Bani Nurcahya Indra F Alamsyah Arif Setiawan Rizki M Iqbal Ginanjar Ramdhan

1. BaniNurcahyaIndra F AlamsyahArifSetiawanRizki M IqbalGinanjarRamdhan SIM SDM (SistemInformasiManajemenSumberDayaManusia)

2. Sasaran Target Kualitaskeputusan-keputusanSDM semakintergantungpadakualitasinformasi yang dimilikidandiperolehperusahaan

3. PengertianInformasi • Informasiadalahkumpulan data-data yang diolahsehinggamenjadisesuatu yang berartidanbermanfaat. Sedangkan data adalahfakta-fakta, angka-angka, ataustatistik-statistik yang daripadanyadapatmenghasilkankesimpulan.

4. Pengertian SIM SDM • Adalahprosedursistematikuntukpengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, danmemvalidasi data yang dibutuhkanolehsebuahperusahaanuntukmeningkatkankeputusan SDM.

5. SistemInformasi SDM akanefektifapabilamampumenghasilkankeputusan yang sehat. Inibiasanyamenggunakankomputeruntukmemproses data sehinggamencerminkanaktivitasharianperusahaan.

6. Rancangandasarpenyediaaninformasi • 1. Tepatwaktu • 2. Akurat • 3. Ringkas • 4. Relevan • 5. Lengkap

7. EvolusiSistemInformasi SDM Tahappertama: • berorientasi manual • Berbasispadapribadi SDM dan data ketenagakerjaan, seperti: - pendidikan - Pengalaman - Data Pribadi

8. TahapKedua: • Sistemkomputer yang terpisahdanberdirisendiri • Memperluas file daftargaji • Menambahkanpenilaian data optional: - Kinerja/kualitas - Potensi • Dasar-dasarmanajemenpelaporan • Membatasiaksessepanjangorganisasiperusahaan.

9. Tahapketiga: • Memisahkansistemkomputerisasitelahdimulaiuntukmenjaditerintegrasi • Kapabilitaskemampuancakupandasarberupakalkulasi SDM yang pentingdenganproyeksi yang cukupjelas • Memperluasinformasi file, denganmenambah data individudan data perilaku yang meliputi: - Perhatian - Penilaiansendiri - pilihanpekerjaan • Tersediasecaraluasdidalamperusahaan

10. TahapKeempat: * Terkomputerisasidanterintegrasisecarapenuh • Kemampuanuntukcakupankalkulasi SDM danproyeksi • Penggunaaninformasi yang luassecaramikrountukpenggunaanindividu, akses online • Memperluas file informasi, denganmendesain data yang mencerminkanaspekpekerjaansertatingkahlakuseseorang • Sebagaidasaruntuktaksirankebutuhanbiaya • Mendukungtindakanuntukrekrutmen SDM

11. Kegunaan SIM SDM • SistemInformasi SDM memberikanwahanapengumpulan, peringkasandanpenganalisisan data yang berhubunganeratdenganmanajemen SDM danperencanaan SDM.

12. Manfaat-manfaatkhusus • Memeriksakapabilitas-kapabilitaskaryawansaatinigunamengisikekosongan-kekosongan yang diproyeksikandidalamperusahaan • Menyorotiposisi-posisi yang parapemegangjabatannyadiperkirakanakandipromosikan, pensiun, ataudiberhentikan • Mempelajarikomposisiusia, suku, danjeniskelamindariberbagaipekerjaangunamemastikanapaitusudahsesuaidenganketentuan yang berlaku

13. 4. Menggambarkanpekerjaan-pekerjaan yang spesifikataukelas-kelaspekerjaan yang mempunyaitingkatanperputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, danmasalah yang tinggi 5. Mengantisipasikebutuhan-kebutuhanrekrutmen, seleksi, pelatihandanpengembangandalamrangkamemastikanpenempatan yang tepat

14. 6. Laporan-laporankompensasiuntukmemperolehinformasimenyangkutsetiapkaryawandibayar, biaya-biayakompensasikeseluruhan, danbiaya-biayafinansialdariperubahankompensasi 7. Penilaiankebutuhanpelatihanuntukmenganalisiskinerjaindividudanmenentukanpelatihanselanjutnya

15. Langkahutamapengolahaninformasi • Pengumpulaninformasi, pengumpulaninformasiadalahprosedur yang sistematisdanstandaruntukmemperolehinformasi yang diperlukan. • Analisisataupengolahaninformasi, pengolahanatauanalisisinformasimerupakanlangkah yang sangatpentingdalamprosesini.

16. 3. Penyimpananinformasi, data yang terkumpuldandiperolehmenjadiinformasiperludisimpandengansebaikmungkin. Tujuanpenyimpanandaraadalahuntukmenjaga, memeliharafisikarsipataudokumen agar terlindungdarikemungkinanrusakatauhilang. SepertidikemukakanSondang P. Siagian: “Penyimpananinformasipentingkarenamemilikiempatpertimbanganutama, yaitukeamanan, kerahasiaan, biayapenyimpanandanaksesterhadapinformasi yang diperlukan.

17. 4. PengeluaranInformasi, pengeluaraninformasidisiniadalahmemindahkandaribagiansisteminformasimanajemenkebagian yang memerlukaninformasiterutamaparapembuatkebijakan, ataudengankata lain adalahpenelusuranataupenyajian data untukdigunakanolehsetiaporang yang berhakdanperlumengaksesinformasidengancara yang mudah.

18. KriteriaSistemInformasi SDM Gunamemastikanbahwasisteminformasimanajemen SDM telahbekerjabagiorganisasi, harusmemenuhibeberapakriteria yang melibatkanduaisukunci, yaitu: • Pelatihanparapemakai, dan • Mengaitkanstrategi-strategidankeputusan-keputusan

19. Departemen SDM perlumemastikanbahwakaryawan-karyawannyadanparapemakainyadilatihsecarabenargunamemanfaatkansisteminformasi SDM. Langkahkedua, adalahmengaitkanstrategi-strategidankeputusan-keputusan. Bahkan, kendatipunparapemakaimengertibagaimanamenggunakansistemini, sistemtidakakanmelayaniorganisasijikamerekatidakdapatmerasakanfaedah-faedahdaripenggunanya.

20. Beberaparisetdalamsisteminformasi SDM 1. RisetEksploratori, Sesuaidenagnkataeksploratori yang berasaldarikatakerjabahasainggris “to explore” (menyelidiki), riseteksploratori (exploratory reseanch) berusahamenemukanmasalah yang mungkindihadapimanajer SDM. Riseteksploratoribersifat “meraba-raba” masalahataupeluang SDM perusahaan. Dengandemikian, riseteksploratorimerupakandesainriset yang bertujuanutamauntukmemperolehpandanganmendalamdanmenyeluruhtentangmasalahmanajemen SDM yang sebenarnya.

21. 2.RisetDeskriptif, Risetdeskriptifberasaldarikata “to describe” (berartimenggambarkan), bertujuanutamamenggambarkansesuatu. Contohhal yang isadigambarkandalamrisetdeskriptifadalahprofil SDM, sikapkaryawanterhadappekerjaan,motivasiekrja, tingkatkepuasankaryawan, alirankomuikasiantarkaryawan, dsb.

22. 3. RisetKasual, Katakasualberasaldarikatakerjabahasainggris “to cause” yang berartimenyeabkanataumemengaruhi. Artinya, risetkasualmerupakanriset yang bertujuanutamamembuktikanhubungansebab-akibatatauhubunganmemengaruhi and dipegaruhidari variable-variabel yang diteliti.

23. IntelijenInformasidalam SDM • a. IntelijenPemerintah. Pemerintahmenyediakan data daninformasi yang membantuperusahaanmengikutiberbagaiperaturanketenagakerjaan. • b. IntelijenPemasok. Pemasokmencakupperusahaansepertiperusahaanasuransi, yang memberikantunjanganpegawai, danlembagapenempatanlulusanuniversitassertaagentenagakerja yang berfungsisebagaisumberpegawaibaru. Para pemasokinimenyediakan data daninformasi yang memungkinkanperusahaanmelaksanakanfungsiperekrutandanpeneriamaan. • c. IntelijenSerikatPekerja. Serikatpekerjamemberikan data daninformasi yang digunakandalammengaturkontrakkerjaantaraserikatpekerjadanperusahaan.

24. d. IntelijenMasyarakat Global. Masyarakat global menyediakanimnformasi yang menjelaskansumberdayalokalsepertiperumahan, pendidikan, danrekreasi. Informasiinidigunakanuntukmerekrutpegawaidalamskalalokal, nasionaldaninternasional, danuntukmengintegrasikanpegawai yang adakedalamkomunitaslokalnya. • e. IntelijenMasyarakatKeuangan. Masyarakatkeuanganmemberikan data daninformasiekonomi yang digunakandalamperncanaanpersonil.

25. f. IntelijenPesaing. Dalamindustritertentu yang memerlukanpengetahuandankeahlian yang sangatkhusus, sepertiindustrikomputer, seringterjadiperpindahanpegawaidarisatuperusahaankeperusahaan lain. Beberapaperusahaanmemandangpesaingmerekasebagaisumberpegawaibaru yang baik, danmengumpulkaninformasimengenaipraktekpersonaliapesaing, danmungkininformasiperorangan yang berpotensiuntukdirekrut.

26. Sumber-sumberSistemInformasi SDM 1. Form Lamaran. Sebenarnyasetiapperusahaanmenggunakan form lamaransebagaibagiandariprosespengangkatankaryawan. Form lamaranharuslahdirancangselengkapmungkin, gunamengumpulkaninformasi yang dibutuhkanuntuksisteminformasi SDM. Informasiinimencakuptingkatpendidikan, keahlian, dan data biografislainnya yang relevan. Beberapaperusahaanlebihmenyukai form lamaranmerekasederhana, hanyamemintainformasi yang membantumerekamemutuskanapakahpelamarmarupakancalon yang diinginkan. Setelahsicalondiseleksi, diamemintamenyerahkanborangkedua yang memintainformasi yang lebihrinciuntukkeperluansisteminformasi SDM.

27. 2. Evaluasi-evaluasikinerja. Disebabkanbanyaknyainformasi yang berubahsetiaptahun, kebutuhan-kebutuhansisteminformasi SDM perludimutahirkansecaraberkala agar berdayaguna. Informasipenting yang harusdiinformasikansecaraperiodikmeliputikeahlian-keahliandanbakatkaryawan, tingkatkinerjasaatini, danpotensipertumbuhannya. Meskipuninformasiinidapatdiperolehdari form-form evaluasikinerja, terdapatbeberapamasalahdalammenghimpundanmenyimpaninformasiini. Perusahaan memerlukaninformasi yang sahihuntukmembuatkeputusan-keputusanperencanaanjangkapanjangmenyangkutindividu.

28. 3. Maklumatperubahanpersonalia. Karenaperubahan data karyawanterjadisepanjangtahun, jenisinformasiiniperludiperbaharuisecaraberkala, tidakhanyatahunan. Beberapaperusahaantelahmenciptakanborang yang sederhana yang disebutmaklumatkaryawan (employee change notice), yaknipenyeliadimintamelengkapimengirimkannyakebagian SDM. Di dalamformulirini, penyeliabiasanyahanyamenunjukkanperubahan yang terjadidalam status karyawan, seperti transfer, pemberhentian, promosi, danpeningkatanpersyaratanpekerjaan

29. 4. Tindakan-tindakanindisipliner. Informasi yang berkaitandengantindakanindisipliner formal jugaperludimasukkandalamsisteminformasi SDM. Beberapaperusahaanmenggunakan form khususuntukmelaporkaninformasiinikepadakaryawan, kepadawakilserikatpekerja, dankepadabagiansumberdayamanusia. Padasaatinformasiiniditerimaolehdepartemen SDM, informasiinidapatditambahkankedalamarsipkaryawan.

