BIK 6501

1. BIK 6501 Dag 5 Prosjektorganisering og prosjekt-gruppen • Grunnmønsteret for en prosjektorganisasjon • Samvirket prosjekt og basisorganisasjonen • Prosjektgruppens etablering og utvikling • Prosjektkultur • Pensum: K&G 5, 7; BHG 6, 8

2. Hva er en organisasjon? Ulike definisjoner som vanlig. En organisasjon er en gruppe personer som ved hjelp av et system av regler sikter på å nå bestemte mål ved hjelp av koordinert virksomhet. En gruppe med gjensidig forståelse og forventninger til resultat av felles handlinger. Flere som samarbeider om aktiviteter i retning av felles mål.

3. Prosjektet i forholdet til basisorganisasjonen Adskilt prosjektorganisasjon (selvstendig prosjekt) Matrise Uten endring i basisorganisasjonen (avdelingsinternt prosjekt)

4. Avdelingsinterne prosjekter

5. Matriseorganisasjon Prosjekt- koordinering

6. Autonom prosjektorganisasjon

7. Svak prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

8. Sterk prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

9. En prosjektklassiker Matrise Funksjonell Prosjektisert 0 % 100% Antall i prosjektarbeid Antall i linjearbeid Svak matrise Sterk matrise 0 % 100% Ingen koordinator Deltid Heltid Full-tid prosjekt- leder Prosjekt- kontor Autonom gruppe Koordinator Fra Robert Youker, Organizational Alternatives For Project Managers, 1977

10. Organiseringsform og prosjektsuksess 100 80 60 40 Grad av selvstyre Feilrate 20 0 Linje Svak matrise Balansert Sterk matrise Autonom matrise prosjektgruppe Fra Larson/Gobeli: Organizing for Product Development Projects, Journal of Innovation Management, 1988

11. Roller og funksjoner

12. Prosjektorganisasjonen STYRINGS- GRUPPE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKT- LEDER REFERANSE- GRUPPE ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

13. Styrende rolles ansvarsområder • Avklarer: • Bakgrunn, behov og formål • Effektmål • Rammer • Spesielle ansvarsforhold • Beslutter: • Start, stopp • Beslutningspunktene • Store endringer • Nedleggelse • Godkjenner: • Mål og planer • Prosjektorganisasjonen • Sluttleveransen • Bistår med å: • Sikre ressurser • Finne prosjektleder

14. Beslutningspunktet Kost/nytte-analyser Overliggende strategi Mottakers situasjon og trender Marked NYTTE- Kundens situasjon Konsekvenser SITUASJONEN BESLUTNINGS- PUNKT Bruk av ressurser i Avvik RESSURS- prosjektet PROSJEKT- Usikkerhet TILGANG Fremgang STATUS Prosjektporteføljen Endringer Forpliktelse og overbevisning

15. Prosjekteier – hva er det? ? 1. Hva er det? • Prosjektets sponsor - betaler prosjektet og høster fruktene fra senere drift. • Bruker av prosjektleveransen - ønsker derfor å sikre best funksjonalitet. • Prosjektansvarlig - sikre best mulig gjennomføring av prosjektet. • Prosjektets beskytter - ved hjelp av sin innflytelse sikre prosjektet mot ødeleggende krefter. 2. Viktige alternative oppgaver:

16. Styringsgruppen Brukere Mottakere Linjeledere Andre som skal leve med resultatet Viktige interne interessenter

17. Medlemmene av styringsgruppen skal • være enige om basisorganisasjonens overordnete mål • støtte prosjekteier og prosjektleder • bruke egen kompetanse og innflytelse • informere tilbake til egen avdeling • bistå med å skaffe ressurser Er medlemmene av styringsgruppen besluttende eller rådgivende?

18. Man sitter ikke i en styringsgruppe. Man ARBEIDER i en styringsgruppe!

19. Det er uenighet i lærebøkene om forholdet styringsgruppe og prosjekteier! • Beste moderne praksis (PROS/PROMIS/Telenor etc.): • Prosjekteier skal være en person • Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe der prosjekteier er sjef • Prosjektleder kommuniserer oppover primært med prosjekteier • KG og SAJ: Prosjekteier utnevner styringsgruppe som kommuniserer med prosjektleder • SAJ: Prosjekteierbegrepet finnes ikke • BHG: Styringsgruppe representerer kunden • Praksis i offentlig virksomhet: Prosjekteier er gjerne en organisasjon. Styringsgrupper gjør ofte mer arbeid enn prosjektgrupper (mer status å være i en styringsgruppe?

