9. W tabeli B.5 w kolumnie 16 odbiorca dokumentu:należy z listy rozwijanej podać nazwę partnera, który faktycznie poniósł koszt wykazany w dokumencie. Dane pobierane są z tabeli B.3

13. Faktury korygujące ujmowane są odpowiednio w tabeli B.5. Dokumenty potwierdzające wniesienie wkładu niepieniężnego również ujmowane są odpowiednio w tabeli B.5

14. Komisja Europejska dopuszcza możliwość ujmowania we wnioskach o płatność zapłaconych zaliczek dla wykonawców w projekcie pod następującymi warunkami: • zaliczki związane są z pracami wykonywanymi w ramach realizowanego projektu • wynikają z umowy zawartej z wykonawcą • zostały wypłacone zgodnie z praktyką i przepisami prawa handlowego • zostały potwierdzone fakturą lub innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej.

15. W punkcie B.4Dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu należy wykazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, który nie został uwzględniony w trakcie oszacowania wysokości dofinansowania metodą luki w finansowaniu. Powyższych zasad nie stosuje się do projektów podlegających zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. W przypadku, gdy w danym okresie sprawozdawczym kwota wydatków kwalifikowalnych jednego z partnerów jest niższa od osiągniętego przez niego dochodu, wówczas wydatki kwalifikowane oraz osiągnięty dochód, należy wykazać we wniosku o płatność za okres w którym dochód będzie niższy od wydatków kwalifikowanych.

16. W punkcie B.1płatność końcowa: należy wybrać z listy rozwijanej - NIE w przypadku płatności pośredniej, gdy beneficjent ubiega się o refundację wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu. Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych wykazana we wnioskach o płatność pośrednią nie może przekroczyć 95% całkowitych wydatków kwalifikowalnych.

17. TAK w przypadku płatności końcowej, gdy wniosek o płatność obejmuje wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne na realizację projektu lub ostatnią kwotę poniesionych wydatków kwalifikowalnych. • Wniosek o płatność końcową należy złożyć w ciągu 30 dni od dnia finansowego zakończenia realizacji projektu. • W punkcie B.2.1kwota wydatków ogółem należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych związanych z realizacją projektu poniesionych w okresie, za który składany jest wniosek.

18. Punkt B.2.2. obliczany jest automatycznie po wypełnieniu tabeli B.5 „Zestawienie dokumentów...” Wyliczenia dokonywane są w sposób następujący: Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiemobliczana jest w następujący sposób: kwota wydatków kwalifikowalnychogółem (suma ogółem w PLN z tabeli B.5kolumna nr 9) - dochód uzyskany w trakcie realizacji projektu (suma ogółem w PLN z tabeli B.4).

19. Wnioskowana kwota do refundacji z EFRR (B.2.3): obliczana jest w zależnościod zawartego w umowie o dofinansowanie montażu finansowego: Wariant I - sposób obliczenia wnioskowanej kwoty do refundacji ze środków EFRR w przypadku projektów nie objętychpomocą publiczną: kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem wartość dofinansowania wynikająca z umowy ze środków EFRR X całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową

20. Wariant II – dotyczy sposobu obliczenia wnioskowanej kwoty do refundacji ze środków EFRR w przypadku, w której część wydatków podlega zasadom pomocy publicznej. Obliczany jest oddzielnie dla wydatkówkwalifikowalnych podlegających zasadompomocy publicznej oraz dlawydatków kwalifikowalnych nie podlegających zasadompomocy publicznej.

21. Wariant III - sposób obliczenia wnioskowanej kwoty do refundacji ze środków EFRR w przypadku, w której wydatki podlegają zasadom pomocy publicznej: kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających zasadom pomocy publicznej(„suma ogółem w PLN” z tabeli B.5 kolumna nr 11) wartość dofinansowania odnosząca się do pomocy publicznej, wynikająca z umowy o dofinansowanie Xcałkowite wydatki kwalifikowalne objęte pomocą publiczną przedstawione w umowie o dofinansowanie X poziom dofinansowania ze środków Unii Europejskiej (UE).

22. Wnioskowana kwota do refundacji z budżetu państwa B.2.4. pole wypełniane jest automatycznie po wypełnieniu tabeli B.5 . Beneficjent wnioskuje o refundację poniesionych wydatków, ze środków budżetu państwa przyznanych na podstawie umowy o dofinansowanie w przypadku projektów objętych pomocą publiczną.

