Facturación Electrónica

1. Facturación Electrónica Camilo Garrido Torres Innovación Pontevedra, 10 de diciembre de 2008

2. Índice • Qué es la factura electrónica • Qué es “eFactura” • Por qué interesa a las empresas • Qué aporta Caixanova • Funcionalidades de administración Caixanova

3. Qué es la factura Electrónica Caixanova

4. Qué es la factura electrónica Definición: Es un documento tributario en formato de fichero electrónico que contiene los datos de una factura tradicional, al que se le añade la firma electrónica, garantizando la integridad de la información y la autenticidad del emisor, lo cual le da plena validez fiscal y legal. Las facturas ya no se imprimen, no se envían por correo ordinario, no se almacenan en archivadores, sino que se generan de forma ELECTRÓNICA (ficheros informáticos), con el mismo contenido garantizado por la firma DIGITAL y se comunican vía TELEMÁTICA (de un ordenador a otro), quedando depositadas en sistemas informáticos. Caixanova

5. Tratamiento habitual de las Facturas 12 minutos 1 día X m2 1 día Generación de la factura Envío y entrega Recepción Administración Tributaria Envío y entrega Archivo Tratamiento con eFactura Inmediatamente Inmediatamente Generación de la factura Envío y entrega Recepción Administración Tributaria Envío y entrega Archivo Qué es la factura electrónica La factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la conserva de forma electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por vía telemática. Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores. Caixanova

6. Datos Clave pública Firma FIRMA NORMATIVA • Reglamento de Facturación (RD 1496/2003) • RD 87/2005 • Orden EHA/962/2007 (publicada BOE de 14 de abril de 2007) • Orden PRE/2971/2007 (publicada BOE de 15 de octubre de 2007) Qué exige la normativa Al Emisor • Tener consentimiento previo del receptor • Firmar electrónicamente la factura • Integridad (el documento no ha sido modificado) • Autenticidad del origen • Almacenar copia o datos para reconstruir la factura • Posibilidad de inspección(Búsqueda, visualización, impresión) Al Receptor • Sistema para validar la firma • Archivo del documento original • Posibilidad de inspección(Búsqueda, visualización, impresión)

7. Qué es “eFactura” Caixanova

8. 6 1 Si dispone de una aplicación compatible, el receptor puede automatizar la integración Datos Clave pública La aplicación de gestión del emisor genera la factura en cualquier formato Firma 4 El documento legalizado es enviado al receptor, (correo electrónico, FTP, etc...).También puede publicarse en una web FIRMA 2 Firma electrónicamente el fichero que contiene los datos de la factura 5 La aplicación del receptor debe verificar la firma electrónica y permitir la visualización 3 Opcionalmente se podría aplicar un sellado de tiempo para “fijar” la fecha de la firma Qué es eFactura Definición: Es un proceso de gestión empresarial que se ofrece a los que, en su actividad profesional, emiten y/o reciben facturas, el cual consiste en la sustitución de las tradicionales facturas en papel por otras en formato digital. Caixanova

9. Plataforma de Factura Electrónica: eFactura Participan 30 Cajas de Ahorros Caixanova

10. Formato Factura-e El fichero donde se almacenan los datos que configuran la factura antes de aplicarle la firma digital, puede ser desde un PDF, un documento Excel, Word, texto plano, XML. El modelo de factura electrónica usado es el Facturae, instaurado también en la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Tursimo y Comercio, Asociación Española de Factoring. Se puede considerar el futuro sistema de intercambio de facturas. Este modelo tiene un formato XML lo que le dota de gran flexibilidad. Puede definir nombres de campos y asignarles significados; de esta forma cuando dos ordenadores comparten los mismos nombres y las mismas definiciones, pueden intercambiarse fácilmente la información y explotarla en consecuencia. eFactura aporta la firma electrónica avanzada de Caixanova para la firma individual de las facturas enviadas por nuestros clientes.

11. Una representación de la factura Caixanova

12. ¿Quiénes son usuarios de la plataforma? • Los usuarios de banca electrónica de Caixanova con un contrato para: • Emisión de facturas • Recepción y custodia de facturas • Emisión, recepción y custodia de facturas • Los usuarios sin contrato con Caixanova, destinatarios de las facturas de nuestros clientes, que acceden a la plataforma para recibir y descargar las facturas emitidas por éstos. Caixanova

13. Proceso de Subfacturación Receptor Emisor Caixanova

14. Alcance de la Plataforma Banca electrónica Entidad 1 Firma/Emite Receptor Banca electrónica Entidad 2 Valida/Custodia Emisor

15. Por qué interesa eFactura a las empresas Caixanova

16. ¿Por qué interesa la eFactura a las empresas? • Reducción de costes para el proveedor y para el pagador al eliminar: • La manipulación de papel. • El envío por correo postal. • Archivo físico facturas. El EDI implica la transferencia electrónica de ordenador a ordenador de datos comerciales o administrativos que se estructuran en un mensaje normalizado que permite su procesado automático. Fuente: “La factura electrónica” Editado por red.es Caixanova

