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COMO HACER UNA SU

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COMO HACER UNA SU

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Presentation Transcript

  1. COMO HACER UNA SU Juanola Sordo Barreiro

  2. COMO HACER UNA SU • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  3. COMO HACER UNA SU • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  4. AEGEE-EUROPA • Primeras decisiones • Hacer página • Comunicación con el SUCT • Motivation letters

  5. PRIMERAS DECISIONES I • Fechas • Intentar no pillar principio y final de SU con ciertas fechas (primeros o mediados de mes) • Título • Promoción • Video, página web, email, campaña… • Organizadores • Organizador principal, outgoing, incoming y treasurer • Modo de pago • Pago a llegada (%) o billetes por anticipado

  6. PRIMERAS DECISIONES II • Temática • Human Rights WG • International Politics WG • Culture WGGreen SU (Environmental WG) • Where Does Europe End? • Higher Education days • Otros • Competiciones • Mejor Green SU (EWG) • Mejor Web 2.0 SU (PRWG) • Mejor European Culture Night (CWG) • …

  7. HACER PAGINA • Dejar claro que tipo de SU es • Si no es la típica de sol y fiesta, si se hace deporte, si tiene temática de baile… • Intentar tener listos página web, email y video • Para poder promocionar la SU desde la misma web de AEGEE-Europa • No indicar muchas personas • Siempre se podrán añadir más tarde dependiendo del dinero • Tener más o menos claro el programa

  8. COMUNICACION CON EL SUCT • Listas de correos • SU-COORDINATORS-L • SU-OUTGOING-L • AEGEE-SU-L • AEGEE-L (principales mensajes) • Pagina web • http://www.projects.aegee.org/suct/su2011/boards/ • Atentos a los emails • Puede haber problemas con participantes, datos de la SU, etc… • Activity y Finantial report • A entregar hacia Octubre/Noviembre, avisan por email

  9. COMUNICACION CON EL SUCT

  10. MOTIVATION LETTERS • Se reciben por email • Gente que presiona por el email • Outgoings que nos intentan convencer • Gente no escogida por AEGEE-Europa • Gente que recalca que desea venir fuera de la Motivation letter • Modo de votación • Amigos y recomendados • Escoger 50% chicos y chicas, nacionalidades diversas, etc… • Saber escoger muy bien respecto al programa que tenemos

  11. PASOS A CONCRETAR • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  12. SUBVENCIONES • Principales subvenciones • Condiciones • Facturación • Justificaciones

  13. PRINCIPALES SUBVENCIONES • Informarse cuanto antes • Una de las primeras cosas a hacer, controlar cuando salen • Institutos de la juventud • Ayuntamientos • Universidad • Ayudas de obra social de bancos • Por pedir que no quede…

  14. CONDICIONES • Memorias de solicitud • A veces largas y un poco complicadas (IAJ) • Pedir dinero justo • En ocasiones se pide justificar todo el dinero que has pedido incluso si no te lo conceden todo • Presentar facturas • Leerse detenidamente las condiciones • Pueden pedir detalles como que en las facturas se indique si se ha pagado al contado o por tarjeta • Resúmenes claros pero concisos • Cuidado al indicar qué se pide (caso manutención en Castrillón)

  15. PRUEBA DE AGUDEZA VISUAL • Qué tal veis la imagen?

  16. FACTURACION • Llevar la facturación al día y separada • Todos los organizadores con los datos de la antena (su CIF, dirección, etc) • Presentar todas las facturas juntas al final del día • Realizar la facturación lo antes posible al acabar la SU • Es más fácil recordar de que es cada factura y recuperar las facturas perdidas • Separar las facturas del alcohol!!!!

  17. JUSTIFICACIONES • Enterarse de los plazos para cada subvención • Se indica en las condiciones y en la carta en la que se dice que cantidad nos conceden • Intentar hacerlas cuanto antes, al acabar la SU • Seguir de forma clara los pasos que nos piden (como con la memoria) • No saltarse ningún punto • Si hace falta indicar más datos se añaden en un anexo • En muchas piden datos parecidos

  18. PASOS A CONCRETAR • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  19. ALOJAMIENTO • Como pedirlo

  20. COMO PEDIRLO • Hacer un dossier informativo • Con todos los datos de qué es AEGEE, qué es una SU, etc… • Carta de AEGEE-Europa • Pedirlo cuanto antes • Cosas a destacar • Somos una ONG de estudiantes, se dejará como se encontró, estudiantes extranjeros que conocerán nuestra cultura… • Pedir el mayor rango de fechas y llaves • Es mejor tener las llaves para entrar y salir cuando se quiera • Si es posible pedir unos días antes y después de cuando se va a ir • Especificar que se va a hacer allí • Ofrecer publicidad y limpieza posterior

  21. PASOS A CONCRETAR • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  22. ACTIVIDADES REALIZADAS • Información a los participantes • Actividades • Workshops • Fiestas • Consejos

