Download
1 / 106
1.06k likes | 1.57k Vues
SEKRETERLIKTE PROTOKOL.
E N D
1. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
24. DNEM
YNETICI SEKRETERLIGI
HIZMET II EGITIM SEMINERI
2. SEKRETERLIKTE PROTOKOL gr. Gr. Demet akiroglu
Hacettepe niversitesi
Sosyal Bilimler Meslek Yksekokulu
Bro Ynetimi ve Sekreterlik Programi
3. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 3 A. GIRIS
B. ZIYARET VE KABUL
KARSILAMA VE UGURLAMA
TOKALASMA
MAKAMDA DAVRANIS KURALLARI
C. AGIRLAMA VE GRSMELER
HITAPLAR
STLERLE PROTOKLER ILISKILER
TOPLANTILAR
RESMI AILIS VE TRENLERDE KONUSMALAR
TELEFONLA GRSMELER
RESMI DAVETLER
GREVE BASLAMA VE GREVDEN AYRILMALARDA YAPILAN GRSMELER
RESMI YAZISMALAR
4. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 4 D. RANDEVULAR
E. DAVETIYELER
F. TEBRIK YAZILARI
G. TASIT PROTOKOL
H. IEK ISLERI
I. KILIK VE KIYAFET
5. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 5 . PROTOKOL, YNETICININ VITRINIDIR
. NCE DAVRANAN EN NAZIK OLANDIR
(Fransiz Atasz)
. NEZAKET, EN IYI POLITIKADIR
(Ingiliz Atasz)
6. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 6 Her lkede toplumsal yasam, davranissal olarak, gelenekler, rf ve detler denilen sosyal normlar ile; kurumsal ve kamusal yasam da, "protokol kurallari" denilen resmi nezaket ve grg kurallari ile sekillenir. Kurumlarda alisanlarin ve zellikle yneticilerin protokol kurallarina uymalari, ynetimde "temsil" niteliklerinin dogal ve yasal geregidir.
7. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 7 Ynetsel Yasamda Basari;
. Ynetici ve alisanlarin protokol bilgisi ve temsil niteligine,
. Bilgi ve becerine,
. Kisiliklerine
bagli bulunmaktadir.
8. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
ZIYARET VE KABUL
9. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 9 1. KARSILAMA VE UGURLAMA Karsilamada stler basta, ugurlamada sondadir.
st dzey yneticiler, devlet adamlari, nl bilim adamlari, nl sanatilar ve yazarlar ve esleri otomobilden indikleri yerde karsilanir ve kabul yerine (salona veya makam odasina) kadar refakat edilirler.
Protokolde karsilama ve ugurlamalar ok nemlidir. Kisiye verilen nem ve degeri gsterir.
10. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 10 Ilke olarak, resmi makamlarda st konuklar ve seref konuklari dis kapida, akran (es dzey) konuklar i kapida (makam kapisinda) karsilanmali ve ugurlanmalidir.
Karsilamada, makam sahibi olan, gelen konuga ilk nce "hos geldiniz" ya da "Seref verdiniz Beyefendi" ya da "Sayin Bakanim" veya benzeri hitaplarda bulunulur.
11. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 11 Ugurlamada ise, en son makam sahibi, konuga Saygilar Beyefendi" der.
Konuk ayrilirken ise, en son makam sahibine "allahaismarladik / tesekkr ederim" der ve tokalasir.
Refakatta, makam sahibi nden gider ve buyur eder. Ancak, nde refakati varsa veya bilinmeyen bir yere gidiliyor / giriliyorsa makam sahibi konugun soluna geerek refakat eder.
12. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 12 stler, ast konuklarini ise makam koltugundan ayaga kalkarak, "hosgeldiniz" deyip tokalasarak ve oturacaklari yerleri gstererek ve "buyurun" diyerek karsilarlar.
Ugurlarken de yine ayni sekilde, ayaga kalkip "tesekkr ederim, iyi gnler" diyerek, tokalasarak ugurlarlar.
Ancak, ast veya akran da olsalar, ilke olarak, nem ve deger verilen nemli kisiler daima dis kapida (bina kapisinda) karsilanmali ve ugurlanmalidirlar.
13. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 13 Davetlerde (resmi yemek ve kokteyllerde) makam sahibi ve esi, 1. Yardimcisi ve esi davetlileri salon girisinde karsilarlar. Ugurlamada ise, 1. Yardimci ve esi salon ikis kapisinda bulunur. Ev sahibi salonda konuklarla ilgilenir ve vedalasir.
Ancak, seref konugunu ve st konuklari makam sahibi daima refakat ederek dis kapidan (otomobilden) ugurlar. Evsahibesi ise konut veya etkinligin yapildigi yerin kapisindan ugurlar.
14. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 14 2. TOKALASMA
Tokalasma, sevgi ve samimiyet belirtisi olarak en yaygin selamlasma biimidir. Ancak, protokolde ve grg kurallarinda nce el uzatma hakki; yas, kidem ve unvan olarak nde gelenin hakkidir.
Ayrica yneticilerin ve ev sahiplerinin de nce el uzatma haklari vardir.
15. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 15 Bayanlarla tokalasmada, yalnizca esit dzeyde iliskilerde ve yabanci bir bayanla tanisma sirasinda nce el uzatma hakki bayanlara aittir.
Amir (st) olan kisi bir bayana nce el uzatinca, bayan st ile tokalasmak durumundadir.
16. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 16
Erkekler tokalasirken, varsa eldivenlerini ikartirlar; bayanlar ise ikartmayabilirler. Ancak diger bayanlarla tokalasirken ikartmalari nezakettir.
Tokalasirken, eli l balik gibi hissiz bir sekilde sikmak veya g gsterisi yapar gibi sert bir sekilde sikmak dogru degildir.
17. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 17 Tokalasirken, eli hissettirmek ve kisinin gz blgesine bakmak uygundur. Biriyle tokalasirken baskasina bakmak veya baskasiyla konusmak / selamlasmak dogru degildir.
Ayrica, eli iki el arasina almak ve uzun sre tutmak da uygun degildir.
18. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 18 Birden ok kisinin oldugu yerde tokalasmaya daima en stten (bykten) baslanir.
Tokalasma esnasinda oturan bayanlar ayaga kalkmayabilirler.
19. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 19 3. MAKAMDA DAVRANIS KURALLARI
Makam sahibi olarak ynetici, kendi makam odasina gelen stlerine, akranlarina ve kabul ettigi konuklarina saygili olmak, protokol ve nezaket kurallarina uygun davranmak zorundadir.
nk, kabul edilen konuk daima nde gelir.
20. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 20 Bir yneticinin, makamina kendi stleri veya yas, kidem, protokol vb. ynden kendisinden nde olan akranlari veya nemli zevat ya da nem verdigi kisiler geldigi zaman kendisi makam koltugunda oturmamali, misafir koltugunda oturmalidir.
Aksi takdirde bu kisileri kendi asti durumuna koymus ve saygisizlik etmis olur. Ancak bu kisileri kendi makam koltuguna "buyur" etmesi ve oturtmasi da dogru degildir. Makam daima sahibine aittir.
21. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 21 Bu gibi durumlarda, ast yneticilerden, kuruluslarin tepe yneticileri geldigi zaman, bu davranisi gstermeleri beklenmektedir.
Ancak, dogru olan, karsilikli olarak stle birlikte makam odasindaki "konuk ksesi"nde oturmaktir.
22. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 22 Bu amala, es ve st konuklari kabul etmek iin, makam odasinin en uygun bir ksesinde, yuvarlak sehpali bir "konuk ksesi" dzenlemek ve konuklari bu ksede kabul etmek ve agirlamak en uygun olanidir.
Byle bir konuk ksesi olmadigi takdirde, makam masasinin nndeki koltuklarda stle birlikte karsilikli oturmak tercih edilmelidir.
23. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 23 Unutmamak gerekir ki stlerin, astlarini makamlarinda ziyaret etmeleri, personel ve vatandaslar aisindan byk bir g ve prestij unsurudur.
nk, stn ziyareti daima astina g ve seref verir. Bu da ast iin bir imkan ve firsattir.
Onun iin bu imkan ve firsat daima iyi kullanilmali, karsilama, agirlama ve ugurlamada bir kusur edilmemelidir. Aksi halde, stn bu ziyareti olumsuz sonu dogurabilir.
24. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 24 Astlari, ast konuklari ve vatandaslari, makam koltugundan ayaga kalkarak, "hosgeldiniz" deyip, ellerini sikarak ve oturmalari iin "buyur" ederek (yer gstererek) ve makam koltugunda oturarak kabul etmek ve grsmek uygundur.
25. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 25 Bu arada iecek ikraminda bulunmak veya ikolata vb. sunmak da nazik bir davranistir.
Ilke olarak astlar / ast konuklar ve vatandaslar nce oturtulmali, sonra kendileriyle konusulmalidir. Ayakta tutulmamalidir.
26. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 26 Astlara emir ve direktifler daima makamda verilmeli; astlarin makamina / odasina / alisma yerine denetim veya ziyaret iin gidildiginde kesinlikle kendilerine ve islerine mdahale edilmemeli ve emir verilmemelidir.
Astlarin birimlerinde daima dinleyici ve gzleyici kalinmali, tesekkr edilmeli, ancak sorunlar varsa, bizzat makama agirilarak grslmeli ve gerekli emir ve direktifler makamda verilmelidir.
27. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 27 Makam sahibi st ynetici olsa da, daima ev sahibidir ve kabul ettigi her konuga saygili davranmali ve ikramda bulunma nezaketi gstermelidir.
nk, Trk geleneginde konuga ilgi ve saygi bir nezaket kuralidir.
28. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 28 Konuklara ikramda bulunurken (grevli servis yaparken) nce konuga (birden fazla konuk varsa en stten ya da bayan konuktan baslayarak, servis yapmali, en son makam sahibine sunmalidir.
Servis soldan yapilmali, sagdan alinmalidir. Konuk st ise, kendisine ikramda bulunmak iin "ne imeyi arzu edersiniz, ne emredersiniz?" diye sorulmasi uygun olacaktir.
29. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 29 Makamda, stlerle grsme veya toplanti yaparken ieriye ast veya konuk kabul edilmemeli; acil ve zorunlu olmadika telefonla konusulmamali ve evrak imzalamamalidir.
Zorunluluk durumunda stten "izin" almak ve "zr dilemek" gereklidir.
30. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
AGIRLAMA VE GRSMELER
31. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 31 1.HITAPLAR Resmi takdimlerde ve hitaplarda, devlet adamlarina, diplomatlara, askeri ve mlki erkana ve st yneticilere daima resmi unvan veya rtbeleriyle hitap edilir (Sayin Vali, Sayin Genel Mdr, Sayin General).
zel hitaplarda ise, byklere, stlere ve yeni tanisilan es dzeydeki kisilere "beyefendi / hanimefendi" diye hitap edilir.
32. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 32 Takdimlerde, resmi unvan soyadindan sonra belirtilir (Osman Gnes, Vali, Iisleri Bakanligi Mstesari).
Ancak, subaylarin, polislerin rtbeleri ve doktorlarin kariyer unvanlari isimden nce sylenir (Dr. Mustafa Grsoy).
Kisi kendini takdim ederken / tanitirken de nce adini soyadini, sonra unvanini syler.
. Celal Reha Alpar, Prof. Dr.
. Asli Aynaoglu, Kaymakam
33. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 33 alisma yasamindaki resmi iliskilerde amirlere ve stlere saygi, genel kuraldir. Onun iin stlere daima saygili hitap edilmeli, tasidigi unvanina gre Sayin Valim, Sayin Mstesarim, Sayin Baskanim", Sayin Genel Mdrm" denilmeli veya duruma uygun olarak yalnizca "beyefendi" diye hitap edilmelidir.
Ayrica, yas, kidem, mevki, stat bakimindan st olanlarla, es dzeydeki resmi ve sivil kisilere de "beyefendi / hanimefendi" diye hitap edilmelidir.
34. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 34 Kendilerinden bahsederken ise, unvaniyla veya soyadiyla (Sayin Milli Egitim Mdr veya Sayin aliskan) diye hitap edilmelidir.
Bay eslerden sz ederken "beyefendi", bayan eslerden sz ederken de "hanimefendi" diye sz edilmelidir. Kesinlikle "yenge hanim veya eniste bey ifadesi kullanilmamalidir.
35. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 35 zellikle yasa ve mevkice byklere ve stlere hitap ederken Muhterem Beyefendi Hanimefendi" demek veya yazmak en saygili hitap seklidir. Hibir zaman Sevgili Hanimefendi veya Sevgili Beyefendi denilmemelidir.
Astlara; resmi iliskilerde, ne Sayin ekleyerek, unvaniyla veya soyadiyla (Sayin Insan Kaynaklari Mdr veya Sayin Topuz);
36. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 36 zel iliskilerde ise, unvaniyla veya adiyla ve sona "bey / hanim" ekleyerek hitap edilir (Mdr Bey veya Reha Bey / Fatma Gl Hanim).
Hizmetlilere ve sofrlere "efendi" demek dogru degildir. Adiyla hitap etmek uygun olur Mehmet Bey, Selma Hanim.
37. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 37
Bay, bayan ve sayin szckleri ancak soyadi nnde bygn, kge ya da stn, asta hitabi olarak kullanilir. Bayan zdemir ya da Sayin zdemir denir. Sayin Glden denmez).
"Sayin", resmi hitaplarda, takdimlerde ve yazili hitaplarda isimden nce kullanilir Sayin Ceyhun Parildar.
38. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 38 Ayrica bazi kuruluslarda, zel ve resmi iliskilerde stlere geleneksel olarak "agabey", "stat", "hocam" gibi sifatlar kullanildigi da bilinmektedir.
Bu tr samimi saygi hitaplarinin yalnizca zel iliskilerde veya birebir iliskilerde kullanilmasi; resmi iliskilerde, trenlerde, takdimlerde ve toplantilarda kullanilmamasi dogru olur.
Ayrica, kisilerarasi resmi / zel iliskilerde daima "siz" diye hitap edilmesi gerekir.
39. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 39 Ynetim yasaminda "vekil" veya "yardimci" unvani tasiyan yneticilere st unvan ile hitap etmek hem kisiyi mutlu eder, hem de yanlis sayilmaz.
rnegin, vali yardimcisina "Sayin Valim", genel mdr yardimcisina "Sayin Genel Mdrm" demek uygundur.
Ancak stnn oldugu yerde byle hitap etmek uygun dsmez, valinin oldugu yerde vali yardimcisina "Sayin Vali Yardimcisi" demek uygun olacaktir.
40. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 40 Bir makama vekalet eden kisiye de, vekalet ettigi unvanla hitap edilir. Genel Mdrlge vekalet eden Genel Mdr Yardimcisina "Sayin Genel Mdr" denir.
"Sayin Genel Mdr Vekili veya Sayin Genel Mdr Vekilimiz" denmez.
41. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 41 Ancak, isimle birlikte yazili hitapta ve resmi imzada "Genel Mdr V." unvani kullanilir.
Dolu kadroya geici vekalet eden kisinin asil unvani da yazilir:
Serdar P
Genel Mdr V.
Genel Mdr Yardimcisi
42. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 42 Bayan Genel Mdre de daima "Sayin Genel Mdr" olarak, makam ve kadro unvaniyla hitap edilir "Sayin Genel Mdire" denmez.
Eski ve emekli yneticilere hitaplarda, son resmi grev unvani veya en st grev unvaniyla hitap edilir. Sayin Bakanim, Sayin Baskanim.
Ancak, resmi ortamda (resmi yazida) hitapta / takdimde veya adi soyadi kullanildiginda "eski" szcg unvanin nne getirilir
43. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 43 General / amiral, vali ve bykelilere grevden ayrilmis ve emekli olmus olsalar bile "eski" denmez. "Sayin Vali", "Sayin General" diye hitap edilir.
Ancak resmi ortamda ve resmi hitapta "Sayin Emekli Bykeli", Sayin Emekli Vali" denir. "Eski" ifadesi yalnizca grev yeri belirtildiginde yazi dilinde kullanilir.
44. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 44 Profesrlere ise eski veya emekli denmez, her zaman ve her yerde "Prof. Dr. Dogan Tuncer" olarak kullanilir.
Ancak, emekli szcg resmi grevi / grev yeri kullanildiginda, "Prof. Dr. Dogan Tuncer, Hacettepe niversitesi Emekli gretim yesi" olarak kullanilir.
Yabanci devlet adamlarina ve diplomatlara ise, Ekselans" ya da Ekselanslari" diye hitap edilir.
45. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 45 2. STLERLE PROTOKLER RESMI ILISKILER Ast olarak, yneticilere (amirlere ve stlere) daima saygili hitap etmek ve saygili davranmak gereklidir.
Yneticiye ya dogrudan Beyefendi" diye veya unvaniyla "Sayin Baskanim", "Sayin Genel Mdrm" diye hitap edilmelidir.
46. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 46 stn makamina girince, "saygilar beyefendi" diye selam verilmeli, ceketin n dgmelenmis olmali, "buyurun", "oturun" demeden oturmamali, eger oturmak gerekiyorsa "izin" istenmelidir.
Otururken de bacak bacak stne atilmamalidir.
Ancak, ay / kahve ikram edilirse kabul edilmeli ve tesekkr edilmelidir.
47. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 47 Amirin makaminda oturulacak koltuk, amirin gsterdigi (buyur ettigi) koltuktur. Gstermemisse, sirt duvara gelecek sekilde, makam masasi nndeki koltuga oturmak uygundur.
Ancak birden ok kisiyle makama girildiginde kideme gre oturma dzenine dikkat edilmelidir. st olan, makam masasi nndeki sirti duvara gelen koltuga oturur.
48. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 48 Amirle konusurken saygili ve nazik ifadeler kullanilmali, amiri dinlerken de gz blgesine bakarak ve basla hafif onay vererek dinlemelidir.
Amir / st "nasilsiniz?" diye hatir sordugunda "Tesekkr Ederim" denmelidir. Askerler ve polisler stlerine "Sag Ol!" derler.
49. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 49 Giriste ve ikista, amir el uzatmadika, tokalasmak iin el uzatilmamalidir.
Amir ayaga kalkinca, ayaga kalkmali, telefonla konusurken kendisi dinlenmemeli, baska yere bakmali veya baska seyle mesgul olmalidir.
Evrak imzalarken de yaziyi gizlice okumaya alismamalidir.
Amir, grsme sonunda "tesekkr ederim" deyince, gitmek gerektigi anlasilmalidir.
50. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 50 stlerle grsmek iin, nce sekreterle iletisim kurulmali, yneticinin uygun zamani grenilmeli, randevu alinmali ve makama haberli gidilmelidir.
zellikle, ynetici sabah ise gelince ieri girer girmez ve disari ikarken, ayrica, makamda nemli konuklari / stleri veya toplantisi / grsmesi varken ieri girilmemeli, ynetici zamansiz rahatsiz edilmemelidir.
51. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 51 stlerle iliskilerde uyulmasi gereken nemli bir protokol kurali da, stlerin yaninda durma ve oturma yeridir.
Protokolde st daima sagdadir. Toplantida, trende, otururken, sirada ayakta dururken veya yrrken ast daima stnn soluna geer. stten asta hiyerarsi (kidem sirasi) sagdan sola dogrudur. Ancak, stn ortada oldugu durumlarda birinci ast stn saginda, ikinci ast stn solunda, nc ast sagda, drdnc ast solda olmak zere yer alirlar.
52. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 52 RESMI TRENLERDE YRYS VE OTURMA DZENINDE 1 NUMARA (ST) DAIMA ORTA MERKEZDEDIR:
5 3 1 2 4
KURUMSAL TRENLERDE EVSAHIBI, 1 NUMARA OLAN ONUR KONUGUNUN SAGINDADIR.
ESSIZ: 10-8-6-4-2-1-EVS-3-5-7-9
ESLI: 7-5-3-ESI-1-EVS-1ESI-2-4-6
Mst.yard.,esi-Baskanesi-BAKAN-BASKAN-Bakanesi-Mstesar,esi
53. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 53 Bu nedenle protokolde stn nne veya sagina gemek onu kltmek demektir ve tepki dogurabilir.
Ayni sekilde, st olarak astin arkasina durmak veya soluna gemek de dogru degildir.
Aslinda, protokolde herkes kendi statsn, seviyesini, yerini ve sirasini bilmelidir ve buna uymalidir.
54. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 54 3. TOPLANTILAR
Resmi toplantilar da protokol kurallari iinde yrtlr.
Toplanti baskani daima krsde veya dikdrtgen ya da U masanin u ortasinda oturur.
Iki yanlarina da katilimcilar protokol siradzenlerine, unvanlarina ya da kidemlerine gre otururlar.
55. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 55 Toplantilara katilan her yenin, kendisine ayrilan, yazilan veya gsterilen yere oturmasi veya yer belirli degilse, kendi statsne uygun olan yere oturmasi gerekir.
Hi kimse protokolde ne veya arkaya geemez. nk protokolde temsil, kisisel degil kurumsaldir.
Bu nedenle her ynetici veya temsilci kurumunun statsn, seviyesini, prestijini ve protokoldeki yerini korumak ve buna uygun davranmak zorundadir.
56. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 56 Toplantilarda kullanilan masa tiplerinin, yuvarlak, kare ve dikdrtgen masa olarak farkli anlamlari, nemleri ve etkileri vardir.
nk, fikir alisverisi ve katilim saglamak iin yuvarlak masa;
kisa ve z toplanti ve grsme yapmak iin kare masa;
otorite altinda bir toplanti yapmak iin de dikdrtgen masa tercih edilir.
57. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 57 Protokolde, masanin, sandalyenin, oturulan yerin, kullanilan veya sunulan esyanin, malzemenin, yapilan ikramin, sz ve davranisin, her seyin bir anlami, ierigi ve niteligi vardir.
Bu nedenle, her seyi bilerek ve dsnerek yapmak gerekmektedir.
58. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 58 rnegin, Lozan Konferansi'nda Trkiye Temsilcisi Ismet Inn, kendisine ayrilan sandalyenin digerlerinden farkli oldugunu grr.
Beyler! Burada hepimiz esitiz, ya benim sandalyem de sizinki gibi olsun, ya da sizin sandalyeniz benimki gibi olsun der ve sandalye degistirilir.
Iste protokoln anlami ve nemini grmekteyiz.
59. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 59 TOPLANTI PROTOKOL TEK BASKANLI VE TEK TARAFLI TOPLANTI DZENI
60. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 60
61. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 61 4. RESMI AILIS VE TRENLERDE KONUSMALAR
Resmi ailislar bir program ierisinde ve trenle yapilir. Her trl trende konusma sirasi daima asttan ste dogru olur. En son st konusur.
Astlar daha ok teknik konulardan ve ayrintilardan, stler ise daha ok stratejik ve politik konulardan, ama ve hedeflerden sz ederler.
62. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 62 Bu toplantilarda takdimlerin nezaket kurallarina uygun bir slup ierisinde yapilmasi gerekir. Sayin Bakanimizi, konusmasini yapmak zere mikrofona veya krsye arz ederim diyen takdimcilerle zaman zaman karsilasilmaktadir. Bakan mikrofona arz edilmez. Bunun yerine Sayin Bakanimizi konusmasini yapmak zere krsye davet ediyorum, arz ederim denmesi ya da Konusmalarini yapmak zere Sayin Bakanimizin tesriflerini arz ediyorum.denmelidir.
63. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 63
Sze baslarken mutlaka tren veya toplantida hazir bulunan nemli resmi kisiler unvanlariyla stten asagiya dogru siralanarak sayilirlar. Ya da tren / toplantida hazir bulunan yalnizca en byk onur konugunun unvani sylenir.
Bu resmi hitaptan sonra, topluluk saygiyla selamlanarak sze baslanir. Ilke olarak kisa ve zl bir konusma yapilmalidir. Yazili metni okumamaya zen gsterilmelidir.
64. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 64 Konusmalarda kesinlikle Ben denmemeli, daima Biz, Kurumumuz veya benzeri ifadelere yer vermelidir.
Konusma sirasinda daima saygili ve nazik bir dil kullanilmali, takdir ve tesekkr duygulari ifade edilmelidir.
Konusma saygilar sunarak bitirilmelidir. Protokol konusmasi 20 dakikayi gememelidir.
65. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 65 5. TELEFONLA GRSMELER
Her yneticinin mutlaka sekreteri olmali ve telefon iletisimini sekreter saglamalidir.
Sekreter, astlari ste takdim eder; esit dzeyde olanlari karsilikli olarak iki sekreter ayni anda birlikte aktarmalidirlar.
st ile grsmede ise, sekreter kendi yneticisini, stn sekreterine aktarir. stn sekreteri kendi yneticisine ast yneticiyi takdim eder.
66. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 66 Sekreter, telefon edenleri yneticiye aktarmadan nce nce, mutlaka adini, soyadini, unvanini ve telefon numarasini kayitlamalidir.
Bu bilgiler yneticiye her zaman gerekli olabilecektir.
67. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 67 Telefon, defadan fazla aldirilmadan ailmalidir. Telefonu ilk aan, nce ilgiliyi selamlamalidir.
stlere ve esitlere "saygilar" sunmali, astlara "iyi gnler" dileklerinde bulunmali, telefonu kapatirken de ayni sekilde selamlamalidir.
68. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 68 Ancak resmi telefon grsmelerinde ilk nce telefonu kapatma hakki ste aittir. st telefonu kapatmadan telefon kapatilmamalidir.
Es dzey kisiler arasinda yapilan telefon konusmalarinda nce telefonu aan kapatir.
Telefon kapatilirken asta tesekkr edilmeli, ste ve akrana saygilar sunulmali ve telefon yerine yavasa konulmalidir.
69. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 69 Telefonda uzun konusmak, karsi tarafin hattini uzun sre isgal etmek, konutlara saat 09:00'dan nce ve 22:00'den sonra telefon etmek uygun degildir.
Ancak zorunlu durumlarda; rahatsiz edildigi iin nce zr dilemek yerinde olacaktir.
70. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 70 6. RESMI DAVETLER
Resmi davetler; resmi kabul, kokteyl ve yemek daveti olarak dzenlenir.
a. Resmi Kabul (Resepsiyon)
Milli gn ve bayram kutlamalari iin dzenlenen toplantilardir. Gnn herhangi bir saatinde olabilir. Koyu renk elbise zorunludur.
71. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 71 b. Kokteyl
Sayica fazla olan konuklari sosyal, kltrel, resmi ve zel olarak bir araya getirmek ve ayakst kisa grsmeleri saglamak ve bu esnada alkoll ve alkolsz ikiler ve hafif erezler ikram etmek iin saat 18:00 -20:30 arasinda ve aksam yemeginden nce, evde, isyerinde veya disarida dzenlenir.
Konuklari oturtma zorunlulugu yoktur. Genellikle koyu renk elbise giyilir.
72. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 72 c. Yemek Davetleri
gle veya aksam iin yapilabilir. Oturarak veya aik bfe seklinde dzenlenir.
Oturarak yemekte servis masalara yapilir.
Aik bfe yemeklerinde, yemek servis masalarindan alinir, hazirlanmis olan masalara oturulur.
73. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 73 Aksam davetlerinde; kiyafet belirtilmemisse erkeklerin koyu renk, bayanlarin da tayyr / dpiyes veya uzun etek elbise giymesi uygundur.
gle yemeklerinde; zellikle bahar ve yaz aylarinda aik renk elbise giyilebilir.
74. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 74 7. GREVE BASLAMA VE GREVDEN AYRILMALARDA YAPILAN GRSMELER
Greve baslayinca ilk is stleri ziyaret etmektir.
Bu ziyaretin randevulu olmasi uygundur. Daha sonra ilgili es dzey yneticileri ziyaret etmek gerekir.
75. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 75 nce ziyaret edilmedigi takdirde, ziyarete gelen es dzey yneticileri, ayni sre iinde (bir hafta iinde ziyarete geleni, bir hafta sonra) iade-i ziyarette bulunmak gerekir.