17. ¿Por qué interesa la eFactura a las empresas? • Agilidad en todo el proceso, simplificación y mejora de los circuitos • Conservación de los datos de las facturas (matriz que permita generarla) • Automatización de los flujos de recepción y aprobación. • Eficiencia en el espacio del archivo. • Facilidad de búsqueda (información de facturas antiguas en tiempo real). • Control de errores (Solución a facturas perdidas o reemisión de original). • Acceso archivo facturas 24 horas al día. • Utilización firma delegada de Caixanova(subfacturador) para firmar facturas con todas las garantías legales. • Seguridad total a través de la firma electrónica. • Posibilidad de sincronización automática con los principales programas contables del mercado (ERPs), lo que favorece la integración de los procesos ya existentes en el mercado. • Incorporación modelo estándar homologado por el Ministerio Economía y Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Caixanova

18. Qué aporta la Factura electrónica de Caixanova Caixanova

19. Caixanova es una entidad de confianza que ofrece a sus clientes el tratamiento de información en entornos altamente seguros. • No es necesario disponer de un certificado electrónico. • Tan fácil como cualquier otro servicio de nuestra banca electrónica. • Cada participante sigue trabajando con su banca electrónica con independencia de lo que haga su proveedor ó su cliente. • Se federan los consentimientos. • Se caracteriza por su flexibilidad al integrarse con TODOS los ERPs a través del formato “Facturae” por medio de web Service. • La factura electrónica de Caixanova es la puerta de entrada para facilitar la integración de los circuitos de cobro y pago. • No impide la utilización del papel. • Garantiza la evolución y la adaptación a la normativa vigente en cada momento. • Dispone de distintos modelos de servicio: • Emisión • Recepción y custodia • Emisión, recepción y custodia ¿Porqué eFactura con Caixanova? El servicio se encarga de notificar, emitir, firmar y custodiar las facturas, evitando cualquier complejidad técnica.

20. Nuestro cliente accede al servicio de factura electrónica a través de Enova. Visualización Impresión y Descarga Introducción Manual Factura Factura electrónica Cliente No cliente Integración sistema de gestión Gestión de pedidos Factura Documentos anexos Gestión de facturación Sistema de gestión EMISOR RECEPTOR Si el receptor es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova, al identificarse en Enova podrá consultar todas las facturas recibidas. Si el receptor no es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova, recibirá un correo electrónico con una copia de la factura y un código que le permite consultar el documento original. Para emitir facturas se pueden confeccionar manualmente en la página web. Se puede crear un fichero a partir del sistema de facturación de nuestro cliente e importarlo en el servicio de facturación electrónica (formato Factuare). Caixanova

21. Operativización eFactura de Caixanova Caixanova

22. Estados de las facturas Mensajes Estados de las facturas

23. Crear jerarquía de centros que emiten o reciben facturas • Los centros contables son visibles en el directorio de empresas • A cada centro contable se asigna • Mail donde notificar y enviar facturas • Tf Móvil donde notificar • Crear y configurar usuarios de la empresa: • Asignarles centro contable (visibilidad de facturas) • Qué puede hacer cada usuario • Agenda de proveedores • Agenda de Clientes • Grupos de decisores

24. Sistema de firma electrónica: • Certificado digital de Caixanova • Mecanismo de firma • Envío/visualización de la factura con el formato de la empresa • Recibe información sobre el estado de la factura • Integración con otros sistemas: • Envío automático de las facturas desde sus sistemas • Sistemas de cobro. Generación y envío de ficheros: • de recibos (CSB19) • de anticipo de crédito (CSB58)

25. Incorporación de datos Emitir la factura consiste en: Elaborar ficheros de cobro • Firmar con el certificado electrónico de Caixanova • Generar “Código de Autenticación” o Localizador • Generar pdf con el formato indicado por el emisor • Envío: • Si el destinatario dispone de servicios eFactura: • Si el destinatario NO dispone de servicios eFactura • Incluye “Código de Autenticación” • Es un certificado de la factura electrónica • Fiscalmente válido para inspecciones • Envío a la Entidad financiera del destinatario • Notificar al destinatario (mail o SMS) • Envío de Mail con pdf y XML adjuntos

26. Notificación de nuevas facturas • Organizar visualización de facturas • Mecanismo de validación de firma • Sistema de mensajería con los emisores • Posibilidad de rechazo de facturas • Integración con otros sistemas: • Carga automática de las facturas en sus sistemas • Sistemas de pago. Generación y envío de ficheros: • de transferencias (CSB34) • de pagos domiciliados (CSB68)

27. Aviso de nueva factura para el receptor

28. Para el receptor… Para el receptor… • Recepción de correo electrónico: puede imprimir la factura en papel y custodiarla así o descargar el fichero • En la web pública siempre tiene accesible por NRC y CIF todas sus facturas. El emisor debe indicarle cómo acceder

30. Factura electrónica de Caixanova Se trata de una OPORTUNIDAD para aumentar la eficiencia de la empresa. Simplicidad de los procesos operativos Mejora del archivo Reducción de costes (tiempo y dinero) Agilidad en los periodos de cobros Desde Caixanovapodemos ayudar. Captura automatizada de facturas Envío de facturas recibidas a su ERP Definición de reglas que mejoran los procesos Facilidad de la gestión de cobros/pagos Con la factura electrónica deCaixanovaapostamos por una opción de futuro.

31. Gracias por su atención Facturación Electrónica Camilo Garrido Torres Director de Innovación E-mail: cgarrido@caixanova.com Pontevedra, 10 de diciembre de 2008