Projekt-tervezés

1. Projekt-tervezés Dr. Puskás János, SZIE, GTK, ARGI

2. A projekt-tervezés blokk Projekt – Projektciklus – Menedzsment Projekttervezési módszerek SWOT elemzés Problémafa – Célfa Érdekeltek elemzése Logikai keretmátrix

3. A projekt A támogatások legkisebb eleme, azok az eszközök (beruházások, szolgáltatások), amelyek hozzájárulnak a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távú átfogó cél eléréséhez • Egy adott kiindulóhelyzetből • Adott időtartamon belül • Adott eszközökkel • Egy specifikus célt elérni kívánó Tevékenységsorozat

4. A CIKLUS-ELMÉLET Szakpolitika Program Projekt Probléma- felismerés Stratégia- alkotás, tervezés Probléma- felismerés Stratégia- alkotás, tervezés Probléma- felismerés Stratégia- alkotás, tervezés Értékelés Értékelés Értékelés Program Korrekciók Korrekciók Korrekciók kidolgozás Végrehajtás Program kidolgozás Monitoring Végrehajtás Program kidolgozás Monitoring Végrehajtás Monitoring

5. Projekt - PÁLYÁZAT Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés Pályázat – a PROJEKT bemutatása a pályázat kiírója (TÁMOGATÓ) által megkövetelt formában

6. A jó projekt ismérvei releváns • kereslet-vezérelt • cél-orientált • megfelel a stratégiai elvárásoknak megvalósítható • jól átgondolt, következetes • eredményei mérhetők • költségvetése reális • munkamegosztása világos • kockázatai ismertek fenntartható • a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók.

7. Mi a Projekt Ciklus Menedzsment? „A projektmenedzsment tudás, képességek eszközök és technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek folyamán oly módon, hogy az megfeleljen mindazok igényeinek és elvárásainak, akiknek a projekthez érdeke fűződik, illetve ezen igényeken és elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt.”... „A projektmenedzsment kifejezést a folyamatban lévő tevékenységek szervezés szempontjából történő megközelítésének leírására is használjuk” (idézet: Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA 1996)

8. Projektmenedzsment egyszerűbben: a projektcikluson belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének képessége és folyamata. Elvek, módszerek és szabályok a program- és projektkészítők számára a támogatások megszerzésének és felhasználásának folyamatában.

9. A PCM előtti EU-s tapasztalatok • zavaros stratégiai keretek • kínálat-vezérelt projektek • gyenge helyzetelemzés • tevékenységorientált tervezés • bemérhetetlen hatások • felmerülő igények figyelmen kívül hagyása • rövid távú gondolkodás • nem várt kockázatok • eredmények követhetetlensége • tapasztalatok beépülésének hiánya • pontatlan projektdokumentumok

10. A PCM előnyei • Standard formátum, strukturált megjelenés • Átlátható elemzés • Cél-orientált tervezés • Mérhető hatások megjelenítése • Költség – ráfordítás optimum kialakíthatósága • Fenntarthatóság • Visszacsatolás lehetősége - programfejlesztés

11. A PCM alkalmazásai • pénz megtakarítása • az átláthatóság fokozása • a munkaerő csökkentése • új munkahelyek teremtése • az információáramlás gyorsítása • lobbyzás • a fejlesztés szereplőinek motiválása • a munkamegosztás javítása • a kockázatok csökkentése • a projekt szereplőinek kontrollálása • a projekt PR-jának erősítése

12. A Projekt Ciklus: Fő Dokumentumok és Döntések Prioritások, Szektorok, időütemezés Ország stratégiai terv Döntés az eredmények további használatáról a programozás során Programozás Programming Elő-megvalósíthatóságitanulmány Értékelő tanulmány Projekt Identifikációs Lap Döntés, hogy mely lehetőséget kell tovább vizsgálni Identifikálás Értékelés Döntés a tervek szerinti folytatásról, vagy változtatni azon (mid- term evaluation) Megvalósítás Appraisal Kidolgozás Megvalósíthatósági tanulmány Döntés, hogy mely lehetőséget kell tovább vizsgálni Előrehaladási és ellenőrzési jelentés Döntés a Szaktanácsadás szükségességről Vázlatos pénzügyi terv Finanszírozás Finanszírozási terv Döntés a PÜ. alapokról Finanszírozási megállapodás A kulcs döntések, a szükséges információk és felelősök minden fázisban meghatározottak A ciklus egyes fázisai progresszívak Új programozás körvonalazódik az értékelés alapján