20. Prosjektkart - PLPmodellen PLP er utviklet av SND, brukes nå av Innovasjon Norge – Se www.plputvikling.no Prosjekteiere Oppdragsgiver Styringsgruppe PA Ressurseiere Premissgivere Referanse gruppe PL Prosjektmedlemmer Brukere, anvendere

21. Støttende funksjon Råd ?

22. Mottaker

23. Et større prosjekt - og et mindre

24. To prosjektorganisasjoner

25. ”Joint venture” GRUPPE A C B PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

26. Delprosjekter • Når er det nødvendig? • Hvordan dele inn prosjektet?

27. 5 delprosjekter? Utvikle flaske- automat Produksjons- forberedelse Mekanikk Elektronikk Programvare Grensesnitt mot bruker

28. Eller to delprosjekter... Delprosjekt ”Grensesnitt” Grensesnitt mot bruker Programvare Elektronikk Produksjons- forberedelse Mekanikk Delprosjekt ”Boksen”

29. Organisering av selve prosjektgruppen • Kjerneteam? • Trekkspillorganisasjon? • Deltidsansatte? • Interne ansvarsforhold? • Hvem organiserer? • Hierarki? • Matrise? • Deltakere fra mange organisasjoner? AGH

30. Diskusjonstema • Hvordan skal man få prosjektorganisasjonen til å fungere best mulig? • Hvordan skal man få til samvirket mellom prosjektet og basisorganisasjonen?

31. Grupper – byggesteiner i organisasjoner

32. Organisering av prosjektgruppenNår skjer det?Hvem skal være med?Hvem velger?Avtaler?

33. Organisering av selve prosjektgruppen • Kjerneteam? • Trekkspillorganisasjon? • Deltidsansatte? • Interne ansvarsforhold? • Hvem organiserer? • Hierarki? • Matrise? • Deltakere fra mange organisasjoner? AGH

34. Organisering og oppstart • Etableringen av prosjektgruppen • Definering av prosjektets suksesskriterier • Gruppens arbeidsmetoder (Hvordan) BHG kap. 6 Når er prosjektoppstart?

35. Viktige punkter • Sikre at alle ressurser er tilgjengelig og med klare avtaler • Sikre et arbeidsklima som gir fortrolighet og gjensidig respekt • Avklare roller og ansvar og sørge for felles forståelse av dette • Etablere prosjektgrupper og sette i gang teambyggingsaktiviteter • Sikre at vi har de fem nøkkelord på plass • Unngå tvil

36. Å sette sammen prosjektgruppen Klassisk angrepsmåte: Utgangspunkt i de aktivitetene som utføres og finner personer som er dyktigst til å utføre dem BHG s.116

37. En alternativ måte å velge prosjektmedlemmer på • Hvem er interessert i prosjektet? • Hvem er ivrig til å bidra og ser prosjektet som nødvendig? • Hvem har de spesifikke kunnskapene som trengs? • Hvem kan stå som representant for viktige interessentgrupper? • Hvem forstår prosjektets motstandere? • Hvem har den rette innflytelse? • …. hvem egner seg til prosjektleder for disse menneskene

38. Struktur eller empati • Generelt gjelder: • Jo mer oppgaven kan programmeres jo større behov er det for en strukturert organisasjon. • Jo mindre oppgaven kan programmeres, jo større behov er det for å tenke menneskelige relasjoner.

39. Husker vi denne? • Fra rent spesialistprosjekt til rent prosessorientert prosjekt • Ulike PSO-leveranser? pso Rent spesialistprosjekt Rent prosess- orientert prosjekt Ulike team/grupper?

40. Isomorf (ensartet) gruppestruktur Gruppestruktur er ensartet - resultat kan bli uensartet KG kap 5.2

41. Spesialisert gruppestruktur

42. Flat teamstruktur

43. Kirurgisk gruppestruktur

44. Det handler egentlig om integrasjonsstyring

45. Prosjektplanlegging er ”konjunktiv”, prosjektgjennomføring er ”komplementær” • Konjunktive oppgaver – alles bidrag er nødvendig, sluttproduktet er ulikt fra det den enkelte kan komme opp med – prosjektplanlegging) • Komplementære oppgaver – oppgaven kan brytes ned og oppgaver fordeles, resultat av planlegging

46. Hvordan få teamet til å fungere? Skal vi si team eller gruppe?

47. Hvå påvirker gruppers yteevne? Fremmer Hindrer

48. ? Yte- evne Kvalitet? Kvantitet? ??????

49. Hva påvirker gruppers yteevne? • Tillit • Forpliktelse • Trygghet • Antall • Polarisering • ….. Finn optimalpunktet – og det er avhengig av oppgaven

50. KG s.139 Utføring Team- sam- arbeid Norming Avslutning/sorg Storming Forming Negativ Positiv Synergi?