หลักการจัดทำกระดาษทำการ ของผู้ตรวจสอบภายใน

1. หลักการจัดทำกระดาษทำการของผู้ตรวจสอบภายในหลักการจัดทำกระดาษทำการของผู้ตรวจสอบภายใน

2. หัวข้อ • ความหมายของกระดาษทำการ • วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ • ชนิดของกระดาษทำการ • หลักการจัดทำกระดาษทำการ • การจัดหมวดหมู่ของกระดาษทำการ • การสอบทานกระดาษทำการ • การเก็บรักษากระดาษทำการ

3. ความหมายของกระดาษทำการความหมายของกระดาษทำการ ชุดของเอกสารที่รวมถึง เอกสารต่างๆ รายงาน จดหมายติดต่อ และ เอกสารอื่นที่เป็นหลักฐานซึ่งได้มีการรวบรวมไว้ในช่วงที่ปฏิบัติภารกิจตรวจสอบภายใน กระดาษทำการอาจเป็นเอกสารกระดาษ หรือ เป็นแฟ้มที่อยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ก็ได้ กระดาษทำการอาจอยู่ในรูปของตาราง การวิเคราะห์ และ สำเนาเอกสารที่มีการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของภารกิจตรวจสอบภายใน

4. ทำไมจึงต้องทำกระดาษทำการทำไมจึงต้องทำกระดาษทำการ มาตรฐานการตรวจสอบภายใน หมายเลข 2330: ผู้ตรวจสอบภายในต้องบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนข้อสรุปและ ผลการปฏิบัติภารกิจ

5. วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการวัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ ช่วยในการวางแผนและการปฏิบัติงานตรวจสอบ ช่วยในการควบคุมงานและสอบทานงานที่แล้วเสร็จ ช่วยแสดงให้ทราบว่า การปฏิบัติภารกิจบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ เก็บหลักฐานที่สนับสนุนการสื่อสารของผู้ตรวจสอบภายใน

6. วัตถุประสงค์ของกระดาษทำการ (ต่อ) เป็นข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการประเมินคุณภาพของงานตรวจสอบภายใน ช่วยในการพัฒนาความเป็นมืออาชีพของผู้ตรวจสอบภายใน แสดงให้เห็นว่าการปฏิบัติงานด้านการตรวจสอบภายในสอดคล้องกับมาตรฐานของ IIA

7. ชนิดของกระดาษทำการ กระดาษทำการมีหลากหลายชนิด ตัวอย่าง เช่น • แนวทางการปฏิบัติงาน/แนวทางการตรวจสอบที่ใช้ เพื่อบันทึกเกี่ยวกับลักษณะ ขอบเขต และเวลาของกระบวนการตรวจสอบแต่ละขั้นตอน • งบประมาณเวลา และตารางการจัดสรรทรัพยากรในการปฏิบัติงาน • แบบสอบถามใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเกี่ยวกับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ รวมไปถึงวัตถุประสงค์ ความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุมและกิจกรรมการดำเนินงาน • Flowchart (ผังงาน) ที่ใช้เพื่อบันทึกกิจกรรม กระบวนการ ความเสี่ยง และกิจกรรมการควบคุม

8. ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) ตาราง กราฟ และแผนภาพ เช่น ผังความเสี่ยง (risk map) ที่ใช้เพื่อระบุจุดของผลกระทบ และความเป็นไปได้ที่จะเกิดความเสี่ยง บันทึกข้อความเชิงบรรยายใช้เพื่อบันทึกผลการสัมภาษณ์และผลของการประชุม อื่นๆ กับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ สารสนเทศองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ เช่น ผังองค์กร คำบรรยายลักษณะงาน นโยบายและวิธีการในการดำเนินงานและการเงิน

9. ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) สำเนาของเอกสารเบื้องต้น เช่น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ รายงานรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ บัตรกำนัล และเช็ค สำเนาของบันทึกสำคัญอื่น ๆ เช่น บันทึกการประชุมและสัญญา บันทึกที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศ เช่น รายการโปรแกรม (Program listings)และ รายงานสิ่งผิดปกติ (Exception Report) บันทึกทางการบัญชี เช่น งบทดลอง สิ่งที่คัดลอกมาจากสมุดรายวัน และ บัญชีแยกประเภท

10. ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) หลักฐานที่ได้รับมาจากบุคคลภายนอก เช่น คำยืนยันจากลูกค้า และการรับรองจากคณะที่ปรึกษาทางกฎหมายจากภายนอก แผ่นงาน(worksheet)ที่จัดทำโดยผู้ตรวจสอบ ประเภทของกระดาษทำการอื่น ๆ ที่จัดทำโดยผู้ตรวจสอบภายในที่สะท้อนถึงการดำเนินงาน (เช่น การวิเคราะห์เปรียบเทียบ ผลการวิเคราะห์ข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ และผลการทดสอบรายการโดยตรง และค่าวัดผลการปฏิบัติงาน) หลักฐานที่รวบรวมโดยหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบและทดสอบโดยผู้ตรวจสอบภายใน

11. ชนิดของกระดาษทำการ (ต่อ) กิจกรรมการควบคุมที่ดำเนินการโดยหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบและดำเนินการซ้ำโดยผู้ตรวจสอบภายใน (เช่น การทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร) การสื่อสารด้วยการเขียน และ บันทึกการสื่อสารทางวาจากับหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบในระหว่างปฏิบัติงานตรวจสอบ รายงานของผู้ตรวจสอบภายในเกี่ยวกับสิ่งที่พบ ข้อเสนอแนะ และข้อสรุป

12. หลักการจัดทำกระดาษทำการหลักการจัดทำกระดาษทำการ • ความเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์การตรวจสอบ (Relevance to audit objectives) ควรมีคำอธิบายว่ากระดาษทำการแผ่นนั้นแสดงถึงอะไร ไม่ควรรวมเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องไว้ในแฟ้มฯ • การสรุปรายละเอียด (Condensation of detail) • ความชัดเจนของการนำเสนอสารสนเทศ (Clarity of presentationof information)

13. หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) • ความถูกต้องสมบูรณ์ของกระดาษทำการ (Workpaper accuracy) • การดำเนินการกับประเด็นที่ค้างอยู่ (Action on open items) • รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน (Standard of forms)

14. หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) รูปแบบที่เป็นมาตรฐานประกอบด้วย • หัวข้อเรื่อง - ระบุหัวข้อใหญ่ หัวข้อย่อย ชื่อผู้จัดทำ และวันที่จัดทำ • รูปแบบในภาพรวม - การจัดวางหัวข้อ จัดขอบหน้า จัดความห่างระหว่างบรรทัด ที่เหมาะสม • ความเป็นระเบียบและง่ายต่อการอ่าน

15. หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) มีแบบฟอร์มกระดาษทำการบางอย่างไว้เป็นมาตรฐาน เช่น ใบตรวจนับเงินสด กระดาษทำการสรุปผลการยืนยันยอดลูกหนี้ ใช้เครื่องหมายตรวจสอบ (tick mark)เพื่อระบุวิธีการตรวจสอบที่ได้ทำไป และ ระบุคำอธิบายเครื่องหมายการตรวจสอบที่ใช้

16. หลักการจัดทำกระดาษทำการ (ต่อ) • ใส่ดัชนีอ้างอิงกระดาษทำการ (index) ที่มุมขวาบน - ระบบการให้ดัชนีควรมีลำดับชั้นของการสนับสนุนข้อมูลระหว่างกัน เช่น ลน-3-17หมายถึง หน้าที่ 17 ของ กระดาษทำการลูกหนี้ส่วนที่ 3 • ดัชนีอ้างอิงกระดาษทำการอื่น (cross-indexing) ทั้งที่มาและที่ไปอยู่ในเนื้อหาต้องตรงกัน

17. การจัดหมวดหมู่ของกระดาษทำการการจัดหมวดหมู่ของกระดาษทำการ • แฟ้มถาวร (Permanent Files) • แฟ้มธุรการ (Administrative or Correspondent Files) • แฟ้มกระบวนงานตรวจสอบ (Audit Procedure Files)

18. แฟ้มถาวร งานตรวจสอบบางเรื่องที่ทำเป็นประจำ ควรจัดทำแฟ้มถาวรเพื่อเก็บข้อมูลในอดีต และต่อเนื่องมาจนถึงการตรวจสอบในปัจจุบัน เพื่อจะได้ไม่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่ทุกครั้งที่ตรวจ • แผนผังขององค์กรของหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ • ผังบัญชี (กรณีตรวจทางด้านการเงิน) และสำเนาของนโยบายหรือกระบวนการหลักๆ • สำเนาของการรายงานการตรวจสอบครั้งล่าสุด แนวทางการตรวจสอบที่ใช้ และข้อคิดเห็นจากการติดตามผลการตรวจสอบ • ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลเชิงวิเคราะห์อื่นๆ • ข้อมูลทางด้านโลจิสติกส์เและการเดินทางเพื่อเป็นข้อมูลแก่ผู้ตรวจสอบคนต่อไป

19. แฟ้มธุรการ • เก็บเอกสารที่เป็นการติดต่อสื่อสารที่สนับสนุนงานตรวจสอบ • สำหรับการตรวจสอบในเรื่องเล็กๆ หรือ มีผู้ตรวจสอบเพียงคนเดียว ไม่จำเป็นต้องแยกข้อมูลด้านธุรการของงานตรวจสอบออกเป็นแฟ้มกระดาษทำการต่างหาก

20. แฟ้มกระบวนงานตรวจสอบ (Audit Procedure Files) • เก็บรวบรวมบันทึกของกระบวนงานตรวจสอบต่าง ๆ ที่ได้ทำไปแล้ว ที่สำคัญได้แก่ • รายการของกระบวนการตรวจสอบที่ได้ทำแล้ว • แบบสอบถาม • คำอธิบายกระบวนการปฏิบัติงานของผู้รับการตรวจสอบ

21. แฟ้มกระบวนงานตรวจสอบ (ต่อ) • กิจกรรมการตรวจสอบและผลลัพธ์ที่ได้ • การวิเคราะห์และตารางข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานะทางการเงิน • เอกสารขององค์กร เช่น ผังโครงสร้างขององค์กร รายงานการประชุม นโยบาย ระเบียบ กระบวนการปฏิบัติงานขององค์กร สัญญา และอื่นๆ • บันทึกสรุปประเด็นสำคัญที่พบในการตรวจสอบ • บันทึกการสอบทานโดยหัวหน้างาน และ • ร่างรายงาน

22. สิ่งที่ผู้ตรวจสอบควรปฏิบัติสิ่งที่ผู้ตรวจสอบควรปฏิบัติ ในระหว่างปฏิบัติงานตรวจสอบ ควรพิจารณากระดาษทำการแล้วสอบถามตนเองตลอดเวลาว่า กระดาษทำการให้สารสนเทศที่เพียงพอต่อการรายงาน และเป็นหลักฐานสนับสนุนข้อสรุปผลการตรวจสอบได้แล้วหรือยัง มีสำเนาเอกสารที่ไม่จำเป็น มีเรื่องที่ยังตรวจไม่เสร็จสิ้น และ มีข้อผิดพลาด หรือไม่ หากมีประเด็นเหล่านี้อยู่ ต้องทำการปรับปรุงแก้ไข ก่อนส่งให้หัวหน้างานสอบทาน

23. การสอบทานกระดาษทำการ Standard 2340 – การกำกับการปฏิบัติภารกิจ ต้องมีการกำกับดูแลการปฏิบัติภารกิจที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่าได้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ผลงานมีคุณภาพและผู้ปฏิบัติภารกิจมีการพัฒนาที่ดีขึ้น Standard 1311 – การประเมินคุณภาพโดยหน่วยงานภายในองค์กร การประเมินผลจากภายในองค์กรต้องประกอบด้วย • การสอบทานการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในตามปกติ

24. การเก็บรักษากระดาษทำการการเก็บรักษากระดาษทำการ เก็บอย่างไร เก็บนานเท่าไร ใครเข้าถึงได้บ้าง

25. 2330.A1 หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในต้องควบคุมการเข้าถึงบันทึกและข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติภารกิจ การเผยแพร่ข้อมูลให้แก่บุคคลภายนอกต้องได้รับการเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูง และ/หรือที่ปรึกษาทางกฎหมายก่อนตามความเหมาะสม

26. 2330.A2หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในต้องกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกและข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติภารกิจ ระยะเวลาในการเก็บรักษาต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กรและทางการหรือความจำเป็นอื่น ๆ

27. 2330.C1หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในต้องกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบันทึกและข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติภารกิจรวมถึงนโยบายในการเผยแพร่ต่อบุคคลภายในและภายนอกองค์กร นโยบายดังกล่าวต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดขององค์กรและทางการหรือความจำเป็นอื่น ๆ

28. ตัวอย่างกระดาษทำการ

30. Question and Answer