23. W przypadku, gdy wnioskowana kwota do refundacji nie obejmuje wydatków podlegających zasadom pomocy publicznej w polu należy wpisać „0,00”. W punkcie B.3 Wnioskowana kwota do refundacji w podziale na uczestników realizacji projektu: wypełnia Beneficjent, który realizuje projekt na podstawie umowy/porozumienia o partnerstwie. W kolumnie „Nazwa podmiotu” należy wpisać nazwy wszystkich uczestników realizacji projektu. W kolumnie „Nr rachunku bankowego” należy przyporządkować poszczególnym partnerom numer rachunku bankowego określony w aktualnej umowie/decyzji o dofinansowanie (format NRB - 26 cyfr, bez spacji).

24. Kolumna „Wnioskowana kwota do refundacji” obliczana jest automatycznie po wypełnieniu tabeli B.5 „Zestawienie dokumentów...” Wnioskowana kwota (obejmująca wydatki z punktu B.2.3 i B.2.4) przypadająca na poszczególnych partnerów obliczana jest proporcjonalnie do wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez nich w danym okresie sprawozdawczym pomniejszonych przez uzyskany przez nich dochód.

25. Sposób przygotowania dokumentów – załączników do wniosku o płatność • Wniosek o płatność należy złożyć w jednym egzemplarzu (w zwartym segregatorze z napisem „Wniosek o płatność”). • Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, będące załącznikami do wniosku, powinny być załączone w sposób uporządkowany wg dat zapłaty (zgodnie z tabelą B.5zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki). Zaleca się, aby bezpośrednio przy każdej fakturze umieścić pozostałe dokumenty dotyczące tej pozycji np: • dowody zapłaty, protokoły odbioru, umowy z wykonawcami/dostawcami oraz aneksami do tych umów (jeżeli nie zostały złożone wcześniej), w przypadku listy płac – deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA i raporty miesięczne ZUS RMUA.

26. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej • przed skopiowaniem powinny zawierać: • I. Na pierwszej stronie oryginału • Adnotację: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WP na lata 2007-2013”. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrot „oraz ze środków budżetu państwa” nie jest zamieszczany. • Adnotację: „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …” (dzień – miesiąc- rok w dowolnym formacie - data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność).

27. II. Na drugiej stronie oryginału • Opis : • Numer umowy o dofinansowanie projektu. • Tytuł projektu, • Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć, do której kategorii wydatku, przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy dokument zawiera różne kategorie wydatków, należy wymienić wszystkie z podaniem ich wartości. Ponadto, jeżeli występują również wydatki niekwalifikowalne, należy wskazać ich wartość tak aby suma wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych była tożsama z wartością całkowitą dokumentu. • Informację o poprawności formalnej i merytorycznej,

28. Opis w zakresie stosowania ustawy PZP: • Na fakturze należy zamieścić adnotację, iż wydatki wykazane na fakturze są poniesione w zgodzie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych– poprzez podanie Dz.U. i nr art. (podany art. będzie wskazywał na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód wyłączenia przepisów ustawy). • Informacje czy dany wydatek jest wydatkiem bieżącym, czy inwestycyjnym • W przypadku braku możliwości opisania oryginału dokumentów księgowych na odwrocie, istnieje możliwość sporządzenia opisu na dodatkowej kartce pod warunkiem: • wskazania numeru i daty wystawienia opisywanego dokumentu. • trwałego złączenia z opisywanym dokumentem księgowym poprzez sklejenie i opatrzenie pieczęcią z nazwą jednostki zagiętych lewych górnych rogów.

29. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej • wyrażone w walucie obcej, powinny: • zawierać informację o zastosowanych kursach: po którym dokonano przeliczenia na złote w momencie otrzymania faktury i po którym dokonano zapłaty oraz ich dat. W przypadku, gdy system przetwarzania danych (np. program rachunkowo-księgowy) zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk, to dopuszczalne jest załączenie takiego dokumentu bez ww. opisu, • być wiarygodnie przetłumaczone na język polski, opatrzone podpisem i imienną pieczęcią osoby upoważnionej. Tłumaczenie nie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.

30. Wyciągi z rachunku bankowego/przelewy dotyczące należnychzaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS sporządzone na podstawie list płac/rachunków od umów cywilno-prawnych, w których wykazane są również osoby nie zatrudnione przy projekcie, powinny zawierać opis wskazujący numer i nazwę projektu oraz osoby zatrudnione przy projekciez wyszczególnieniem wysokości odprowadzonych zaliczek/składek ZUS.

31. Przykłady „W kwocie przelewu 100 zł znajdują się odprowadzone zaliczki na podatek dochodowy od osób zatrudnionych przy Projekcie nr …. ,nazwa projektu …..w wysokości: – Jan Kowalski : 20zł , - Barbara Nowak: 15zł.” „W kwocie przelewu 10 000 zł znajdują się odprowadzoneskładki ZUS od osób zatrudnionych przy Projekcie nr …. ,nazwa projektu ….. ubezpieczenia społecznegow wysokości: – Jan Kowalski : 50zł ; - Barbara Nowak: 30zł.” ubezpieczenia zdrowotnego w wysokości:– Jan Kowalski : 25zł ; - Barbara Nowak: 10zł.” ubezpieczenia FP i FGŚP w wysokości:– Jan Kowalski : 10zł ; - Barbara Nowak: 4zł.”

32. Protokoły odbioru robót, usług, urządzeń wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą powinny zawierać co najmniej: • datę odbioru, • strony umowy, • precyzyjny opis zrealizowanego zakresu rzeczowego z podaniem ilości • jednostek miar, a w przypadku odbioru urządzeń nazwę i numer fabryczny, • informacje o parametrach technologicznych i technicznych, • kwotę netto wartości zrealizowanych robót lub dostaw, • podpisy osób reprezentujących strony umowy.

33. Wszystkie kopie dokumentów przedłożone do wniosku o płatność • muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem. • Przez kopię potwierdzoną za zgodność oryginałem należy rozumieć: • kopię dokumentu zawierającą klauzulę „zgodne z oryginałem” lub „za zgodność z oryginałem” umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem (lub parafką wraz z imienną pieczęcią) osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem (wg aktualnej karty wzorów podpisów). • kopię dokumentu zawierającą na pierwszej stronie klauzulę „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony … do strony …” wraz z datą i czytelnym podpisem (lub parafkąwraz z imienną pieczęcią)osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Dokument potwierdzany za zgodność z oryginałem w takiej formie powinien być trwale zszyty (stanowić całość) i mieć ponumerowane strony.

34. Beneficjent zobowiązany jest corocznie, wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym w danym roku, przedkładać: • oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT wraz z zaświadczeniem właściwego urzędu skarbowego o statusie podatnika VAT. Oświadczenie winno zawierać podstawę prawną wskazującą na brak możliwości odzyskania podatku VAT wraz ze zobowiązaniem do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, w sytuacji, gdy zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie w/w podatku. Na oświadczeniu należy również umieścić klauzulę, o odpowiedzialności prawnej za potwierdzenie nieprawdy wynikającej z art. 271 KK. • ankietę dotyczącą statusu podatkowego beneficjenta. • Beneficjenci rozliczający VAT proporcjonalnie winni dostarczyć oświadczenie o ustalonej proporcji obliczonej zgodnie z art. 90 ust. 2-6 ustawy.

35. Zaliczki na realizację projektu: • tylko raz w każdym roku realizacji projektu • zaliczka może być przyznana tylko na wydatki inwestycyjne • maksymalna kwota zaliczki może wynieść do 50% całości dofinansowania z EFRR • łączna kwota zaliczek nie może przekroczyć 90% wartości dofinansowania z EFRR • wniosek o zaliczkę musi wpłynąć do IZ RPO WP na 30 dni przed konieczną datą wypłaty zaliczki (należ brać pod uwagę terminarz BGK). Zaliczka będzie wypłacona pod warunkiem dostępności środków. • dla zaliczki musi zostać wyodrębniony rachunek bankowy • Rozliczenie zaliczki następuje poprzez złożenie wniosku o płatność z wypełnioną częścią finansową ( częścią B)

36. Zaliczki na realizację projektu: • Istnieje możliwość udzielenia zaliczki powyżej kwoty 50% dofinansowania EFRR pod następującymi warunkami: • zaliczka przeznaczona jest na zakup sprzętu i wyposażenia o wartości wydatków kwalifikowanych powyżej 500 tys. złotych, udokumentowanych fakturami, dokonanych w ramach jednorazowego zakupu. • zaliczka przeznaczona jest na zapłatę za faktury za roboty budowlano-montażowe opiewające na kwotę wydatków kwalifikowanych powyżej 750 tys. złotych, dokonanych w ramach jednej transakcji.

37. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 Dziękuję za uwagę Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl