BELGE Y NETIMINDE STANDART DOSYA PLANI ve BELGE ARSIVLEME SISTEMI

1.  BELGE Y�NETIMINDE STANDART DOSYA PLANI ve BELGE ARSIVLEME SISTEMI

2. Y�KSEK�GRETIM �ST KURULUSLARIVEY�KSEK�GRETIM KURUMLARISAKLAMA S�RELI STANDART DOSYA PLANINISAN,2010/ ANKARA

3. Genelge Basbakanliktan: Konu : Standart Dosya Plani GENELGE NO : 2005/7 Kamu kurum ve kuruluslarinca elektronik ortamda veya evrak d�zeninde olusturulan belgelerin dosyalanmasinda genel bir y�ntem belirlenerek, ihtiya� halinde bu belgelere kolay ve hizli bir sekilde erisim imkani saglamak amaciyla, Basbakanlik Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g�'n�n koordinasyonunda "Standart Dosya Plani" �alismalari baslatilmis ve kamu kurum ve kuruluslarinin kendi "Ana Hizmet Birimlerine Iliskin Dosya Plani"ni hazirlamalari, 11/06/2002 tarih ve B.02.0.PPG.0.12-320-8880 sayili yazi ile bizzat basbakan tarafindan, talimatlandirilmistir.

4. Belediyeler ve �zel idarelerin ana faaliyetlerine y�nelik dosya planlari I�isleri Bakanliginca, �niversitelerin ana faaliyetlerine y�nelik dosya planlari ise Y�ksek �gretim Kurulu Baskanliginca en kisa s�rede hazirlanarak Basbakanlik Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g�ne g�nderilecek, mezk�r Genel M�d�rl�k�e onaylanmasini m�teakip ortak alanlarla birlikte t�m belediye, �zel idare ve �niversitelerde kullanilmaya baslanacaktir.denilmisti.

5. T�m kamu kurum ve kuruluslari tarafindan ortaklasa kullanilacak olan, kurumlarin yardimci hizmet, danisma ve denetim birimlerine ait dosya planlarinin da Basbakanlik Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g� tarafindan hazirlanmasi �ng�r�lm�s ve bu �alisma sonu�landirilarak, Genelge ekinde bulunan "Ortak Alanlara Ait Dosya Plani" hazirlanmistir. S�z konusu talimat dogrultusunda "Ana Hizmet Birimlerine �liskin Dosya Plani"ni hazirlayan kamu kurum ve kuruluslari, bu dosya planlarina "Ortak Alanlara Ait Dosya Plani"ni da eklemek suretiyle dosya planlarini olusturmus olacaklar ve Genelgenin yayimi tarihinden itibaren uygulamaya baslayacaklardir. Diye uyarilmislardi. Ayrica ,Ana hizmet birimlerine iliskin dosya planlarini hen�z hazirlamamis bulunan kurum ve kuruluslar ise bu y�k�ml�l�klerini en kisa s�rede yerine getirecekler, ancak ortak alanlarda belirtilen faaliyetler i�in "Ortak Alanlara Ait Dosya Plani"ni uygulamaya baslayacaklardir.Denilmistir.

6. STANDART DOSYA PLANI A�IKLAMA VE KURALLARI: GENEL A�IKLAMALAR

7. GENEL A�IKLAMALAR Dosya: Ayni konuyu ihtiva eden yazilar grubudur. T�mlesik Dosya: Her bir islem i�in a�ilan ve islemle ilgili t�m belgelerin bir arada tutuldugu dosyayi ifade eder. T�mlesik dosyalar bir islem, kisi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyalari, Dava Dosyalari, Proje Dosyalari vb.). Dosya Plani: Kurum ve kuruluslarin is ve islemleri sonucunda tesekk�l eden belgelerin, sistemli bir sekilde dosyalanmasini saglamak �zere �nceden hazirlanmis konu ve konu numaralari envanteridir. Bu dosya plani, 2002 tarihinde Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g� koordinesinde baslatilan "Standart Dosya Plani" projesinin sonucunda hazirlanarak, 2005/7 sayili Basbakanlik Genelgesi ile uygulamaya konulmus olup, zaman i�inde kurum ve kuruluslarin g�r�s ve �nerileri dogrultusunda yenilenmesine ihtiya� duyulmustur.

9. Her birimde var olmasi muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporlari, istatistikler vb.) i�in 000-099 sayisal araligi kullanilmistir. Kurum ve kuruluslarin ana hizmet faaliyeti konumunda olmasina ragmen 000-099 veya 600-999 sayisal araliginda tanimlanmis konulara, ana hizmet faaliyetleri i�in hazirlanan Planlarda (100-599 sayisal araliginda) yer verilmemis; bu faaliyet konulari i�in 000-099 veya 600-999 sayisal araliginin kullanimi �nerilmistir. B�yle bir b�l�nme ile, ayni konuya ait belgelerin ayni "ad" ve "numara" ile a�ilacak dosyalarda toplanmasi ama�lanmis, b�ylece kurum i�i birliktelik saglamanin yaninda, �zellikle yardimci hizmet, danisma ve denetim konularinda t�m kurum ve kuruluslarda birliktelik saglanmasi hedeflenmistir.

10. STANDART DOSYA PLANI A�IKLAMA VE KURALLARI Planda, faaliyetin adi altinda ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan iliskileri dikkate alinarak, bir araya getirilmis ve numaralandirilmistir. Planda ana konular i�in 000 sayisal, birinci, ikinci ve ���nc� alt konular i�in 00 sayisal karakter kullanilmistir. �rnegin;

12. Bu yapilanma, yil i�erisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayida belge tesekk�l etmesi durumunda ana konu adi altinda dosya a�ilmasini ve belgelerin bu dosyada toplanmasini; faaliyetle ilgili yogun belge tesekk�l etmesi halinde ise, alt konu basliklari kullanilmak suretiyle dosya a�ilmasini �ng�rmektedir. Dosya planinda yer alan konu numaralari,hazirlanan yazinin sayi b�l�m�ne, birim kodundan hemen sonra (-) isareti konularak yazilacaktir. �rnek; :B.02.0.ARV.0.11.01.03-805.02.01-3473 /.. Birim KODU Dosya Kodu Kayit no (14.Hane)

13. Birim (Haberlesme) kodu, yazinin hazirlandigi kurum ve kurulusun en alt birimine kadar belirlendigi kodlama olup, 1991/17 sayili Basbakanlik Genelgesi ile Standart Dosya Plani, A�iklama ve Kurallar kullanilmasi mecburi kilinmistir. Yazisma ve haberlesmede standartlasmanin ilk adimini olusturan haberlesme kodlari "Sayi" b�l�m�n�n ilk unsurunu teskil etmektedir. Dosya numarasi, yazinin konusunu ifade ettigi gibi, islemi biten yazinin ait oldugu dosyayi; veya hangi dosyaya konulacagini g�stermektedir. Dosya plani ile, yazilarin "sayi" b�l�m�nde bulunmasi gereken ikinci unsur yani "dosya numarasi�uygulamasida saglanmis olacaktir.

14. DOSYALAMA ISLEMLERINDE UYULACAK KURALLAR

15. Dosya Planlarinin 000-099 ve 600-999 sayisal araliginda tanimlanan dosya konulari t�m kurum ve kuruluslarda ayni; ana hizmet faaliyetlerine iliskin 100-599 sayisal araliginda yer alan konularin ise, kurum ve kuruluslarda farkli tanimlamalari i�erdigi unutulmamalidir. Kurum disindan gelen bir yazida 100-599 sayisal araliginda tanimlanmis bir dosya numarasinin, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu oldugu bilinmeli; bu dosya numarasi cevabi yazilarda referans olarak alinmamalidir.

16. Hazirlanan yazinin dosya numarasinin tespitinde, nerede dosyalanmasi gerektigi d�s�ncesinden hareketle dosya numarasi belirlenmeli; bu yaklasim, ayni mahiyetteki t�m belgeler i�in de uygulanmalidir. Dosya numarasinin tespitinde, kurum i�i veya kurum disindan gelen yazilardaki dosya numaralari belirleyici olmamalidir.

17. Her faaliyet gurubunun ilk dosyasi konumunda bulunan ve �� karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birka�ina iliskin yapilan yazismalarin kendi konu numaralari ile dosya a�ilma yogunluguna erismedigi durumlarda dosyalanabilmesine imkan saglamak amaciyla tanimlanmistir. �rnegin, yil i�erisinde �Personel isleri� ne ait konularda az sayida yazisma tesekk�l etmesi durumunda �900 Personel Isleri� kodu ile a�ilacak bir dosyada bu belgelerin toplanmasi gerekmektedir. �900 Personel Isleri� adli bir dosya, 900-929 sayisal araliginda personel konusu ile ilgili belgeleri barindirdigini ifade etmektedir. Her faaliyet grubunun son dosyasi konumunda bulunan ve sonu �9� ile biten �� karakter rakam kodla tanimlanmis�Diger�adli dosyalar,o faaliyet grubunun bir par�asi olmasina ragmen, faaliyet grubunda sayilan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazilarin kodlanmasinda ve dosyalanmasinda kullanilmak �zere tanimlanmistir.

18. Faaliyet gruplarinda ele alinan ana konularin 1. alt b�l�nmelerinin sonunda �99 Diger� adi ile kodlanan dosyalar ise, kendinden �nceki alt konularin hi� birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazilarin dosyalanmasi i�in kullanilacaktir. Bu kural 2. ve 3. alt b�l�nmeler i�in de ayni usulde uygulanacaktir.

19. Planda, 2. ve 3. alt b�l�nmelerin sonunda �99 Diger� adiyla dosya tanimlamasi yapilmamistir. Bu b�l�nmeler i�in de ihtiya� halinde "99 Diger" adiyla dosya a�ilabilecektir. Dosya planinda "Diger" adi ile ifade edilen dosya numaralari kullanilarak a�ilan dosyalar yil sonunda birimlerince incelenip, yogun yazisma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu g�r�len konular belirlenecek ve kurumun dosya planindan sorumlu birimlere bildirilecektir. Hazirlanan yazilara dosya numarasi tespitinde, dosya konusunun alt ayrimlari yapilmis ise, yazinin konusunu ifade eden alt ayrim kodlari kullanilacaktir. Alt ayrimlarin geneli konumundaki dosya konusu yazismalarda kullanilmayacaktir. Bu gibi durumlarda alt ayrimlarin geneli durumundaki konular yalnizca dosya numarasi olarak kullanilabilecektir.

20. Ayni dosya numarasini tasiyan belgelerin yogunlugundan dolayi erisimin daha etkin saglanabilmesi amaciyla dosya planinda herhangi bir istisna getirilmemis ise, cografik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapilabilecektir. Dosya planinda istisna getirilen ayirimlara iliskin kullanilacak kisaltmalar planin "Ek-1 ve Ek-2" b�l�m�nde verilmistir. Bu ayirimlarin gerektirdigi durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" b�l�m�nde verilen kisaltmalar veya kodlar , dosya numarasina, �/� isaretinin ardindan yansitilacak; gerektigi durumlarda da ayri dosyalar a�ilmasi saglanacaktir.

21. Kurumca �zel �nem arz eden tanimlamalar (�zel kodlar), ayni konulu belge ve dosyalarin birbirinden ayrilmasini saglamak amaciyla k�seli parantez "[ ]" i�inde kullanilabilecektir. K�seli parantez, kuruma �zel kodlamalarin belirlendigi bir alani ifade etmektedir. K�seli parantez i�erisinde birden fazla tanimlama ve kodlamanin yapilmasi gerektigi durumlarda, her farkli kod �;� (noktali virg�l) isareti ile birbirinden ayrilacaktir.

22. �rnekler; -622.01/69 : Talep ve Sikayetler (Bayburt) -724.01.03/DE: �lkelerle Isbirligi (Almanya) -050.02.04[54/351]: 54/351 sayili Y�netim Kurulu Karari

23. -641.04[2004/13]: 2004/13 no�lu idari dava dosyasi -903.07.02[C-46] : C-46 Sicil Numarali Selvet Sara�in Yurt i�i G�revlendirmesi -604.02.03[TBAG-719]: TBAG-719 no�lu T�bitak Projesi (izleme ve raporlama) -604.02.03/06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgiliTBAG-719 no�lu T�bitak Projesi

24. Yazinin dosya numarasi, yaziyi hazirlayan g�revliler tarafindan dosya plani dogrultusunda belirlenerek, yaziya yansitilacaktir. �nite amirleri hatali islemleri �nlemeye y�nelik kontrol islemlerini yapacak ve islemi biten yazilar bu dosya numarasi dikkate alinarak dosyalanacaktir. Bir yaziya birden fazla dosya numarasi verilebilecegi durumlarda, agirlikli konu dosya numarasi olarak belirlenecek, gerektiginde yazinin bir �rnegi ilgili bulundugu diger dosyaya da konulabilecektir.

25. Dosya planinda ayrica tanimlanmis dahi olsa bir islemin devami veya par�asi konumundaki yazilar, islem b�t�nl�g�n�n bozulmamasi amaciyla ilgili bulundugu islem kodu ile tanimlanmaya devam edilecektir. Bu t�r yazilarin ayri bir dosyada da takip edilmesi gerektiginde dosya planindaki kendi konu kodu ile dosya a�ilarak, yazilarin birer �rnegi bu dosyaya konulabilecektir.

26. �rnek; Satinalma s�recinde alinmasi gereken bir olur i�in �Genel Isler� b�l�m�nde yer alan �020 Olurlar, onaylar� kodu kullanilmamalidir. Alinmasi gereken onay satin alma s�recinin ayrilmaz par�asi olmasi sebebiyle satin alma kodu ile tanimlanmali ve satin alma dosyasinda saklanmalidir. Birimin rahat ulasim ve yararlanma ihtiyacindan dolayi farkli kodlarla tanimlanmis olurlarin birer �rnegi �020 Olurlar� adi ile a�ilacak dosyada toplanabilecektir

34. KULLANILACAK KLAS�R ETIKETI TANZIMI ISLEMLERI