  23. INFORMACION A LOS PARTICIPANTES • Hacerlo todos los días por la mañana y el día antes por la noche • Dejar claro el tiempo que tienen para prepararse • Indicar si necesitarán algo (bañador, chubasquero, etc…) • Decirles media hora antes de la hora real • Si después de unos días siempre son puntuales se puede decir la hora real • Avisarles si al día siguiente nos moveremos a otro sitio para que hagan la maleta con tiempo

  24. ACTIVIDADES • Explicarla bien antes de realizarla • Para que a ningún participante le pille desprevenido • Indicar bien el tiempo aproximado que dura • Por si alguien quiere ir al baño o a comer algo antes • Decidles si tienen que realizar la actividad entera o pueden parar a la mitad • “Obligarles” a realizarla • No se puede perder una actividad porque un participante tiene sueño por salir la noche antes • Dejad claro cómo harán la actividad los organizadores • Por ejemplo, si es una caminata, unos delante del grupo y otros detrás para no perderlos

  25. WORKSHOPS • Siempre son aconsejables algunos WS • Se pueden hacer de temas muy interesantes • Historia del lugar, cultura, gastronomía, etc • Tratar de hacerlos entretenidos • No sólo un tío hablando por horas como yo… • Se puede hablar con gente de WG y proyectos que se conozcan para que los den • Se puede pedir que nos den WS en museos o Universidades

  26. FIESTAS • Intentar hacerlas temáticas • Cuanto más de cultura del país/región sean mejor • Aunque vengan de fiesta están deseosos de conocer el país y su cultura, y les puede sorprender que España sea algo más que toros y sangría • Decirles antes de que empiece a que hora comienza el programa el día antes • Cuidado con las fiestas de disfraces • A veces los participantes no están de humor para disfrazarse. Los organizadores deben de dar ejemplo disfrazandose antes • European Night diferente • Que no sea sólo beber alcoholes de distintos países. Cuanto más se haga relacionado con la cultura del país mejor: trajes, canciones, juegos, etc…

  27. CONSEJOS • Intentar evitar dos días seguidos de actividades duras siempre que se pueda • Llegar a acuerdos con bares (vamos a meter 40 personas en un bar un lunes… copas mas baratas) • Llevar la bandera y la mascota para hacerse fotos todos juntos con los símbolos de la antena • Pero cuidadín que nos los roban a la mínima • Comprobar el tiempo que va a hacer • Antes de la SU y antes de cada día • www.accuweather.com (da el tiempo para los siguientes 15 días) • Tener un plan B

  28. PASOS A CONCRETAR • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  29. COMIDA • Comida a ofrecer • Desayunos • Picnics • Comidas/cenas • Alcohol

  30. COMIDA A OFRECER • Acordarse siempre de los vegetarianos, los alérgicos y los musulmanes • Al menos desayuno y una de las comidas fuertes del día (comida o cena) • Se puede dejar más para el final (dependiendo del dinero que nos den) • Si se tienen platos, vasos y cubiertos de plástico reutilizables mejor • Cada uno usa el suyo y se preocupa del suyo • Recordarles que tienen que llevarlo durante toda la SU y limpiarse cada uno el suyo o sino no comen • Y es muy green! 

  31. DESAYUNOS • Pensar si se tiene lo necesario el día antes • Y si es finde, pensar si se tiene suficiente hasta el lunes!!! • Cuanto más cosas distintas se les ofrezca mejor • Pero los extranjeros suelen preferir los desayunos salados (jamón, queso, etc…) • Y de beber, mejor los zumos y el café con leche • Levantarse 30 min antes que los participantes para ponerlo • Intentar evitar que se hagan bocatas • Se les ofrece el desayuno, no un bufet para todo el día

  32. PICNICS • Acordarse de los vegetarianos / alérgicos / turcos… • Los días que haga falta organizar a todos los organizadores para preparar los picnics • Ofrecer siempre una pieza de fruta y agua • Si se puede, un par de bocatas y algo dulce como barritas de cereales o galletas • Dejárselo preparado a los participantes y que ellos cojan una cosa de cada y se lo metan en la mochila • Intentar evitar el repetir bocatas • Se pueden hacer de jamón con queso, atún con tomate, calamares en su tinta, etc…

  33. COMIDAS-CENAS • Buscar un restaurante y hacer precio con el menú • Siempre se pueden hacer barbacoas o cocinar por vosotros mismos • Hay que darles al menos una de las comidas calientes del día (comida o cena)

  34. ALCOHOL • Si se compra, separarlo en las facturas • No se puede justificar en ninguna subvención • La sangría es muy fácil de hacer y muy barata • Se puede mezclar en cualquier cubo de plástico (limpio) • Por supuesto habrá que ofrecerles algo de alcohol típico • (Asturias = sidra, Cantabria= orujo…) • Mucho cuidado con la zona donde se ofrece el alcohol, puede quedar muy sucia • Evitar hacerlo dentro de los colegios, polideportivos, etc

  35. PASOS A CONCRETAR • AEGEE-Europa • Subvenciones • Alojamiento • Actividades • Comida • Organizadores • Finalización

  36. ORGANIZADORES • División de tareas • Organizador principal • Outgoing • Incoming • Tesorero • Fundraising • Comportamiento

  37. DIVISION DE TAREAS • Es mejor dar a cada persona un puesto para que sepa que hacer en cada momento • P.ej. Encargado de desayunos, de entradas, etc… • Pero todos han de ayudar siempre que les sea posible • El organizador principal llevará mucha carga de trabajo (ya que siempre será el que mejor sepa el programa) pero debe delegar siempre que pueda

  38. ORGANIZADOR PRINCIPAL I • La cara visible de la SU • Es aconsejable que siempre esté cuando se vaya a pedir algo (alojamiento, comida, etc) • Redactará la mayoría de los documentos necesarios (subvenciones, dossier, booklet, reports, etc…) • Debe ser el primero en dar ejemplo en todas las ocasiones • La mayoría de las veces será el que hable con los participantes

  39. ORGANIZADOR PRINCIPAL II • Llevará la mayor parte del trabajo post-SU • Debe supervisar siempre el trabajo de los demás • Nunca dar por hecho que se ha hecho algo, siempre comprobarlo • Tendrá el móvil de AEGEE en todo momento, y las listas de móviles de todos los participantes • Intentar pensar en TODOS los detalles

  40. OUTGOING • Encargado de llevar a cabo la campaña de SU • Ayudará a las personas a corregir las cartas que envían para ir de SU • Hablar con otras antenas para que cojan a nuestros socios • Hacer listas de socios que hayan pedido SU, listas de socios aceptados, preguntar a las antenas si se han comportado correctamente, etc…

  41. INCOMING • Debe ser el que mantiene informados a los participantes desde que son escogidos • Principalmente por email, grupos de gmail, facebook, pagina web, etc… • Informarles de que material deben traer, información que nos han de enviar, etc… • También se encarga de ayudar a los que necesiten visado a conseguirlo • Hacer lista de llegadas y recolectar billetes de avión • Es importante que esté al principio de la SU, ya que será la “cara conocida” para los participantes

  42. INCOMING (LLEGADAS) • Tener una visión general sobre las horas de llegada • Recogerles de la estación o fijar un sitio de encuentro • Al registrarse: • Recolectar las cuotas • Darles un pack de bienvenida que contenga al menos información del evento (programa, booklet, contacto organizadores, teléfonos emergencia …) • Presentarles a la gente de la organización: • Dejar claro quienes son los organizadores • Llevar los nombres en tarjetas identificativas

  43. TESORERO I • Debe ser el que saque el dinero con la tarjeta de crédito y lo reparta a los que se lo pidan • Imponer una hora para recoger facturas • P.ej. de 21:00 a 21:30 antes de la cena • Cada organizador que coja una factura la guardará hasta que el tesorero la coja • Llevar las facturas separadas por día • Tener un papel por día en el que se anote el número de factura, nombre de la empresa, cantidad, si es de alcohol y si ha sido hinchada

  44. TESORERO II • Realizar un Excel con todos los datos • Intentar recopilar todas las facturas nada más terminar la SU • Tener dos hojas en el Excel, una en la que se tienen las cuentas oficiales de la SU, y otra con las cuentas internas • Las oficiales tendrán el precio de las facturas hinchadas y sin alcohol • Las de cuentas internas tendrán lo pagado sin hinchar y el alcohol

  45. FUNDRAISING • Encargado de conseguir dinero/cosas para la SU • Debería ser también el encargado de las subvenciones • Debe trabajar un poco con el tesorero (para aclarar el tema de facturación) • Buscar ideas para conseguir cosas • Por ejemplo llegar a acuerdos con empresas para que le den cosas a cambio de publicidad en los booklets o artículos en los periódicos

  46. COMPORTAMIENTO I • Hacer reuniones TODOS los días • Siempre hay 5min para reunirse antes de la cena • Levantarse TODOS a la misma hora • Siempre hay trabajo y es una falta de respeto hacia el resto de organizadores quedarse durmiendo • Dejar claro antes de empezar la SU cuando se estará disponible • Si se quiere ir uno de SU, intentar pedir una en la que no coincidan las fechas • No apuntarse y desapuntarse cuando a uno le de la gana • Es desesperante no saber con quien contar y las bajas de última hora

  47. COMPORTAMIENTO II • NUNCA discutir enfrente de los participantes • Pensar que los organizadores a veces se han de sacrificar por los participantes • Ellos han pagado, tú no • Pero no ser sus sirvientes recogiéndoles todo • Si te mandan hacer algo y no pudiste hacerlo, dilo • Si se cuenta con algo hecho y no lo está, puede suponer un problema

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