Kutlama ziyaretlerinde; karsilama, agirlama ve ugurlama konusunda, grnm, konusma, tutum ve davranislarda olumlu imaj yaratmaya zen gsterilmelidir.
76. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 76 Astlara iade-i ziyarete gerek yoktur. Yalnizca ilk hafta iinde tm astlar ile bir tanisma toplantisi yapilmali ve mmknse grev yerlerinde ziyaret edilmelidir.
Greve yeni atanan stleri ve es dzey yneticileri nce kutlama ziyaretine gitmek nezakettir.
77. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 77 Maiyete atanan yardimciyi, greve baslayinca ste takdim etmek yneticinin grevidir.
Yeni atanan yneticiyi ste takdim ise vekilin grevidir.
rnegin; yeni atanan bir genel mdr greve baslatma ve takdim, mstesar yardimcisinin grevidir.
78. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 78 Grevden ayrilirken de tm grevlilerle veda toplantisi yapmak, hepsine tesekkr etmek ve "veda mesaji" yayinlamak, es dzey yneticileri ve stleri de veda ziyaretinde bulunmak gereklidir.
79. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 79 8. RESMI YAZISMA Kurumlar arasi yazismalarda imza konusunda dzey esitligi ve denklik esastir. Mdrn imzasiyla gelen yazi mdrn imzasiyla cevaplandirilir.
Makama yazilan yazilar makamin imzasiyla, birime yazilan yazilar birim amirinin imzasiyla gnderilir.
nemli yazilar, onaylar ve kararlarda daima lacivert mrekkepli dolma kalem ile imzalanir.
80. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 80 Ynetim dilinde rica etmek emir vermek; arz etmek ise sunmak ya da talep etmektir.
Bir kisi ya da bir kurulusa gnderildiginde ya arz edilir ya da rica edilir. Yanlizca bir kurulusa gnderilen bir yazinin sonunda arz ve rica ederim. ya da arz/rica ederim. demek yanlistir.
Dagitimli olmayan bir yazi bilgi ve geregi iin gnderilmez; ya bilgi iin ya da geregi iin gnderilir. Geregini rica ederim. ya da Bilgilerine rica ederim. denir. Bilgi ve geregini rica ederim. demek yanlistir. Ancak yazi dagitimli ise; Bilgilerini ve geregini arz ve rica ederim. demek dogrudur.
81. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 81
Onaylarin ve makama sunulan yazilarin sonunda 3.ogul sahis fiil kullanilir.
Tasviplerine arz ederim.
Olurlarina arz ederim.
Bilgilerine arz ederim.
Geregini Msaadelerine arz ederim.
82. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
RANDEVULAR
83. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 83 RANDEVULAR Ziyaretlerin zamaninda yapilmasi esastir. Gecikmis bir ziyaret, yapilmamis bir ziyaret gibidir.
te yandan btn ziyaretlerde ziyaret zamaninin uygun olmasina ve ziyaretin randevulu olmasina zen gsterilmelidir.
84. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 84 Randevusuz yapilan bir ziyaret, her iki tarafi zor durumda birakir.
Bu nedenle, is ziyaretleri ya da kutlama ve nezaket ziyaretleri hibir zaman karsi tarafin fazla zamanini almamali, alismasina, toplantisina, randevusuna engel olmamalidir.
85. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 85 Genel olarak, gleden nceki ziyaretler saat 10:00-11:00; gleden sonraki ziyaretler 15:00-17:00 arasinda randevu alinarak yapilmalidir.
Kamusal ve kurumsal yasamda protokol ziyaretlerinin sresi ilke olarak 5 dakikadir. Sosyal yasamda ise 15-20 dakikadir.
86. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
DAVETIYELER
87. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 87 DAVETIYELER Davetiye, yazili bir agri mektubudur. Davetiye kart veya mektup olarak gnderilir. Davetiye saygili ve nazik bir dil ve slupla yazilmali; davetiyede, davetin tr ve amaci kisa ve aik olarak belirtilmelidir.
Davetiye zarif grnml ve kaliteli olmalidir.
88. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 88 a. Tren Davetiyeleri
Davetiye, tek veya iki katli kaliteli karton olup, n kapagin stnde kurumun amblemi ve adi yer alir.
Davetiye kartinin iinde sol kapakta program, en alta tren tarihi, saati ve yeri yazilir.
89. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 89 Kartin sag i kapaginda, stte davet sahibinin unvani ve adi ve soyadi, ortada davet metni bulunur. Davetiye zerine kesinlikle imza atilmaz.
Programda kokteyl ve sanatsal, folklorik, sportif bir gsteri ya da mzik dinletisi yer aliyorsa bu durum davetiyede belirtilir.
Davetiyeler kurye ya da posta ile gnderilir.
90. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 90 b. Kokteyl Parti, Resepsiyon ve Yemek Davetiyeleri
Kurumsal bir davetiyede, kurumun ve davet sahibi yetkilinin adi, soyadi, davet esli ise, kurumun ve yetkilinin adi ve soyadiyla birlikte esi bay ya da bayan olarak yalnizca soyadi yer alir.
91. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
TEBRIK YAZILARI
92. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 92 Tebrik; kurumsal ve toplumsal yasamda greve baslama, st greve atanma, bir isi basariyla sonulandirma gibi benzeri durumlarda yazilan kutlama yazisidir.
Kuruluslarda kutlama yazilari zel baslikli resmi kagitlara yazilir.
Ilke olarak, bayramlar ve zel gnler kutlanir; yilbasi kutlamalarinda saglik, mutluluk ve basarilar dilenir.
93. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 93 T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
TASIT PROTOKOL
94. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 94
Resmi aralarda protokol makami, sag arka ksedir.
Birden ok kisinin resmi araca binmesi durumunda araca binecek kisilerin kendi yerlerini kendilerinin tayin etmeleri gerekir.
Makam aracina amirden nce binilir ve nce inilir. Aracin nnde oturan kisi, amir bindikten sonra aracin arka kapisini kapattiktan sonra biner ve durulan yerde de nceden inerek amirin inecegi kapiyi aar ve bylece kendisine yardimci olur.
95. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 95 Tasit Protokolnde Oturma Dzeni
96. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 96 RESM TASITLARDA OTURMA DZENI
97. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
IEK ISLERI
98. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 98 IEK ISLERI iek sunmak sosyal ve kurumsal yasamda kisinin duygularini yansitan gzel ve asil bir davranistir.
iekler ayri formda dzenlenir. Buket, sepet ve elenk. Bunlarin kullanim yerleri ve biimleri ayridir.
Buket elden verilir. Sepet ve elenk yalnizca gnderilir.
99. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 99 elenk anitlara konur, cenazeye gnderilir. Sepet; nisan, nikah ve dgnlerde, sanatsal etkinliklerde, ailis trenlerinde, tayin ve terfilerde gnderilir.
Trkiyede nisan, nikah ve dgn trenlerine, kuruluslarin ailis trenlerine elenk gnderilmektedir.
100. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 100 Is ortaminda atama, greve baslama ve grevde ykselmede, esli olarak gelen resmi konuklari karsilama ve ugurlamada iek sunma konusunda protokol, saygi ve nezaket kurallarini sylece siralayabiliriz:
. Resmi ortamda atama, greve baslama ve grevde ykselme dolayisiyla genel olarak sepet iinde iek gnderilir ve sepete kart ilistirilir.
101. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 101 . Devlet ve hkmet adamlarinin ve st dzey yneticilerin esli konuk olarak uak veya trenle gelis-gidislerindeki karsilama ve ugurlama trenlerindeki, konugun esi hanima folklor giysili kk bir kiz ocugu veya karsilayan ev sahibi yneticinin esi hanim tarafindan iek buketi sunulmasi zarif bir davranistir.
. Resmi ortamda konferans veren kisiye, sahnede sanatiya buket sunmak sik bir davranistir.
102. T.C. IISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
KILIK VE KIYAFET
103. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 103 KILIK VE KIYAFET
Sosyal yasamda oldugu gibi alisma yasaminda da ilk izlenimler giyim ve dis grnm ile saglanir. Bunun iin ikinci bir sans yoktur.
Bayan ve erkekler, toplum iinde iyi bir izlenim birakmak ve sayginlik kazanmak iin daima sik, zarif ve zevkli giyinmeli, temiz ve bakimli olmalidirlar.
104. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 104 Sivil hanimlarda gece ve gndz resmi kiyafet tayyr; yari resmi kiyafet kumas pantolon-ceket veya etek-ceket (dpiyes), gece resmi kiyafet ise uzun etek tuvalettir.
Sivil erkeklerde gece-gndz resmi kiyafet, bagcikli siyah ayakkabi ve siyah orap; lacivert/siyah dgmeli ya da kruvaze takim elbise; mansetli gmlek ve kravattir.
105. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 105 Hanimlarda giyimde tek renk resmi, iki renk yari resmi, renk sosyaldir.
Hanimlarda ve erkeklerde giyimde ten fazla renk daima fantazi ve rkstr. Olumsuz dikkat eker ve elestirilir.
Kiymetli taki tek takilir.
Giyimde ayakkabi, orap, kemer, anta ve kravat uyumu sarttir.
106. 14.08.2012 IISLERI BAKANLIGI 106
Zaman Ayirdiginiz Iin
Tesekkr Ederim.
Saygilarimla,
gr. Gr. Demet akiroglu
Hacettepe niversitesi
Sosyal Bilimler Meslek Yksekokulu
Bro Ynetimi ve Sekreterlik Programi
Opera Ankara
Tel: 0312 311 60 15
E-posta: demet.cakiroglu@hacettepe.edu.tr
