Arkivering av nettsider

1. Arkivering av nettsider Møte i redaksjonsrådet for nettsider 24.03.2011 Sissel Myrvang, Seksjon for arkiv, POA

2. Noen problemstillinger • Nettdokumenter og arkivplikten • Er nettdokumenter av ”monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde” og dermed arkivpliktige? • Hvis ja, hvordan avleverer man nettsider til arkivverket? • Nettdokumenter og pliktavlevering til NB • Hva skal pliktavleveres? • Hvordan pliktavleverer man nettdokumenter? • UiT sitt behov for tilgang til gamle nettdokumenter • Hvem definerer behovet og hvordan gjøre utvalg? • Hvor og hvordan skal vi arkivere og gjøre tilgjengelig?

3. Arkivplikt for nettdokumenter? • Lov om arkiv • ”§ 1 Føremål: […] å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.” • Arkiv: «[…] dokument som vert til som lekk i ei verksemd.” • Dokument: ….[…] ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring • Et offentlig organ skal arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i virksomheten(Arkivforskriften § 3-18 om arkivbegrensning, kassasjon og bevaring.) • I vid forstand er da nettsider arkivpliktige i henhold til arkivloven.

4. Avgrensing av arkivplikten • Arkivplikt kontra bevaringsplikt • Nettsider skal i utgangspunktet arkiveres, men bevaringsverdien må vurderes på lik linje med annet materiale. • Et dokument skal bevares dersom ”det har vært gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon» • Resten kasseres etter xx år (etter vedtak fra Riksarkivaren). • Noen gode grunner for å bevare: • Sikre at forvaltningen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak. • Sikre at publikum kan dokumentere egne rettigheter og trygge personlig rettssikkerhet. • Sikre at forvaltningens historie kan skrives i framtiden

5. Hva sier Riksarkivet? • Neppe i regelverkets ånd at alle nettsider skal bevares for ettertiden.Mer i retning av «deler av nettsider» bør bevares? • Jobber med sitt første avleveringsprosjekt (pandemi.no) • Arkivforskriften § 13-19, 1a: Trykksaker og annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale skal bevares hos utgiver i ett eksemplar. • Gjelder også for «trykksaker» på nett, men blir problematisk • Publisering av dokumenter som er saksbehandlet/lagret i sak-/arkivsystemet er allerede arkivert • Behov for avklaringer i regelverket.(Kommer kanskje i forb. med revisjon av regelverk for bevaring og kassasjon i 2011?)

6. Pliktavleveringsloven (1) • § 1 - Føremål” […] å tryggja avleveringa av dokument med allment tilgjengeleg informasjon […], slik at desse vitnemåla om norsk kultur og samfunnsliv kan verta bevarte og gjorde tilgjengelege som kjeldemateriale for forsking og dokumentasjon.” • Dokument: «[..] eitt eller fleire like eksemplar av eit medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring.” • Avleveringsplikt etter loven for alle hjemmesider og filer som ligger på den norske delen av Internett (.no) og dokumenter på norsk, eller publisert av norsk utgiver, på andre domener enn .no • Intranett faller utenfor.

7. Pliktavleveringsloven (2) • Nasjonalbibliotekets innhøstingsprosjekt: • Selektiv innhøsting av enkeltdokumenter fra nettet t.o.m. 2004. • Innhøsting av hele den norske delen av Internett én til to ganger årlig 2002 - 2009. • Midlertidig stopp i påvente av ny konsesjon frå Datatilsynet. • Selektiv innhøsting av nettsider, for eksempel • Vitenskapelig publisering på nett (serier, rapporter) • E-bøker, tidsskrifter på nett og nettaviser • Utvalgte nettsider i forbindelse med spesielle begivenheter • Noen tall: 2005: 310 mill, 2008: 485 mill, 2009: 20 mill. • Utgiver av enkeltdokumenter på nett (e-bøker, serier, tidsskrifter og lignende) kan melde dette til NB med tanke på selektiv innhøsting.

8. Arkivering av nettdokumenter fra uit.no • Har informasjon på uit.no «verdi som dokumentasjon»? • Identifisere hva vi MÅ ta vare på. For eksempel: • Hva er trykksaker på nett? • Informasjonsaviser, tidsskrifter, pressemeldinger o.l.? • Rekrutteringsinformasjon, profileringssider (alle medium)? • Virksomhetsdokumentasjon • Studieprogram- og emneplaner, kvalitetssikringssystemet, forskningsinformasjon osv…… • Hva ligger i andre systemer? • Hva UiT ØNSKER å ta vare på? • Universitetspolitikk, «skrytesider» som presentasjon av UiT og Tromsø osv.? • Blogger, arrangementer, nytt fra enhetene, • Hvem bør gjøre slike vurderinger? • Ballen er i lufta – hvem tar den?