Initiation aux ERP

1. Initiation aux ERP • Initiation E.R.P. • Mai - Juin 2005 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

2.  ERP : présentation • Les enjeux, objectifs, les fonctions • Les acteurs • Les principaux éditeurs  Impacts processus métiers • Fonctions « front office » / « back office » • Les domaines de l’entreprise • L’entreprise « étendue » : Les workflows et les échanges de données  Choix et mise en œuvre d’un ERP • Les principales étapes • Le projet d’implémentation • Le planning • Le budget • Le pilotage • Les éléments récurrents Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

3. Initiation aux ERP • ERP : présentation E.R.P. = Enterprise Ressources Planning OU P.G.I. = Progiciel de Gestion Intégré Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

4. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? • Les principales fonctions : pourquoi faire ? • Les acteurs : qui intervient ? • Les limites • Les principaux éditeurs Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

5. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? • Entreprise multinationale ou filiales : Harmonisation des outils informatiques et des processus (BPM : Business Process Management) • PME : Simplifier l’informatique en unifiant grâce à un seul outil informatique pérenne • Faciliter la circulation des données et des informations grâce au Système d’Information • ERP = Progiciel => avantages attendus du progiciel par rapport aux applications informatiques développées en interne Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

6. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Les enjeux et objectifs : Les questions clés • Est ce que je sûr de facturer toutes mes prestations/livraisons ? • Comment mieux répondre aux auditeurs du groupe ? • Comment rassurer un client sur la disponibilité réelle du stock ? • Quels clients me payent réellement ? • Mon prévisionnel de CA m’autorise-t-il à investir dans cette nouvelle machine ? • Où en sont mes marges ? • Quel produit / Service contribue le plus à la marge commerciale ? • Où en est le C.A. de mon agence de Toulouse ? • … Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

7. Avantages Freins • Envergure du concept • Cohérence des données • Intégration des outils • Evolutivité • Fiabilité • Coût élevé • Délai de mise en œuvre • Retour sur investissement • Complexité technique • Interfaçage des modules Initiation aux ERP • Il automatise et intègre les processus • Il partage les données • Il produit et accède à l’information en temps réel • Ce qui permet de: • Structurer et homogénéiser le système d’information • Favoriser la coopération entre les acteurs • Construire une image globale de l’entreprise Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

8. Initiation aux ERP • ERP - Mise en œuvre : IMPACT TECHNO. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

9. Frange supérieure (>1000 salariés) PME et Cœur de marché(100-999) Petites Entreprises(10-99) 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 Évolution de la croissance du marché français des éditeurs d’ERP,revenus licences (%), 1996-2002 Moyennes de l’évolution des dépenses IT 2002-2003 Source : IDC, Nov 2002 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

10. Entreprises intégrant 3 fonctions principales de gestion dans BDD unique : 38% Entreprises possédant un PGI : 50% Source : PAC 2004 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

11. Source : CIO thématique 2004 B. Intelligence Group Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

12. Source : CIO thématique 2004 B. Intelligence Group Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

13. LES ACTEURS DU MARCHE EFFECTUE sauf exception BATAILLE FAIT RAGE Exceptions : Administration, Banque/Assurance, Hôpitaux, … NOUVEAU : les ERP « libres » : ERP5, COMPIERE, ARIA, FISTERRA, OFBiz, Value, Taika PGI… Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

14. Challengers Leaders QAD  JDE Intentia Facilité de mise en oeuvre  SAP IFS PeopleSoft  Oracle Frontstep MAPICS-XA  MAPICS-Point.Man Invensys/Baan Geac/System 21 SSA Global Technologies Acteurs de niche Précurseurs Complétude de l'offre Nouvelles offres Bilan des premières offres : JD EDWARDS est le seul leader reconnu sur le middle market industriel Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

15. Administr@tions Actionnaires Soc de Service Push Banque CONCURRENTS Site Financier Sous-Traitant Partenaires Dématérialisation des procédures Producteur de Machines Web Sites d ’appel d ’offre Gestion Trésorerie Veille Concurrentielle et Intelligence Économique Co-ingénérie C L I E N T S Télémaintenance machines ASP Site de crise Veille Technologique Back-up commerciaux Extranet Marketing one to one EDI $ e-mailing, bandeaux, site promotionnel... Marketing Bureau d’Etude Gestion Supply Chain Managt B to B e-commerce Publicité DG B to B Maintenance Achats Vente DistributeurMarchand Fournisseurs Production tracking DRH SAV Recherche nouveaux Fournisseurs Market-Place Logistique Back-up techniciens E-learning Télé-Tutoring Tutoriat Télémaintenance Sites de Recrutement SVP réclamations Club utilisateur Télétravail Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM CLIENTS Fournisseurs

