高校教学档案的鉴定与利用

镇江高专第九届学术报告会 高校教学档案的鉴定与利用主　讲：朱春瑜部　门：劳安系发　表：《职业技术教育》

回顾他人的研究 • 写作动机及目的 • 教学档案的内容 • 教学档案的特性 • 教学档案的效用和价值 • 教学档案的鉴定 • 教学档案的利用服务 • 心得与总结 • 有待深入探讨之处 • 参考数据简　　介

林坚：浅议高校教学档案管理（浙江省政法管理干部学院）林坚：浅议高校教学档案管理（浙江省政法管理干部学院） • 丁雪飞：浅谈高校教学档案的管理及开发利用（武汉大学） • 张青玉：从普通高校教学评估看系级教学档案管理（浙江绍兴文理学院）回顾他人的研究

动　机：高校扩招，高教改革的深化，对居于高等院校档案中心地位的高校教学档案的开发利用，产生了冲击，提出了与时俱进、开拓创新的新课题动　机：高校扩招，高教改革的深化，对居于高等院校档案中心地位的高校教学档案的开发利用，产生了冲击，提出了与时俱进、开拓创新的新课题 • 目　的：探索高校教学档案的开发利用新路，造福领导、教师、学生和社会写作动机及目的

高校教学档案作为教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，力求完整、准确和系统，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套特点。具体地说，高校教学档案主要包括以下几个方面的文件材料。高校教学档案作为教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，力求完整、准确和系统，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套特点。具体地说，高校教学档案主要包括以下几个方面的文件材料。教学档案的内容

教学管理活动中产生的综合性材料 主要包括上级下达的教学工作方面的规划、指示、规定、办法，学校制订的教学工作规划、工作计划、实施计划、工作总结，有关教学方面的制度、规定、办法、条例、会议记录、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料、年终统计报表、学生运动会材料等。教学档案的内容（一）

招生管理方面的文件材料 主要包括上级有关招生工作的文件材料，学校的招生计划、规定、生源计划，新生录取材料及新生名单及委培、代培、自费生招生计划、合同及新生名单，研究生入学试题等。教学档案的内容（二）

教学计划及课程教学实践方面的文件材料 主要包括学校各专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排，校历表，课程表，各系、科、专业课程试题库、典型教案、重要备课记录、教师情况调查表，电化教育中的录音、录像磁带、磁盘、光盘等。教学档案的内容（三）

学科与实验室建设方面的文件材料 主要包括上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料，学校有关学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料，重点学科专业、实验室建设材料，学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料等。教学档案的内容（四）

教材方面的文件材料 主要包括自编、主编教材，自编、主编教学指导书、课程设计指导书、实验指导书、实习指导书和习题集等。教学档案的内容（五）

教师培训方面的文件材料 主要包括教师教学情况，教师工作量的规定及执行情况，教师业务考核材料，教师进修培训的计划、总结、学习成绩等文件材料。教学档案的内容（六）

毕业生工作方面的文件材料 主要包括上级有关毕业分配的文件材料，毕业生工作计划、分配方案、总结、调配派遣名册、毕业证书存根，毕业生合影及毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料等。教学档案的内容（七）

学位工作方面的文件材料 主要包括上级有关学位工作文件材料，本校学位评定条例、办法、总结，学位委员会会议记录，学位委员会授予各层次学位清册，本科生优秀学士学位论文，博士、硕士研究生学位论文及评审材料等。教学档案的内容（八）

学籍管理方面的文件材料 主要包括新生入学登记表，学生学籍卡片，学生成绩总册，在校学生名册，学生学籍变更材料及学生奖惩材料等。教学档案的内容（九）

教学档案同其它档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“利用价值”的一般属性。同时它又是教学活动的客观反映和总结，其内容和范围既不同于科技档案，也不同于文书档案，是一种具有自己特性的专业档案。教学档案同其它档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“利用价值”的一般属性。同时它又是教学活动的客观反映和总结，其内容和范围既不同于科技档案，也不同于文书档案，是一种具有自己特性的专业档案。教学档案的特性

记录的成套性 教学活动是一个有工作者、有工作对象，有工作数量、有工作质量，有时空概念，有科学知识，有计划、有组织的自觉活动。因此教学档案既有指令性的“招生指标”，又有依据性的“教学计划”；既有原始性的“讲义”、“试题”，又有成果性的“教材”、“毕业设计(论文)”；既有规章性的“课程安排表”，又有凭证性的“毕业证书存根”；既有实践性的“学生实习总结”，又有理论性的“教学法论著”等等。教学活动的规律决定了教学档案必须是一整套教学活动记录转化而来的。教学档案的特性（一）

内容的多学科性 教学档案既有教学管理性的，也有业务成果性的材料，教学内容几乎包罗了人类的全部知识。高校除了设置相应的德育、智育、体育几方面的课程外，随着科学技术的飞速发展，社会科学与自然科学互相交叉、互相渗透不断加强，教学档案内容多学科属性愈加明显。教学档案的特性（二）

渠道的分散性 由于教学档案中绝大部份材料产生于学校内部，来源较为分散。教学文件材料有来自教学管理机构的，如招生、毕业分配、学籍管理等；有来自不同教学专业的，如学生的优秀论文、毕业设计、典型的实验报告等；有来自教师手中的，如教材、学术论文等。平时，一般不经收发登记，又分散在各个部门和个人手中。这就给教学档案的集中统一管理带来很多困难，也给查找者带来诸多不便。要保证这部份文件的完整系统，就必须根据其渠道分散这一特性制定出相应的管理办法，以确保教学档案规范化、制度化和科学化，逐步实行集中统一管理。教学档案的特性（三）

教学档案与其它档案归档时间的不同步性 文书档案一般是按公元年度归档，在第二年初进行；科技档案一般是在一个项目、一个工程或一个产品完成后归档；教学档案则是按教学年度归档，如2002—2003学年，就是从2002年9月1日开始到2003年8月31日结束。在一个公元年度内不仅有头一学年的第二学期，如2003年度内有2002－2003学年第二学期；而且还有新一学年的第一学期，如2003年度内有2003－2004学年第一学期。教学档案的特性（四）

教学档案在教学活动中形成，反过来又服务于教学活动。其效用和价值主要表现在以下几个方面教学档案在教学活动中形成，反过来又服务于教学活动。其效用和价值主要表现在以下几个方面教学档案的效用和价值

对教学工作起依据和借鉴作用 教学工作是在继承中发展的，因此，教学计划、大纲等依据性文件可沿用多年，即使要改进，也可在原基础上进行修改。如果新建立的学校要办专业，可以查用同类培养目标的教学档案。它既为现行教学工作提供执行性文件和工作依据，又为拟订后续的教学文件等提供借鉴和查考。教学档案的效用和价值（一）

为教学管理和教学研究提供信息 教学档案是自身活动的信息库。它可以为改进教学、提高教学质量、促进教学研究和学术交流提供第一手信息资料，是教学活动和教学研究的依据之一。教学档案的效用和价值（二）

历史记载作用和历史凭证作用 教学档案能记载教学活动的全过程和状况，它往往不经加工而保持原貌，不受政治变化的影响，真实地保存教学过程的证据，客观地反映历史。这种史实的记载作用是其他东西不可替代的。同时，可以成为事后处理问题、查证、研究和处理教学日常工作的凭证，比如可提供学历、成绩等证明及教师考核记录。它为教育研究和历史研究提供系统真实的素材。教学档案的效用和价值（三）

教学档案鉴定：就是高校档案工作者按照一定目的和标准对教学文件进行鉴别和处置的档案工作基本职能。教学档案鉴定：就是高校档案工作者按照一定目的和标准对教学文件进行鉴别和处置的档案工作基本职能。 • 鉴定工作的内容和程序 • 初始鉴定 • 后续鉴定教学档案的鉴定

根据本校教育工作任务和教学活动形成材料的实际情况及它们的使用价值，参照国家教育行政机关的有关教学档案管理规定，拟制本校的教学档案归档范围和保管期限表(属学校全部档案中的教学类)。根据本校教育工作任务和教学活动形成材料的实际情况及它们的使用价值，参照国家教育行政机关的有关教学档案管理规定，拟制本校的教学档案归档范围和保管期限表(属学校全部档案中的教学类)。鉴定工作的内容和程序（一）

按照教学周期，定期收集各类教学档案并进行归档鉴定，主要是检查教学文件材料的完整性、准确性、真实性，有关的材料审核手续必须完备。如归档的教学计划、大纲应当有主管领导的签名，以表明是执行文件，成绩单要有教师签字认可。对归档文件要分别划定保管期限，有研究和史料价值可定永久，有证据价值一般定为长期，其他根据时效定为长期或短期。按照教学周期，定期收集各类教学档案并进行归档鉴定，主要是检查教学文件材料的完整性、准确性、真实性，有关的材料审核手续必须完备。如归档的教学计划、大纲应当有主管领导的签名，以表明是执行文件，成绩单要有教师签字认可。对归档文件要分别划定保管期限，有研究和史料价值可定永久，有证据价值一般定为长期，其他根据时效定为长期或短期。鉴定工作的内容和程序（二）

对各类教学文件材料定期进行淘汰性鉴定。教学文件材料大部分有一定时效，每年又不断产生新材料，因此要定期对教学档案进行淘汰性鉴定。这项工作采取三结合鉴定组的形式，由主管领导和教学管理人员和档案人员组成。先从整体上对某项目教学档案确定去留，然后对不准备保存的项目材料直接鉴定，一般采取选样保留或主件保留的方法，继续保存其中的某些材料。例如，短期保管的培训班材料可将其中的学员名单，成绩登记表，结业照，通讯录，招生简章留下，它们有历史查考价值。早年的各专业教学计划、大纲，如果数量很多，可以选样保存。淘汰性鉴定一是看材料是否有现行查考价值，二是看是否有教学研究和历史记载价值。对于证据性材料如毕业成绩登记表，即使年代久远，也宜长留。凡是剔除销毁材料要经多方认定，确无使用价值，经过审核批准，方可列入销毁。对各类教学文件材料定期进行淘汰性鉴定。教学文件材料大部分有一定时效，每年又不断产生新材料，因此要定期对教学档案进行淘汰性鉴定。这项工作采取三结合鉴定组的形式，由主管领导和教学管理人员和档案人员组成。先从整体上对某项目教学档案确定去留，然后对不准备保存的项目材料直接鉴定，一般采取选样保留或主件保留的方法，继续保存其中的某些材料。例如，短期保管的培训班材料可将其中的学员名单，成绩登记表，结业照，通讯录，招生简章留下，它们有历史查考价值。早年的各专业教学计划、大纲，如果数量很多，可以选样保存。淘汰性鉴定一是看材料是否有现行查考价值，二是看是否有教学研究和历史记载价值。对于证据性材料如毕业成绩登记表，即使年代久远，也宜长留。凡是剔除销毁材料要经多方认定，确无使用价值，经过审核批准，方可列入销毁。鉴定工作的内容和程序（三）

对档案文件价值的初始鉴定一般结合立卷进行，是由文件形成使用与管理部门负责。这是关键的、最基本的一步，它直接关系着案卷的质量。它是对档案文件价值的初次鉴定、对以后的鉴定、对档案文件的命运具有先入为主的决定性影响。因此必须慎重、认真负责地对待。其内容主要是参照归档范围，确定“归档”与“不归档”，划定文件密级与使用范围，确保归档文件完整、真实和载录质量。归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。对于上级有关教学的普发的不办文件，上级有关教学的未定稿文件，重份文件，无查考利用价值的事务性临时性的文件等，可以作为自行暂存的材料。初始鉴定工作主要是由立卷单位和部门完成。档案室在帮助指导立卷时，进行检查、调整，严格把关。对档案文件价值的初始鉴定一般结合立卷进行，是由文件形成使用与管理部门负责。这是关键的、最基本的一步，它直接关系着案卷的质量。它是对档案文件价值的初次鉴定、对以后的鉴定、对档案文件的命运具有先入为主的决定性影响。因此必须慎重、认真负责地对待。其内容主要是参照归档范围，确定“归档”与“不归档”，划定文件密级与使用范围，确保归档文件完整、真实和载录质量。归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。对于上级有关教学的普发的不办文件，上级有关教学的未定稿文件，重份文件，无查考利用价值的事务性临时性的文件等，可以作为自行暂存的材料。初始鉴定工作主要是由立卷单位和部门完成。档案室在帮助指导立卷时，进行检查、调整，严格把关。教学档案的初始鉴定

后续鉴定主要为对初始鉴定的结果进行局部调整和对保管期限已满的档案文件进行销毁前的再鉴定。这项工作需要根据鉴定原则有组织的专门进行。从档案的潜在价值和社会需要出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案价值，确定档案的存毁和具体保管期限。凡是涉及重大活动，能反映基本职能活动和历史面貌、对日后工作查考利用具有重要依据参考作用的，并对将来的历史研究、科学研究具有史料价值的均应确定为永久保存。凡涉及一般性工作活动，在较长时间内有查考利用价值的就确定为长期。而那些涉及较具体的—般性工作活动，在短时间内有查考作用价值的档案确定为短期。后续鉴定主要为对初始鉴定的结果进行局部调整和对保管期限已满的档案文件进行销毁前的再鉴定。这项工作需要根据鉴定原则有组织的专门进行。从档案的潜在价值和社会需要出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案价值，确定档案的存毁和具体保管期限。凡是涉及重大活动，能反映基本职能活动和历史面貌、对日后工作查考利用具有重要依据参考作用的，并对将来的历史研究、科学研究具有史料价值的均应确定为永久保存。凡涉及一般性工作活动，在较长时间内有查考利用价值的就确定为长期。而那些涉及较具体的—般性工作活动，在短时间内有查考作用价值的档案确定为短期。教学档案的后续鉴定

教学档案的信息社会化已成为人们关注的问题。档案工作者也认识到档案信息的独特作用，以及开发利用信息资源的重要意义。在教学档案的开发利用上尤其要在“活”字上下功夫。应坚持为经济建设、为教学、科研服务，为全院校师生员工乃至全社会服务，并不断改进和完善服务方式和服务手段。笔者结合我校具体教学档案利用工作实践，认为应根据不同服务对象的不同要求，提供有针对性、多层次的信息资料服务，使档案资料在教学管理、学生管理、科学研究等方面发挥及时、准确、有效的作用。教学档案的信息社会化已成为人们关注的问题。档案工作者也认识到档案信息的独特作用，以及开发利用信息资源的重要意义。在教学档案的开发利用上尤其要在“活”字上下功夫。应坚持为经济建设、为教学、科研服务，为全院校师生员工乃至全社会服务，并不断改进和完善服务方式和服务手段。笔者结合我校具体教学档案利用工作实践，认为应根据不同服务对象的不同要求，提供有针对性、多层次的信息资料服务，使档案资料在教学管理、学生管理、科学研究等方面发挥及时、准确、有效的作用。教学档案的利用服务

积极创造条件，做好档案开放工作 档案工作的活力在于是否实行了真正意义上的档案开放。要根据利用者的具体要求，制定有针对性的开发计划以及查阅、借阅等有关制度和各项服务措施，为利用者服务并提高利用效率。教学档案的利用服务（一）

编制多种检索工具，多途径查找档案 根据学校教学档案的实际情况及利用者的特点，改变检索工具单一的状况，建立和完善多种检索工具和检索渠道，以便利用者从不同的层次、不同的角度查找教学档案，为更好地利用教学档案创造条件。教学档案的利用服务（二）

做好教学档案编研工作，系统提供档案信息 编研工作是开发档案信息，提高利用工作水平的最好途径。为加大教学档案信息开发力度，根据利用者的需要，依据教学档案的内容，将分散的教学档案材料加工整理成适合需要的、内容集中、系统的、专题的编研成果资料，更直接、快捷、方便地满足利用者的需求，更好地为教学服务。教学档案的利用服务（三）

及时有效地利用反馈信息 它是改进服务、预测服务方向，提高档案利用的有效手段。在提供利用的同时，及时向广大师生以及有关人员了解利用教学档案效果的实例，以此来宣传教学档案工作，扩大教学档案工作的影响。对利用工作信息的反馈进行分析研究，发现存在的不足，及时加以改进。教学档案的利用服务（四）

探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系由单一开发利用型向联合开发利用型转变，真正使教学档案由内转向外，由近转向远，形成学校教学档案多方位信息交流网络，增强办学活力，实现信息共享，相互促进办学水平的提高。教学档案的利用服务（五）

总之：加强高校教学档案的开发利用，就是要求教学档案力求及时、全面、准确地反映学校各项教学活动，体现学校工作以教学为主的特点；要求适应深化教学改革需要，配合各项教学改革措施的贯彻实施，及时地、积极主动地提供各类教学档案资料和分析报告，为领导决策服务，为教师教学科研服务，为学生学习、实习、实践服务。总之：加强高校教学档案的开发利用，就是要求教学档案力求及时、全面、准确地反映学校各项教学活动，体现学校工作以教学为主的特点；要求适应深化教学改革需要，配合各项教学改革措施的贯彻实施，及时地、积极主动地提供各类教学档案资料和分析报告，为领导决策服务，为教师教学科研服务，为学生学习、实习、实践服务。心得与总结

学校领导对高校档案工作的认识和重视不够（一些领导对档案工作的作用与意义认识并不深刻，总感到可有可无，对档案管理工作这一“软任务”仅仅是订个计划，做个形式而已，难以谈得上把档案工作纳入目标管理和关怀档案工作人员、调动其工作积极性与创造性。）学校领导对高校档案工作的认识和重视不够（一些领导对档案工作的作用与意义认识并不深刻，总感到可有可无，对档案管理工作这一“软任务”仅仅是订个计划，做个形式而已，难以谈得上把档案工作纳入目标管理和关怀档案工作人员、调动其工作积极性与创造性。） • 教职员工档案法制观念淡薄，依法治档不力（习惯于个人收藏和掌握自己身边的各类文件资料。教职员工很少把归档工作作为自觉行动，都是档案人员上门催要。） • 档案管理人员的素质不强（专兼职档案人员大多是“半路出家”，专业大多并不对口，缺乏理论基础和基本功底，70%以上的兼职档案员，其主要工作精力也不是档案的管理，其理论知识水平和实际操作能力差距悬殊。）有待深入探讨之处

［1］吴宝康.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，1988.［1］吴宝康.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，1988. • ［2］邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）［M］.北京：中国人民大学出版社，1999. • ［3］葛荷英.档案鉴定理论与方法［M］.北京：中国档案出版社，2002. 参考资料（一）

高校教学档案的鉴定与利用

高校教学档案的鉴定与利用

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