Projektindító nap TÁMOP-5.3.3 PÉNZÜGYI elszámolás

1. Projektindító nap TÁMOP-5.3.3 PÉNZÜGYI elszámolás

2. A támogatás utalását akadályozó leggyakoribb problémák • Nem érkeznek be időben a kifizetési kérelmek • (következmények: - likviditási problémák, a záró kifizetési igénylésre maradnak a számlák, előleggel nem tud elszámolni, beszűkül a mozgástér) • Formailag hibás kifizetési igények érkeznek be • Számlaösszesítők hibás használata • Alátámasztó dokumentumok hiánya vagy hibás használata • Nem jelzik időben a módosításokat; kifizetést akadályozó módosítások

3. Mit teszünk mi? Folyamatok felgyorsítása Jogszabályi határidők ÚSZT-ben (Új Széchenyi Terv): • Hiánypótlás kiküldésére: 30 nap • Támogatás kifizetésére 45 nap Elektronizálás – 2014. június 6. óta – postai átfutás kikerülése

4. Mit tudnak tenni Önök? • Hol tud tájékozódni?  www.szechenyi2020.hu • Mindenképpen használják az alábbi dokumentumokat: • Pénzügyi elszámolás részletes szabályai (PERSZ) • Részletes dokumentummátrix • Dokumentummátrix-ellenőrzési szempontok • Pályázati Útmutató, Támogatási Szerződés (TSZ) + Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) • 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet • 547/2013. (XII.30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről (EMK)

5. Megvalósítás határidejei Fizikai befejezés – az utolsó tevékenység fizikai befejezése (az utolsó számlán szereplő teljesítési időpont, vagy a foglalkoztatás utolsó napja) 12-15 hónap (2015.06.30) Megvalósítás dátuma – az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma - 14-17 hónap (2015.08.31) ZB/ZKI benyújtása – megvalósítás + 60 nap (2015.09.30) Projekt befejezése - a ZB/ZKK KSZ általi elfogadása vagy az utolsó folyósítás dátuma

6. Időközi kifizetések (KI-IB) • Nincs korlát a darabszámra vonatkozóan, egyedül az összeg- és százalékos határ szabja meg. • Összeg és százalékos korlátok: 2014 december 31-ig : csak 200.000 Ft! • 6 hónapos szabály / 12 hónapos szabály / 50%-os szabály • A projekt fizikai zárását követően, de még a záró elszámolás benyújtása előtt is nyújthat be időközi kérelmet. • Több körös elszámolás • Előleg elszámolás elég az utolsó kérelemben • A záró kifizetési igény lehet „nullás” is! • A benyújtás és a hiánypótlás kizárólag elektronikusan!

7. ÚSZT- Kifizetések és beszámolók • Kifizetési igénylés kizárólag időszakos beszámolóval együtt nyújtható be, IB projektszinten, KI konzorciumi tagonként • Nincs jelentésütemezés • Jó tételek kifizetése: ha a beszámoló elfogadásra került • Nem rögzíthető összesítőre: • deviza számlák valamint • építés, felújítás 200e forint felett • eszközbeszerzés 100e forint felett • Pénzügyi felfüggesztés esetei (szabálytalanság, szerződésmódosítás, köztartozás stb.)

8. Beadási feltételek Kizárólag az e-ügyintézés felületen kitöltött, sorszámmal ellátott kifizetési kérelem nyújtható be! A beszámolót / KI-t a pályázati e-ügyintézés felületen kell benyújtani, papír alapon NEM! A mellékelt dokumentumokat csak a felületen kell feltölteni. Felcsatolni: összesítők excel formátumban, alátámasztó dokumentumok eredet (v. szkennelve) Záradékolás !

9. Papír alapú dokumentumok benyújtása! • Kérelmezhető, ha a kedvezményezettnek nem áll módjában szkennelnie! • Lassítja a kifizetéseket – a beérkezés időpontja a papír alapú dokumentumok beérkezése lesz! • Ha lehetséges, kerüljük!

10. Árajánlatok • A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések esetén (ESZA/ERFA 2.2 pontja): • Nettó 100 e Ft feletti beszerzések esetén a beszerzés tárgya vonatkozásában legalább 3 írásos árajánlat • Tulajdonos, fenntartó, vagyonkezelő, irányító stb. jogokat gyakorló szállító esetén 100 e Ft alatt is kell 3 független árajánlat. • Az ajánlattételre vonatkozó felkérések és a beérkezett ajánlatok minden mozzanata dokumentált legyen (e-mail, fax, postai levél) • Feladat meghatározás megfelelő részletezettsége

11. Árajánlatok 2. • Alkalmassági feltételek • Ajánlatok értékelésének szempontjai és módszere • 3 hónapnál nem régebbiek a szerződéskötéshez képest. • Árajánlatkérés, árajánlat és szerződés összhangja • A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések a helyszíni ellenőrzéseken vizsgálatra kerülnek!