30. 5. Data daftargaji. Sisteminformasi SDM kadang-kadangberisiriwayatgajisetiapkaryawan, termasukgajidasar, presentasikenaikansetiaptahun, setiap bonus danpenghargaankhusus yang telahdiberikan. Informasiinidapatmenjadibagiandari data yang disediakanmelaluiformulirevaluasikinerja. Meskipundemikian, beberapaperusahaanlebihmenyukaipenggunaan form yang berbedauntukpemberianrekomendasibagipeningkatangajidan bonus. Di dalamperusahaan yang tidakmemilikisisteminformasi SDM yang komprehensif, sistempenggajiandapatmewakilititiktolak yang menyenangkanbagipengembangansebuahsisteminformasi SDM.

31. PengelolaanSumberInformasi • Sumberinformasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.

32. PengelolaanSumberInformasidengankomputer • Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. • Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.

33. SiklusPengembanganSistemInformasi 1. AnalisisSistem: menganalisisdanmendefinisikanmasalahdankemungkinansolusinyauntuksisteminformasidanprosesorganisasi. 2. PerancanganSistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkatkerasdanperangkatlunak yang diperlukanuntukmendukungsisteminformasi 3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangunperangkatlunak yang diperlukanuntukmendukungsistemdanmelakukan testing secaraakurat. Melakukaninstalasidan testing terhadapperangkatkerasdanmengoperasikanperangkatlunak

34. 4. ImplementasiSistem: beralihdarisistem lama kesistembaru, melakukanpelatihandanpanduanseperlunya. 5. OperasidanPerawatan: mendukungoperasisisteminformasidanmelakukanperubahanatautambahanfasilitas. 6. EvaluasiSistem: mengevaluasisejauihmanasistemtelahdibangundanseberapabagussistemtelahdioperasikan.

35. PertanyaanuntukmengumpulkanSistemInformasi • Informasi apakah yang dibutuhkan? • Oleh siapa? • Kapan? • Dimana? • Dalam bentuk apa? • Bagaimana cara memperolehnya? • Dari mana asalnya? • Bagaimana cara mengumpulkannya?

36. ContohKasus SIM SDM • Larry Kern menjadidirektur Dole Food Co.Inc, tahun 2001, strategi Kern melibatkanpeningkatankinerjakeuangandenganmengurangihal yang tidakdiperlukandanmemusatkanaktivitastertentu, termasukperencanaansuksesi. • Teknologimembantu Dole melakukannya. Banyaksumberinformasi SDM memilikipilihanmodulperencanaan. Bagaimanapun, daripadamemeliharasistemkomputer SDM yang mahalbesertaparateknisinya, Dole memutuskanuntukmeng-outsorcekegiatanini.

37. Dole mengontrakkandenganpenyediajasasistemaplikasi (ASPs) untukmengerjakanhal-halsepertimanajemenpembayarangaji. Untukmanajemensuksesi, Dole memilih software khususdariPilat NAI, yang menjalankan software danmenyimpansemua data pada server sendiriuntukpembayaransatubulan.

38. SistemperencanaansuksesiPilatmudahdigunakanbagiparamanajer Dole. Merekamendapatkanaksesuntuk program tersebutmelalui Web denganmenggunakan password. Merekamengisiresume on lineuntukmerekasendiri, termasukminatkarier, danmencatatpertimbangankhusussepertibatasangeografis. • Manajertersebutjugamenilaidirimerekasendiriuntukempatkompetensi. Ketikamanajermelengkapimasukanperencanaansuksesimereka, program tersebutsecaraotomatismengingatkanatasanmanajertersebut. Sang atasantersebutkemudianmenilaibawahannyadanmengindikasikanapakahorangtersebutharusdipromosikan. • Manajerorangtersebutjugamenilaipotensimerekasecarakeseluruhan. Penilaiandanresume on lineinilalusecaraotomatisdisampaikanpadakepaladivisidandirektur SDM beberapadivisi. WakilDirektur senior Dole untuk SDM diAmerika Utara lalumenggunakaninformasiiniuntukmenciptakanrencanapengembangankarierbagisetiapmanajer, termasuk seminar dan program lain.