16. administrations Actionnaires Soc de Service Push Extranet Banque CONCURRENTS Site Financier Sous-Traitant Partenaires Dématérialisation des procédures Producteur de Machines Web Sites d ’appel d ’offre Veille Concurrentielle et Intelligence Economique Gestion Trésorerie Co-ingienerie C L I E N T S Télémaintenance machines S C M ASP Site de crise Veille Technologique Back-up commerciaux Extranet Marketing one to one C R M EDI $ e-mailing, bandeaux, site promotionnel... Marketing INTRANET ERP Bureau d’Etude Gestion Supply Chain Managt B to B e-commerce Publicité DG B to B Maintenance Achats Vente DistributeurMarchand Fournisseurs KM Production tracking DRH SAV Recherche nouveaux Fournisseurs Market-Place Logistique Back-up techniciens E-learning Télé-Tutoring Tutoring Télémaintenance Sites de Recrutement SVP réclamations Club utilisateur Télétravail Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM CLIENTS Fournisseurs

17. Directeur de projet Consultant Distribution Consultant Finance Consultant Production CP et Pôle Informatique Intégr. Transfert de Compétences Parfaite synergie Sponsor - Directeur de projet Pilote Distribution Pilote Finance Pilote Production Resp. et Pôle Informatique UTILISATEURS FINAUX Client Intervenants Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

18. TYPOLOGIE D’ACTEURS • MOA(Maîtrise d’Ouvrage) : Un sponsor, des utilisateurs clés par domaine et des experts métier • AMO(Assistant à Maîtrise d’Ouvrage) : DSI ou/et cabinet de conseil (organisation métier, définition du cahier des charges, sélection ERP, Conduite au changement, …) ou service interne pour dialogue MOA/MOE (grands comptes) • MOE(Maîtrise d’Œuvre) : DSI ou Intégrateur Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

19. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? • Avantages progiciel • pérennité relative solution informatique • produit standard donc moins cher • base de clients assurant la solidité du produit • validation possible du produit par organismes habilités (AFAQ, CXP, Ordre experts-comptables …) • évolutivité assurée : prise en compte évolutions réglementaires (intégration IFRS, SOX …) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

20. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ? • inconvénients progiciel • solution non totalement adaptée à l’entreprise => développements spécifiques complémentaires nécessaires • dépendance à un fournisseur extérieur : rythme des évolutions au gré de celui-ci, augmentation des coûts récurrents … • intégration au S.I. de l’entreprise coûteuse • accompagnement et formation des utilisateurs renforcés • réticence possible de la DSI interne • ERP peu adaptée à ce jour au domaine des PME Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

21. Préparation et Construction de la solution Réalisation de la solution Déploiement et Assistance 2 - Initiation ERP 5 - Analyse Fonctionnelle 10 - Mise en production et assistance 6 - Définition de la solution 7 -Développement et intégrationde la solution 1 - Lancement 9 - Pilote 8 -Réception et préparation de la formation 3 - Architecture Technique 4 - Réception progiciel 11 - Garantie 12 - Gestion de projet 13 - Transfert de compétence 14 - Support éditeur 15 - Gestion du changement Initiation aux ERP • Définir le modèle de données et les tables de référence • Définir l’interface utilisateur et les états de sortie • Définir les interfaces avec les autres systèmes clients • Définir les règles de gestion • Réaliser et intégrer la solution (Paramétrage, développement, interfaces) • Formaliser les processus métier • Rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées • Prise de connaissance visant à faciliter l’intervention des utilisateurs clés lors de la phase de définition de la solution • Déployer la solution • Fournir une assistance au démarrage • Fournir une vision globale du projet à l’équipe conjointe Client / INTEGRATEUR • Traiter les anomalies pendant la période de garantie • Définir l’architecture technique requise • Coordonner les ressources • Planifier et suivre les activités • Communication et reporting • Valider les livrables en interne • Assurer la cohérence des chantiers • Préparation et mise en œuvre des infrastructures de paramétrage, intégration et réception • Obtenir une expertise de l’éditeur sur le projet en cas de besoin technique spécifique • Valider avec l’éditeur des décisions et des étapes importantes dans la mise en œuvre de l’application • Obtenir la réception à la suite des tests utilisateurs • Réaliser la documentation utilisateurs et les supports de formation • Assurer au Client la maîtrise fonctionnelle et technique de la solution Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