13. A projektciklus Helyzetvizsgálat Megvalósítható célok meghatározása Új projektterv Meghatározás A projekt eredményeit értékelni kell A projekt részletes kidolgozása Lezárás Tervezés Tervek szerinti végrehajtás; Rendszeres nyomonkövetés; A projekt befejezése A projekt szükséges módosításainak elvégzése Megvalósítás Előzetes értékelés Erőforrásokról Finanszírozásról Szervezésről Megvalósításról Döntés

14. A projekt készítésnek logikai lépései • A projekt hátterének és általános céljának vázlatos ismertetése • A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik • A projekthez kapcsolódó politikákat tartalmazó legfontosabb dokumentumok meghatározása (nemzeti / EU rendeletek és programok) • A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása • A projekt kimenetének, bemenetének és előfeltevéseinek meghatározása • Előzetes projektismertetés készítése • A projekt költségeinek és forrásainak előzetes becslése • Kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal

15. Projekt-tervezési módszerek • SWOT elemzés • Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti • Problémafa – Célfa elemzés • Érintettek elemzése (Stakeholder analízis) • Személyek és személyek csoportjai • amelyeket ÉRINT • akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA • a megvalósuló projekt • Kulcstényező a kommunikáció! • Logikai keretmátrix (Logframe) módszer • A projektjavaslat világos, logikus és strukturált lesz • Az érintettek bevonása a készítés folyamatába • Alternatívák elemzését teszi lehetővé • Az ötletet és a megvalósítás eszközeit illeszti • A kockázatok elemzését lehetővé teszi

16. SWOT elemzés A SWOT négy kategóriája • Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + • Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók. • Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - • Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében. • Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + • Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. • Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - • Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

17. A SWOT logikája Helyzetvizsgálat Erősségek (Strengths) Gyengeségek (Weaknesses) Prognózisok a külső feltételekről (gazdasági, technológiai, társadalmi, politikai, kulturális stb. Lehetőségek(Opportunities) Veszélyek (Threats) Projekt cél

18. SWOT ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK

19. SWOT „A” GYENGESÉGEK Kapacitás a maximumnál Elavult géppark Szűkös dolgozói létszám Alacsony szintű közvetlen piaci kapcsolat ERŐSSÉGEK Gyártási tapasztalat Új, mindenféle normának megfelelő saját üzemépület Kiépült infrastruktúra Hulladékhasznosítás Tartós beszállítói kapcsolat Egységes vezetés Kedvező konjunktúra Bővülő keresleti tendencia Átlag feletti munkanélküliség M5 autópálya melletiség LEHETŐSÉGEK Lakóövezeti környezet Több hasonló típusú vállalkozás a környéken Magas munkanélküliség VESZÉLYEK

20. SWOT „B” GYENGESÉGEK Határozott idejű telephely bérlet Szűkös eladótér Kiegészítő lakásfelszerelési tárgyakat nem forgalmaz ERŐSSÉGEK 9 éves szakmai tapasztalat Bővítéshez alkalmas terület Széles áruskála Stabil beszállítói háttér Kiterjedt üzleti kapcsolatok Piaci alapú, következetes üzleti stratégia 10% feletti munkanélküliség M3 mellettiség 200000 fős vonzáskörzet Bővülő keresleti tendencia LEHETŐSÉGEK Budapest 30 km-re Fejlődő kisvállalkozások, kisebb méretű üzletek a térségben Magas munkanélküliség VESZÉLYEK

21. PCM: A projekt különböző fázisaiban Jól meghatározott vezetői tevékenységek és Döntéshozatal LKM: Program - projekt tervezési, vezetői, értékelési metodika A részvételt, átláthatóságot és célorientáltságot javító eszközök használata PCM - LKM Döntéshozatal és megvalósítási folyamat előre meghatározott módon Projekt management metodika és eszközök

22. A logikai keretmátrix Objektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ- forrása A beavatkozási logika Feltételezések Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök Költségek Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor a projekt cél teljesülni fog. Előfeltételek

23. Elemzési fázis • problémaelemzés - a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása, problémafa készítése • célkitűzés-elemzés - célkitűzések meghatározása a beazonosított problémák alapján; eszköz-eredmény összefüggések meghatározása; célkitűzés-csoportok azonosítása és a projektstratégia meghatározása

24. Probléma elemzés • Azonosítás • SWOT-ból • VAGY Ötletroham • Ok-okozati összefüggések feltárása • Probléma-hierarchia • Kiinduló probléma? • „Ok-okozat” algoritmus • Kapcsolatok felrajzolása • Végeredmény: Probléma-fa

25. Célelemzés • „Transzformált” problémafa = célfa • Ok-okozatból - eszköz-cél lesz • A logika igazolása • A fa átalakítása a logikai keretmátrixba: • szintek számának csökkentése, • kapcsolódó célok csoportosítása, • erőforrás-elemzés.

