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　　　　　　　　　　　　御中 紙文書の電子化ご提案書

　　　　　　　　　　　　御中 紙文書の電子化ご提案書. 　株式会社ハイパーギア 　　　　 水上哲志. 目次. ご提案の方針 期待される導入効果 システムの機能概要 システム構成 概算費用 追加ご提案　 QR コードを使用する. １．ご提案の方針. 貴社ご要件. 特許案件として終結し紙で保管している出願関係書類について、電子化を行いスペースの削減および管理をおこなう。結果として、より迅速でフレキシブルな事務所内の効率化を行う。. ご提案の方針. 複合機のスキャンデバイスと、ハイパーギアの電子化技術を中核としたシステムを構築.

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Presentation Transcript

  1. 　　　　　　　　　　　　御中 紙文書の電子化ご提案書 　株式会社ハイパーギア 　　　　 水上哲志

  2. 目次 • ご提案の方針 • 期待される導入効果 • システムの機能概要 • システム構成 • 概算費用 • 追加ご提案　QRコードを使用する

  3. １．ご提案の方針 貴社ご要件 特許案件として終結し紙で保管している出願関係書類について、電子化を行いスペースの削減および管理をおこなう。結果として、より迅速でフレキシブルな事務所内の効率化を行う。 ご提案の方針 複合機のスキャンデバイスと、ハイパーギアの電子化技術を中核としたシステムを構築 • ボタン一つでスキャンできる、複合機で高速電子化 • 登録シートを使用し、ファイル名生成とディレクトリ振り分けを行い、簡単にファイルサーバで管理できる「HG/PscanServPlus」を提案 • 閲覧は、世界中どこでも閲覧可能なPDFを採用

  4. ２．期待される導入効果 • 紙文書の保管スペース・紛失防止 • ごく稀に発生する保管文書の紛失等が発生しにくくなる。 • 再発行が容易になる。 • 保管スペース削減 • コスト削減 • 紙の場合は、主にコピーして使用します。電子化されているので、コピー不要です。 • 離れた場所へもメール等で簡単に送付できるので、コスト（コピー・郵送費用など）を削減できます。 • 保管ご担当者の作業負荷を削減できる。 • 将来拡張 • 文書作成から保管までのドキュメントサイクルでは、かならず紙が発生します。弊社では、ドキュメントサイクル間の紙について、より効率よく電子化する事。文書作成から紙が発生する事を意識して作成する事。を会社の基本方針としております。たとえばQRコードやタイムスタンプなどの採用を含め、ドキュメント効率化を進めております。本システムを、貴社電子化システムの中核システムとして、位置付けることができます。

  5. ３．システムの機能概要 • エクセルで生成した登録シートと、PscanServPlusのエリアOCR機能で提案 PscanServPlus 所定ディレクトリへ自動格納。また、ファイル名もエクセルシートで指定した名称へ自動生成される。 格納先、ファイル名をエクセルマクロで作成し、印刷を行う シート＋書類を複合機でスキャン

  6. ３．システムの機能概要 • 登録シート XX製造株式会社 AAA案件 会議資料 ここのディレクトリに ファイル名として XX製造株式会社-AAA案件-会議資料-2005-03.PDF として生成されます。 エクセルで作成し、印刷して、スキャンする文書の 上にのせて、スキャンするだけ

  7. ３．システムの機能概要 • カラーデータ • 検索項目をCSVデータとして作成できるのであれば サムネイルで閲覧 検索項目で検索と閲覧

  8. ４．システム構成 ファイルサーバ LAN バックアップ PscanServPlus スキャナ機能搭載 ファイルサーバ OS Windows2000以降 CPU ２G以上 メモリ 512MB その他 PscanServPlus Acrobat Reader

  9. ５．概算費用 ハードウェア　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 機種により異なりますが、スキャン機能を　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　有する国内すべてのメーカーで実績あります。 ソフトウェア HG/PscanServPlus 定価　 ４８５，０００円 　　　インストール 定価　　 　７０，０００円 　　　保守 初年度無償 次年度以降 　７２，７５０円 保守内容としては、 ・テクニカルサポート ・マイナーバージョンアップ ・サポート通知 サーバ本体は含みません。 PscanServPlusは、サーバ機（サーバOS)でなくても動作致します。

