“Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores - Estratégia e Desafios”

1. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores - Estratégia e Desafios” Hélio DiasCoordenador Regional da CAF e do SIADAPRA Chefe da Divisão de Estruturas e Modernização “CAF – Um modelo de gestão que se pretende adotar em Cabo Verde” Governo dos Açores Vice-Presidência do Governo,Emprego e Competitividade Empresarial Direção Regional de Organização e Administração Pública

2. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Introdução • A Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores – Estratégia e Desafios” • Contexto (2 diapositivos) • Estrutura Orgânica do Governo (2 diapositivos) • Estratégia para a Qualidade (2 diapositivos) • (Auto)Avaliação - Estratégia de operacionalização (5 diapositivos) • (Auto)Avaliação - Resultados (4 diapositivos) • (Auto)Avaliação - Novos desafios (6 diapositivos)* • Participação em Eventos (1 diapositivo) *Melhorar a Qualidade utilizando a CAF em contexto de avaliação do desempenho organizacional e individual

3. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Contexto • O arquipélago dos Açores é composto por nove ilhas, distantes entre si 600 KMs (mais ocidental- Flores e mais oriental - São Miguel) • A Região Autónoma dos Açores é uma das duas Regiões Autónomas de Portugal • População: 246.746 habitantes

4. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Contexto • Trabalhadores na Administração Pública Regional: 17.842 (Representam 15% da força de trabalho no arquipélago) • Tripolaridade • Dispersão dos serviços por todas as ilhas

5. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Estrutura Orgânica do Governo 2005-2008

6. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Estrutura Orgânica do Governo 2013-2016

7. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Estratégia para a Qualidade • Programa do IX Governo Regional (2005-2008) • Estratégia para a Qualidade Vetores Estratégicos • Serviço Público • Cidadãos • Empresas • Plano Regional para a promoção da Qualidade nos Serviços Públicos Novo modelo de Gestão da Administração Regional assente em 3 pilares

8. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - Estratégia para a Qualidade Novo modelo de Gestão da Administração Regional • Gestão Centralizada dos Recursos Humanos • Avaliação dos Serviços • Organização dos Serviços • Bolsa de Emprego Público dos Açores (BEP-Açores) • Ficheiro Central de Pessoal • Quadros Regionais de Ilha • Sistema Integrado de Gestão dos Recursos Humanos da Administração Regional dos Açores • Criação de Centrais de Serviços partilhados atendendo às especificidades de cada Ilha Avaliação pelos Cidadãos Auditorias (Auto) Avaliação

9. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Estratégia de operacionalização Decreto Legislativo Regional n.º 14/2008/A, de 27 de agosto Novo Sistema de Avaliação do Desempenho nos Serviços Públicos da Administração Regional Autónoma denominado: Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública Regional dos Açores (SIADAPRA) 2008 • Orientação do Governo nº 2/2006, de 27 de janeiro • Determinou a criação de Núcleos de Promoção da Qualidade (NPQ) • Obrigou à autoavaliação de todos os serviços • Determinou a aplicação periódica da autoavaliação e o processo de monitorização 2006 Algumas experiências com a CAF em alguns serviços • Decreto Legislativo Regional nº 29/2005/A, de 06 de dezembro • (Auto)Avaliação no Sistema de Ensino Regional (QUALIS) • Adaptação da CAF ao Sistema Público de Ensino • Obrigatoriedade de implementação da CAF a todas as Escolas do Sistema Público de Ensino Regional • Aplicação Periódica da CAF 2005 2004-2005

10. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Estratégia de operacionalização Operacionalização Coordenação Geral Vice-Presidência do Governo Direção Regional de Organização e Administração Pública Coordenação Departamental Núcleos Promoção Qualidade - 8 (Auto) Avaliação Equipas (EAA) – 155 [CAF - 117+ Qualis (Escolas) – 38]

11. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Estratégia de operacionalização Coordenação Regional da CAF • Acompanhar, permanentemente, o processo de implementação da CAF coordenando com os Núcleos de Promoção da Qualidade • Dar formação a todos os membros dos Núcleos de Promoção da Qualidade e das equipas de autoavaliação (entre 2006 e 2007): • 20 ações de formação - 12h (363 participantes) • 1 Workshop (163 participantes) • Manual CAF para a Administração Regional (disponível em www.vpgr.azores.gov.pt), considerando as especificidades da estratégia regional de implementação • Acompanhar os planos de ação e melhoria contínua

12. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Estratégia de operacionalização Núcleos para a Promoção da Qualidade Equipas de autoavaliação • Acompanhar a implementação • Coordenar as EAA • Acompanhar os planos de ações de • melhoria • Reportar quadrimestralmente, • à Coordenação Geral , os processos de • implementação e a execução dos • planos de ações de melhoria • Proceder à autoavaliação em cada Organização • Preparar os planos de ações de melhoria • Remeter à coordenação do respetivo departamento do Governo os relatórios de autoavaliação e de execução dos planos de melhoria

13. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Estratégia de operacionalização Ferramentas/Modelos utilizados • CAF – CommonAssessmentFramework • Qualis – Qualidade e Sucesso Educativo • Estabelecimentos de Ensino do Sistema Educativo Regional dos Açores • King’sFund - Ferramenta de Gestão pela qualidade total, criado pela fundação King’sFund de Londres. • Hospital do Divino Espírito Santo Ponta Delgada • MONIQUOR - Instrumento de avaliação e monitorização da Qualidade Organizacional dos Centros de Saúde elaborado pelo Instituto da Qualidade em Saúde. • 14 Centros de Saúde

14. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Resultados Autoavaliação nos Serviços - Resultados

15. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Resultados Enfoque das 316 Ações de Melhoria identificadas pelas EAA

16. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Resultados Certificações já obtidas • EFQM – Nível 1 “Comprometidos com a Excelência” • 1 Serviço certificado entre 2010 e 2012 • Normas ISO • 4 Serviços certificados • 1 com renovação já obtida • King’sFund • 1 Serviço certificado

17. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Resultados Objetivos alcançados • Envolvimento de grande parte dos colaboradores nas • ações de melhoria • Identificação dos constrangimentos e das áreas a melhorar • Identificação das melhorias pela aplicação periódica • Integração de várias medidas de qualidade nos objetivos • operacionais dos serviços • Gestão por processos e evidências • Envolvimento da gestão de topo na procura da melhoria continua • Autoavaliação como um primeiro passo para a aplicação do Sistema Integrado • de Avaliação do Desempenho da Administração Pública Regional dos Açores (SIADAPRA)

18. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Novos desafios • Potencializar a autoavaliação, em particular a aplicação da CAF no novo contexto de avaliação do desempenho organizacional e individual determinado pelo Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública Regional dos Açores (SIADAPRA) • Comparar resultados (benchmarking) e experiências (benchlearning) • Dar seguimento ao determinado no programa do atual XI Governo Regional que refere explicitamente o alargamento do número de serviços da administração regional certificados: • Protocolar com a DGAEP e operacionalizar o CAF External Feedback

19. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Novos desafios SIADAPRA 3 subsistemas SIADAPRA 1 Avaliação do desempenho Organizacional SIADAPRA 2 Avaliação do Desempenho Individual dos Dirigentes SIADAPRA 3 Avaliação do Desempenho Individual dos Trabalhadores Ferramentas Metodologias Instrumentos QUAR (Quadro de Avaliação e Responsabilização) BSC (Balanced ScoreCard) Plano de Atividades CAF ou Qualis Ficha de Avaliação do Desempenho Ficha de Avaliação do Desempenho • Desempenho Excelente • Desempenho Bom (apenas 20% podem ser classificados de Bom em cada ciclo de gestão anual, destes, apenas 5% podem ser reconhecidos como Excelentes) • Desempenho Adequado • Desempenho Inadequado • Desempenho Excelente • Desempenho Bom (apenas 30% podem ser classificados de Bom em cada ciclo de gestão anual, destes, apenas 5% podem ser reconhecidos como Excelentes) • Desempenho Adequado • Desempenho Inadequado • Desempenho Excelente • Desempenho Bom (apenas 30% podem ser classificados de Bom em cada ciclo de gestão anual, destes, apenas 5% podem ser reconhecidos como Excelentes) • Desempenho Adequado • Desempenho Inadequado Avaliação do Desempenho em cada Ciclo de Gestão Anual

20. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Novos desafios Complementaridade entre ferramentas e instrumentos de gestão Ciclo de Gestão Anual Ciclo de Gestão Anual Objectivos/Resultados Abordagem Anual Ciclo de Gestão Anual QUAR SIADAPRA1 QUAR SIADAPRA1 QUAR SIADAPRA1 PA/RA PA/RA PA/RA Ciclo de Gestão de Médio Prazo Objectivos/Resultados Abordagem Estratégica BSC Criar alinhamento Enfoque nos resultados Construído pelos níveis de topo Preocupação com core business da organização CAF Autoavaliação Enfoque nos meios e nos resultados Participação de todos os colaboradores Preocupação com todos os aspetos da organização Meios/Resultados Abordagem total

21. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Novos desafios SIADAPRA 1 – Avaliação do Desempenho Organizacional Como é que os serviços são avaliados em cada ciclo de gestão anual? • Pelos Resultados obtidos • Resultados de Eficácia • Resultados de Eficiência • Resultados de Qualidade • Pelos Processos de Qualidade Internos implementados • Execução dos Planos de Melhoria elaborados na sequência da aplicação de ferramentas da qualidade, tais como a CAF. • Pelo Reconhecimento Interno e Externo • Satisfação dos colaboradores • Satisfação dos clientes • Auditorias internas e externas • Reconhecimento do membro do Governo

22. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Novos desafios SIADAPRA 1 – Avaliação do Desempenho Organizacional Como é que os organismos/serviços obtêm menção de desempenho “Excelente” em cada ciclo anual de gestão? São pontuados com referencia a uma matriz, denominada “Matriz de Excelência”, que inclui 12 critérios , cada um dos quais valorados numa escala de 1 a 10. Um desses critérios denomina-se “Gestão pela Qualidade Total”. • Os serviços com menção de desempenho “Excelente” num determinado ciclo de gestão anual, estão autorizados a aumentar as percentagens de “Relevante” e “Excelente” destinadas aos dirigentes e aos trabalhadores para 40% e 10% no ciclo de gestão anual seguinte.

23. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” - (Auto)Avaliação - Novos desafios

24. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” – Participação em Eventos Participação em Eventos Conferência Europeia da Qualidade Varsóvia (Polónia) 2011 Conferência Internacional Implementação CAF em Autoridades Regionais Tessalónica (Grécia) 2010 4º Encontro Europeu Utilizadores CAF Bucareste (Roménia) 2010 Conferência Internacional Implementação CAF em Autoridades Locais Voulas (Grécia) 2008 3º Encontro Europeu Utilizadores CAF Lisboa 2007 Workshop nos Açores - 2007

25. “Implementação da CAF na Administração Pública Regional dos Açores -Estratégia e Desafios” Obrigado pela atenção. Para mais informações: helio.jt.dias@azores.gov.pt www.vpgr.azores.gov.pt