26. PROBLÉMAFA hatás CÉLKITŰZÉS FA

27. PROBLÉMAFA Okozat értékesítési nehézségek Korszerűtlen termék Gyenge marketing OK Elavult termelőeszköz Információ hiány Alulképzett Munkaerő Szakember hiány

28. CÉLFA Kedvező piaci részesedés Korszerű termék előállítás Hatékony Marketing Tevékenység Korszerű termelőeszköz Jól működő információs csatorna Szakemberek Alkalmazása, képzése Jól képzett munkaerő

29. CÉLFA • STRATÉGIA elemzési feladat: • a rendelkezésre álló idő és források függvényében a kívánt eredmények eléréséhez vezető utak / célcsoportok kiválasztása - • a projekt általános stratégiájának meghatározza Kedvező piaci részesedés Korszerű termék előállítás Hatékony Marketing Tevékenység Jól képzett munkaerő Szakemberek Alkalmazása, képzése Korszerű termelőeszköz Jól működő információs csatorna

30. Problémafa – Célfa ! Csoportos feladat a mintapéldák alapján !

31. A projekt érintettjeinek elemzése A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (stakeholder analízis) >> hátrányt szenvedők előnyt élvezők partnerségi kör probléma kezelés kompenzáció projekt megvalósítás

32. ÉRINTETT (Stakeholder) • Azon szervezetek, személyek • akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását, • akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, • akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt, • akik részt vesznek a projektben, • a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, • a projekt végső kedvezményezettjei • a célcsoport pl. az érintett lakosság, stb.

33. Érintettek • Fajtái: • Társadalom - helyi közösség- kormány • Tulajdonosok – alkalmazottak - versenytársak, • Szállítók – vásárlók • Jellemzői: • Jelentőségük a projekt sikerét tekintve változó, melyet direkt,vagy indirekt módon befolyásolnak • Összekötő szerepet töltenek be, szószólók, tárgyalók • A projekt környezeti folyamat kísérik figyelemmel • Megéri jó véleményt kialakítani a projektről a „külvilág” felé. - Lobbizás

34. A érintettek elemzésének lépései • Az érintettek azonosítása • Információgyűjtés az érintettekről • Az érintettek céljainak azonosítása • Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése • Az érintettek stratégiájának meghatározása • Az érintettek viselkedésének elemzése • Az érintettek rangsorolása • Cselekvési terv kidolgozása

35. A projekt érintettjeinek elemzése NAGY KÖZEPES EGZISZTENCIÁLIS ÉRINTETTSÉG KICSI BLOKKOLÓ SEMLEGES TÁMOGATÓA T Á M O G A T Á S M É R T É K E BEFOLYÁSA VÁLTOZÁSRA – NAGY: KÖZEPES: KICSI:

36. ÉRINTETTEK elemzése ! Csoportos feladat a mintapéldák alapján !

37. PARTNERSÉG • Kik a partnerek? Azon személyek és szervezetek, akik a projekt előkészítése illetve a projekt megvalósítása során együttműködnek. Jól körülhatárolt tevékenységgel és feladatokkal, valamint anyagi és nem anyagi hozzájárulással rendelkeznek • Partnerség építés Miért van szükség partnerekre? • Információszerzés • Többféle szaktudás egyesítése • Innováció, ötletek forrása, új látásmód • Visszajelzés a saját munkáról • Megrendelések, új feladatok és források megszerzésének lehetősége

38. Tervezési fázis Logikai keretmátrix • A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis • A módszer két elemből áll: • a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, • az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése (logframe matrix)

39. Projekt elemek összhangja a logikai keretmátrixban A beavatkozási logika Objektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ- forrása Feltételezések Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök Költségek Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor a projekt cél teljesülni fog. Előfeltételek

40. Logframe mátrix elkészítésének menete Beavatkozási Stratégia Objektíven mérhető indikátorok (mutatószámok) Az információ forrása az indikátorokhoz Feltételezések Átfogó cél 1 15 16 A Projekt célja 2 13 14 8 Eredmények 3 11 12 7 Tevékenységek 4 9 források/eszközök 10 költségek 6 5 Előfeltételek

41. Beavatkozási logika Átfogó cél magasabb szintű célkitűzések, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul; a célfa csúcsán lévő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja. Kis- és középvállalkozások műszaki-technológiai hátterének fejlesztése A Projekt célja a célfából a stratégiai célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki, Kedvező piaci részesedés korszerű termékelőállítással Eredmények a projekt kézzelfogható hozadéka, az elvégzett tevékenységek „termékei”, közvetlen outputjai. Korszerű gyártósor és raktár Piacképes termék Tevékenysé-gek a projekt végrehajtása során az eredmény elérése érdekében elvégzendő feladatokat soroljuk fel. Építés, Gépbeszerzés, Útépítés, infrastruktúra kiépítés Eszközök A tevékenységek elvégzéséhez szükséges fizikai és nem fizikai eszközök

42. Feltételek • Feltételek: • a program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program (v. menedzsmentje) nem tud befolyásolni. • Feltételek szintjei: • a beavatkozási logikával összhangban • Feltételek meghatározásának célja: • a tervezés korai szakaszában meghatározni a program sikerét veszélyeztető kockázatokat. • a végrehajtás alatt lehetővé tenni a monitoringot.

43. + + + FELTÉTELEZÉSEK SZERKEZETE Átfogó cél FELTÉTELEZÉSEK Projekt cél FELTÉTELEZÉSEK Eredmények FELTÉTELEZÉSEK Tevékenységek ELŐFELTÉTELEK

44. A feltételezések logikája A pr. szempontjából fontos a feltételezés? IGEN NEM Majdnem biztosan IGEN Ne vegyük be a LKM-ba! Teljesülni fog? Valószínűleg IGEN Vegyük be a LKM-ba! Valószínűleg NEM Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel? IGEN NEM Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket szükség szerint! Gyilkos tényező, a pr. való-színűleg megvalósíthatatlan

45. Objektív módon mérhető mutatók Beavatkozási logika A mutatók forrásai Átfogó cél Hatás-mutatók A mutatókforrásai A projekt célja Eredmény-mutatók A mutatókforrásai Eredmények Output mutatók A mutatókforrásai Tevékenységek Költségek Eszközök

46. Beavatkozási logika Program célok HATÁS Indikátor Hosszú távú hatások Átfogó célok EREDMÉNY Indikátor Közvetlen és középtávú hatások Projekt célja OUTPUT Indikátor (Áruk és szolgáltatások) Eredmé-nyek BEAVATKOZÁSOK INPUTOK

47. Indikátorok és forrásaik Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények • mennyiségi (db, fő, m, m2, m3, tonna, Ft, %, stb.), • minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), • vagy időbeni (állandó, időszakos, … évi) meghatározását adják. Forrásai: hivatalos statisztikák, önálló adatgyűjtés

48. Az indikátorokkal szemben támasztott követelmények QQTTP kritériumok • Quantity: mennyiségi változás • Quality: minőségi változás • Time: időben változó • Target group: fejlesztések célcsoportja • Place: térbeli, földrajzi elhelyezkedés SMART kritériumok Specific: specifikusak, a dologra jellemzőek Measurable: mérhetőek (számszerűsítés) Achieveable: elérhetőek, rendelkezésre állnak Realistic: relevánsak, reálisak Time-based: időhöz kötött

50. A beavatkozási logika Objektíven Igazolható Indikátorok Az ellenőrzés információforrása Feltételezések Korszerű technológiát alkalmazók száma 2 %-kal nő a régióban Kis- és középvállalkozások műszaki-technológiai fejlesztése Területi KKV statisztikai adatok A vállalkozás piaci részesedése 5%-kal növekszik Kedvező piaci részesedés Viszonylag stabil makrogazdasági és jogi piac-szabályozási környezet Gazdaságstatisztikai adatok Modern technológiát képviselő gyártósor Jól képzett 15 munkás Korszerűraktár 1500 db/nap kifogástalan termék kibocsátás 15 fő szakvégzettséggel 1500 m2 raktár Fizikai lemérés Szakmunkás bizonyítvány Használatbavételi engedély Változatlan Környezetvédelmi, Eü-i és munkavédelmi előírások Sikeres közbeszerzési eljárás, Kiszolgáló infrastruktúra kész Szerelőcsarnok átalakítás, gépsor beszerzés és üzembe-helyezés Raktárépítés 4 db gépbeszerzés 15000óra Segédmunka 110 óra projektmenedzser munka 6000m3 betonozás..stb Saját forrás 15% Bankhitel 35% Pályázati forrás 50% Műszaki kiviteli terv Építési engedély