12. Kifizetési igénylés összeállítása • Záradékolás • Projektazonosító ÉS a „támogatás elszámolására benyújtásra került” szövegezés • Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kell! • Költségvetési oszlop és sor jelölése javasolt • 2. Összetartozó dokumentumok rendezése • Dokumentumok összeállítása a dokumentummátrix szerint • 3. Számlák besorolása költségösszesítőkre • Először specifikus összesítőkbe való besorolás  200 e Ft alatti összesítőbe való besorolás  önálló számlaként rögzíteni

13. Kifizetési igénylés összeállítása • 4. Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen • Összesítőket egy bizonylatként és annyi tétellel, amennyi soron összesített elszámolni kívánt költséget a részösszegek munkalap • Önálló számlaként • Szállítói számla vs. ZKI • 5. Alátámasztó dokumentumok feltöltése • az eredeti záradékolt számlák szkennelése(olvashatóság) • Összesítő esetén excel fájl + aláírt szkennelt példány is szükséges + záradékolás • dokumentumok feltöltése a felületen

14. Kifizetési igénylés dokumentáció összeállítása • 6. IB rögzítése, összerendelés – dokumentum csatolása nem szükséges • 7. Kifizetési igény véglegesítése, beküldése – CSAK ELETRONIKUSAN! – technikai visszaküldés nem lehetséges!

15. KI-IB hiánypótlása • Elfogadott IB esetén több körös elszámolás, ha a számlák közt van hiánypótlásra szoruló • Csak elektronikusan nyújtható be! • 5-15 nap a hiánypótlásra! (+korrekció ZKI esetén) • „Visszaküldésre kerül a pályázati E-ügyintézés felületre” – minden esetben • Közbeszerzéssel érintett összesítők – új rögzítés

16. IB gyakori hibái • Nincs összhang az összefoglaló és az egyes tevékenységek között • Számla újbóli benyújtása esetén újból be kell számolni a tevékenységről • Közbeszerzés köteles nyilatkozat elmarad – hibás űrlap • Indikátorok!!!

17. Előleg/előkészítés költségei • Előleg elszámolási határ: pl. 25% előleg  70% a határ • Legkésőbb a záró kifizetési igényben el kell számolni a teljes előleggel • Bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást! • Ha átlépi a 70%-ot, automatikusan előlegre rögzítünk! • Előkészítés költségei bármikor elszámolhatóak, nem csak az első kifizetési igénylésben

18. Összesítők használata • „Kis támogatástartalom”: 200 e Ft, a megítélt támogatástól függetlenül • „Specifikus összesítők” (bér, útiköltség, „rezsi”, ÁFA, saját teljesítés) – mindegyik külön Excel tábla! • Mindig lementeni először saját gépre! Másolást, Copy-Paste-t, beszúrást, kivágást stb. ne használja. Elektronikusan is csatolják fel (Excel)! • Képletet ne írják át!

19. Pályázói kérdések Pályázói kérdés 1: „Az összesítő sorait egyesével be kell rögzíteni „új számla”-ként az e-ügyintézés felületen?” Pályázói kérdés 2: Mi a teendő akkor, ha egy számlán két tétel szerepel; az egyik pl. anyagköltség VII/5.1.1, amelynél külön összesítő kitöltését kérik, a másik tétel pedig 1.4.3 eszköz, melyet a felületen külön kell rögzíteni. Jó-e úgy, ha mindkettőt egy számlaként, azon belül külön tételenként a felületen rögzítjük?”

20. Személyi költségek elszámolása 1. • Projektmenedzser/szakmai vezető: figyeljünk a jogviszonyra! • Ha hosszabbítja a projektet, arra az időszakra is kell projektmenedzsert alkalmaznia! • Név, pozíció szerepeljen a beazonosíthatóság érdekében • Kis támogatástartalom értelmezése

21. Személyi költségek elszámolása 2. • Alátámasztó dokumentumok – ld. Dokumentummátrix! • Csak a hatályos költségvetésben rögzített bér számolható el! • Munkaszerződés / Megbízási szerződés / Kinevezés / Célfeladat kiírás / Helyettesítési rendelvény • Munkaidő nyilvántartás: hiteles másolatot, a PROJEKTBEN ELTÖLTÖTT IDŐRŐL! • Munkaköri leírásban szerepeljen a projektazonosító • MÁK átutalásról: 15/A dokumentum vagy MÁK nyilatkozat + nyilatkozat, hogy kinek a bérét utalták • Munkába járás költsége ide kerül (nem az útiköltség-összesítőre)! • Figyeljenek a megfelelő oszlopra való rögzítésre!