22. Initiation aux ERP • Pour garantir la réussite du projet CRM, l’organisation de l’équipe associe étroitement CLIENT 1, CLIENT 2, le prestataire SI du Client, INTEGRATEUR et ERP. Pilotage du projet ERP Qualité Directeurs du projet C&M (MOA et MOE) Directeur de projetINTEGRATEUR Delivery Manager INTEGRATEUR Chefs de projetCLIENT 1 / CLIENT 2 / le prestataire SI du Client Chef de projetINTEGRATEUR Chantier fonctionnel Chantier paramétrage et développement Chantier interfaces et reprise de données Chantier architecture et Installation Groupe des Utilisateurs clés Correspondant technique Équipes informatiques Ressources Architecture / Système / DBA / Réseau Profils requis : CLIENT 1 / CLIENT 2 / le prestataire SI du Client Consultants fonctionnel ERP Consultants technique ERP Tools Consultants technique ERP EAI Architecte technique ERP INTEGRATEUR Formateur ERP ERP Technicien ERP + Expert Services Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

23. Initiation aux ERP Exemple de planning CRM T0 = 02/02/05 1 mois de congé neutralisé Période de garantie : 6 mois à la signature des PV (Procès Verbaux) de recette. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

24. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

25. Initiation aux ERP • ERP : présentation – exemple formalisme UML Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

26. Initiation aux ERP • ERP : présentation – Type de flux • Flux d’informations (format papier ou autre) • Flux financier • Flux de matières (flux physique) A transformer en données pour stockage dans la base de données de l’ERP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

27. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Modélisation UML ou MERISE (MCC, MCD, MOT) • Modèle de données • Modèle de communication • Modèle de traitements DONNEE ETAT 1 TRAITEMENT ACTEUR ETAT 2 Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

28. BUDGETE ENGAGE LIVRE, REALISE Commande, contrat, devis Livraison, réalisation Réception facture REGLE, PAYE (DAF) COMPTABILISE (DAF) FACTURE Acceptation et paiement Saisie comptable WORKFLOW : Exemple d’un circuit d’une dépense Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

29. Initiation aux ERP • ERP : présentation • EXERCICE : Les étudiants sont envoyés par leur employeur en formation en alternance. Les étudiants payent une partie de la formation. Ils suivent des cours dispensés par des professeurs intervenants externes, passent un examen et sont sanctionnés par un diplôme • Définir les acteurs • Définir les données • Définir les traitements • Définir quelques états des données dans le cadre de l’énoncé • Schématiser les différents diagrammes Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

30. Initiation aux ERP • ERP : présentation ETUDIANTS EMPLOYEURS ? GESTIONNAIRES ECOLE PROFESSEURS Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

31. Initiation aux ERP • ERP : présentation CONTRAT FORMATION CONTRAT TRAVAIL ? DOSSIER ETUDE DIPLOME EXAMEN SUPPORT COURS Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

32. Initiation aux ERP • ERP : présentation APPRENDRE ? PAYER ENSEIGNER Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

33. Initiation aux ERP • ERP : présentation « Le Supply Chain Management est l’ensemble des efforts investis pour produire et distribuer un produit fini depuis les fournisseurs jusqu’aux clients Cette chaine recouvre au moins 5 processus de base : PREVOIR, APPROVISIONNER, PRODUIRE, STOCKER, LIVRER Elle englobe des fonctions telles que les achats, les approvisionnements, la planification de production, la gestion de la demande, la gestion des stocks, le transport et le service client De plus, le SCM intègre les systèmes d’information qui pilotent ces activités » Source CXP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

34. Initiation aux ERP • ERP : présentation • ERP (Enterprise Resource Planning) : progiciels de gestion intégrés • APS (Advanced Planning System) : Progiciels de planification et d’optimisation • SCE (Supply Chain Execution) : Progiciels d’optimisation de la logistique de distribution • MES (Manufacturing Execution System) : Solutions de contrôle et d’optimisation de l’exécution de la production • Dédiés (à une ou plusieurs fonctions) : moteurs d’optimisation, prévisions de ventes, gestion de l’entreposage … Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

35. Initiation aux ERP • ERP : présentation Acheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre Années Mois Semaines Jour Temps réel Optimisation du réseau logistique APS Planification Planification Planification Prévisions Production Distribution Transpoerts ERP Gestion des achats GPAO Gestion des stosks Gestion transports Admin. ventes SCE MES EDI / INTERNET Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