  10. 議事録 レ ６．追加ご提案　(QRコードを使用する) ★QRコード認識機能による自動化 ①　スキャン文書やFAX受信文書の保存・登録には、QRコードを利用した自動文書 　　振分及び自動ファイル保存(=文書登録) ②　高い識別性能(OCR等の従来までの制約を解消)※以下参照 QRコード ゾーンOCR 専用OMR入力 １次元バーコード XX会社 06/01/01 ・字数が少ない ・IDとしてしか使えない ・方向、位置がシビア ・誤認識がある ・1（イチ)とl(エル)など 　本質的に困難な問題がある ・正しいかどうかの最終判断は　人手に頼らざるを得ない ・用紙設計必要 ・高価 ・シート1枚印刷必要　スキャン枚数増える ・日本語/ファイル名可能 ・空きスペースに可能 ・認識できたら必ず正しい ・汚れ、ずれ、回転に強い ・専用用紙不要 ・スキャン枚数同じ

  11. バーコード QRコード 13桁数字のみ 埼玉県さいたま市大宮区櫛引町1-72-2HANAビル3F 株式会社ハイパーギア 英数字10桁前後 英数字4,000字、漢字1,800字 汚れ、しみが あっても多少はOK 360度 どこの向きでもOK “正しい“ 保証ができる 参考 ●　QRコード（２次元バーコード）認識機能の活用 ・QRコード生成ツール標準装備（詳細補足参照） ・QRコードでファイル分割 ・CSV出力　(文書管理ソフト等と連携) ★その他主な機能　(HG/PscanServPro) ・OCR透明テキスト ・高圧縮カラーPDF ・電子署名・タイムスタンプ ・ダウンロード禁止、有効期限付き出力 ★通常バーコードとQRコードの大きな違い 【情報量】 ＜

  12. ③指定の場所へ名前を付けて保存 QR生成ツール付き ★クイック生成　(簡単にQRコード作成) ①QRコードの属性を入力 QRコード生成　 ②実行ボタン押下

  13. ６．QR事例　本部前処理 ★ 概要　(HG/PscanServProQRコード生成) １．店舗番号毎にQRタックシールを生成 PscanServQR生成ツールで実施 QRコード内には　地区および店舗番号を格納 ２．店舗に配布する HG/PscanServQR生成ツール

  14. 名古屋－002.pdf f 埼玉－003.pdf 東京－001.pdf 大阪－002.pdf 本部処理 ★ 概要　(HG/PscanServPro) １．QR付きタックシールを営業資料に張り　FAX送信 ２．MFPはFAX受信画像をPscanServ監視フォルダに転送 ４．PscanServProは受け取った画像をPDFへ変換 ５．QRコードを識別し、属性情報からファイル名生成とフォルダ振りわけ 東京 HG/PscanServPro 大阪 監視 フォルダ 名古屋 FAX送信 ファイル名生成と 振りわけを実施 FAX受信データをPscanServ監視フォルダへ自動格納 埼玉 FAX送信

  15. 効果 ●FAX受信した営業報告書を電子化する際のファイル名生成と登録を自動化したい● ★HG/PscanServPro導入効果 ①　業務効率UP送付時の手間削減　　QRシールを貼るだけ ②　業務効率UP自動処理　FAX受信、ファイル名生成、フォルダ振りわけ ③　管理、メンテナンスの一元管理　サーバアプリケーションの優位性

  16. お問合せ先 〒102-0083 　　東京都千代田区麹町3丁目5番2号 BUREX麹町　8F 株式会社　ハイパーギア　 水上 TEL03-5275-8461 FAX:03-5275-8462 mailto:mizukami@hypergear.com URL ：http://www.hypergear.com PDF変換ライブラリーも全て自社開発。 様々なカスタマイズにも対応可能です！ お気軽にご相談下さい。

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