Support de formation Comptabilité – Nouveaux Utilisateurs V1.0 20/09/07

1. Support de formation Comptabilité – Nouveaux Utilisateurs V1.0 20/09/07 CNRS – Projet BFC Etablissement

2. Introduction 0

3. Introduction Objectifs de cette formation • Expliquer les flux comptables modélisés dans BFC • Décrire les différentes opérations comptables à réaliser dans BFC A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

4. Introduction Programme du cours 1er jour • Tronc Commun (en fonction du groupe) • Concepts du domaine Comptabilité (Données de bases et principaux objets) • Les opérations classiques dans le domaine Comptabilité 2 jours 2ème jour • Les flux de trésorerie et leur manipulation • La comptabilité des tiers et les restitutions

5. J1 J2 Programme détaillé des deux jours Préalable en fonction des stagiaires : Tronc commun 0. • Les données de base de la comptabilité • La création d’une pièce comptable • La contre-passation d’une pièce comptable • La rapprochement comptable • L’accès aux documents dépenses et recettes • La saisie d’un acompte (avance financière) • Le décaissement manuel • Le paiement automatique • L’encaissement client • Le suivi et la relance client • Les états comptables • Conclusion

6. Sommaire • Les données de base de la comptabilité • La création d’une pièce comptable • La contre-passation d’une pièce comptable • La rapprochement comptable • L’accès aux documents dépenses et recettes • La saisie d’un acompte (avance financière) • Le décaissement manuel • Le paiement automatique • L’encaissement client • Le suivi et la relance client • Les états comptables

7. Les donnéesde base de lacomptabilité 1

8. Notions essentielles dans SAP • Compte général : • Un plan de comptes opérationnel est défini et affecté à la société représentant l’établissement CNRS. La définition d’un plan de comptes opérationnel (appelé aussi plan de comptes société) est obligatoire, il s’agit de la liste des comptes généraux utilisés pour la comptabilisation. • Compte collectif : • Lors de la saisie de pièce comptable, le compte collectif permet de gérer sur quel compte général les soldes mensuels doivent être mis à jour. Classiquement le compte collectif est déterminé via la fiche tiers (compte collectif identifié dans la vue société). • C’est un compte général affecté aux fiches Tiers – Banque – Immobilisations (Type de compte K-Fournisseur ou D-Client). Ses comptes ne sont que des comptes « d’affichage », ils contiennent le soldes des comptes auxiliaires qui leurs sont rattachés et ne peuvent pas être utilisés pour passer des écritures comptable. Ils s’imputent automatiquement. • Compte auxiliaire : • Un compte auxiliaire est utilisé pour passer les écritures qui mouvementent le compte collectif qui va retransmettre/communiquer les informations au bilan ou compte de résultat.

9. Notions essentielles dans SAP • Compte général spécial (CGS) : • C’est un compte collectif, un compte cible géré par les codes CGS. • Code CGS : • Un code CGS est défini par un code alphanumérique (1 caractère), des caractéristiques et la détermination d’un schéma comptable par plan de comptes et compte collectif d’origine. • Il permet dans le flux comptable de dériver le compte collectif sur un autre compte de type CGS. • Compte collectif divergent : • C’est un compte qui va venir écraser le compte collectif. C’est un remplacement manuel du compte collectif. • Remarques : Les gestionnaires devront connaître ces comptes collectifs divergents.

10. Notions essentielles dans SAP

11. Clés de comptabilisation • La clé de comptabilisation est une notion SAP qui décrit le type du mouvement saisi dans un poste. Les caractéristiques principales issues de la clé de comptabilisation sont : • les types de compte autorisés en saisie ; • l'affectation au débit ou au crédit ; • les indications possibles ou nécessaires devant être saisies dans le poste.

12. Types de pièces • La notion de journal n’existe pas en tant que telle dans SAP. Ce sont les types de pièce qui permettent de différencier les opérations effectuées et en les regroupant de reconstituer la notion de journal. • Le type de pièce comptable permet : • à l’utilisateur de visualiser le type d’opération comptable dont il est question lors de l’affichage des postes individuels ; • au progiciel de contrôler l’imputation des comptes généraux (fournisseurs, clients...) ; • au progiciel de numéroter la pièce dans une tranche de numéros adéquate.

13. Les types de pièces BFC

14. La notion de date dans BFC • L’exercice comptable en cours est séparé en 12 périodes (mois civils) et une période spéciale pour les opérations de clôture. • Les périodes comptables sont ouvertes en début d’année. • Au CNRS est pratiquée la journée comptable, la date comptable étant la date du jour. Certains types de pièces peuvent toutefois échapper à ce contrôle (comptabilisation de la TVA et opérations de clôture). • Il peut exister pour un document jusqu’à trois types de date : • La date comptable ; • La date de pièce ; • La date de saisie. • Il existe également pour la gestion des immobilisations la notion de date de référence pour le début de calcul des amortissements.

15. AUTRES DONNEES DE BASE

16. L’adresse budgétaire Cette adresse est constituée de 5 axes : Elle constitue le référentiel Budget. Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme CB Le référentiel du domaine Budget permet : • De répondre aux besoins du NCBC (représentation matricielle en nature/destination du budget de dépense et représentation en catégorie/ligne de recette pour le budget de recette), • De suivre des enveloppes spécifiques : OIP, contrat à justifier, programme scientifique, colloques, • De définir les différentes structures budgétaires du CNRS : notificateurs, délégations, unités, • De suivre les origines de financement.

17. L’adresse budgétaire Centre financier Représente l’UR ou l’UA. Ce centre peut être calqué sur la division. Le Compte Budgétaire représente la nature de la dépense ou la ligne de recette. Le domaine de fonctionnel représente la ligne de dépense. Le fonds représente l’origine du financement. Le programme CB permet de distinguer une enveloppe spécifique. Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14 Compte budgétaire Exemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SE Domaine fonctionnel Exemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimie Fonds Exemple : Fonds 1 = RP Programme CB Exemple : P. CB. 000000/A1293002 = Contrat de recherche spécifique

18. Sommaire • Les données de base de la comptabilité • La création d’une pièce comptable • La contre-passation d’une pièce comptable • La rapprochement comptable • L’accès aux documents dépenses et recettes • La saisie d’un acompte (avance financière) • Le décaissement manuel • Le paiement automatique • L’encaissement client • Le suivi et la relance client • Les états comptables

19. La création d’une pièce comptable 2

20. Création d’une pièce de compte général Les différents cas donnant lieu à la saisie directe d’une pièce de compte général dans BFC sont par exemple : • La comptabilisation de dons et / ou legs reçus ; • Les charges à payer en fin d’exercice Chacune de ces opérations s’effectue via la saisie d’une pièce comptable dans BFC. Le système permet de créer une pièce comptable et transfère les données saisies dans le Grand Livre. Les comptes généraux sont dans le même temps mis à jour suivant l’opération concernée (créance, acompte, effet de commerce, etc.). Le système met à jour le fichier des pièces ainsi que le solde des comptes généraux.

21. Création d’une pièce de compte général L’écran de saisie est le suivant avec certaines données d’imputation obligatoires :  De  … à  Postes à renseigner. • Lors de la validation des données saisies, certaines informations sont rapatriées automatiquement : domaine d’activité, centre financier et compte budgétaire. Date pièce  Montant  Domaine fonctionnel Compte général Code TVA  Fonds  D/C (Débit/Crédit)  Centre de coûts

22. Création d’une pièce de compte général Une fois que la saisie des postes et des montants a été validée en appuyant sur la touche « Entrée », un indicateur de statut vous indique si votre saisie est correct ou non : La pièce est équilibrée et peut être comptabilisée.

23. Création d’une pièce de compte général En cliquant sur « Simuler », vous simulez la comptabilisation de la pièce. Vous pouvez ainsi visualiser la pièce suivante :

24. 1 2 3 Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Lors de la saisie de recette sur subvention d’état, on ne procède pas à l’envoi d’une facture : le scénario envisagé est la saisie directe d’une facture en comptabilité. On parle de facture client. Cette opération est effectuée lorsque la facture n’est pas générée par le module des ventes ou des achats.

25. Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité 1 Sélectionnez le type d’opération que vous souhaitez créer à l’aide du menu déroulant. Dans l’onglet « Données base », des zones obligatoires sont à renseigner : - le numéro du client dans la zone « Client » - la « Date de facture ». - La zone « Montant » et « Montant TVA » Dans les postes, on renseigne le compte général, Débit/Crédit, le Montant, et le Domaine d’activité. Il faut aussi renseigner le centre de coût et le fond si le compte général l’exige 2 3

26. Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Dans l’onglet « Paiement », vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affectés au client. Ces zones sont modifiables, vous pouvez changer ou ajouter des données.

27. Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Dans l’onglet « Détail », vous retrouvez le compte collectif affecté au client, et son compte budgétaire. Saisissez un domaine d’activité dans la zone « Dom. activ. » en vous aidant de l’aide à la recherche.

28. Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Dans l’onglet « TVA », vous retrouvez les données de TVA concernant le client. Lorsque toutes les données obligatoires sont saisies, vous pouvez comptabiliser la pièce ou effectuer une simulation.  

29. Options supplémentaires • Dans la transaction de « Saisie de pièce comptable », il est possible de gérer des options, en particulier : le TYPE DE PIECE. En effet, cette zone est masquée dans l’écran et un type de pièce est sélectionnée par défaut. Ce type de pièce permet d’effectuer tout type de saisie. • Procédure pour gérer la zone « TYPE DE PIECE »   Chemin : Autres > Appeler options de traitement de la comptabilité.

30. Options supplémentaires    Cliquez dans le menu déroulant de la zone « Tpe pce-Option ».  Sélectionnez « Type de pièce accessible ».  Sauvegardez la modification et cliquez sur « Retour » pour revenir à l’écran initial.  • Ne pas sélectionner l’option « Type de pièce affichée » puisqu ’elle ne permet pas de modifier le type de pièce. C’est juste de l’affichage.

31. Exercice 1 : saisie d’une pièce comptable E1

32. Transaction : FB50 Type de pièce : CL DONNEES POUR COMPTE 60611000 STAGE CODE TVA CENTRE DE COUTS FONDS DOMAINE FONCT. 1 ND A0001001 0 A3MOYDR 2 ND A0002001 0 A3MOYDR 3 ND A0003001 0 A3MOYDR 4 ND A0004001 0 A3MOYDR 5 ND A0005001 0 A3MOYDR 6 ND A0006001 0 A3MOYDR 7 ND A0007001 0 A3MOYDR DONNEES POUR COMPTE 40820000 8 ND A0008001 0 A3MOYDR Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE rapatrié dans le poste du compte 60611000 9 ND A0010001 0 A3MOYDR 10 ND A0011001 0 A3MOYDR 11 ND A0012001 0 A3MOYDR 12 ND A0013001 0 A3MOYDR Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 • Attention : penser à préciser le type de pièce « Clôture = CL » Cas pratique : Les dépenses de fluides sont passées via des commandes prévisionnelles. C’est le cas pour les dépenses en électricité avec le fournisseur EDF par exemple. Situation : Nous sommes au mois de décembre, toutes les factures de janvier à novembre se référant à cette commande prévisionnelle EDF ont été prises en charge. Reste à venir la facture de décembre qui n’arrivera qu’au début de l’année suivante. Opération à effectuer : vous devez passer une écriture de charge à payer (pour un montant prévisionnel) pour la facture EDF du mois de décembre, pour un montant de : 2500€

33. Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 CORRECTION • Allez afficher la pièce comptable créée

34. DONNEES POUR COMPTE 40820000 STAGIAIRE CODE TVA DOMAINE D'ACT. 1 ND 0001 2 ND 0002 3 ND 0003 4 ND 0004 5 ND 0005 6 ND 0006 7 ND 0007 8 ND 0008 DONNEES POUR COMPTE 51510000 9 ND 0010 Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE du poste du compte 40820000 10 ND 0011 11 ND 0012 12 ND 0013 Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 Opération à effectuer : Créez une pièce comptable de 2500€ Les comptes à utiliser pour les postes : • 40820000 FOURNISSEURS-CHARGE en Débit • 51510000 COMPTE AU TRESOR en Crédit

35. Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 CORRECTION • Allez afficher la pièce comptable créée

36. Sommaire • Les données de base de la comptabilité • La création d’une pièce comptable • La contre-passation d’une pièce comptable • La rapprochement comptable • L’accès aux documents dépenses et recettes • La saisie d’un acompte (avance financière) • Le décaissement manuel • Le paiement automatique • L’encaissement client • Le suivi et la relance client • Les états comptables

37. La contre-passation d’une pièce comptable 3

38. Contre-passation Le motif d’annulation Z4 ‘Contrepassation comptable’ est défini pour les contre-passations dans la Composante FI notamment pour les écritures de régularisation ou pour les extournes automatiques (pièces de régularisation ou extourne en masse de début de période relative aux charges à payer manuelles - écritures de clôture spécifiques avec extourne automatisée) Le système met à jour les soldes des comptes client et fournisseur et des comptes généraux • Le système n’accepte pas les pièces d’origine MM (facture achat/logistique). • La date comptable apposée lors de la contrepassation doit être la date du jour. Renseigner : • Le numéro de pièce à contre-passer • Motif d’annulation, le code sera toujours « Z4 » Comptabiliser la pièce contre-passée à l’aide du bouton

39. Contre-passation Visualiser la pièce de contre-passation : Pièce d’origine (avant contre-passation) :

40. Contre-passation en masse Il est possible de procéder à une contre-passation en masse : • Saisir principalement : • - l’intervalle de N° de pièce ou la liste • Le motif de contre-passation • La zone « Société » sera toujours saisie par défaut.

41. Exercice 2 : contrepassation E2

42. Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - Cet exercice est dépendant de l’exercice 1 • La pièce comptable que vous avez créée pour passer une écriture de charge à payer n’est pas correcte (erreur de montant). • Vous devez effectuer la contre- passation de cette pièce comptable. Contre passation sur compte général Type de contre passation : Z4

43. Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - CORRECTION • Allez afficher la pièce de contre-passation que vous venez de créer

44. Sommaire • Les données de base de la comptabilité • La création d’une pièce comptable • La contre-passation d’une pièce comptable • La rapprochement comptable • L’accès aux documents dépenses et recettes • La saisie d’un acompte (avance financière) • Le décaissement manuel • Le paiement automatique • L’encaissement client • Le suivi et la relance client • Les états comptables

45. Le rapprochement comptable 4

46. La notion de rapprochement • Un poste est dit non rapproché lorsque aucune pièce de rapprochement n’y figure. • Un poste est dit rapproché quand une pièce de rapprochement y figure. La pièce de rapprochement est un « lettrage » du poste.

47. Rapprochement d’une pièce à l’autre (transfert avec rapprochement) Rapprochement par une pièce intermédiaire Les deux types de rapprochement Pièce A Débit Crédit Pièce C Pièce A Débit Crédit Pièce B Pièce C Débit Pièce C Crédit Pièce C Pièce B Débit Pièce B Crédit Pièce B Débit Pièce C Crédit

48. Exécution du rapprochement • Le rapprochement ne peut s’exécuter qu’entre plusieurs postes ayant comme caractéristiques : • Le même compte général ou le même compte de tiers (avec compte collectif identique) ; • La somme des montants fait apparaître un solde nul. • Le rapprochement peut être automatique ou manuel. • Un rapprochement manuel est soumis à l’appréciation du comptable (transfert de solde, encaissement manuel, décaissement) ; • Un rapprochement automatique s’exécute selon des critères définis au préalable; • (Par exemple : Numéro d’affectation identique) • Actuellement une série de rapprochements automatiques s’effectuent deux fois par jour pour les comptes généraux suivants : • 4081 0000 Fournisseur factures non parvenues ; • 4250 0000 Avances et acomptes au personnel ; • 4721 1000 Avances sur mission des agents ; • 2XXX XXX1 Comptes d’investissement d’attente.

49. Le rapprochement manuel Transférer avec rapprochement d’un poste à l’autre Rapprocher deux comptes généraux identiques Rapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiques Rapprocher deux comptes auxiliaires client identiques

50. Annulation de rapprochement • Il est possible d’annuler un rapprochement via la transaction « Dé-lettrage de pièce » Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus) Annulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochement