Az inspirálás útjai ― belső együttműködés

1. Kodolányi Napok, 2006. május 8-9. Az inspirálás útjai ― belső együttműködés Mikulás Gábor Információs és pr-tanácsadó, az MPRSZ tagja mikulasg@gmconsulting.hu • www.gmconsulting.hu

2. Miért? „A fiatal és új munkatársak az ötletek buzgó forrása lehetnek, mert a dolgokat még nem veszik megszokottnak, felfedezik a változtatás lehetőségeit, és még nincs meg a foglalkozási vakságuk. E képességeket gyorsan elveszítik, és a fiatalok rövidesen – akár az idősebbek – mindent adottnak és változtathatatlannak tekintenek.” (Hermann Simon, http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/079/index.htm )

3. [Belső] ügyfélmegtartás - motívumok? B. Thompson: The loyality connection : secrets to customer retention and increased profits, 2005

4. Kezdjük elölről: könyvtári célunk • Könyvtár: Managing information to people (M.B. Line); azaz: információ menedzselése az emberek számára, vagy proaktív marketingszemlélettel: • Az emberek információigényének menedzselése(!) • Ehhez a legjobban rezonáló csapat és szolgáltatás kialakítása; a legfontosabb erőforrás felhatalmazása • A gyakorlat azonban utolsók közt a prioritásban: költségvetés, könyvtári stratégia, pályázati kiírások)

5. A legfőbb erőforrás elvesztésének okai • Első helyen: nem megfelelő szervezeti kultúra • Nem megfelelő az „ügyfélkapcsolat” = belső pr • Ezeket a vezetés minősége határozza meg (hosszabb távon mindenképpen) • Így a legértékesebb erőforrás ellen legtöbbet a hozzá nem értő, kontraszelektált vezető tesz (főként nagy hatalmi távolsági index esetén)

6. Szervezeti kultúra • A szervezet tagjai által osztott - alapvető előfeltevések, - hiedelmek és - értékek rendszere; segít az ön- és környezet-meghatározásban. • Rituálékban, szimbólumokban és tárgyakban jelenik meg. pl.: ?

7. Hitek… • Hitek szűrők is: válogatják a szcenáriókat, segítik a cselekvést; nem pedig arról szólnak, ami valós. • Pl.: „a beosztottak butábbak, mint a főnök”, „a kiszervezéssel beismerjük gyenge képességeinket” • Helyettük pl.: „hogyan tudom hatékonyan azonosítani és kinyerni beosztottaim tudását?”, „mely tevékenységekben legyünk sikeresek és melyeket hagyjuk másra?”

8. A munkatárs megnyerése kívülről motiválás megfelelő szelektálás után a belső motiváció (=inspiráció) erősítése M. S. Martin, 1981 alapján

9. Értéklánc az inspirációhoz Azonosulás hatásfok Együttgondolkodás Inspirálás Informálás Kommunikálás idő Kukoda B.: A belső pr aspektusai, 1996 alapján

10. A munkatársak pozícionálása Menedzsmentfórum, 2006 alapján

11. A munkaerő életgörbéje intenzitás értékelőállítás (tapasztalat + rugalmasság) motiváltság kb. fél év idő

12. Motiváció • Alapvetően külső ráhatás; a teljesítmény elismerése • Motiváló tényezők: maga a munka (vö.: Marx) - látni a munka értelmét - a külső és belső célokat- kapcsolat a munka haszonélvezőivel (vevőkkel) - azonosulás a munkával - büszkeség a közös és saját teljesítményre • Higiéniai tényezők: munkakörnyezet, fizetés stb. • A motiváltság szintje a prosperitás prognózisa! Ld.: F. Herzberg két-kényező elmélete

13. Kívánatos szemléletváltás • Utasítás és ellenőrzés (Command & Control) helyett összegyűjt és együttműködik (Collect & Collaborate) • (Külső) motiváció helyett (belső) inspirálás • „Az én vezérem bensőmből vezérel!      Emberek, nem vadak -elmék vagyunk! Szivünk, mig vágyat érlel,      nem kartoték-adat.Jöjj el, szabadság! Te szülj nekem rendet, ...”

14. Motiváció helyett: inspirálás • Inspirálás:- együttgondolkodás- karriertervezés- akadályok eltüntetése- támogatás • A kellő szintű stressz biztosítása • Megtartás helyett az elkötelezettség növelése • Alapcélok: teljesítés, igazságos bánásmód, csoporthoz tartozás

15. I. Teljesítés • A biztonságérzet megteremtése után(!) 1. Szervezeti cél (világos, hihető és inspiráló) 2. Elismerés (pl. vállon veregetés, rövid szóbeli elismerés, ebédmeghívás, feljebbvalók előtti elismerés, fizetett szabadnap, virág köszönetkártyával az íróasztalra, …) 3. A munkatársak céljainak támogatása 4. Személyes segítés a fejlődésben (coaching)

16. II. Igazságos bánásmód 5. Teljes körű kommunikáció – arról, amiről a munkatársak igénye szól (érdemes őket erről megkérdezni) Amit meg lehet értetni, nem kell megparancsolni.A legnagyobb probléma: félreértés (a lehető legközvetlenebb fogalmazás szükséges). Hatás a morálra és elismertségre.A nonverbális jobban hat! 6. Szembesülés a gyenge teljesítménnyel

17. III. Csoporthoz tartozás 7. Csapatmunka támogatása (jobb problémamegoldás, egymás motiválása)- önirányító munkacsoportok (ki kivel dolgozik jól), rotálás: tanulás egymástól; ötletek, módszerek és célok különbözősége – vö.: tudásmenedzsment) Mindhárom célhoz: 8. Figyelmes hallgatás és participáció; olyan atmoszféra teremtése, ahol „a múlt nem elég jó”.

18. További eszközök • Karriertervezés, belső állásbörze és outplacement, IAM (pénzügyi, tudás-, ügyfél- és szervezeti tőke) • Felhatalmazás, delegálás, kaizen • Visszacsatolások, menedzsment-audit, 360°-os értékelés, elismerések • „Nyitott ajtó”, bátorítás – az ellentmondásra is – már ennek mellőzése is torzító hatású(!) • Mediáció, játszmakezelés, a kiégés és megrekedés kezelése

19. Gyakorlat vezetőknek • Kérdezzünk rá érzelmileg fontos célokra: − Mi a legfontosabb az Ön munkájában?A válasz után: − Mi a fontos abban?Írja le; milyen lenne a tökéletes feladat.Mondjad: − Méltányolom elképzelését, és észben tartom.Majd valósítsd is meg számára (ami csak egyezik a szervezeti célokkal). • Évente elbeszélgetés, értékelés Kötelezővé tétel: Arbeitszeiten­Regelung, Németország, 2003

20. Gátló tényező: hatalomkultúra… • Kisebbrendűség és fölényesség együtt (hajlam a kényszeres bizonyításra és önfényezésre) • „Meggyőzés” ― a bizalom kiérdemlése helyett (a háttérben: kompetenciahiány) • Súlyos következmény: a bizalomhiány miatt lefojtódik a tudásátadás, a teljesítmény; változó környezetben romlik a hatékonyság és a szervezet versenyképessége így hiú ábránd a tudásmenedzsment

21. Teendők – a mai naptól • Önvizsgálat: Mennyiben segítem munkatársaim által a könyvtárhasználók információs céljainak elérését? Jól dolgozom-e munkatársaim keze alá? • Beosztottaim (ügyfeleim) személyes céljainak megismerése • Gyors segítség közös céljainak elérésében

22. Kérdés, kommentár… Mikulás Gábor,információs és pr-tanácsadó mikulasg@gmconsulting.hu www.gmconsulting.hu/inf

23. KIT Hírlevél • Folyamatos szakmai inspirálódás • Pr-eszköz (imázs-építés) • Eszköz: sajtófigyelés, hírgenerálás, kommentálás, felmérések, technikai infrastruktúra