Impact van de nieuwe VZW wetgeving op de dagdagelijkse werking van uw VZW

1. Impact van de nieuwe VZW wetgeving op de dagdagelijkse werking van uw VZW

2. Agenda • Wie zijn we • Nieuwe wetgeving • Impact ervan op uw VZW • Wat stellen we voor • Planning • Vragen en verdere inlichtingen

3. Wie zijn we • Geboren en getogen Limburgers • Bvba sinds 1997 (twee personeelsleden) • Informatisering administratie grote en kleine bedrijven (Agfa, Volvo Cars, CBR, Eternit) • Begeleiding Internationale VZW’s (IVF, ISFE) • Samenwerking D-Delta (Vlaams Brabant)

4. Nieuwe wetgeving: 2 mei 2002 • Legale aspecten: statuten • Intern reglement • Openbaarmakingsformaliteiten • Boekhoudkundige verplichtingen

5. Statuten • Vermelding: • gerechtelijk arrondissement • minimum aantal leden (min 3) • benoeming, beëindiging en afzetting van bepaalde personen • omschrijving, doel - en toetredingsvoorwaarden • maximum lidgeld • vastleggen bij authentieke akte

6. Intern reglement • Verwittiging leden voor algemene vergadering • Statutenwijziging • Kwijting bestuurders • Jaarlijks goedkeuring rekeningen vorig jaar en goedkeuring begroting volgend jaar

7. Openbaarmakingsformaliteiten • Jaarlijks dossier bij griffie rechtbank van koophandel: • statuten • akten betreffende samenstelling RvB • ledenregister • jaarrekeningen • Benoemingen en ontslagen RvB in staatsblad

8. http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/formulier1vzw.pdf • Wet van 2 mei 2002 • Legale aspecten: statuten • Inhoudelijk reglement • Verenigingsdossier - leden register • Nieuwe formulieren voor wijzigingen Raad van Bestuur • Boekhoudkundige verplichtingen

9. Boekhouding (1) • Kleine versus grote VZW: maximum 1 van volgende criteria • vijf voltijdse werknemers • balanstotaal van € 1.000.000 • € 250.000 ontvangsten (excl BTW en uitzonderlijke ontvangsten) • Opmaak begroting

10. Criteria (1) • Werknemers • eigen loondienst (zie « sociale balans ») • Ontvangsten • inkomsten tgv « normale » werking VZW: lidgelden, sponsors, subsidies, inkomsten, etc • uitzonderlijke ontvangsten: schenking, verkoop meubilair, etc

11. Criteria (2) • Balanstotaal • gebaseerd op staat van vermogen, gezien geen balans (kolom bezittingen) • waarderingsregels vastgelegd door RvB • nieuwe VZW’s: raming door RvB

12. Kleine VZW ’s • Kasboekhouding • registreren mutaties in contant geld en/of rekeningen • dagboek wordt correct bijgehouden • ieder boeking moet worden verantwoord (externe of interne stukken) • model volgens bijlage A

13. Kasboekhouding: Bijlage A

14. Kleine VZW ’s • Staat van ontvangsten en uitgaven • model volgens bijlage B • Vermogensstaat (inventaris) • waarderingsregels vastgelegd door RvB • model volgens bijlage C • Model B + C + toelichting = « Jaarrekening »

15. Staat van ontvangsten en uitgaven: Bijlage B

16. Vermogensstaat: Bijlage C

17. Boekhouding (2) • Grote VZW ’s • dubbele boekhouding • neerlegging rekeningen NBB

18. Boekhouding (3) • Zeer grote VZW • of > 100 werknemers • of aan twee van de drie criteria: • jaarlijks gemiddeld > 50 werknemers • ontvangsten > € 6.250.000 • balanstotaal > € 3.125.000 • benoeming commissaris door RvB voor controle boekhouding

19. Boekhouding (4) • Kleine VZW ’s mogen vrijwillig dubbele boekhouding voeren (aangeraden indien BTW nummer) • Indien groot door één activiteit in 1 jaar, geen verplichte dubbele boekhouding • Voor VZW op grens: best volledige boekhouding • Wet niet van toepassing indien al boekhouding volgens overheidsregels (beslissing RvB)

20. Impact op uw VZW (1) • Aanpassing statuten ten laatste voor 01.01.06 • Aanpassing boekhouding voor 01.01.06 • Voordelen: • transparantie verhogen • drempel tot aanvraag BTW nummer verkleint • moderner beheer: begroting tov werkelijkheid

21. Impact op uw VZW (2) • Van nood deugd maken • Beleidsinstrument • Verplicht vanaf: • VZW van voor 1 juli 2003: tegen 01.01.06 • VZW na 1 juli 2003: onmiddelijk

22. Wat stellen we voor • Informatisering boekhouding • Ciel, Excel • Opleiding en gebruik • Periodieke nazicht boekhouding • Objectief rapport naar RvB • Periodieke verwerking financiële documenten (Overname verantwoordelijkheid ipv bij vrijwilligers)

23. Boekhoudsoftware of Excel (1)? • Interne controles in software zijn veel groter • Automatische back-up • Stap naar volledige boekhouding eenvoudiger indien BTW nummer, of grote VZW • Gestructureerder • Voorbereiden jaarrekening

24. Boekhoudsoftware of Excel (2)? • Indien Excel: uitprintsels plakken en dagtekenen in dagboek • Uitwisseling boekhouding via mail voor nazicht/aanvulling

25. Bijkomende diensten (1) • Nakijken jaarrekening voor neerlegging • Opmaken jaarlijkse vermogensstaat en inventaris (bijlage B en C) • Uitvoeren periodieke back ups • Nakijken en/of voorstellen van interne procedures (ter vergemakkelijking eindejaar procedures)

26. Bijkomende diensten (2) • Advies bij bepalen waarderingsregels • Opmaken inventaris bij opstart • Opmaken begrotingsmodel • Bewaren financiële stukken (bewaarplicht 10 jaar) • BTW aangifte

27. Waarom Optimal Solutions? • Lokaal en flexibel • Geen jaarlijkse vergoeding • Vergoeding voor werkelijke geleverde diensten • Specialisatie en reeds opgebouwde ervaring voor VZW’s • Boekhoudkundige en administratieve ervaring

28. Enkele Tarieven • Ciel VZW: € 129 • Ciel Club: € 169 • Ciel Boekhouding: € 299 • Boekhouding: per transactie of forfaitair • Anderen: forfaitair uurtarief: • waarderingsregels; inventaris opmaak, nazicht, interne procedures, etc

29. Planning • Opmaken inventaris • Opstellen boekhouding • Opleiding • Invoering openingsbalans • Procedures uitwerken en invoeren • Statuten nakijken en aanpassen • 01.01.06….

30. Vragen en antwoorden

31. Versnapering