36. Initiation aux ERP • ERP : présentation Pour être intégré, un progiciel doit couvrir au moins 3 fonctions de basede gestion(parmi la compta., la gestion de production, la gestion commerciale, la gestion des achats, la gestion des stocks, transports, R.H. …) et partager les informations entre les modules par le biais d’une base de données unique GPAO Prévisions Compta. Achats G. Ciale R.H. Stocks Transpost …. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

37. Initiation aux ERP • ERP : présentation GESTION COMMERCIALE Admin. Des ventes Marketing GESTION INDUSTRIELLE Production Maintenance Qualité GESTION LOGISTIQUE Achats Distribution stocks ERP GESTION FINANCIERE Comptabilités Immobilisations trésorerie GESTION R.H. Paie Personnel Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

38. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Une plus grande fiabilité de l’information (unicité) • Une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des entreprises • Éviter les ruptures du passage d’un système à l’autre • Eviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous différentes formes …) • Une réduction des délais (fluidité de l’information) • Une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi) Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

39. Initiation aux ERP CRM => ERM • ERP : présentation Fonctions Forces de vente Fonctions marketing CIBLER VENDRE CONNAÎTRE SERVIR Fonctions de support et SAV Fonctions décisionnelles Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

40. Initiation aux ERP Call center E-mail Internet SMS • ERP : présentation Ventes Base de connaissances CLIENTS Processus Front Office Support Marketing ERP Processus Back Office Gestion commerciale Gestion logistique Gestion De production Gestion financière Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

41. Initiation aux ERP • ERP : présentation • Considérer et convaincre qu’un projet ERP doit être un projet d’entreprise • Commencer par une remise en question des organisations (ERP) • Démarrer par des projets pilotes (domaines et sites pilotes) • Anticiper les impacts du projet ERP sur les organisations et les projets en cours • Définir une méthode et s’y tenir • Etablir une documentation détaillée à chaque phase du projet • Gérer la politique du changement • Equilibrer les ressources internes et externes • Valoriser des ressources pendant et après le projet dans un centre de compétences • S’entourer d’utilisateurs « experts » dès le démarrage du projet • « Coller » au produit • Mettre l’accent et faire des efforts sur la formation • Ne pas oublier la reprise des données Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

42. Initiation aux ERP • ERP : présentation • … et particulièrement, insister sur les points suivants • Accompagnement (formation, procédures …) • Interfaçage avec le Système d’Information existant • Stratégie de migration des données actuelles • Proportion des fonctions spécifiques à développer par rapport à l’utilisation des fonctions standards de l’ERP Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

43. Finances SD FI Comptabilité Ventes CO MM Contrôle de gestion Gestion des matières AM R/3 PP immobili-sations Production Logistique Client/Serveur ABAP/4 QA PS Assurance qualité Gestion de projets WF PM Maintenance Workflow HR IS Ressources humaines Solutions sectorielles Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

44. Exemple classique direction Vente Production Admin. et Finance Marketing • Clients et Fournisseur • Achats • Prix • Rapports financiers • Salons/foires • Statistique • Mailing • Publicité • Prévision • Offres • Livraison • Facturation • Planning de production • Contrôle • Stocks Clients? Partenaire? Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

45. Exemple des activités liées à une vente Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

46. Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

47. Gestion des ventes - Le Flux • Contrats • Offres • Commandes CommandesFermes Édition documents Confirmation Délais Livraison Facturation Création livraison Retour Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

48. Les principaux facteurs de choix • Pérennité de la solution & de l’éditeur • Couverture fonctionnelle • Qualité de service • Flexibilité de la solution • Niveau technologique de la solution • Disponibilité d’outils d’aide à la décision • Convivialité & ergonomie • Coûts des licences • Coûts de maintenance • Conditions contractuelles • Connaissance & référencement dans l’activité • Éditeur / Intégrateur • Degré de remise en cause de l’organisation • Notoriété de l’éditeur • Référencement global & local • Ouverture vers les nouvelles technologies • Disponibilité Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

49. Les principaux facteurs de choix Source Gartner Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

50. L’état d’esprit E.R.P. • Raisonner vision & enjeux avant besoins • Raisonner intégration & processus plutôt que services & fonctions • Raisonner participatif, implication et mobilisation plutôt que directif • Raisonner système cible avant de raisonner solutions • Privilégier la finalité et les objectifs aux moyens d’y parvenir • Raisonner valeur ajoutée & contribution avant de raisonner coûts • Raisonner coût complet dans le temps et pas seulement coûts licences • Raisonner utilisation du système avant de raisonner capacité du système • Raisonner pérennité et indépendance avant de raisonner solution • Raisonner partenariat avant de raisonner fournisseur Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM