ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ «ДЕЛО»

1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМОГО ДОКУМЕНТООБОРОТАС ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ «ДЕЛО» Антошечкина Елена Юрьевнаначальник отдела анализа и методологии компании «Электронные Офисные Системы»

2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

3. ЧТО ПРИДАЕТ ДОКУМЕНТУ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ • Наличие на документе необходимых реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов • Компетентность источника документа • Гарантия целостности и подлинности документа

4. 1. НАЛИЧИЕ НА ДОКУМЕНТЕ НЕОБХОДИМЫХ РЕКВИЗИТОВ И СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ИХ ОТОБРАЖЕНИЯ Требования по оформлению и составу обязательных реквизитовопределяется рядом нормативных и правовых актов: • Федеральные законы • 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.06 • 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.02 • «Профильные» ФЗ(например, № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - для первичной учетной документации) • ГК РФ • например, ст. 160 ГК РФ (Письменная форма сделки) – договор сделки • … • Стандарты • ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - для ОРД • ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» - для электронных документов • … • Внутренние документы организации • Соглашения

5. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ РЕКВИЗИТОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА (ЭД) - ГОСТ 6.10.4-84 1.Обязательные реквизиты: • Регистрационный номер • Регистрационная дата • Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ • Содержание документа • Наименование организации - создателя документа • Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес 2.По решению организации можно использовать для отдельных ЭД дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования этих ЭД 3. Обязательные реквизиты ЭД следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит

6. 2. КОМПЕТЕНТНОСТЬ ИСТОЧНИКА ДОКУМЕНТА Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный неуполномоченным лицом или анонимный не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты, подтверждать права или обязанности, возникающие на основании данного документа. Необходимо: • Наличие информации об издавшем документ органе, подписавшем документ лице или авторе документа • Подтверждение его компетентности

7. ЗАДАНИЕ СОСТАВА ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯРЕКВИЗИТОВ РК, ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ - ОБЯЗАТЕЛЬНА

8. 3. ГАРАНТИЯ ЦЕЛОСТНОСТИ И ПОДЛИННОСТИ ДОКУМЕНТА При оценке доказательной силы ЭД определяется, с учетом цели создания ЭД: • надежность способа, с помощью которого формировался, хранился или передавался ЭД • надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации • надежность способа, посредством которого идентифицировался автор ЭД • Необходимо обеспечить доверенную среду обработки ЭД: • Доверенная система обработки (СЭД)/доверенное хранилище • ЭЦП, равнозначная, в соответствии с законодательством, собственноручной подписи

9. ДОВЕРЕННАЯ СРЕДА – РЕАЛИЗАЦИЯВ СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Защищенный документооборот: • Опция «Защита от несанкционированного доступа» • Опция «ЭЦП и шифрование», организация юридически значимого документооборота

10. Опция «Защита от несанкционированного доступа»Техническая реализация Задача построения периметра безопасности – обеспечение доверенного режима работы открытой системы Компоненты периметра безопасности: • Защита хранилища данных • Защита каналов доступа к данным • Усиленная аутентификация и идентификация

11. Опция «Защита от несанкционированного доступа»Результат • СЭД, обеспечивающая защиту информации от атак извне • Сохранение полной функциональности и прозрачность системы защиты для пользователей • Использование сертифицированных СЗИ • Возможность сертификации по ИБ автоматизированной информационной системы, частью которой является СЭД • Возможность выбора компонентов «периметра безопасности» из большого количества разработанных СЗИ

12. Опция «ЭЦП и шифрование» Равнозначность ЭЦП собственноручной подписи: • Сертификат ключа подписи действует на момент подписания + печать времени • Подтверждена подлинность ЭЦП • ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи

13. Опция «ЭЦП и шифрование»Техническая реализация • Использование служб штампов времени TSP - Time-Stamp Protocol • Использование служб проверки статусов цепочки сертификатов OCSP - Online Certificate Status Protocol ЭЦП + КриптоАРМ (компании Digt (ООО "Цифровые технологии")

14. ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ Методическое обеспечение • Пакет документов, регламентирующих работу с документами в организации: • Инструкции по делопроизводству • Ролевые инструкции • Регламенты • … • Документы, регламентирующие уровень доверия к системе обработки и хранения ЭД

15. ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ Методическое обеспечение В случае использования ЭЦП : • Регламент применения ЭЦП в организации • Соглашение о применении ЭЦП: • Условия равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи • Используемые СКЗИ • Формат ЭЦП • Содержание информации в сертификатах ключей подписей • Порядок ведения реестра сертификатов ключей подписей • Порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей • Документы Удостоверяющего центра (УЦ) • Регламент УЦ • Положение об УЦ • Комплект должных инструкций • Приказы о назначениях соответствующих должностных лиц • Приказы об утверждении форм журналов • Соглашения о присоединении к УЦ

16. ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ WWW.EOS.RU 107113, Москва, ул. Шумкина, д. 20 стр.1 Телефоны для контактов (факсы): (495) 221-24-31 Антошечкина Елена Юрьевна E-mail: antoshechkina@eos.ru Служба маркетинга: market@eos.ru Служба поддержки: support@eos.ru WebMaster: webmaster@eos.ru