22. Munkaviszony és megbízási viszony • Munkaviszony: 54+56 sorok • Vállalkozási szerződés: 529. sor (projektmenedzser is lehet, ha vállalkozási szerződéses) • A számfejtett megbízási díj az 54. Bérköltség soron kerül elszámolásra • Szakmai megvalósítás oszlopon csak munkaviszonyban állók bére számolható el!

23. Személyi költségek Elszámolása • 70 millió Ft támogatási összeg feletti projekt esetén a projektmenedzsment tagjai a projektmenedzsment tevékenységen kívül, a projektben más tevékenységben sem közvetve, sem közvetlenül nem vehetnek részt.

24. Példa:Projektmenedzser bérének elszámolása Jogviszony: munkaszerződéssel alkalmazott, heti ,órában, 3 havi bér elszámolása Szükséges dokumentumok : • Munkaszerződés: első kifizetési kérelemben, tartalmazza a munkabért, munkakört stb. Munkaköri leírásban szerepelnie kell a projekt megnevezésének, a projektben betöltött pozíciónak • Munkaidő nyilvántartás, aláírva, eredeti szkennelve * • Munkabér és járulék átutalásáról banki kivonat (ha MÁK-os és nincs kivonat, akkor nyilatkozat erről)* (*benyújtandó, ha nem kis támogatástartalmú az adott költség)

25. Nyilvánosság III. Számú kommunikációs csomag • A”, „B” vagy „C” típusú tábla • Sajtóközlemény, sajtómegjelenések összegyűjtése • Fotódokumentáció • Térképtér • D típusú tábla 2014.07.11. utáni megrendelések esetén: KTK 2020

26. Oktatással kapcsolatos költségek • 525. sor oktatás költségei – célcsoport / igénybe vett szolgáltatások • Csak akkreditált/engedéllyel rendelkező képzés számolható el • Ha lejárt az akkreditációja a még megvalósíthatja a képzést, ha azt megkezdte az akkreditáció lejáratának dátuma előtt. • Benyújtandó: • Képzési szerződés • Jelenléti ívek • Számla • Tanúsítványok a képzések sikeres elvégzéséről • Fotódokumentáció • Kifizetés bizonylata

27. Útiköltség elszámolása • BKV jegy, bérlet: összesítőre kerül (ld. Útiköltség összesítő!) • Számla minden esetben kell az új dokumentummátrix szerint (de kis támogatástartalom esetén benyújtani nem kell, csak a projektdossziéban megőrizni és helyszíni szemlén bemutatni) • Kiküldetési rendelvény - vagy kiküldetési utasítás – pontos kitöltésére figyeljenek! • Tüntesse fel, hogy mi célból utazik (ez egyezzen meg költségvetésben tervezett tétellel, úticéllal)!

28. Eszközbeszerzés • Összesítőre nem kerülhet, önállóan kell rögzíteni és benyújtani (kivétel 100e forint alatt kis értékű eszköz) • Eszközök megnevezése, értéke, darabszáma a költségvetésbe betervezettel egyezzen meg! Lefele eltérhet bejelentés nélkül is; ha nőnek az árak, akkor változás-bejelentéssel lehetséges eltérni • Bármely változás esetén szerződésmódosítás/ változás-bejelentés (pl. más eszköz, ár változása stb.) • Megrendelő/szerződés – teljesítésigazolás – számla – átutalás igazolása (dokumentum mátrix) – ha van, akkor közbeszerzés, egyébként 3 árajánlat! • Számlára záradékolás! • Használt eszköz beszerzése is elszámolható (ld. Útmutató 33. o)

29. Rendezvényekkel kapcsolatos számlák • szakmai teljesítést igazolom” felirat a számlán • költségvetési oszlop és sor megjelölése • szerződés (nyilatkozat szóbeli megállapodásról), a kedvezményezett és a rendezvényszervező között • meghívó (több esemény is szerepelhet rajta) • záradékolás • a költségvetésben beazonosítható legyen a rendezvény

30. Tartalék felhasználása • Max 5% • A tervezett tartalék az előre nem látható, elvárható gondos tervezés mellett nem tervezhető (de elszámolható költséget jelentő) kiadások fedezetére szolgál. • Tartalék felhasználási kérelem – ne hagyjuk az utolsó pillanatra!

31. Sikeres megvalósítást kívánunk! Köszönjük a figyelmet!